Planowanie Zasobów Ludzkich - planowanie zatrudnienia

1. Planowanie Zasobów Ludzkich- planowanie zatrudnienia Opracowanie: Mateusz Kubasiak Magdalena Adamczyk

2. Planowanie Zasobów Ludzkich - definicja Planowanie zasobów ludzkich (ang. human resourcesplanning) „Planowanie zasobów ludzkich polega na określeniu, jakich pracowników potrzebuje organizacja, aby móc osiągać swoje strategiczne cele” „Planowanie zasobów ludzkich jest to proces określania wymagań w sferze zasobów ludzkich oraz tworzenia planów zaspokajania tych wymagań” „Planowanie zasobów ludzkich, planowanie służące zaspokojeniu przyszłych potrzeb kadrowych organizacji z uwzględnieniem zarówno czynników wewnętrznych jak i otoczenia” Planowanie Zasobów Ludzkich

3. Planowanie Zasobów Ludzkich - definicja „Planowanie zasobów ludzkich opiera się na założeniu, że ludzie stanowią najważniejszy strategiczny zasób organizacji” „Planowanie zatrudnienia, zaspokaja potrzeby organizacji w sferze zasobów ludzkich zarówno w sensie ilościowym, jak i jakościowym. Odpowiada na pytania: • Ile pracowników potrzebuje organizacja? • Jakich pracowników potrzebuje organizacja? Planowanie Zasobów Ludzkich

4. Planowanie Zasobów Ludzkich - definicja „Planowanie personelu (planowanie zasobów ludzkich),to proces zaspokajający potrzeby organizacji w dziedzinie odpowiedniej liczby pracowników, ich zaangażowania w pracę, kwalifikacji oraz jakości” „Planowania zasobów ludzkich to proces stanowiącyintegralną cześć planowania biznesowego jak i zarządzania zasobami ludzkimi. Wynika ze zmiennościotoczenia jak i związanychz nią przeobrażeń struktury, strategii i kultury organizacji” Planowanie Zasobów Ludzkich

5. Planowanie zasobów ludzkich w firmie Źródło:Zarządzanie pracą, red. Z. Jasiński, Placet, Warszawa 1999, s. 127. Planowanie Zasobów Ludzkich

6. „Twarde” planowanie zasobów ludzkich,opiera się na analizie ilościowej (zapewnienie firmie odpowiedniej liczby pracowników odpowiedniego rodzaju pracowników) „Miękkie” planowanie zasobów ludzkich,skupia się na zapewnieniu organizacji dostępności osób prezentujących odpowiedni typ postaw i motywacji (pracownik oddany organizacji, zaangażowany wykonywaniem pracy) Planowanie Zasobów Ludzkich„twarde” i „miękkie” Planowanie Zasobów Ludzkich

7. Planowania Zasobów Ludzkich - zakres i powody stosowania • Planowanie ze względu na cel • Planowanie ze względu na korzyści dla określonego procesu • Planowanie ze względów organizacyjnych Planowanie Zasobów Ludzkich

8. Planowanie Zasobów Ludzkich - cele Celem planowania zasobów ludzkich jest identyfikacja przyszłych wymagań organizacyjnych stojących przed funkcją personalną i podsystemem ludzkim organizacji. Ma także na celu przygotowanie działań mających wyeliminować różnice między stanem obecnym i pożądanym. Planowanie zasobów ludzkichma na celu dopasowanie zasobów do potrzeb organizacji w dłuższym czasie, ale może też odpowiadać na krótkookresowa zapotrzebowanie organizacji. Zaspokaja potrzeby w sferze zasobów ludzkich zarówno w sensie ilościowym, jak i jakościowym Planowanie Zasobów Ludzkich

9. Planowanie Zasobów Ludzkich - cele Celem planowania zasobów ludzkich jest doprowadzenie do sytuacji, w której organizacja: • Pozyskuje i stabilizuje wymaganą liczbę ludzi posiadających potrzebne umiejętności wiedzę i kompetencje - Zaspokojenie potrzeb kadrowych organizacji. • Robi najlepszy użytek z posiadanych zasobów ludzkich – Skuteczna realizacja ogólnych celów przedsiębiorstwa. • Zdolność do przewidywania problemów związanych z potencjalnymi nadwyżkami lub niedoborami pracowników Planowanie Zasobów Ludzkich

