Presentaci

2. Agenda La función de abastecimiento Planificación de Compras, el paso inicial Determinar el método de compra idóneo Los requerimientos de www.chilecompra.cl Gestionar los contratos, una fuente de información Recomendaciones finales y conclusiones

3. Agenda La función de abastecimiento Planificación de Compras, el paso inicial Determinar el método de compra idóneo Los requerimientos de www.chilecompra.cl Gestionar los contratos, una fuente de información Recomendaciones finales y conclusiones

4. Antes abastecimiento se orientaba sólo al precio y a la oportunidad Tradicionalmente Disponer de los bienes y servicios que son requeridos por las áreas usuarias en forma oportuna y al menor precio posible Consecuencias Orientación al precio Énfasis fuertemente operativo Enfoque de corto-plazo Liderado por los usuarios

5. Abastecimiento se orienta a eficiencia para cumplir la misión organizacional Actualmente Minimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por una institución para el cumplimiento de su misión Consecuencias No sólo importan los precios, sino también la pertinencia, oportunidad y calidad de los requerimientos Carácter estratégico Enfoque de largo plazo Liderazgo desde el área de abastecimiento

6. El abastecimiento responde a objetivos de eficiencia y eficacia Eficiencia en las compras TCO- Enfoque costo integral - Análisis de gastos Soporte a usuarios Calidad Producto – Servicio Desarrollo de proveedores Innovación Transparencia Auditabilidad y trazabilidad Visibilidad

7. El Proceso de abastecimiento tiene distintas etapas, todas importantes

8. Conclusión

9. Agenda La función de abastecimiento Planificación de Compras, el paso inicial Determinar el método de compra idóneo Los requerimientos de www.chilecompra.cl Gestionar los contratos, una fuente de información Recomendaciones finales y conclusiones

10. Visión del Gobierno Hacer más transparente el mercado de las compras públicas Reducir asimetrías de información Facilitar la planificación comercial de los proveedores del estado Fortalecer el modelo de contratos marco como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público Transparencia Eficiencia Descuentos por volumen Menores costos de proceso Control

11. Planificar las compras genera resultados positivos para los Servicios Planificar las compras permite: Generar contratos de suministro Obtener descuentos por volumen Reducir los tamaños de pedido sin perder poder de negociación Reducir los costos de administración Reducir el fraccionamiento de las compras Mejorar la programación de actividades Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento Mejorar la planificación financiera

12. ¿Qué significa planificar las compras? Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento

13. Ventajas de planificar las compras Precios más competitivos y mejor calidad obtenidos en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programación nos permite: Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.). Facilitar a la Dirección de Compras y Contratación Pública la suscripción de nuevos Convenios Marco, basándose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de los servicios. Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación en el caso de un único proveedor.

14. Toda la organización debe participar de la planificación de las compras Es fundamental tener claro que la planificación de las compras no es una tarea exclusiva del departamento de abastecimiento, ya que será necesario consultar y hacer participar a otros departamentos y unidades de la organización.

15. La planificación de compras se divide en 3 etapas: Ejecución, evaluación y ajuste

16. Elaboración del plan anual de compras

17. Recomendaciones Mejorar las fuentes de información Maestro de materiales vinculado Definir pronósticos por salidas de bodega Bitácora de contratos Vincular con la gestión Detección de oportunidades de mejoramiento Administración de carga de trabajo y de competencias Programación de licitaciones Seguimiento del plan Evaluación y ajuste periódico del plan

18. Planificar las compras permite generar Políticas y gestionar inventarios ¿Qué materiales mantener en bodegas y en qué cantidad? ¿Cuándo y cuánto pedir? ¿Qué clasificaciones de materiales emplear? ¿Cómo valorizar y contabilizar los materiales en bodega? ¿Cómo registrar los movimientos de materiales? ¿Cómo administrar los materiales con vencimiento?

