Associazione utenti Italiani aleph

1. http://www.itale.it Un piano nazionale di migrazione: obiettivi, aspetti organizzativi, elementi criticiForum di discussione con Atlantis Associazione utenti Italiani aleph Liliana Bernardis Università degli studi di Udine

2. Precedenti • Sessioni analoghe nell’ambito dei Meetings ICAU (a partire dal Meeting di Parigi del 2002) • Forum coordinato da Paolo Tealdi in occasione del 2° Workshop ITALE (Siena, dicembre 2002) Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

3. Caratteristiche • Discussione di aspetti generali di interesse comune legati al processo di migrazione, sia sotto il profilo organizzativo che su quello tecnico • Escluse le specifiche segnalazioni locali veicolate attraverso il PRB data base e le richieste di sviluppo da presentare attraverso le procedure ICAU Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

4. Organizzazione e pianificazioneQuesito 1 Nella documentazione distribuita da Atlantis in vista del Piano nazionale di migrazione alla versione 16.2 e, attraverso l’Associazione Itale, pubblicata con accesso protetto sul server http://www.itale.it, non si fa cenno alle modalità di segnalazione di eventuali problemi nella fase di migrazione alla nuova versione. Il progetto Update Express del Gruppo Nazionale del Regno Unito e Irlanda prevede l’utilizzo del PRB database anche per la fase di test. Non sarebbe utile fornire delle indicazioni al riguardo ad evitare che ogni installazione utilizzi il PRB attuale con modalità diverse di segnalazione (il riferimento alla versione 16.2 è effettuato in campi diversi o non è neppure esplicitato) e con riflessi negativi sulle possibilità di ricerca? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

5. Organizzazione e pianificazioneRisposta 1 Da un punto di vista tecnico e di gestione si può ovviamente utilizzare il PRB server anche per le segnalazioni relative al processo di migrazione dalla 14.1 alla 16.2. Da un punto di vista dell’utilità di questo approccio la nostra opinione è che le segnalazioni di questo tipo dovrebbero seguire un iter separato, cioè il tradizionale scambio di e-mail. Il motivo è che una buona parte delle segnalazioni durante la migrazione riguardano problemi temporanei di messa a punto, che non sono quindi bugs e non sono problemi che necessariamente hanno caratteristiche di ripetitività per le altre installazioni. In altri termini, una volta trasferiti nel knowledge base, rischiano di produrre solo confusione andandosi a mischiare con i veri bugs riscontrati dalle installazioni in produzione. Si tratta quindi, non di una nostra scelta tecnica, ma di una scelta cautelativa a favore della integrità del knowledge base inteso come strumento di lavoro per gli Utenti. Detto questo ci rimettiamo alle vostre scelte, in base alle quali verrà redatta una nota da distribuire utilizzando il canale ITALE. In caso di utilizzo del PRB server l’appartenenza della segnalazione alla 16.2 potrebbe essere inserita come prefisso del campo soggetto. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

6. Organizzazione e pianificazioneQuesito 2 L’Appendice 5 del Progetto Update Express includeuna Check list dei controllida effettuare, per le varie funzioni, sia nella fase di test che prima dell’entrata in produzione. Non sarebbe opportuno tradurlo, integrarlo se necessario e distribuirlo alle singole installazioni in modo da avere dei percorsi di verifica omogenei e guidati? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

7. Organizzazione e pianificazioneRisposta 2 Se lo ritenete opportuno, trattandosi di un documento “abbastanza contenuto”, possiamo farlo, però, in linea generale di principio, si è stabilito che tutta la documentazione tecnica per gli utenti è disponibile sul doc-portal di Ex libris (in particolare: aleph-tree search/aleph_customers/upgrade express to 16.02). Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

8. Organizzazione e pianificazioneQuesito 3 3a La schedulazione prevista da Atlantis nel documento “Promemoria per gli utenti”, per quanto solo esemplificativa, si sta rivelando in realtà largamente inapplicabile. 3b I problemi incontrati sulle varie piattaforme, i tempi eccessivamente lunghi di risposta alle segnalazioni nella fase di test, le carenze del modello formativo, le dilatazioni dei tempi legate al perfezionamento della formazione a livello locale, richiedono non solo una revisione della tempistica ma anche una maggiore integrazione e una gestione più codificata delle varie fasi del processo di migrazione (offerte, invio di documentazione, programmazione, ecc.) 3c E’ possibile pensare ad una revisione di questo modello, che offra al cliente un’assistenza più coordinata di tutti questi aspetti? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

