Agresso

1. Agresso Hovedbok

2. Agresso hovedbok • Oppretting av brukere i Agresso • Høyskolenes økonomimodell implementert i Agresso • Kontoplan • Konteringsregler • Spørring • Begrepsapparatet • Faste registre • Rapporter • Budsjettering • Automatposteringer • Periodiske rutiner • Årsavslutning

3. Agresso Hovedbok 2 hovedfunksjoner : • Rene regnskapsmessige funksjoner • Konteringsregler • Automatposteringer • Budsjettering • Registrering av hovedboksbilag • Overføring av lønnsdata fra SLP • Spørring • Standardrapporter • Periode- og årsavslutning • Opprettelse og vedlikehold av basisfunksjonalitet på tvers av flere moduler. Foretas primært under menypunktet Hovedbok - Kodeplan • Begrepet med tilhørende verdier • Konterings-/rapporteringsbegreper • Bl. Annet Relasjoner med tilhørende verdier

4. Oppretting av brukere i Agresso For at det skal være mulig å identifisere hvem som har gjort hva og hvem sine utskrifter som ligger på skriver må vi opprette brukere i Agresso. Hver person som skal jobbe i Agresso skal ha sin egen bruker i Agresso. For Agresso-systemadministratorer kan det være hensiktsmessig å ha en ordinær bruker som brukes til ordinær bruk og en annen bruker som benyttes til system-oppgaver. Fordelen med en ordinær bruker er at en da vil få samme driftsmiljø som alle andre og vil derfor sannsynligvis oppdage evt feil ifb adgang på et tidligere tidspunkt enn dersom en kun benytter er bruker med alle rettigheter. Først oppgis koden for Firma 2 tegn (HS) deretter trykkes tabulator-tasten. For å se hvilke brukere som er eksisterer fra før trykkes F7 eller en dobbelklikker på på Kikkert-knappen. Som standard får bruker samme passord som verdien i feltet Navn. Kan endres i Verktøymenyen. Når aktuelle opplysninger er lagt inn lagres ny bruker ved å klikke på Diskett-knappeneller trykke på F12.

5. Antall linjer i skjermbildet

6. Feltforklaringer : Bruker Unikt navn som legges som signatur i alle transaksjoner en lagrer (nye/eksisterende). Merk bruk av små/store bokstaver Navn Unikt navn som benyttes ved pålogging til Agresso SK Språkkode. Hvilket språk skal denne brukere benytte i Agresso. Språkene må være installert for at det skal fungere. Engelsk språklige personer kan m.a.o få Agresso i engelsk språkdrakt. Ressurs Ansatt-nummer legges inn ved bruk av modulene Innkjøp, Ordre/Fakturering Reise/Personalreskontro BrkGrp Brukergruppe. Angir hvilke opplysninger en har tilgang til. For systembrukere kan en benytte SUPER som ikke gir noen begrensinger i det hele tatt. AutGrp Autorisasjonsgruppe. Angir hvilke menypunkter en har tilgang til og om en har lov til å lese, skrive, endre og/eller slette data. P Prioritet ved utskrift der 0 er lavest og 9 høyest. I utgangspunktet kan det være ok å gi en prioritet ’midt på treet’. Skriver Aktuell brukers standard-skriver. Benyttes som forslag ved bestilling av rapporter. S Status. N=Normal. P=Parkert, dvs midlertidig sperret. T=Terminert dvs permanent sperret. Fra/Til Intervall for klokkeslett brukeren har adgang til systemet. 0=Ingen sjekk på klokkeslett.

7. Økonomimodellen implementert i Agresso Kontoplanen i Agresso sammen med tilhørende konteringsregler er høyskolenes implementering av økonomimodellen i Agresso. Klikk her med mus for beste tilpasning

8. Konteringsregel • Bestemmer hvilke felt som skal fylles ut ved registreringen • “Default”-verdier kan settes • Faste verdier som ikke kan overstyres • Kan benyttes av flere konti

9. Får advarsel ved negativt fortegn ved registrering Konteringsregel Ved X vil det kontrolleres at akltuell brukergruppe har lov til å benytte denne verdi Angir hvilke opplysninger som skal legges inn på den enkelte transaksjonlinje M =Må F =Fast O =Valgfri u/kontroll ” ”=Valgfri m/kontroll Ved å angi foranliggende felt kan en sikre at en bare får registrere gitte kombinasjoner. Forutsetter at det er relasjoner og verdier for aktuelle begreper Forslag ved registrering Valutakursregister Tekst kan registreres på transaksjonen

10. 2. Trykk her for å se relaterte felter 1. Plasser markør i aktuelt felt Det enkleste ’stedet’ en kan se hvordan økonomimodellen kan benyttes er å se nærmere på er Spørring saldotabell eller Spørring periodisk saldotabell. Menypunktet finnes under Hovedbok - Spørring - Spørring periodisk saldotabell. En saldotabell er et kartotek/tabell som er organisert slik at data lages på et aggregert nivå. Nivåene tar utgangspunkt i Konteringsbegreper men ved hjelp av relasjoner til Rapporterings- begreper kan en ved spørring også få gruppert og summert på rapporteringsbegreper.Saldotabeller kan brukerdefineres i systemadministrasjon.

