Ispezioni AIFA: osservazioni ricorrenti Nunzio Guido Mangano Milano, 20 novembre 2013

1. Ispezioni AIFA: osservazioni ricorrenti Nunzio Guido Mangano Milano, 20 novembre 2013

2. Dichiarazione di trasparenza/interessi* Le opinioni espresse in questa presentazione sono personali e non impegnano in alcun modo l’AIFA * Nunzio Guido Mangano, secondo il regolamento sul Conflitto di Interessi approvato dal CdA AIFA in data 26.01.2012 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 20.03.2012 in accordo con la policy 0044 EMA/513078/2010 sulla gestione del conflitto di interessi dei membri dei Comitati Scientifici e degli esperti. N.B. Il compenso ricevuto per questo intervento è regolato dalla contrattazione collettiva.

3. Rapporti periodici sull’attività ispettiva Le ispezioni di farmacovigilanza (FV), che seguono una metodologia armonizzata in ambito europeo, prevedono visite in loco durante le quali vengono svolti colloqui, esaminati documenti e verificate le modalità di gestione e archiviazione, anche informatica, di tutti i dati inerenti la sicurezza dei prodotti medicinali delle aziende farmaceutiche. Le deviazioni riscontrate in corso di ispezione, e comunicate al titolare di AIC con apposito verbale, vengono classificate in critiche, maggiori e minori, secondo quanto concordato nell’ambito dell’Unione Europea (UE).

4. Rapporti periodici sull’attività ispettiva I verbali ispettivi periodicamente vengono analizzati in maniera cumulativa al fine di elaborare dei Rapporti che vengono pubblicati sul sito dell’Agenzia. I dati attualmente disponibili si riferiscono al periodo aprile 2010 – dicembre 2012 in cui sono state effettuate dall’Ispettorato di Farmacovigilanza dell’AIFA complessivamente 26 ispezioni di routine nazionali (oltre a quattro condotte all’estero su richiesta del CHMP, congiuntamente ad ispettorati di altri Paesi UE, e 2 inerenti studi di sicurezza post-autorizzazione).

5. Rapporti periodici sull’attività ispettiva Nei verbali ispettivi inerenti le ispezioni di routine nazionali condotte nel periodo aprile 2010 – dicembre 2012 sono state riportate complessivamente 290 deviazioni di cui: • 43 critiche • 129 maggiori • 118 minori Nelle diapositive successive si tiene conto sia dei rilievi ispettivi effettuati in Italia sia di quanto condiviso con gli ispettorati di altri Paesi UE al Pharmacovigilance Inspectors Working Group dell’EMA.

6. Rapporti periodici sull’attività ispettiva Complessivamente le deviazioni osservate con maggiore frequenza (a prescindere dalla loro classificazione) hanno interessato i seguenti settori del sistema di farmacovigilanza: • organizzazione generale dell’azienda • sistema di qualità • gestione di procedure operative standard • formazione del personale

7. Rapporti periodici sull’attività ispettiva Gli ambiti del sistema di farmacovigilanza in cui sono state riscontrate più frequentemente delle criticità, riguardano: • gestione dei casi da segnalazione spontanea (soprattutto per quanto riguarda valutazione e follow-up) • gestione dei segnali di rischio In questa presentazione ci soffermeremo maggiormente su questi aspetti.

8. Organizzazione Le osservazioni più frequenti riguardano: • Formazione del personale • Accordi tra casa madre, affiliati e partner commerciali • Contratti per la gestione di attività in outsourcing Altre osservazioni: • Sistema di FV mancante o del tutto inadeguato • Carente scambio di informazioni con altri dipartimenti aziendali(Medical Information, Product quality, Regulatory Affairs, Legal …)

9. Sistema di Qualità e POS Le osservazioni più frequenti riguardano: • Procedure operative standard (POS) carenti, assenti o non corrispondenti a quanto effettivamente svolto • Quality Assurance e audit