9. Organizzazione e pianificazioneRisposta 3 3aRicordiamo che la schedulazione di massima, giustamente definita esemplificativa, è nata dalla esigenza di dimostrare che il processo di migrazione esteso a tutte le istituzioni poteva essere svolto in tempi molto contenuti. Non bisogna perdere di vista che l’input ricevuto a suo tempo da Atlantis verteva sostanzialmente su un punto : contenere i tempi, evitare cioè disallineamenti di versione tra gli utenti per periodi troppo lunghi. Il piano di massima, per poter funzionare, richiedeva un impegno puntuale non solo di Atlantis ma anche delle istituzioni, cioè in altri termini la loro disponibilità ad effettuare la migrazione a ritmi serrati cercando di seguire la scaletta proposta. Alla prova dei fatti, per motivi comprensibili ma certo non imputabili ad Atlantis, sin dall’inizio ci sono state presentate delle schedulazioni che vanno dalla tarda primavera del 2004 alla fine del 2005 con estensioni nel 2006. Più che di inapplicabilità del modello bisognerebbe parlare di intervenuta mancanza dei presupposti. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

10. Organizzazione e pianificazioneRisposta 3 3bPer intraprendere delle azioni correttive sulla formazione ed anche sui tempi di risposta avremmo bisogno di un feedback più particolareggiato. Sapere cioè su quali argomenti la formazione si è rilevata carente ed in generale quali aspettative sono state disattese. Da parte nostra riscontriamo una oggettiva difficoltà a programmare ed effettuare i corsi library manager dovuta ad una frequente non omogeneità dei gruppi in relazione alle modalità di utilizzo. L’esempio più evidente è la presenza o meno di un ambiente multi-adm, ma altrettanto critiche possono essere le modalità di utilizzo più o meno sofisticate da parte di istituzioni dello stesso gruppo. Sarebbe inoltre necessario regolamentare i tempi di risposta dell’Utente per l’invio dei riscontri sui dati convertiti. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

11. Organizzazione e pianificazioneRisposta 3 3c Sicuramente è possibile e, riallacciandosi a quanto detto precedentemente, è sicuramente opportuno, ma di nuovo per una gestione più rigorosa sarebbe necessario che i gruppi di istituzioni che si accingono a migrare effettuassero un coordinamento preventivo al loro interno. Di nuovo ricordiamo che tutta la documentazione standard ( compreso l’Upgrade Express User Guide) è disponibile nel doc-portal nel folder sopra citato, possiamo mandare un promemoria che enfatizzi questa disponibilità. Nelle circostanze attuali ogni standardizzazione preventiva dei programmi di lavoro e delle offerte, a parte l’applicazione dei criteri generali riportati nel promemoria consegnato ad ITALE, è del tutto impossibile. In questo momento (data delle risposte) ad un mese dall’inizio della attività per il prossimo gruppo ci mancano ancora tutte le conferme della effettiva partecipazione e non sappiamo chi aderisce ai corsi collettivi e chi invece sceglie corsi individuali per tutte le sessioni o solo per quella applicativa. La realtà attuale è che noi spediamo una offerta standard per i corsi collettivi, poi, a richiesta, delle offerte specifiche per corsi singoli che, nel caso vengano accettate, possono invalidare l’offerta iniziale per gli altri partecipanti, così come, in alcuni casi, possono mettere in crisi la schedulazione proposta. … Per concludere siamo disponibili a studiare una razionalizzazione del processo di migrazione, ma possiamo farlo solo in presenza di un input chiaro e definitivo da parte delle istituzioni interessate. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

12. Organizzazione e pianificazioneQuesito 4 Il processo di migrazione non viene formalizzato sulla base di un accordo che specifichi, per entrambe le parti, garanzie e tutele. Sulla base dell’esperienza relativa al contratto unico di assistenza, recepito su proposta dell’Associazione ITALE, sarebbe possibile pensare all’elaborazione di un accordo-tipo da proporre alla varie istituzioni per la migrazione? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

13. Organizzazione e pianificazioneRisposta 4 Non abbiamo nulla in contrario, potete preparare una bozza da discutere. Ci sembra però che questa bozza dovrebbe essere consistente con il (e conseguente al) nuovo flusso di migrazione concordato (vedi punto precedente). Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

