MILJÖREVISION

1. Miljörevision DAG 3 Planering inför miljörevision samt formulering av inledande frågor. Vi genomför en övningsrevision där vi använder våra inledande frågor. Diskussion vad revisionsrapporten skall innehålla och hur man kan formulera delarna med avseende på den information man fick under övningsrevisionen. Principer för värdering av avvikelser. Kursen avslutas med ett prov och en kursutvärdering. MILJÖREVISION

2. MILJÖREVISION

3. Revisionsrapport Revisionsrapport Del 1 Formalia När, var, av vem utfördes revisionen? Vilka krav och delar av organisationen tittade man på? Vad blev resultatet? Vem får resultatet, rapporten? Hur hanteras den vidare? Vad skall man göra i organisationen efter revisionen? Underskrift. Dnr, arkivering. Del 2 Textdel Skriv om iakttagelser/observationer som ni tycker är viktiga. Glöm inte att starta med positiva! Skriv om rekommendationer som ni tycker är viktiga. Del 3 Avvikelser Avvikelser i lista, numrera. En avvikelse (= en åtgärd per avvikelse). Inga långa texter! Skriv så att mottagaren förstår vad som skall göras utan att skriva vad de skall göra! MILJÖREVISION

4. Efterarbete miljörevision • Revisionsrapport • Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten • Tid: 16 september 2010, kl 08.30-16.00 • Plats: Stockholm • Revisionsledare: Nils Nilson • Revisor: Mats Matson • Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EMAS samt tillämplig miljölagstiftning • Omfattning • Miljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: • Agatan 1, ledning och förvaltning • Agatan 1, 3 och 5, Avdelning A • Agatan 1 och 3, Avdelning B • Agatan 3 och 5, Avdelning C • Bgatan 3, Borlänge, Avdelning D • Syfte • Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för avdelningen överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt myndighetens miljöhandbok och andra krav. MILJÖREVISION

5. Efterarbete miljörevision Revisionsrapport Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten (forts) Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen på avdelningens sidor om ”Miljö och hållbar utveckling”, genomfört samtal med avdelningschef, miljösamordnare, enhetschefer, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid avdelningens ledning samt enhet B, C och D. Platsbesök genomfördes på Agatan 1, 3 och 5. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt följande: MILJÖREVISION

6. Efterarbete miljörevision Revisionsrapport Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten (forts) Kommentarer och slutsatser Avdelningen arbetar aktivt och med stort engagemang inom sitt miljöledningssystem. Avdelningen har ett väl fungerande miljöledningssystem … Avdelningen följer aktuella miljölagar. Avdelningens miljöledningsdokument finns samlade … Avdelningen saknade vid revisionstillfället … Rekommendationer Avdelningen rekommenderas att arbeta vidare med sitt miljöledningssystem … Vissa dokument bör uppdateras i miljöledningssystemet... Vi besöket ute i verksamheten fanns även förbättringsförslag om … som avdelningen bör arbeta vidare med. Informatören bör avsätta den tid som behövs för att hålla avdelningens miljösidor uppdaterade. MILJÖREVISION

7. Efterarbete miljörevision Revisionsrapport Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten (forts) Hantering av revisionsrapport Kopia av revisionsrapporten översändes till reviderad enhet samt myndighetens miljösamordnare. Originalet skickas till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten kommer att delges generaldirektören vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Underskrift Bilagor med avvikelser och noteringar MILJÖREVISION

8. Efterarbete miljörevision Bilaga 1 AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION Formulering av avvikelser: Tala om vad som inte fungerar. Skriv inte vad organisationen skall göra Bedömning av avvikelse: Stor avvikelse: följer ej lagstiftning eller kravdokument Mindre avvikelse: följer ej egna rutiner, gamla dokument, miljöhandboken ej uppdaterad mm Noteringar: friare skrivning, förbättringsförslag, länkar som inte fungerar, ansvar ej klarlagt, iakttagelser vi besök mm MILJÖREVISION

9. GRUPPUPPGIFT Du har nu intervjuat personer inom en miljörevision Skriv en revisionsrapport enligt den mall som finns vid Göteborgs universitet MILJÖREVISION

10. Efterarbete miljörevision AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION Exempel 1 Vid intervjun visade det sig att avdelning A inte följt upp sina miljömål de senaste 3 åren. Exempel 2 Vid intervju visade det sig att personal som hade hand om farligt avfall, batterier, lysrör, glödlampor, lågenergilampor och dataskrot inte fått någon utbildning om varför och hur man skall göra. Man bara gjorde som man gjort tidigare. Exempel 3 Inköparna kände ej till att det fanns en lagstiftning som reglerade inköp av bilar vid myndigheter, trots att de nyligen köpt en bil till myndigheten. UPPGIFT 5 Formulera avvikelsetexten för följande exempel och bedöm om det är större avvikelser, mindre avvikelser eller bara noteringar. MILJÖREVISION