11. Eksempel på spørring på periodisk saldotabell. Gruppert på Resultatgrupper.

12. Trykk på Neste får å se neste nivå. Trykk på Siste får å se uten ’komprimering Etter at Finn (F7) er trykket Ved å plassere markør på linje og deretter trykke Zoom Kan en se hvilke posteringer som inngår i summene.

13. Etter at Siste er trykket

14. Eksempel på saldotabell spørring. Budsjettansvar per formålsgruppe

15. Etter at Finn (F7) er trykket

16. Etter at Siste er trykket

17. Hva er gjort for å implementere økonomimodellen ? • Begreper • Begrepsverdier • Relasjoner • Relasjonsverdier • Begrep pr relasjon • Relasjoner pr begrep

18. Begreper I menypunkter Hovedbok-Kodeplan-Begreper legger en inn navn som benyttes på begrep og i hvilke konteringsdimensjon det kan benyttes i. Interne Agresso- verdier. Må ikke endres etter opprettelse Overskrifer. Kan endres Plassering i konteringsstreng. ”Fri” = Inngår ikke i konteringsstreng Benyttes ved kodekomplettering i konteringsregler A=Alfanumerisk N=Numerisj

19. Begrensinger i ulike dimensjoner/Typer Konto maks. 8 Alfanumerisk Dimensjon 1 maks. 8 Alfanumerisk Dimensjon 2 maks. 8 Alfanumerisk Dimensjon 3 maks. 8 Alfanumerisk Dimensjon 4 maks. 8 Alfanumerisk Dimensjon 5 maks. 12 Alfanumerisk Dimensjon 6 maks. 4 Alfanumerisk Dimensjon 7 maks. 4 Alfanumerisk Valuta maks. 3 Alfanumerisk Firma maks. 2 Alfanumerisk Lev.nr maks. 8 Numerisk Kundenr maks. 8 Numerisk Avgift maks. 2 Alfanumerisk

20. Feltet Vedl=Vedlikehold. A Automatisk oppdatering av begrepsverdier. Det finnes allerede Skjermbilde for ajourhold av disse verdiene i Agresso eller de vedlikeholdes fra eksterne forsystem. M Manuell oppdatering. Begrepsverdier oppdateres via skjermbildet Begrepsverdier. O Begrepet har ikke faste begrepsverdier knyttet til seg. Kan f.eks. brukes for felt som f.eks. "arbeidsordrenr", o.l. i konteringsstrengen, eller ved definering av relasjoner Brk=Brukergruppekontroll Ved spørring på transaksjoner med dette begrepet vil det bli utført Brukergruppe kontroll dersom det er krysset av i denne boksen. En vil da bare få se transaksjoner som har ’lovlige’ verdier for dette begrepet. P=Periode Begrepsverdier skal registreres med gyldighetsperiode fra/til. S=Status N Normal. P Parkert. C Sperret. T Avsluttet (sperrer underliggende begrepsverdier)

21. Ajourhold begrepsverdier Kan vedlikeholde verdier for begreper med Mi kolonnen Vedlikehold i skjermbilde Begreper

22. Relasjoner Benyttes for å : • Bygge rapporteringsstrukturer mellom konteringsbegreper og rapporteringsbegreper samt mellom ulike nivåer av rapporteringsbegrep. • Etablere koblinger mellom begreper slik at gyldige kombinasjoner av begrepsverdier kan defineres for bruk i bilagsregistrering. • Knytte tilleggsinformasjon til et begrep. Kan i enkelte tilfeller være enklere å omtale som ”Inngår i”. F.eks STUDIE inngår i STUDIEPROGRAM.