14. Organizzazione e pianificazioneQuesito 5 Alcune novità della versione 16.02 comportano una totale revisione dell’impostazione di lavoro attuata con le versioni precedenti. Per es. la gestione dei legami di tipo 447 si basa, nella nuova versione, su un uso dei legami paralleli incompatibile con la modalità di gestire questi legami nella versione 14.1 Né è prevista, allo stato attuale, una conversione al riguardo. Con il risultato che un’installazione si vede o costretta a non utilizzare la nuova modalità (che pure sarebbe interessante per la risoluzione di alcune casistiche) oppure a rivedere tutti i record già creati con la modalità di lavoro (l’unica) in precedenza utilizzabile. Stessa cosa per i piani di pubblicazione da nessuno gestiti fino ad ora con l’853 e 853X e che ora comportano una modalità diversa di controllo, con dei risultati differenti di visualizzazione per l’utente. All’atto di scegliere per il mercato italiano la localizzazione di una nuova versione, quanto pesa (e se pesa) la consapevolezza di modi consolidati, a livello nazionale, di lavorare e di gestire funzioni sia catalografiche che amministrative come quelle indicate? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

15. Organizzazione e pianificazioneRisposta 5 Entrambe sono teoricamente praticabili, ma la seconda ci sembra decisamente la più razionale e lungimirante ( ed alla fine anche la meno dolorosa). Seppure pressato e costretto il produttore del software (sempre in corsa per adeguarsi al meglio) troverebbe una soluzione di compromesso che dovrebbe trascinarsi dietro per N versioni a venire. Per quante versioni potrebbe farlo se ad ogni nuova versione si presentassero analoghe evenienze, cioè le duplicazioni funzionali richieste si moltiplicassero? Dovrebbe per sempre mantenere una versione sempre più “datata” all’interno della versione più avanzata? E l’utente che reale interesse ha di tenersi ancorato a modalità di gestione in qualche modo “sorpassate”? Prima o poi non scorgerebbe la necessità e la convenienza di allinearsi? Non conviene allora allinearsi per piccoli passi man mano che si presenta la necessità ? La questione, a nostro avviso, va posta in termini più ampi. Aleph 500 è un sistema di automazione di diffusione mondiale e viene mantenuta una unica versione al livello più avanzato di aggiornamento, o almeno questo è il target da perseguire. …. La scelta diventa allora obbligata, cioè cercare in tutti i modi di tenersi allineati alla versione più recente (vedi decisione di saltare la15.2 per allinearsi alla16.2). Tutti gli sforzi devono allora essere indirizzati nel pretendere che le nuove versioni siano rispettose delle esigenze dei differenti mercati e “compatibili”con le modalità di utilizzo pregresse. … Per quanto riguarda i due aspetti citati ci rendiamo conto che, anche se si tratta di miglioramenti, il problema di ricucire le due modalità di utilizzo per le installazioni già avviate sussiste. Le soluzioni sono di due tipi: - pretendere che il produttore mantenga in vita la possibilità di scegliere tra la vecchia e la nuova soluzione; - procedere ad un adattamento (riteniamo sia fattibile con programmi sviluppati ad hoc) dei dati pregressi per renderli compatibili con le mutate funzionalità. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

16. Organizzazione e pianificazioneQuesito 6 Sarebbe possibile avere sul server www.libris.it , area documentazione, uno spazio da riservare alla pubblicazione di tabelle, file, template, capitoli dello User Manual tradotti in italiano? Ogni istituzione potrebbe contribuire per le parti da essa direttamente curate. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

17. Organizzazione e pianificazioneRisposta 6 Sicuramente si, sarebbe opportuno che all’interno di ITALE venisse designato un referente che interagisca con Atlantis per l’organizzazione e la gestione di questo servizio. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

18. Problemi TecniciQuesito 1 1a Su alcune tabelle nella fase di migrazione si sono riscontrati dei problemi 1b I kit di migrazione vengono costantemente aggiornati per risolvere i problemi noti? 1c Esiste un elenco di “known bugs” relativi al kit? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

19. Problemi tecniciRisposta 1 1a Vero 1b Si 1c I bugs noti sino ad ora sono stati rimossi, non siamo al corrente di bugs in sospeso Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