10. Planowanie Zasobów Ludzkich - cele • Potrafi wyszkolić wykwalifikowanych i elastycznych pracowników, przyczyniając się tym samym do rozwijania swoich zdolności przystosowawczych wymaganych w niepewnym i zmiennym otoczeniu • Zmniejsza zależność od zewnętrznych źródeł rekrutacji w momentach niedoboru kluczowych umiejętności – wiąże się to z tworzeniem planów stabilizacji i strategii rozwoju pracownika. • Utrzymanie konkurencyjności • Optymalizacja czasu pracy • Zwiększenie efektywności i minimalizacja kosztów Planowanie Zasobów Ludzkich

11. Planowanie Zasobów Ludzkich Aby planowanie zasobów ludzkich odnosiło zamierzone skutki, musi obejmować i odpowiednio integrować poniższe aspekty planowania. Planowanie zasobów ludzkich obejmuje cztery podstawowe aspekty: • Planowanie obsady – zatrudnienia • Ocenę • Wynagrodzenie personelu • Rozwój personelu Planowanie Zasobów Ludzkich

12. Planowanie obsady - zatrudnienia • Przedstawia zapotrzebowanie organizacji na pracowników w okresie planistycznym w ujęciu ilościowym i jakościowym (kwalifikacje). • Zaradza nierównowadze miedzy stanem zatrudnienia prognozowanym, a pożądanym (źródła i sposoby rekrutacji, metody ograniczania zatrudnienia itd.) • Plany zatrudnienia są podstawą sporządzania wszelkich planów personalnych. Planowanie Zasobów Ludzkich

13. Ocena • Kryteria umożliwiające rozwój pożądanej kultury organizacyjnej, umiejętności oraz motywacji zasobów ludzkich organizacji • Sposób przeprowadzania oceny i jej częstotliwość Planowanie Zasobów Ludzkich

14. Wynagrodzenie personelu • Sposób i forma motywowania do efektywnej pracy, umożliwiającej realizację strategii organizacji Planowanie Zasobów Ludzkich

15. Rozwój personelu • Zapewnienie pożądanej jakości personelu w okresie planistycznym • Ustalenie kierunków kształcenia i rozwoju umiejętności pracowników- określenie polityki kształcenia • Planowanie karier pracowników w skali organizacji – tworzenie dróg awansowania pracowników (droga rozwoju pracownika w firmie) Planowanie Zasobów Ludzkich

16. Rodzaje planów planowania zasobów ludzkich - Horyzont planowania zatrudnienia • Strategiczne(Plany długookresowe – najdłuższy okres planistyczny, posiadające największy zasięg) • Taktyczne(Średni zasięg, dotyczą okresu średniego, są konkretyzacją strategii) • Operacyjne(Bieżące, o najmniejszym zasięgu, dotyczą okresu najkrótszego, stanowią zbiór konkretnych zadań do wykonania) Ze względu na zasięg i okres planistyczny wyróżnia się trzy rodzaje planów: Planowanie Zasobów Ludzkich

17. Planowanie Zasobów Ludzkich – Plany strategiczne • Długookresowe o największym zasięgu, obejmują najdłuższy okres planistyczny. • Wiążą się z analizą zmian jakie mogą zajść w firmie w okresie od 3 do 10 lat. • Odzwierciedlają ogólne cele strategii firmy, miedzy innymi w zakresie planowania zasobów ludzkich. Dlatego tez punktem wyjścia planowania zatrudnienia jest rozpoznaniestrategicznych celów organizacji. • Powinny wynikać z przyjętej strategii personalnej i określać podstawowe działania w obszarze zarządzania zasobów ludzkich w długim okresie. Planowanie Zasobów Ludzkich

