Fyraftensmøde for fysioterapeuter i RM

1. Fyraftensmøde for fysioterapeuter i RM 1. februar 2012 Regionshospitalet Herning www.regionmidtjylland.dk

2. Program: 17:00 – 17:05: Velkomst v. kontorchef Palle Jørgensen 17:05 – 17:15: Kort status om ny OK v. Inger Qvist og indledende kommentarer fra regionen. 17:15 – 18:00: Gennemgang af fejltekster og ofte stillede spørgsmål. 18:00 – 18:30: Pause – let traktement. 18:30 – 19:00: Fortsat gennemgang af fejltekster og ofte stillede spørgsmål. 19:00 – 19:30: Spørgsmål fra fysioterapeuterne 19:30 – 20:00: ”Buffertid” – mulighed for drøftelse af fejlregninger (individuelle eksempler) med sagsbehandlerne i Praksisadministration. 2 ▪ www.regionmidtjylland.dk

3. Baggrund og status • Mange henvendelser fra fysioterapeuter • Øget fokus på korrekt afregning • Øget kommunalt fokus • Regionens ”slunkne” kasse • Rigsrevisionens undersøgelse 3 ▪ www.regionmidtjylland.dk

4. Formålet med mødet: Helt overordnet: Overholdelse af overenskomsten • Smidigere arbejdsgange for alle • Bud på nye arbejdsrutiner samt konkret forslag til tjekliste 4 ▪ www.regionmidtjylland.dk

5. Ny organisering: • Praksisenheden Århus • Praksisenheden Horsens • Praksisenheden Holstebro er blevet til ”Praksisadministration”Alle medarbejdere er nu samlet i Regionshuset i Viborg. 5 ▪ www.regionmidtjylland.dk

6. Ny organisering: 6 ▪ www.regionmidtjylland.dk

7. Information til ydere i Region Midtjylland Vi opfordrer jer til at bruge: • den udsendte folder (flere eksemplarer kan fås her i dag) • de direkte telefonnumre og mailadresser 7 ▪ www.regionmidtjylland.dk

8. Fysioterapeut-teamet: Gitte Rie 8 ▪ www.regionmidtjylland.dk

9. Fysioterapeut-teamet: Tove Anne-Marie 9 ▪ www.regionmidtjylland.dk

10. Øvrige ressourcepersoner…. Præsentation af øvrige, som er tilstede her i dag: • Koordinerende praksiskonsulent Inger Qvist • IT-konsulenter • Personale fra Praksisadministration 10 ▪ www.regionmidtjylland.dk

11. Diverse korte informationer: • Kort status nye ydelseskoder v. Inger • Digital signatur v. Charlotte • Elektroniske lønsedler v. Charlotte • Ændringer til yderregistret ligger ofte lang tid hos Danske Fysioterapeuter, før de sendes til Praksisadministration. 11 ▪ www.regionmidtjylland.dk

12. Nye ydelseskoder • Alle fysioterapeuter skal inden udgangen af 2012 overgå til registrering af ydelsesformer, som muliggør dannelse af statistik på SKS-koder. Den tidligere ydelsesbeskrivelse i bilag 1 overenskomsterne om fysioterapi og vederlagsfri fysioterapi erstattes af et nyt bilag med nye koder og beskrivelser for ydelsesformerne. • Fysioterapeuterne skal fortsat kode 4-cifrede numre. De nuværende 11 numre (1010 til1020) erstattes af 22 nye numre (1021 til 1042). Numrene kan oversættes til SKS-koder. 12 ▪ www.regionmidtjylland.dk

13. Generelle opmærksomhedspunkter: • Læs teksten på fejlregningerne, inden du kontakter sagsbehandleren. • Fejlteksten forklarer, hvorfor regningen er afvist. • Overvej hvilket materiale, du sender til Praksisadministration  13 ▪ www.regionmidtjylland.dk

14. Faxen ”nedlægges” Praksisadministration ønsker ikke at modtage materiale via fax: • Ressourcespørgsmål • Hensynet til ”personfølsomme oplysninger” • Original dokumenterAlle undtagelsesredegørelser bedes fremadrettet sendt pr. brev.Vi skal ikke have statusredegørelsen! 14 ▪ www.regionmidtjylland.dk

15. Historik: tidligere løsningsforslag • Praksisadministration har tidligere udsendt en oversigt over hyppigt forekommende fejl samt forklaring på, hvorledes fejlen løses.De skitserede løsninger, var ”overgangsløsninger”, som nu falder væk. 15 ▪ www.regionmidtjylland.dk