20. Problemi TecniciQuesito 2 Ad oggi non sappiamo con chiarezza cosa il kit converta automaticamente e cosa no. Molte tabelle sono state sistemate e integrate manualmente dai Library manager. Esiste un decalogo dei controlli che il Library Manager può effettuare, nella fase di test, subito dopo la migrazione dei dati? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

21. Problemi tecniciRisposta 2 Non è possibile condensare in un documento di poche pagine i controlli che garantiscano in toto il buon fine della conversione. L’Upgrade Express User Guide (111 pagine) riporta esaurientemente, tra le altre informazioni, l’elenco delle tabelle di nuova introduzione e quello delle tabelle che devono essere aggiornate manualmente. Durante il corso LM viene data ulteriore enfasi a questi argomenti. Un buon sistema di diagnosi è quello di partire dagli effetti, testare cioè le funzionalità dei vari moduli. Comportamenti anomali sono quasi sempre indice di incongruenze nelle tabelle parametriche di pertinenza. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

22. Problemi TecniciQuesito 3 3a Il modulo dei periodici attualmente è quello che presenta le maggiori criticità nella versione 16.2. Il modello di previsione basato sui campi 853 e 853x, pensato proprio per gestire con maggiore efficienza irregolarità sistematiche nei piani di pubblicazione, non funziona. 3b Non solo: con alcuni kit di migrazione ci sono stati grossi problemi nell’apertura dei piani di pubblicazione con la modalità tradizionale. Entro quando saranno presumibilmente superati questi problemi? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

23. Problemi tecniciRisposta 3 3a Ci sembra più giusto dire che funziona a meno di alcuni bugs segnalati ed in corso di elaborazione da parte di EXL. 3b I problemi relativi all’apertura dei piani di pubblicazione con la modalità tradizionale sono già stati risolti Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

24. Problemi TecniciQuesito 4 4a Quando potranno essere disponibili per installazioni UNIMARC servizi attualmente utilizzabili solo da parte di installazioni MARC21? Vedi ad es. le procedure p-serial-51 e p-serial-52 (esporta ed importa i record 85X), che effettuano le verifiche solo su campi MARC21 (022,035 e 245) 4b e quando ci sarà la possibilità di configurare un output XML UNIMARC per i nostri server z3950? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

25. Problemi tecniciRisposta 4 4a Dalle prove che abbiamo effettuato il servizio ci risulta disponibile 4b Questo è un bug segnalato ed in corso di soluzione Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

26. Problemi TecniciQuesito 5 Che cosa implica il passaggio dalla gestione per sottobiblioteche alla gestione con unità d’ordine? E’ possibile riconfigurare le proprie tavole passando dalla gestione per sottobiblioteche alla gestione per unità d’ordine, in vista di una implementazione più efficiente di certe funzioni, senza incorrere in problemi? Ci sono esempi di strutture che hanno già affrontato questo passaggio? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

27. Problemi tecniciRisposta 5 Il passaggio alla gestione per Unità d'ordine dal punto di vista delle tabelle Aleph vuol dire solo attivare uno switch in tab100 e definire le Unità d'ordine nella tab_sub_library.lng. L'attivazione dello switch è esclusiva: o si lavora con le sottobiblioteche o con le unità d'ordine. Da un punto di vista operativo rimane solo da attivare delle password che consentano di lavorare con le Unità d'ordine. Budget e fornitori devono essere associati alle Unità e non alle sottobiblioteche. Quindi al livello attuale di approfondimento dobbiamo concludere che non è attuabile un cambio di modalità di gestione “on-the-fly”, senza cioè aver prima chiuso la precedente gestione per sottobiblioteche. Stiamo comunque approfondendo il problema. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

28. Problemi TecniciQuesito 6 Molti utenti lamentano il fatto di dover lavorare con una risoluzione impostata a 1024x768 pixel. Sono state effettuate delle prove nel tentativo di rendere i font interni al client più leggibili? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

29. Problemi tecniciRisposta 6 La segnalazione ci è pervenuta da un solo utente in data 16/03, siamo tuttora in corso di approfondimento. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

30. Problemi TecniciQuesito 7 Desidereremmo avere alcune informazioni relativamente all’aggiornamento tramite Service Pack e Version check: 7a è possibile installare autonomamente i SP? 7b le tabelle su server e i file della GUI, con questa modalità di aggiornamento, vengono completamente sovrascritti o viene modificata solo una parte della tabella/file? 7c gli eventuali aggiornamenti della GUI, in caso di installazioni multi-adm, vengono scaricati per tutti? 7d c’è qualche differenza nel funzionamento dell’opzione Version check tra l’installazione network e quella stand alone? Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