10. QPPVResponsabile del servizio di farmacovigilanza Le osservazioni più frequenti riguardano: • Capacità gestionale(soprattutto mancata o non adeguata supervisione delle attività di FV - gestione ICSR, produzione PSURs, ecc.) • Notifica delle informazioni inerenti la QPPV(periodi “non coperti” e mancanza di procedure di sostituzione) Altre osservazioni: • Autorità e autonomia (mancanza di formazione e esperienza) • Incarichi e Deleghe • Disponibilità di personale qualificato dal punto di vista medico

11. Gestione dei casi • Receipt and case tracking • Duplicate checks  Collection • Coding • Medical review • Causality assessment  Evaluation • Expectedeness/Listedness • Data entry  Processing • Follow up • Reporting to Authorities  Reporting • QC • SOPs

12. Gestione dei casi da segnalazione spontanea Le osservazioni più frequenti riguardano: • Follow-up e richiesta aggiornamenti • Notifica dei casi • Presa in carico di tutti i casi processabili Altre osservazioni: • Valutazione medica dei casi • Valutazione gravità, causalità, expectedness, listedness …

13. Gestione dei casida letteratura e sperimentazione L’osservazione più frequente riguarda: • Screening e notifica letteratura locale Altre osservazioni: • Gestione delle SUSAR(riconciliazione) • Screening e notifica letteratura internazionale(criteri e frequenza delle ricerche)

14. Sistemi informatici Le osservazioni più frequenti riguardano: • Mancanza di casi nel database • Qualità dati inseriti (data entry, migrazione) Altre osservazioni: • Notifica dei casi tramite EudraVigilance • Validazione software

15. Gestione dei segnali di rischio Definizione di segnale “Information that arises from one or multiple sources (including observations and experiments), which suggest a new potentially causal associaton, or a new aspect of a known association, between an intervention and an event or a set of related events, either adverse or beneficial, that is judged to be of sufficient likelihood to justify verificatory action” Practical Aspects of Signal Detection in Pharmacovigilance Report of CIOMS Working Group VIII, Geneva 2010

16. Gestione dei segnali di rischioDefinizione di rilevamento del segnale The process by which clinical and non-clinical data is proactively monitored and evaluated trough all phases of the product life cycle to identify possible causal associations in order to understand the safety profile of the drug. Practical Aspects of Signal Detection in Pharmacovigilance Report of CIOMS Working Group VIII, Geneva 2010

17. Gestione dei segnali di rischio I Titolari di AIC, e le Autorità Competenti, devono disporre di sistemi appropriati per: • monitorare tutte le fonti di informazione al fine di identificare potenziali segnali • intraprendere azioni adeguate una volta che un nuovo segnale di rischio sia stato individuato • fornire informazioni sul cambiamento del profilo di sicurezza

19. Gestione dei segnali di rischio Le osservazioni più frequenti riguardano: • Sistemi per la tracciatura delle attività svolte • Procedure di rilevamento e analisi del segnale di rischio Altre osservazioni: • Sistemi decisionali per validazione del segnale • Azioni di comunicazione e minimizzazione del rischio

20. Gestione PSUR e documenti di sicurezza Le osservazioni più frequenti riguardano: • Invio degli PSUR alle autorità competenti • Distribuzione dei documenti di sicurezza aggiornati • Qualità degli PSUR Altre osservazioni: • Implementazione di azioni richieste da autorità competenti • Adeguamento RMP, SPC, CCDS …

21. Altre osservazioni ricorrenti Altre osservazioni ricorrenti in corso di ispezioni riguardano: • l’organizzazione degli archivi (sia elettronici che cartacei) • il rispetto delle normative sulla privacy • la gestione del PSMF • lo screening delle informazioni su internet

22. http://www.agenziafarmaco.gov.it/it/content/ispezioni-di-farmacovigilanzahttp://www.agenziafarmaco.gov.it/it/content/ispezioni-di-farmacovigilanza

23. Grazie dell’attenzione CONTATTI Tel: 0039 06 5978 4361 email: ng.mangano@aifa.gov.it website: www.agenziafarmaco.it