16. Henvisninger: Vi strammer op – lever op til overenskomstens krav: ”Ved behandlingens påbegyndelse skal der foreligge en gyldig lægehenvisning” • Det betyder, at alle henvisninger skal være gyldige og korrekte på tidspunktet for behandling. – Ellers kan behandlingen ikke honoreres. • Gælder fra 15. februar – d.v.s. herefter kan der ikke længere rettes op på en mangelfuld henvisning. Udmøntes med virkning fra honorarudbetalingen for marts 2012. 16 ▪ www.regionmidtjylland.dk

17. Henvisninger: Husk at: • Rekvirere en ny henvisning inden den gamle udløber. • Du må ikke tage 0110 (1. konsultation), før der er en gyldig henvisning.Ændring af arbejdsrutiner?Eksempel på praktisk tjekliste • Når henvisningen hentes på Refhost, skal man fastholde henvisningsdatoen.Der må ikke foretages rettelser heri! 17 ▪ www.regionmidtjylland.dk

18. Hjemmebehandling: • Hjemmebehandling forudsætter, at patientens helbredsmæssige tilstand udelukker transport til klinik (§ 26). • Det er en lægelig afgørelse. • Hvis der ikke er kryds ved hjemmebehandling i henvisningen, så kan det ikke honoreres. - Skal være opfyldt på behandlingstidspunktet. 18 ▪ www.regionmidtjylland.dk

19. Tjekliste for henvisninger: • Er henvisningen hentet korrekt ned fra Refhost / indbakke (via locationsnummeret). D.v.s. har I accepteret henvisningen og har den e-markering? • Er der henvist til korrekt speciale?Vederlagsfri fys. (62) eller vederlagsfri ridefys (65) • Er diagnosekoderne og limiteringskoden korrekt i forhold til kendt diagnose og handicapgrad (svært fysisk handikap / progressiv sygdom) - alle 4 felter: A, B, C, D • Er der henvist til behandling i eget hjem ved behov for hjemmebehandling? • Hvis der er en undtagelsesredegørelse, er datoen for denne så minimum dateret samme dag som henvisningen eller senere. • Hvis der er en undtagelsesredegørelse, er diagnosekoderne og limiteringkoden så de samme som på henvisningen? • Er der 3 underskrifter og datoangivelser (i felterne med underskrifterne) på undtagelsesredegørelsen? 19 ▪ www.regionmidtjylland.dk

20. Enkelt undtagelse fra hovedreglen: • Papirhenvisninger fra hospitalet(indtil hospitalerne i Region Midtjylland tager elektronikken i brug) 20 ▪ www.regionmidtjylland.dk

21. Sundhedsstyrelsens vejledning om adgang til vederlagsfri fysioterapi • Vejledningen findes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside: http://www.sst.dk/publ/Publ2008/Plan/Fysio/VejlVederlagsfriFysioterapi_4jul08.pdf • Bilag 2 indeholder en diagnoseliste med klassificering af progressive sygdomme 21 ▪ www.regionmidtjylland.dk

22. Diagnoseliste med klassificering afprogressive sygdommeMedfødte eller arvelige sygdomme – eksempler: 22 ▪ www.regionmidtjylland.dk

23. Darwin-problemstillingen: Problem med generering af korrekte henvisninger - alle henvisninger får markering af, at det er progressive patienter.Omkring 20 læger i Region Midtjylland anvender fortsat systemet ”Darwin”.Systemleverandøren har nyligt oplyst, atman arbejder på at rette fejlen, og at problemet er løst indenfor en overskuelig fremtid. I mellemtiden …. 23 ▪ www.regionmidtjylland.dk

24. Forkerte Darwin-henvisninger: • Udskriv den forkerte henvisning fra Refhost. • Send den til henvisende læge. • Anmod lægen om at rette henvisningen manuelt, at underskrive/stemple den og sende den til klinikken (hvis du selv ønsker en kopi) og ellers direkte til Praksis-administration. 24 ▪ www.regionmidtjylland.dk

25. Undtagelsesredegørelser: • Vi strammer op – lever op til overenskomstens krav HUSK: • Ydernummer, dato og underskrift! • Der skal være underskrift i alle 3 felter på undtagelsesredegørelserne. • Lægens datering skal være efter henvisningsdatoen eller evt. samme dato. 25 ▪ www.regionmidtjylland.dk

26. Undtagelsesredegørelser – fortsat: HUSK: • Undtagelsesredegørelse skal KUN indsendes, hvis der er behov for mere end 20 individuelle behandlinger.(Ved progressiv sygdom dog 1 behandling.)Holdtræningsydelser tæller ikke med i denne limitering! 26 ▪ www.regionmidtjylland.dk

27. Hyppigt forekommende fejl • En historie fra ”det virkelige liv” – set fra sagsbehandlerens stol…. 27 ▪ www.regionmidtjylland.dk

