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1. 1 O Arquivo Tcnicas Administrativas
CEF CAAD
Ftima Viana
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3. 3 Funes do documento Representao de um facto ou situao;
Conservao (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu origem).
Destas funes resulta a seguinte classificao:
Documentos de transmisso (informao a transmitir)
Notas de encomenda, guias de remessa, facturas, ...
Documentos de posio (informao a conservar)
Fichas de clientes e fornecedores, contas-correntes, documentos de registos contabilsticos, ...
4. 4 Os impressos Para racionalizar o trabalho, para evitar repeties desnecessrias e facilitar a organizao e conservao dos documentos, estes apresentam-se muitas vezes sob a forma de impressos.
Estes so documentos normalizados (no tamanho, mancha grfica, e elementos informativos), destinados a ser directamente preenchidos, permitindo um arquivo fcil e uma consulta e leitura rpida.
5. 5 Exemplos de impressos Contm dados fixos impressos, com espaos destinados ao preenchimento de dados varveis,
podendo se de uso geral, como o papel de carta timbrado da empresa,
ou de uso especfico, prprio de um departamento ou servio documentos da contabilidade,
ou ainda de uso temporrio ou pontuais convites, questionrios, sondagens, certificados de participao em eventos, etc.
Estes impressos podem destinar-se a serem mantidos em arquivo (estticos) para posterior consulta ou a serem distribudos para transmitirem a informao neles contida (dinmicos ou de circulao).
6. 6 O arquivo e a informao As empresas tm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contm registos de dados e informaes de interesse, garantindo a sua conservao e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores.
Essa recolha, conservao e consulta so asseguradas pelo arquivo.
7. 7 Acepes de arquivo Do grego archeion, que designava o lugar onde os magistrados de Atenas guardavam os documentos de maior interesse para o Estado;
Organismo pblico (Arquivo Municipal do Porto, Torre do Tombo, etc.);
Local, edifcio, sala;
Estante, mvel, armrio;
Sector, servio;
Trabalho, tipo de actividade (arquivo da correspondncia);
Conjunto de documentos arquivados.
8. 8 Arquivos Pblicos Torre do Tombo (arquivo central para onde so transferidos os documentos do Estado e das Autarquias);
Arquivos dos Ministrios (Imprensa Nacional - Casa da Moeda, Tribunal de Contas, ...);
Arquivos Distritais e Municipais;
Arquivos Particulares (Misericrdias, Hospitais, Igrejas, ...)
9. 9 Arquivo da empresa Em termos empresariais, o arquivo designa:
O conjunto de tarefas que a nvel individual, de grupo ou de sector, asseguram a organizao sistematizada da informao/documentao, a sua conservao, o seu acesso e consulta;
O conjunto de documentos que so conservados pela empresa segundo mtodos de classificao e durante perodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas convenincias.
O local onde esses documentos so conservados.
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11. 11 Classificao dos arquivos Os arquivos so normalmente classificados quanto:
forma de organizao,
frequncia de consulta,
posio dos documentos
E ao grau de informatizao.
12. 12 Quanto forma de organizao Centralizados nas pequenas e mdias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado num nico sector, comum aos vrios departamentos.
Descentralizados Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo prprio, havendo ou no duplicados ou acesso informtico da parte da administrao/gesto.
Mistos - combinao dos dois sistemas.
13. 13 Quanto frequncia de consulta Activos so constitudos por documentos recentes relativos a assuntos em curso;
Semi-activos dizem respeito aos documentos com baixo ndice de consulta, ou de consulta peridica.
Inactivos ou mortos contm documentao que por razes de ordem fiscal, jurdica ou histrica devem ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.
14. 14 Quanto posio dos documentos Horizontais documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou armrios com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que so de difcil acesso);
Verticais documentos arquivados verticalmente uns aps os outros, fazendo-se a ordenao da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de carto, livros, vdeos, etc.);
15. 15 Quanto posio dos documentos Suspensos - documentao colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura metlica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);
Rotativos - os documentos so presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armrio prprio.
16. 16 Quanto ao nvel de informatizao No informatizados ou tradicionais;
Parcial
ou totalmente informatizados.
17. 17 Microfilmagem O problema do espao, aliado s exigncias da actuao ergonmica, originou a necessidade de um processo de armazenamento que exigisse menor volume para os arquivos e ficheiros, facilitando simultaneamente o seu acesso e consulta.
A microfilmagem um processo/tecnologia que permite a informatizao da informao (ficheiros electrnicos, bases de dados, etc.) e na miniaturizao das pginas dos documentos, livros, revistas, etc., em suporte de microfilme.
18. 18 Vantagens da microfilmagem Reduo do volume e compactao da informao;
Localizar de forma rpida um documento;
Transmitir a informao para qualquer terminal/computador na rede;
Manter actualizada a informao;
Obter cpias de boa qualidade de qualquer documento e evitar excessos de duplicao,
Procedimentos: fazer back-ups (manter duplicados da informao armazenada para permitir a sua recuperao, no caso de falha do sistema; acesso restrito e preparao adequada dos utilizadores.
19. 19 Fichas e Ficheiros As fichas so documentos sintticos, de formatos e disposio grfica normalizados em material consistente (cartolina), que permitem a recolha organizada e sistematizada da informao essencial de forma a facilitar a sua consulta.
Um ficheiro um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informao, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou mvel prprio.
20. 20 Tipos de fichas Estticas contm elementos que no se destinam a sofrer alteraes (fichas de bibliotecas);
Dinmicas em permanente actualizao (fichas de armazm);
Cegas as que se colocam sobrepostas ou umas atrs das outras, ficando apenas visvel a 1;
Parcialmente visveis as que permitem a visibilidade do ttulo/outros elementos importantes que necessrio destacar;
Com sinalizadores - as que so acompanhadas de separadores/indicativos/sinalizadores numricos, alfabticos, por assuntos, etc.
21. 21 Tipos de ficheiros Horizontais - com fichas em posio vertical;
Verticais em posio vertical;
De consulta directa;
Remissivos remetendo para outros com informaes mais pormenorizadas;
Tradicionais;
Informatizados.
22. 22 Arquivologia Conjunto metdico e organizado de prticas destinadas a classificar, ordenar e conservar todos os documentos relevantes para a actividade de uma organizao.
As finalidades bsicas do arquivo so: a escolha adequada de suportes materiais de comunicao (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registos de dados ou informaes, a sua conservao e segurana e a sua disponibilizao para consulta.
23. 23 Tarefas a realizar: Responder ficha em anexo.
Enviar para o e-mail da professora.
Imprimir os resultados da tarefa.