18. Planowanie Zasobów Ludzkich – Plany strategiczne • Plany strategiczne powinny wywierać bezpośredni wpływ na działalność organizacji dostarczając informacji, jakim kapitałem ludzkim (pod względem wartości i unikatowości) firma będzie dysponować w dłuższym okresie. • Ustala je zarząd i najwyższe kierownictwo organizacji. • Stanowią znaczący kompleksowy proces wspomagający formułowanie i wdrażanie skutecznej strategii. • Powinny być elastyczne i łatwe do zaadaptowania do zmieniających się warunków otoczenia (możliwości modyfikacji firmy). • Ustalają w jakich obszarach działalności personalnej przewiduje się działania i czego w ogólnym zakresie będą dotyczyć. Planowanie Zasobów Ludzkich

19. Planowanie Zasobów Ludzkich – Plany strategiczne • Strategiczne plany zatrudnienia ułatwiają kierownictwu podejmowanie decyzji dotyczących wyboru najlepszego przedmiotu działalności z punktu widzenia efektywności ekonomicznej i możliwości kadrowych. • Zmniejsza ryzyko podjęcia błędnych decyzji na poziomie taktycznym i operacyjnym w zakresie planowania zasobów ludzkich. • Integruje decyzje firmy dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi z innymi planami działalności firmy. • Zapobiegają nieprzemyślanym i przypadkowym działaniom w dalszej przyszłości. • Pozwalają wcześniej dostrzec zagrożenia. Planowanie Zasobów Ludzkich

20. Planowanie Zasobów Ludzkich – Plany taktyczne • Średniookresowe - okres od 1 do 3 lat. • Ograniczają improwizację działań personalnych i niepewność w działaniach personalnych. • Wynikają z celów do osiągnięcia i zadań przewidzianych do realizacji w okresie objętym planowaniem i ich wpływu na zatrudnienie pracowników. • Stanowi najczęściej konkretyzacje planu strategicznego (bardziej przemyślane, opracowane z dużą dokładnością). • Zapewnia realizację planów strategicznych. • Zasadniczy element działalności planistycznej – następuje przekształcenie celów strategicznych w taktyczne (określa się zasady konieczne do realizacji i terminy wykonania). Planowanie Zasobów Ludzkich

21. Planowanie zasobów Ludzkich – Plany operacyjne • Obejmuje niezbędne działania do wykonania w okresie krótszym niż rok (Najczęściej dotyczy okresów kwartalnych i miesięcznych). • Cele i zadania planów operacyjnych wynikają z planów taktycznych i zapewniają ich realizację. • Na co dzień posługuje się nimi kierownictwo zakładu i komórka personalna. • Zawierają konkretne zadania rzadko podlegające zmianą. Planowanie Zasobów Ludzkich

22. Planowanie zasobów Ludzkich – Plany operacyjne • Planowanie operacyjne stanowi podstawę do podejmowania decyzji wykonawczych przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych i komórki personalnej. • Mają zapewnić harmonijne wykonywanie zdań oraz duże i w miarę równomierne obciążenie pracownika. • Przedmiotem planów operacyjnych są działania personalne zrealizowane w krótkim okresie. Planowanie Zasobów Ludzkich

23. „W szerokim rozumieniu Planowanie Zasobów Ludzkich, oznacza przewidywanie przyszłych działań we wszystkich obszarach funkcji personalnej, w powiązaniu z planami dotyczącymi innych istotnych funkcji organizacji np.: marketing, sprzedaż, finanse” „W węższym znaczeniu Planowanie Zasobów Ludzkich, odpowiada pojęciu planowania zatrudnienia sensu stricte i oznacza przewidywanie niezbędnej w określonym czasie oraz miejscu liczby pracowników o odpowiednich kwalifikacjach, zmian w stanie i strukturze zatrudnienia oraz wzajemnego przyporządkowania zatrudnionych pracowników do poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy” Planowanie Zasobów Ludzkich – Znaczenie „szerokie” i „ wąskie” Planowanie Zasobów Ludzkich