11. Efterarbete miljörevision AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION Exempel 4 Vid intervjuer med anställda visade det sig att flera inte hade sett eller kände till myndighetens miljöpolicy Exempel 5 Vid intervjuer med anställda visade det sig att källsorteringssystemet införts utan att de fått någon information om vad man skulle slänga i respektive fraktion Exempel 6 En anställd hade vid flera tillfällen kontaktat miljöansvariga och påpekat hur mycket koldioxid som vår dataanvändning medför, men utan att ha fått någon respons från miljöansvariga Exempel 7 Vid intervju med myndighetens upphandlingschef visade det sig att han tyckte det var olagligt att ställa miljökrav vid upphandling MILJÖREVISION

12. Efterarbete miljörevision • AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION • Exempel 8 • Vid genomgång av myndighetens miljölaglista visade det sig att man inte hade med • Förordningen (2008:834) om producentansvar för batterier • Förordningen (2005:209) om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter • Exempel 9 • Vid intervju med en person som var omnämnd i handlingsplanen som ansvarig för ett mål visade det sig att denne person nu fått andra arbetsuppgifter och inte alls sysslade med detta. • Exempel 10 • Vid intervju med en ur personalen som är skötselansvarig för ett • naturreservat visar det sig att man har utedass och själva tar hand om • latrin tömningen. Så har man alltid gjort och tror inte det behövs något • särskilt tillstånd för detta MILJÖREVISION

13. Efterarbete miljörevision AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION Exempel 11 Vid revisionen saknades revisionsrapporter från de 2 senaste åren. Avdelningschefen hävdar att man haft miljörevision men ingen kan hitta dokumenten Exempel 12 Vissa mål i dokumentationen saknade helt nyckeltal vilket gör att man inte kan mäta om man blir bättre för varje år Exempel 13 Myndigheten har inte lämnat någon redogörelse till Transportstyrelsen för sina inköp, sin leasing och sina upphandlingar vad gäller fordon under föregående kalenderår Exempel 14 Vid revisionen upptäckte ni att avdelningen hade ett nytt kontor, som inte beskrivits i miljöledningssystemet, i en annan kommun MILJÖREVISION

14. Efterarbete miljörevision AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION MILJÖREVISION

15. Efterarbete miljörevision • AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION • Hantering efter revisionsrapport • Analys av orsak till avvikelse (verksamhetsansvarig) • Planerad korrigerande åtgärd (ansvarig, klart senast) • Uppföljning av korrigerande åtgärds effekt (ansvarig, klart senast) UPPGIFT 6 Formulera analys och plan för åtgärd enligt följande exempel MILJÖREVISION

16. Efterarbete miljörevision AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION AVVIKELSERAPPORT NR: NN08 Avdelning: Förvaltningen Dokumentreferens: Miljölaglistan Standardkrav: ISO14001, 4.3.4 Lagar och andra krav Bedömning: Stor avvikelse Beskrivning av avvikelse: Myndigheten har inte lämnat någon redogörelse till Transportstyrelsen för sina inköp, sin leasing och sina upphandlingar vad gäller fordon under föregående kalenderår i enlighet med de bestämmelser som finns i Förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor. 1. Analys av orsak till avvikelse: Gjord av: Datum: 2. Planerad korrigerande åtgärd: Ansvarig: Genomförd senast: 3. Uppföljning av korrigerande åtgärds effekt: Ansvarig: Genomförd senast: MILJÖREVISION

17. Men ... Se till att miljöledningssystemet inte blir bara miljöhandbok, regler, rutiner, revisioner och rapporter… Under miljörevisionen kommer ni att möta många miljöfrågor och trötta personer. Ge dem ett miljöleende och svara på alla frågor så gott ni kan. Lova att återkomma om ni inte kan svara direkt. Tänkt på att ni personifierar miljöarbetet. MILJÖREVISION

18. Kunskapstest Skriv namn När du är klar, gå till Ulf och byt mot kursintyg Gör därefter kursutvärdering Kursutvärdering Tala om vad du tyckte om kursen. Allmänt. Passade den för dig? Var det något du saknade? Något vi kan ta bort? Namn: frivilligt Marianne och Ulf tackar er för en trevlig kurs och hoppas ni får göra många interna miljörevisioner. MILJÖREVISION