28. Fejllistens ”Top 7”– afregning december 2011 • Henvisning opbrugt (241) • Der er ingen elektronisk henvisning (168) • Den valgte kombination af statistikkoder findes ikke (134) • Ydelse xx ikke på samme dato som ydelse xx (118) • Ydelse udført før gyldig start af henvisning (108) • Henvisning ikke fundet – der findes en anden åben gyldig henvisning (63) • Henvisning udløbet (36) 28 ▪ www.regionmidtjylland.dk

29. Henvisning opbrugt 29 ▪ www.regionmidtjylland.dk

30. Anden åben henvisning 30 ▪ www.regionmidtjylland.dk

31. Ydelse udført før gyldig henvisning 31 ▪ www.regionmidtjylland.dk

32. Allerede èn gyldig henvisning i brug 32 ▪ www.regionmidtjylland.dk

33. Refhost – læge har lavet 2 henvisninger 33 ▪ www.regionmidtjylland.dk

34. Henvisning udløbet 34 ▪ www.regionmidtjylland.dk

35. Lidt mere om undtagelsesredegørelser § 32 stk. 2. ….Behandlingsbehovet dokumenteres i en redegørelse (en såkaldt undtagelsesredegørelse) udarbejdet af fysioterapeuten…. Redegørelsen underskrives både af fysioterapeuten, patienten og lægen og sendes til Regionen….. Forudsætningen for at tilbyde patienten mere end 20 individuelle behandlinger er, at der foreligger særlige forhold……… …..fysioterapeuten udarbejder en individuelt baseret begrundelse…. Begrundelsen skal være godkendt og underskrevet af patientens læge….. 35 ▪ www.regionmidtjylland.dk

36. Undtagelsesredegørelse - fortsat Det forudsættes, at der kun vil udføres individuelle behandlinger ud over et antal på 20 i begrænset omfang. 36 ▪ www.regionmidtjylland.dk

37. Antal undtagelsesredegørelser • 7321 undtagelser • 2500 er rent faktisk taget i brug • 4821 undtagelser er ”bare for en sikkerheds skyld” 37 ▪ www.regionmidtjylland.dk

38. Og vinderen er……. • Vi ser på tiden for en sagsbehandler som har brugt i gennemsnit 4 minutter pr. undtagelse (post, fax, indtastning, kontrol) • 321 timer = 8,69 ugers arbejde • Udgifter til lægens arbejde: • 4821 x 130,41 = 628.706,61 kr • ”Bare for en sikkerheds skyld”  38 ▪ www.regionmidtjylland.dk

39. Kreditering: • Der skal ikke krediteres i PrakSys – men kun i fysioterapeuternes eget system. • Eksempel v. Charlotte 39 ▪ www.regionmidtjylland.dk

40. Fejlregning - eksempel 40 ▪ www.regionmidtjylland.dk

41. Frem og tilbage… 41 ▪ www.regionmidtjylland.dk

42. Registrering/afregning: • Der må ikke foretages registrering af ydelser forud for behandling! • jfr. tidligere om arbejdsrutiner.Eksempel: holdtræning.Man kan ikke ”fremskrive” en behandling. • Yderne kan kontrollere egne behandlinger via Sundhed.dk • Rigsrevisionen er i gang med en undersøgelse af regionerne 42 ▪ www.regionmidtjylland.dk

43. Information til klinikkerne: • Husk vidensdeling i klinikken – også til sekretæren. • Mange informationer kan med fordel sættes op på opslagstavlen. • Praksisadministration vil gerne kommunikere via nyhedsbreve. Vi har behov for jeres mailadresser! • Forslag fra mødedeltagerne…. • Behov? 43 ▪ www.regionmidtjylland.dk

44. Limiteringskode C: • En regning skal altid udfyldes med den korrekte limiteringskode, alt efter hvilken type behandling en patient modtager. Husk i denne forbindelse at en patient, der efterfølgende får lavet en undtagelsesredegørelse, aldrig starter med limiteringskode 4, men derimod limiteringskode 2, 3 eller 5. 44 ▪ www.regionmidtjylland.dk

45. Limiteringskoder - fortsat • Såfremt der er tale om en henvisning med en progressiv lidelse, skal limiteringskoden altid udfyldes med 3 for holdtræning af 12 måneders varighed. Ligeledes skal statistikfelt D udfyldes med et X, der indikerer, at henvisningen er progressiv. 45 ▪ www.regionmidtjylland.dk

46. Limiteringskoder - fortsat • Hvis der undtagelsesvis udstedes en undtagelsesredegørelse til den progressive henvisning, ændres regningens limiteringskode C fra 3 til 4, men X’et i statistikfelt D bevares. 46 ▪ www.regionmidtjylland.dk

47. Limiteringskode C – eksempler: 47 ▪ www.regionmidtjylland.dk