23. Relasjoner Eksempelet under viser hvordan man kan opprette en relasjon fra et begrep til et annet. I dette tilfelle inngår STUDIE i STUDPRO

24. Begrep pr relasjon Kan også omtales som ”Består av ” eller ”Eier”. Fokus er på det eiende begrepet : Fokus er på dette nivå dvs det eiedne begrep. En verdi om gangen kan oppgis STUDPRO 16 Hs. Kand., Samf./Økon. Begrep og verdi som skal inngå i det eienende begrep. Kan være flere verdier STUDIE 15 Informatikk STUDIE 16 Økonomi og administrasjon

25. Begrep STUDPRO nr 16 Definisjon av verdier som inngår i relasjoner vha av Begrep pr relasjon Består av STUDIE nr 015 til 016

26. Relasjoner pr begrep Kan også omtales som ”Inngår i ” . Fokus er på det begrepet på laveste nivå : Eiende begrep. Flere verdier kan oppgis. STUDPRO 16 Hs. Kand., Samf./Økon. Fokus på dette nivå. Begrep og verdi som skal inngå i det eienende begrep. Kun en verdi om gangen. STUDIE 15 Informatikk

27. Begrep STUDIE nr 015 Definisjon av verdier som inngår i relasjoner vha av Relasjoner pr begrep Inngår i begrep STUDPRO nr 16

28. Saldo tabeller Konti Reskontri Bilags- registrering Oppdatering Registrering av hovedboksbilag Ved registrering legges transaksjoner i regnskapet med konteringsopplysninger i henhold til de konteringsregler som gjelder for aktuell konto. Agresso er basert på såkalt klient/tjener arkitektur. I Agresso så innebærer dette at den ’tunge’ bokføringsjobben med tilhørende oppdatering av saldotabeller, overlates til en bokføringsprosess AGRTPS på server-maskinen (tjeneren). Denne jobben går med gitte intervaller. Dette kan innebære at det kan gå noen minutter fra bilag er ført til alt er oppdatert. Fordelen er at din PC (klienten) ikke blir låst i den tiden det tar å bokføre bilag. Oppdatering av tabeller i databases Intervall- styrt prosess på server Manuell/ automatisk

29. Ordinære hovedboksbilag • Rene debet/kredit posteringer • Konteringsmaler/Bokføringsmaler • Helt eller delvis forhåndsutfylte bilag som benyttes ofte • Lagring • Fyll ut bilag, gå i verktøysmeny. Velg Maler - Lagre Mal • Bruk av mal • Gå i verktøy meny. Velg Maler - Hent Mal • Gjør evt korreksjoner og lagre bilag • Parkering av bilag • Bilag mellomlagres for midlertidig utsettelse av bokføring. • Gå til verktøysmeny, velg Parkering - Parker • Hent frem parkering • Gå til verktøysmeny, velg Parkering - Hent parkerering

30. Reversering av bilag • Tar utgangspunkt i et allerede bokført bilag og snur fortegnene • Gå til verktøysmeny, velg Reverser - Reverser • Angi bilagsnummer til bilag som skal reverseres. Blank i seksvennummer • Får automatisk bilagstekst som angir bilagsnummer til det reverserte bilag, f.eks KORR 19700000 • Reversering i fremtidig periode • Tar utgangspunkt i det bilag du nå holder på å registrerer. • Gå til verktøysmeny, velg Reverser - Reverseringsperiode. • Vil automatisk danne et nytt bilag i angitt periode, men med motsatte fortegn • Registrering i fremmed valuta med automatisk agio-beregning • Tildeling av bilagsnummer automatisk eller manuelt • Avhengig av definisjonen av bilags serien • Bilag avstemmes før postering • Bilagsjournaler

31. Ved å trykk her eller på F11 vil også denne linjen legges ned Registrering av hovedboksbilag. Hovedbok - Registrering- Bilagsregistrering Uttaket fra bank er allerede registrert

32. Hovedboksbilaget etter at Behold (F11) er trykket.

33. Bilagsregistrering etter at Lagre (F12) er trykket

34. Spørring på bilag. Når bilaget er oppdatert vil det fremkomme ved f.eks spørring på Bilag

35. Resultat av spørring på bilag.

36. Forutsetninger for bilagsregistrering Utover kontoplan og konteringsregler. • Perioder må være definert • Bilagsserier • Bilagsarter. Avhengig av bilagsserie. Må ha behandlingskode 4 i hovedboksbilag • Posteringsrunder. Avhengig av bilagsarter • Valutakoder og valutakurser • Avgiftskoder

37. Perioder Fordel om periodens navn er det samme som i feltet Periode. Gjør arbeidet i forbindelse med f.eks rapport- bestilling enklere. Status C=Closed. Ikke åpnet N=Normal P=Parkert, Avsluttet.Passordbeskyttet T=Terminert

