WNIOSEK O URUCHOMIENIE ŚRODKÓW ZASADY SKŁADANIA I ROZLICZANIA

1. WNIOSEK O URUCHOMIENIE ŚRODKÓWZASADY SKŁADANIA I ROZLICZANIA Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu 10 października 2011 Toruń

2. Wzór wniosku o uruchomienie środków stanowi załącznik nr 3 Umowy Partnerskiej zawartej 16 maja 2011 r. pomiędzy Województwem Kujawsko-Pomorskim a 83 Partnerami Projektu. Wzór formularza wniosku znajduje się na stronie www.kujawsko-pomorskie.pl w zakładce: Kultura, projekty RPO. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

3. Wniosek o uruchomienie środków składany jest w jednym egzemplarzu: • osobiście do Sekretariatu Departamentu Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu • ul. Św. Jana 1/3, piętro II, pokój 55; • drogą pocztową na adres Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Pl. Teatralny 2, Toruń Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

4. Rodzaje płatności: • zaliczka - to suma pieniężna wypłacana na poczet przyszłych należności; • refundacja środków – to zwrot poniesionych wydatków. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

5. Do płatności w formie zaliczki należy przygotować dokumenty tj: • wniosek o uruchomienie środków; • kopie faktur lub innych dokumentów księgowych oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; • kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; • kopieumów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszłałowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

6. Rozliczenie płatności w formie zaliczki W terminie 20 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zaliczki Partner dokona zapłaty faktury lub innego dokumentu księgowego, a następnie złoży do Lidera zapłaconą i opisaną fakturę lub inny dokument księgowy wraz z dokumentami tj: • potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania; • dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień publicznych (decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z opisem udzielonego zamówienia). W przypadku niedotrzymania wyżej wymienionego terminu Lider będzie miał prawo wezwać do złożenia stosownych wyjaśnień. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

7. t Do refundacji środków należy przygotować dokumenty tj: • wniosek o uruchomienie środków; • fakturę lub inny dokument księgowy opisany zgodnie z wytycznymi; • kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; • kopieumów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; • potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania; • dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień publicznych (decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z opisem udzielonego zamówienia). Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

8. Zobowiązania Partnerów Projektu: • dokonywanie płatności za finansowane prace WYŁĄCZNIE przelewem bankowym. W tytule przelewu bankowego należy wskazać numer faktury lub innego dokumentu księgowego, który stanowi podstawę dokonania wydatku oraz datę wystawienia dokumentu; • składanie kopii faktur lub innych dokumentów księgowych oraz kopii innych dokumentów dotyczących realizacji Projektu potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną. W przypadku brak poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumenty nie będą rozpatrywane; • prowadzenie odrębnego rachunku bankowego lub subkonta, obsługującego Projekt; wraz z pierwszym wnioskiem o uruchomienie środków należy złożyć oświadczenie o otwarciu odrębnego konta lub subkonta wraz z numerem tego konta; • dostarczenie oświadczenia o kwalfikowalności podatku VAT Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

9. Obieg wniosku o uruchomienie środków w Urzędzie Marszałkowskim Partner Projektu Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Departament Inwestycji Departament Finansów Skarbnik wypłata środków Partner Projektu Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

10. Po zakończeniu realizacji zadania do 15 grudnia 2011 r. należy złożyć do Departamentu Kultury i Dziedzictwa Narodowego sprawozdanie końcowe. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 3 Umowy Partnerskiej zawartej 16 maja 2011 r. pomiędzy Województwem Kujawsko-Pomorskim a 83 Partnerami Projektu. Wzór sprawozdania dostępny na stronie www.kujawsko-pomorskie.pl, w zakładce: Kultura, projekty RPO. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

11. Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność • Brak należytej staranności w opisie dokumentów księgowych – brak podpisów osób upoważnionych; • Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem; • Nieczytelne kserokopie załączonych dokumentów; • Brak jakiegokolwiek z wymaganych załączników – m. in. wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, protokołów odbioru, dokumentów dotyczących stosowania ustawy PZP; • Błędne numer rachunków bankowych; • Błędy rachunkowe na fakturach lub innych dokumentach księgowych. Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu

12. Dziękuję za uwagę • Osoby do kontaktu: • Monika Butowska tel. 056 646 20 22 wew. *2539 • Magdalena Dzieżyctel. 056 646 20 22 wew. *2549