24. Korzyści planowania zasobów ludzkich Potrzebę planowania zatrudnienia uzasadniają następujące korzyści: • Zwiększenie elastyczności działania i wzrost przedsiębiorczości organizacji • Zapobieganie wystąpieniu nagłych nadmiarów czy niedoborów personelu • Rezygnacja z firm doradczych • Cenny punkt odniesienia – ułatwia oceny efektywności funkcji personalnej przedsiębiorstwa • Optymalizacja umiejętności, kwalifikacji i wiedzy (zapewnienie firmie kompetentnej kadry) • Wzrost zyskowności • Obniżenie kosztów osobowych • Wyeliminowanie kosztów związanych z fluktuacja personelu Planowanie Zasobów Ludzkich

25. Kryteria oceny realizacji planów planowania zasobów ludzkich • Obecny stan zatrudnienia w stosunku do planowanego • Faktyczna produktywność i wydajność w stosunku do planowanej • Rzeczywista fluktuacja personelu w relacji do planowanej • Programy rzeczywiście wdrożone w stosunku do programów planowanych • Rzeczywiste efekty programów w odniesieniu do przewidywanych efektów • Koszty zatrudnienia i pracy w stosunku do przyjętego budżetu Planowanie Zasobów Ludzkich

26. Proces planowania personelu - etapy Proces planowania personelu składa się z następujących etapów: • Zbieranie i analizowanie danych, przewidywanie trendów w celu opracowania prognozy podaży i popytu personelu. • Ustalenie celów i priorytetów zarządzania potencjałem społecznym na podstawie celów strategicznych organizacji. • Tworzenie i wdrażanie planów i programów działania w zakresie obsady, oceny, wynagrodzenia i rozwoju personelu. • Kontrola i ocena realizacji planów i programów. Planowanie Zasobów Ludzkich

27. Planowanie Zasobów Ludzkich - etapy I • Przewidywanie przyszłego zapotrzebowania na pracowników – przewidywanie popytu • Przewidywanie przyszłej dostępności pracowników – przewidywanie podaży • Opracowanie planów dopasowania podaży do popytu Planowanie Zasobów Ludzkich

28. Proces planowania personelu Planowanie Zasobów Ludzkich

29. Proces planowania zasobów ludzkich Planowanie Zasobów Ludzkich

30. Prognozowaniei przegląd zasobów ludzkich Planowanie Zasobów Ludzkich

31. Prognozowanie Prognozowanie (predykcja), jest naukowym sposobem przewidywania, w jaki sposób będą kształtowały się w przyszłości procesy lub zdarzenia. Prognozowanie popytu i podaży kadr,obejmuje identyfikowanie potrzeb personalnych z uwzględnieniem dążenia do minimalizowania różnicy pomiędzy podażą i popytem na wewnętrznym rynku pracy. Planowanie Zasobów Ludzkich

32. Zasady skutecznego prognozowania Przy prognozowaniu popytu i podaży kadr należy uwzględnić między innymi: • Odpowiednio długi czas prognozowania (nie powinno być dłuższe niż trzy lata), • Bogaty zestaw narzędzi i technologii ułatwiających prognozowanie, • Koszty związane z procesem prognozowania zatrudnienia (ponoszenie kosztów powinno być opłacalne), • Przejrzystość, użyteczność oraz czytelność w formułowaniu osiąganych wyników. Planowanie Zasobów Ludzkich

33. Prognozowanie o bazie zerowej (Zero – Base Forecasting), w którym istnieje bazowy stan zatrudnienia, coroczne sprawdzanie, kontrolowanie i uzupełnianie stanu zatrudnienia. Analiza Markova, wyciąganie wniosków na podstawie danych dotyczących trendów historycznych i korelacji miedzy nimi; założenie iż będą one kontynuowane w przyszłości. Metoda scenariusza,określająca różne warianty prognozowania – pesymistyczne, optymistyczne i umiarkowane. Techniki prognozowania Planowanie Zasobów Ludzkich