19. A qué se refiere la gestión de inventarios? Inventarios Existencias Activo Fijo En gestión de abastecimiento nos preocupa la gestión de las existencias en bodega La bodega es la puerta de entrada de los bienes de stock a nuestra organización A partir de la información de bodega planificamos y programamos nuestras compras En la bodega se pueden generar mermas y obsolescencias que disminuyen la calidad del abastecimiento

20. Existen indicadores de gestión del inventario globales y por ítem Indicadores globales (institución, bodega) Rotación Quiebres de stock Indicadores por ítem Nivel de inventarios Valorizado - Unidades físicas Duración de los inventarios (inverso de rotación) Indicadores para el manejo de perecibles Días en bodega - Días para el vencimiento

21. Modelo ABC de administración del inventario permite visión global La gestión se hace a partir de combinar la variable duración con un enfoque ABC del inventario, generando un panel de control:

22. Conclusión

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24. La compras se pueden clasificar según precio y nivel de actividad

25. La clasificación por áreas facilita la distribución de recursos

26. La clasificación relacionando Monto Involucrado y Nivel de Criticidad permite organizar los esfuerzos

27. Recomendación: Focalice el control y agilizar las compras El dilema del “exceso” de control Fomentar una cultura de responsabilidad y autonomía Incorporar TIC para facilitar los controles Agilizar los procesos para compras de menor monto Contratos marco Genere convenios

28. La consolidación de compras genera importantes beneficios Se obtienen Descuentos por volumen Se simplifican los procesos de compra Posibilita focalizar los recursos a procesos de mayor valor agregado

29. La consolidación se puede realizar en distintas dimensiones

30. El Convenio de Suministro es generalmente requerido por los Organismos Públicos cuando se ven enfrentados a la necesidad de contratar un servicio o producto por un tiempo determinado con ciertos niveles de Tarifas y que se pueda adjudicar a más de un proveedor. Los Convenios son el resultado de la consolidación de compras

31. Haga participar a proveedores en el proceso previo a la licitación Invite a proveedores a participar de un RFI (Request for Information), para obtener insumos para el diseño de mis bases. Esto NO DEBE generar compromisos, ni menos dar ninguna ventaja al momento de tener las bases listas. Se sugiere invitar a varios proveedores al RFI Invite a proveedores de su comuna o provincia a inscribirse en el portal y participar del proceso de licitación.

32. Conclusión

33. Agenda La función de abastecimiento Planificación de Compras, el paso inicial Determinar el método de compra idóneo Los requerimientos de www.chilecompra.cl Gestionar los contratos, una fuente de información Recomendaciones finales y conclusiones

34. Selección del Proceso de Compra

46. Conclusión

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48. Un cambio de paradigma

49. Proceso previo a la Licitación Estrategia de licitación Análisis de riesgos y Aseguramiento de Calidad Preparación de Bases de licitación Licitación y firma del Contrato Licitación Negociación y firma del Contrato Planificación del contrato Aseguramiento de calidad

50. Conclusión

51. Agenda La función de abastecimiento Planificación de Compras, el paso inicial Determinar el método de compra idóneo Los requerimientos de www.chilecompra.cl Gestionar los contratos, una fuente de información Recomendaciones finales y conclusiones

52. El Liderazgo se gestiona a través de diversas áreas Gestión de la Atención. Gestión de la Confianza. Gestión de Si Mismo. Gestión del Sentido.