38. Bilagsserier Automatisk/Manuell tildeling

39. Bilagsarter

40. Feltforklarings til bilagsarter Behandlingskode, som styrer hvilken behandling de forskjellige bilagsartene skal ha, og hvilket skjermbilde som skal benyttes. • Gyldige behandlingskoder er : • 3 Bokføring leverandørfaktura • 4 Hovedboksposter, Utligning kunde/leverandør • 5 Kundefaktura • 7 Mottaksregistrering leverandørfaktura • 8 Bokføring commitmentfaktura • 13 Mottaksreg. commitmentfaktura • 18 Mottaksreg. av avtalefaktura • 19 Bilagsregistrering av avtalefaktura • 20 Blankettnummer tilknyttet remittering • B-BZ Batch-input reskontro/hovedbok • BD Avskrivninger • 30 Fakturanummer rentenota • 31 OCR-innbetalinger • 44 Mottaksregistrering innkjøpsfaktura • 45 Bokføring innkjøpsfaktura

41. Gyldige behandlingskoder forts. : • 62 Tildelinger som ikke trenger å balansere • 63 Fordelinger som må balansere • IP Bokføring av avregnet betalingsoppdrag • PR Periodiske triggere • YE Årsavslutningstriggere • IC Mellomregningstriggere • RJ Periodisering av bilag • BS Bilagsserien denne bilagsart skal knyttes til. • Status • N Normal status. • P Kun for maskinell bokføring fra serverprosesser. • C Sperret.

42. Posteringsrunder Benyttes for å gi tilgang til en del av bilagsserien for bokføring av bilag.

43. Valutakoder Valutakode for NOK må defineres. Ved flere Valutakoder angir dette rekkefølgen de vises på skjerm

44. Valutakurser Valutakurs for NOK må også være definert.

45. Avgiftskoder Selv om en ikke har fradrag for MVA må en minimum ha en kode som angir at det ikke er noen avgiftsberegning.

46. Rapporter i Agresso. I Agresso foretar en bestilling av rapport. Selve behandlingen av rapporten gjøres på Agresso Server. Brukerens PC ’frigjøres’ til andre oppgaver. Standard hovedboksrapporter • Balanse-/resultatrapport (GL03) • Rapporten benyttes til balanse- og resultatrapportering mot aggregerte data splittet på begrep eller relasjon. • Regnskaps- og budsjettall kan sammenstilles for aktuelt periodeintervall og hittil i år. • Rapporten kan summeres på inntil seks konto-nivåer via kontogruppestrukturen eller med frie kontostrukturer definert med kontorelasjoner. • Periodisert utlisting fra saldotabell (GL08) • Rapporten viser inngående balanse (IB), bevegelse i hver periode og utgående balanse (UB) for regnskapsåret den er bestilt for. Grunnlaget for rapporten er en angitt saldotabell. • Rapporten kan summeres på opptil seks summeringsnivåer via kontogruppestrukturen eller med frie kontostrukturer definert med kontorelasjoner. Utskrift på fil og evt skriver Agresso Server Parametre

47. Aggregerte saldodata (GL19) • Rapporten er et fleksibelt verktøy til å hente data fra saldotabell for et periodespenn. • I tillegg til at rapporten kan skrives ut, kan du legge inn en tabell i databasen for videre behandling i rapporteringsverktøy, eller legge den ut på en Tab-separert fil for videre behandling i regneark. • Typisk bruksområde kan være rapport utskrift av saldotabeller for brukere som ikke har adgang til Agresso på skjerm • Råbalanse (GL09) • Rapporten viser akkumulert bevegelse pr konto i en periode, inngående saldo, periodens bevegelse (debet/kredit), utgående saldo og hittil iår. • Grunnlaget for rapporten er hovedboken. • Råbalansen summeres pr kontoklasse med en totalsum for resultat/balanse. • Rapportens kontoklasse er i henhold til Norsk standards kontoplan (1. tegn i konto) og ikke ihht. kontoklasser definert i skjermbildet Kontogrupper. • Hovedbok pr dimensjon (GL01) • Rapporten lister hovedbokstransaksjoner gruppert pr konto og periode. Den kan også splittes pr begrep og relasjon. Du kan velge om periodens inngående balanse skal vises i rapporten.

48. Merk rapportens navn Eksempel på bestilling av Resultat/Balanse rapport (tilpasset utgave for HS). Når parametre er lagt inn bestilles rapport ved F12 (Lagre) Etter at bestilling er lagret får du et ordre/bestillingsnummer Se vedlegg 1 for eksempel utskrift Bruddsumnivåer hentet fra Kontogrupper

49. Periodisk utlisting av saldotabell Se vedlegg 2 for eksempel utskrift

50. Rapportbestilling. Hovedbok pr dimensjon. (Prosjekt) Se vedlegg 3 for eksempel utskrift