34. Metoda normatywów, zatrudnienia, określa czas konieczny do wykonania poszczególnych czynności. Techniki prognozowania Metoda zarządzania, przez cele, służy w głównej mierze określaniu liczebności personelu oraz jego efektywnego rozwoju. Planowanie Zasobów Ludzkich

35. Symulacja komputerowa, w której planowania zatrudnienia dokonuje się na podstawie modeli statystycznych i matematycznych. Analiza statystyczna, wykorzystywanie danych pochodzących z przeszłości, mających wpływ na stan zatrudnienia. Techniki prognozowania Podejście z dołu do góry (Bottom – Up Approach), zasada, że to kadra kierownicza zna najlepiej potrzeby personalne firmy i to właśnie ona tworzy plany zatrudnienia; oprócz ich opinii bierze się pod uwagę również dane statystyczne. Planowanie Zasobów Ludzkich

36. Prognozowanie popytu i podaży (ang. prediction of demand and supply of personel) Prognozowanie popytu i podaży polega na analizie trendów w otoczeniu. Wyróżniamy: • Trendy długookresowe, na których głównie skupiają się specjaliści. Związane są z sytuacją przedsiębiorstwa • Trendy cykliczne, pojawiają się w okresie dłuższym niż rok • Trendy sezonowe, które polegają na przewidywalnych zmianach w obrębie jednego roku Planowanie Zasobów Ludzkich

37. Prognozowanie popytu • Jest to proces szacowania liczby ludzi potrzebnych w przyszłości oraz określania umiejętności i kompetencji, które będą musieli posiadać. • Prognozowanie popytu kadr to proces polegający na formułowaniu potrzeb personalnych na wewnętrznym rynku pracy. • Organizacja poszukuje pracowników o ściśle określonych kwalifikacjach, których posiadanie jest czynnikiem niezbędnym do realizacji jej zamierzeń. Planowanie Zasobów Ludzkich

38. Obszar jakościowy, organizacja ściśle określa wytyczne odnoszące się do kwalifikacji, kompetencji oraz zachowań cechujących jej personel. Na tej podstawie poszukuje pracowników, którzy będą w stanie skutecznie realizować jej cele i założenia. Obszar ilościowy, organizacja opracowuje dane dotyczące konkretnej liczby pracowników o podanych w podejściu jakościowym kwalifikacjach. Obszary prognozowania popytu Planowanie Zasobów Ludzkich

39. Prognozowanie popytu Prognoza popytu powinna opierać się na: • Prognozach rynku na produkty lub usługi przedsiębiorstwa • Rocznym budżecie firmy • Długookresowym planie biznesowym • Uwzględnieniu trendów w zakresie rozwoju produktywności Planowanie Zasobów Ludzkich

40. Ocena menedżerska lub ekspercka– menedżerowie lub specjaliści ustalają ilość pracy, jaka będzie do wykonania w przyszłości i w ten sposób decydują ilu pracowników będzie w związku tym potrzebnych Analiza trendów wskaźników– polega na badaniu pochodzących z przeszłości wskaźników oraz prognozowaniu wielkości analogicznych wskaźników w przyszłości, po uwzględnieniu zmian organizacji lub metod pracy Techniki prognozowania popytu Planowanie Zasobów Ludzkich

41. Techniki badania pracy– wykorzystywane są wówczas, gdy możliwe jest zastosowanie pomiaru pracy w celu obliczenia czasu trwania określonych działań oraz liczby potrzebnych osób Prognozowanie umiejętności i kompetencji– ustalana podstawie uważnej analizy oddziaływania przewidywanego kierunku rozwoju produktu i rynku oraz wprowadzenia nowych technologii (technologie informacyjne i skomputeryzowane metody produkcji) Techniki prognozowania popytu Planowanie Zasobów Ludzkich

42. Prognozowanie podaży • Jest to proces, który zakłada prawdopodobną liczbę osób będących do dyspozycji w obrębie organizacji i poza nią • Prognozowanie podaży kadr to planowanie tak zwanego wyposażenia personalnego organizacji na wewnętrznym rynku pracy, oparte na przewidywaniu zmian w strukturze obecnego zatrudnienia. Planowanie Zasobów Ludzkich