31. Problemi tecniciRisposta 7 7aAttualmente Ex-libris rilascia un nuovo service pack ogni 15 giorni rendendolo disponibile sul "documentation portal". Questo e' completamente in inglese e non contiene le personalizzazioni in italiano che normalmente vengono realizzate da Atlantis. Essendo il service pack incrementale (vengono cioè installate tutte le correzioni a partire dall'ultima presente sul server su cui si agisce) non e' necessario installare tutti i service pack rilasciati. Da parte nostra l' adozione di un nuovo service pack avviene ogni due mesi circa; questo implica la preparazione della nuova versione del GUI client allineato al service pack, l' aggiornamento delle biblioteche UNIxx, delle schermate html e dei moduli di stampa. Per consentire agli Utenti di installare autonomamente il service pack metteremo a disposizione su un sito web il distribution kit originale del service pack, la versione del client GUI con interfaccia in italiano, la copia dell' albero di directory delle biblioteche UNIxx, la copia delle directory contenenti i files html e XML usati dalla versione.  Il Cliente dopo aver installato il service pack dovrebbe sostituire le UNIxx con quelle presenti sul nostro server in modo da poterle usare poi come riferimento per le modifiche da eseguire sulle biblioteche di produzione  (che trovera' elencate nella documentazione del sp), e dovra' anche sostituire/aggiornare i files html/XML utilizzando quelli presenti sul server ATL. Per quel che riguarda il GUI client l' utente potra' scegliere se ridistribuire il client completamente o se aggiornare i vari pc utilizzando il "version check". Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

32. Problemi tecniciRisposta 7 7b Come traspare dal punto precedente le tabelle parametriche residenti sul server  non vengono aggiornate automaticamente dal service pack; il service pack al momento dell' installazione aggiorna le tabelle delle biblioteche USMxx. Da parte nostra aggiorniamo le tabelle delle biblioteche UNIxx. Come detto precedentemente l’Utente potrà aggiornare la GUI sui pc su cui e'installata  utilizzando il "version check". Questo programma può essere attivato automaticamente al momento dell'avvio del pc o manualmente dall' icona presente nel gruppo di programmi che viene creato al momento dell' installazione della GUI. 7c Il client GUI controlla se nella directory indicata nella sezione [Version Control] del file alephcom.ini i files presenti (rispettando la struttura delle directory del client) sono più recenti rispetto a quelli locali. Per cui i client che fanno riferimento ad una particolare biblioteca ADM potrebbero cercare gli aggiornamenti in una posizione diversa da quelli che lavorano su un' altro ADM. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

33. Problemi tecniciRisposta 7 7d Nell' installazione di tipo network l' aggiornamento del client deve essere fatto solo sul pc su cui e' installato il client in modalità Main network. Sugli altri computer (su cui viene installato il programma net500.exe) vengono utilizzati i programmi ed i files di configurazione presenti sul pc centrale. Specificatamente per i files di configurazione (.ini,  .dat ecc.), prima di leggere i parametri dall' installazione principale, viene verificata l'eventuale presenza dello stesso nel file di configurazione locale; in questo caso ha valore il parametro locale. Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

34. Conclusioni • Necessità per le istituzioni di riappropriarsi del progetto, per capire e definire il proprio ruolo (l’identificazione del sistema di attori e la definizione degli interessi sono prioritarie in ogni attività di Project Management) • Spazi per: • definizione di un accordo tipo a carattere nazionale per la migrazione • collaborazione allo scopo di predisporre una documentazione più accurata • installazione autonoma dei service pack (tramite messa a disposizione del distribution kit originale) Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

35. Conclusioni Cosa ripianificare? • La valutazione dei tempi • La gestione dei rischi (attraverso l’analisi delle risorse) • I contenuti della formazione (mediante la definizione di una proposta più articolata) • La valutazione delle performance di progetto Forum di discussione con Atlantis-Liliana Bernardis

36. http://www.itale.it Un piano nazionale di migrazione: obiettivi, aspetti organizzativi, elementi criticiForum di discussione con Atlantis Associazione utenti Italiani aleph Liliana Bernardis Università degli studi di Udine