53. Logramos atención con cercaníay sin complacencia Es necesario que estemos presentes en nuestras palabras. No debemos aceptar la complacencia. Para logar cercanía debemos reconocer al otro. Cuando estamos presentes en nuestras palabras. No debe tener la linealidad que describa la forma en que los resultados cumplen las expectativas. Incorpora al otro (sus emociones, deseos, valores) Incluye riesgos y opciones de otro final. El que la cuenta está involucrado como sujeto y narrador con perspectiva. No aceptando la complacencia. Enmascaramiento de las crisis Demasiados recursos visibles Normas de Desempeño global bajas. Sistemas de medición internos que se concentran en índices de medición no críticos Estructuras Organizacionales que orientan a los empleados hacia objetivos departamentales de corto plazo No pasa nada si se vulneran las reglas y los compromisos Cultura orientada a “aniquilar al portador de malas noticias”, poco sentido de la gestión de conflictos Falta de retroalimentación acerca del desempeño por parte de fuentes externas Ceguera ante las posibilidades de aprendizaje. Sentimiento de arrogancia Desde el reconocimiento del otro. Cuando estamos presentes en nuestras palabras. No debe tener la linealidad que describa la forma en que los resultados cumplen las expectativas. Incorpora al otro (sus emociones, deseos, valores) Incluye riesgos y opciones de otro final. El que la cuenta está involucrado como sujeto y narrador con perspectiva. No aceptando la complacencia. Enmascaramiento de las crisis Demasiados recursos visibles Normas de Desempeño global bajas. Sistemas de medición internos que se concentran en índices de medición no críticos Estructuras Organizacionales que orientan a los empleados hacia objetivos departamentales de corto plazo No pasa nada si se vulneran las reglas y los compromisos Cultura orientada a “aniquilar al portador de malas noticias”, poco sentido de la gestión de conflictos Falta de retroalimentación acerca del desempeño por parte de fuentes externas Ceguera ante las posibilidades de aprendizaje. Sentimiento de arrogancia Desde el reconocimiento del otro.

54. La confianza se gestiona desde los Juicios

55. La gestión de si mismo radica en tener un Plan Personal El contacto con los VALORES propios. El desarrollo de la PROACTIVIDAD. La identificación del PROYECTO PERSONAL Lo IMPORTANTE sobre lo urgente. Las personas que tienen un PLAN PERSONAL, un fin en la mente tienen una clara comprensión de su destino, saben adonde están yendo,comprenden por tanto donde están y cuales son los pasos adecuados y los que les alejan de su camino. El arte de PRIORIZAR consiste en el mantenimiento de la voluntad de consistencia entre lo que verdaderamente consideramos importante (un fin en la mente) y la acción (proactividad). Podríamos resumirlo en : Primero lo primero. Stephen Covey Las personas que tienen un PLAN PERSONAL, un fin en la mente tienen una clara comprensión de su destino, saben adonde están yendo,comprenden por tanto donde están y cuales son los pasos adecuados y los que les alejan de su camino. El arte de PRIORIZAR consiste en el mantenimiento de la voluntad de consistencia entre lo que verdaderamente consideramos importante (un fin en la mente) y la acción (proactividad). Podríamos resumirlo en : Primero lo primero. Stephen Covey

56. Las personas deben sentir que forman parte de un equipo Debemos dar respuesta a la necesidad de las personas de sentirse parte de un proyecto trascendente. Es necesario permitir que las inquietudes personales tengan cauce. La delegación y la participación es una práctica de la gestión del sentido.

57. Las personas que tienen un PLAN PERSONAL, un fin en la mente tienen una clara comprensión de su destino, saben adonde están yendo,comprenden por tanto donde están y cuales son los pasos adecuados y los que les alejan de su camino. El arte de PRIORIZAR consiste en el mantenimiento de la voluntad de consistencia entre lo que verdaderamente consideramos importante (un fin en la mente) y la acción (proactividad). Podríamos resumirlo en : Primero lo primero. Stephen Covey Las personas que tienen un PLAN PERSONAL, un fin en la mente tienen una clara comprensión de su destino, saben adonde están yendo,comprenden por tanto donde están y cuales son los pasos adecuados y los que les alejan de su camino. El arte de PRIORIZAR consiste en el mantenimiento de la voluntad de consistencia entre lo que verdaderamente consideramos importante (un fin en la mente) y la acción (proactividad). Podríamos resumirlo en : Primero lo primero. Stephen Covey