Module 4: Verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten

1. Module 4:Verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten Aryan van DrielAgentschap SZW Het is moeilijk gemorst water oprapen Chinees Spreekwoord

2. Doelstelling • Een toelichting geven met betrekking tot de verantwoordingsvereisten en administratieve aspecten voor de tweede tranche, teneinde onduidelijkheden, verrassingen en teleurstellingen te voorkomen

3. Wat vertel ik niet ? • De kuur tegen alle kwalen is gevonden • In uw geval is dit de oplossing

4. Wat vertel ik wel ? • Ervaringen 1e tranche (do’s en don’ts) • De vereisten • De aanvraag actie 1; waar moet u op letten ?

5. Ervaringen 1e tranchedon’ts • Dat wisten we niet • Dat doen we later • Dat is niet belangrijk • Dat regelen we wel • Dat valt vies tegen • Dat leidt tot teleurstellingen

6. Ervaringen 1e tranchedo’s • Wij maken gebruik van website en handleiding • Bij twijfel vragen • Goede opzet van het project / goede afspraken OP-partners • Administratie wordt serieus genomen • ESF is (veel) serieus werk, maar het is te doen • De uitvoering verloopt volgens planning

7. De controle- en beheersstructuur • Wie is waar verantwoordelijk voor ? • Wie levert welke gegevens wanneer en hoe aan ? • Wie verzorgt de centrale administratie ? • Wie verzorgt de inhoudelijke rapportage ? • Wie verzorgt de financiële rapportage ? ! Betrek uw accountant vroegtijdig bij de inrichting van de structuur en mocht capaciteit (zie vragen) niet voorhanden zijn huur dan in.

8. De accountant lastig of niet ? • Accountantscontrole van de (financiële) deeladministraties en van de controle- en beheersstructuur (AO/IC) is verplicht • Denk aan opdrachtbevestiging en managementletters ! Indien zich tussentijds omstandigheden voordoen waardoor de voortgang van het project substantieel wijzigt moet het Agentschap hierover schriftelijk ingelicht worden.

9. De duidelijke deelnemersadministratie • Een aanwezigheidsregistratie is altijd verplicht • Een urenregistratie is, wanneer er geen loondervingskosten worden opgevoerd, geen vereiste • Als basis voor kostentoerekening kan het bijhouden van een urenregistratie wel zeer nuttig zijn ! Ontwikkel voor aanvang een standaard (inschrijf)- formulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden (en denk aan bewijsstukken en EU-logo)

10. De duidelijke urenadministratie • Een urenregistratie is integraal of sluitend • Zowel de deelnemers als de instructeur dienen voor de aanwezigheid te paraferen (functiescheiding) • Het controlemoment dient kort te zijn (wekelijks); achteraf paraferen (na enige weken) is niet toegestaan ! Ontwikkel voor aanvang een standaard formulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden (en denk aan het bewaren van de originele vastleggingen).

11. Aanbesteding of niet ?

12. Bij voorkeur door 3 offertes Inbesteding Binnen OP Uitbesteding Privaatrechtelijk 1 Publiekrechtelijk Publiekrechtelijk Marktconformiteit Aanvrager Uitvoerder 2 2 3 Werkelijke kosten 1. Bepaal het niveau waarop sprake is van één project + de publieke / private status 2. Bepaal de soort aanbesteding die moet worden gevolgd 3. Werkelijke kosten moet indien niet voldaan wordt aan voorwaarden (zie schema en toelichting)

13. De verantwoording van interne kosten • Binnen het ontwikkelingspartnerschap kunnen uitsluitend de werkelijk gemaakte kosten worden opgevoerd • Werkelijke kosten zijn de feitelijk gemaakte en verrichte uitgaven

14. Hoe om te gaan met inkomsten ? • Inkomsten die worden gegenereerd met projectactiviteiten, anders dan de cofinanciering, moeten in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten • Inkomsten die afkomstig zijn van deelnemers aan het project en bijdragen, niet zijnde financiering, moeten ook in mindering worden gebracht op de subsidiabele kosten ! Denk aan inkomsten die verband houden met het project, die buiten de projectperiode zijn verantwoord.

15. En tenslotte de financiering ? • De ESF-Equal financiering bedraagt maximaal 50% van de subsidiabele kosten • De cofinanciering met middelen van derden kan uitsluitend geschieden op basis van een schriftelijke overeenkomst • De financiering dient weergegeven te worden volgens de werkelijke realisatie ! Leg vast of aanvullende subsidiemogelijkheden elders zijn aangevraagd of dat zij zijn toegewezen.

16. De aanvraag actie 1; waar moet u op letten?