43. Obszar jakościowy,klasyfikacji struktury zatrudnienia dokonuje się na początek okresu planowania, następnie ustala się prognozę zmian na dany okres czasu i ostatecznie określa się pożądany stan struktury zatrudnienia na dany punkt w przyszłości. Przedmiotem planowania są tutaj aktualne struktury zatrudnienia w odniesieniu do płci, wieku oraz innych cech potencjału pracy. Obszary prognozowania podaży Planowanie Zasobów Ludzkich

44. Obszar ilościowy, w którym organizacja określa liczbę pracowników w poszczególnych kategoriach personelu na początek okresu planowania a następnie formułuje prognozę na koniec tego okresu. Najprościej jest posłużyć się tutaj analizą obecnego wyposażenia personalnego w odniesieniu do przewidywanych zwolnień i przyjęć z uwzględnieniem analizy absencji. Obszary prognozowania podaży Planowanie Zasobów Ludzkich

45. Prognozowanie podaży Analiza podaży obejmuje następujące czynniki: • Istniejące zasoby ludzkie • Potencjalne ubytki w zasobach ludzkich powstałe na skutek płynności zatrudnienia • Potencjalne zmiany w zasobach wynikające z przesunięć wewnętrznych • Wpływ zmieniających się warunków pracy i zjawiska absencji • Źródła podaży wewnątrz organizacji • Źródła podaży poza organizacją na krajowych i lokalnych rynkach pracy Planowanie Zasobów Ludzkich

46. Prognozowanie podaży – rynek zewnętrzny oraz wewnętrzny Przy prognozowaniu podaży personelu należy uwzględnić wewnętrzny i zewnętrzny rynek pracy. W pierwszej kolejności dokonuje się analizy rynku wewnętrznego organizacji określając stan i strukturę obecnego zatrudnienia. Następnie prognozuje się rynek zewnętrzny uwzględniając bezrobotnych, absolwentów, zatrudnionych w innych organizacjach pracowników, chętnych do zmiany pracodawcy. Planowanie Zasobów Ludzkich

47. Prognoza podaży – wewnętrzny rynek pracy (ang. international labour market) „Jest ogół osób zatrudnionych wewnątrz przedsiębiorstwa wraz z możliwościami przemieszczania ludzi w firmie od momentu zatrudnienia, poprzez różne etapy kariery, aż do odejścia. Źródło rekrutacji wewnętrznej.” Planowanie Zasobów Ludzkich

48. Księga kadry kierowniczej, zawiera dane o menedżerach różnych szczebli (ich wykształcenie, umiejętności, wyniki pracy itd.). Analiza Markowa,zawiera dane dotyczące awansów, przesunięć, degradacji, rekrutacji itd. Wewnętrzny rynek pracy – źródła danych i metody ich przetwarzania Planowanie Zasobów Ludzkich

49. Księga kwalifikacji,baza danych o pracownikach, którzy nie zajmują stanowisk kierowniczych (informacje biograficzne, doświadczenie, umiejętności itd.); ułatwia decyzje o awansowaniu pracowników lub przesuwaniu ich na inne stanowiska pracy. Księga sukcesorów,przypomina schemat organizacyjny, zawiera informacje o stanowiskach pracy, wykonawcach tych stanowisk (wykształcenie, przewidywany rok przejścia na emeryturę, słabe i mocne strony jego pracy) i kandydatach, którzy ewentualnie w przyszłości mogą te stanowiska objąć. Wewnętrzny rynek pracy – źródła danych i metody ich przetwarzania Planowanie Zasobów Ludzkich

50. Docelowe wskaźniki fluktuacji, są to normatywne wskaźniki planistyczne, które funkcja personalna ma zrealizować. Macierze transakcyjne, ilustrują wszelkie zmiany w potencjale społecznym organizacji (awanse, degradacje, przesunięcia, przyjęcia do pracy, fluktuację). Wewnętrzny rynek pracy – źródła danych i metody ich przetwarzania Planowanie Zasobów Ludzkich