¿Qué es normalización archivística?

1. Escuela Mexicana de Archivos A.C.Segundo Seminario Internacional 2009Los retos de la clasificación archivísticaISDFInternational Standard forDescribingFunctionsNorma internacional para la descripción de funciones

2. ¿Qué es normalización archivística? • Es una declaración colectiva de aspiraciones, encaminada a unificar principios, métodos y criterios en el tratamiento de los archivos y sus documentos • La finalidad es obtener esquemas relacionales que cumplan determinadas condiciones que faciliten el trabajo archivístico y contribuyan a la protección de los documentos de archivo. • Un esquema de relación satisface un conjunto determinado de necesidades en los archivos, se establecen para mejorar la compatibilidad, calidad, seguridad, sistemas y programas para optimizar el servicio de los documentos. almn

3. Objetivos generales de la normalización • Establecer un orden para facilitar el trabajo de los archiveros mediante la elaboración y aplicación de normas dirigidas a resolver o apoyar la solución de un problema archivístico concreto, por tanto es una herramienta de organización y dirección. • Posibilita la utilización de una terminología común en el proceso concreto de normalización archivística. almn

4. ¿Qué aporta la normalización? • La normalización va sustituyendo la discrecionalidad de nuestros métodos (Antonia Heredia) • Normalización no es una norma jurídica • Carácter voluntario de la normalización • La norma técnica es flexible. • La norma jurídica es emitida por un órgano competente dentro del ordenamiento jurídico de un país • El incumplimiento de la norma jurídica (ley) conlleva a una sanción. • La normalización para archivos, con normas bien armonizadas contribuye a: • Garantizar la aplicación de determinadas políticas, criterios y métodos de archivo. • Reforzar la competitividad de los archiveros dentro de las organizaciones públicas o privadas donde se apliquen. • La protección de los documentos de archivo de las organizaciones. • Optimizar el servicio de los documentos favoreciendo la transparencia de la gestión pública. almn

5. Normalización: Norma Técnica Conjunto de: recomendaciones Adecuación a la realidad archivística de cada país almn

6. ¿Qué se requiere para su aplicación? • Decisión de las autoridades competentes para su adaptación y aplicación. • Reconocimiento de la importancia estratégica de la normalización en archivos y adopción de aptitudes que favorezca el desarrollo de la normalización por parte de las autoridades de las organizaciones. • Formalización de acuerdo con las atribuciones normativas de entidad y autoridad competente. • Normalización en las áreas archivísticas que demanden o acepten ser normalizadas para solucionar problemas. • Su aplicación se inscribe en el principio de ‘Buenas prácticas administrativas’ • Equipos multidisciplinarios de profesionales para la adaptación de la norma. • Diseminación y capacitación para su aplicación eficaz. • Controles, asesoría y permanente supervisión de la aplicación por parte del organismo archivístico de nivel nacional. almn

7. ¿Cómo se desenvuelve una organización? a) Estructura y funciones: ningún organismo tiene estructuras idénticas, ni de igual funcionamiento. b) Unidad funcional: tienen un fin común idéntico. c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse. (E. Uribe) almn

8. ¿Qué son las funciones? Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización. Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal. (E. Uribe) almn

9. En forma general sirve para: - Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.  - Comunicar la estructura organizativa.  • Reflejar los cambios organizativos. (E. Uribe) almn

10. ¿Cuál es la importancia de las funciones para la Archivística? • Permiten conocer la naturaleza de cada organización. • Permite la definición y descripción de actividades y tareas de cada componente de la organización. • Facilita el análisis de cargos, planificación y seguimiento de todas las actividades, estrategias, programas, políticas etc. de las que se encarga la organización Documentos de Archivo: Reflejan cada uno de los movimientos realizados por la organización de acuerdo con sus atribuciones, competencias y facultades almn

11. Desarrollo organizacional: documentos de archivo • Las estrategias afectan a toda la organización y existen en diferentes niveles. Establecen una dirección. • Los objetivos impulsan la formulación de estrategias, que a su vez generan programas. • Los resultados de los programas influyen sobre los presupuestos para ejercer control almn

12. ¿Por qué es necesario el análisis de las funciones? • Es importante porque es la base para muchas actividades de la gestión de documentos. • Las funciones son más estables que las estructuras administrativas. • Juega un papel fundamental en la explicación de la procedencia de los documentos • Las funciones sirven: • Para la clasificación y descripción de los documentos. • Para la valoración documental. • Como herramienta para la recuperación y análisis de los documentos. almn

13. Antecedentes de la ISDF • El Comité de Buenas Prácticas y Normas profesionales del Consejo Internacional de Archivos elaboró un documento de trabajo consciente de la importancia de las funciones en el contexto de producción de los documentos. • Propuso una norma internacional para la descripción de funciones en los sistemas de información archivística. • Se basó en modelos de análisis y descripción de funciones aplicados en la gestión de documentos en Australia, Canadá, Suiza, Reino Unido y Estados Unidos, y en las normas internacionales ISO 15489 sobre gestión de documentos (2001) e ISO 23081 sobre metadatos para la gestión de documentos (2006-2007). • El primer borrador fue discutido, modificado y ampliado en París (mayo 2006). • Se difundió en la comunidad archivística internacional • Se finalizó en la reunión plenaria del Comité de Buenas Prácticas y Normas (Desde mayo 2007). almn

14. Normalización • ISAD (G) Normas de descripción para conocer el documento • ISAAR (CPF) Normas de descripción para conocer al organismo productor • ISDF Normas de descripción para describir la función cuyas tareas y actividades se encuentran reflejadas en los documentos de archivo. almn

15. Alcance y objetivo de ISDF: • Es una guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. • Puede utilizarse para describir una función o cualquiera de sus divisiones. almn

16. Diferencia entre ISDF y ISAD-G, ISAAR-CPF • La Norma ISDF describe las funciones asignadas o realizadas por los productores de los documentos sean instituciones, personas o familias • La Norma Internacional de Descripción Archivística General (ISAD-G) y la Norma Internacional de registros de autoridad de instituciones, personas y familias (ISAAR-CPF) están diseñadas para describir documentos y sus productores, respectivamente. almn

17. ESTRUCTURA Y USO DE LA NORMA • Determina el tipo de información que puede incluirse en descripciones de funciones y sirve de guía sobre la forma de integrar estas descripciones en un sistema de información archivística. • Consta de los siguientes elementos de información: a. Nombre del elemento de descripción; b. Exposición del objetivo del elemento dedescripción; c. Exposición de la (s) regla (s) aplicable (s) a cada elemento; y d. Cuando corresponda, ejemplos que ilustran la aplicación de la (s) regla (s). almn

18. Los elementos de descripción están organizados en cuatro áreas de información: 1. Área de Identificación (se incluye la información que identifica unívocamente la función y que define un punto de acceso normalizado). 2.Área de Contexto (se recoge información sobre la naturaleza y contexto de la función) 3.Área de Relaciones (se consignan y describen las relaciones con otras funciones) 4. Área de Control (se identifica de forma unívoca la descripción de una función y se incluye información sobre cómo, cuándo y por qué institución se creó y actualizó la descripción) almn

19. REPRESENTACIÓN DE LAS RELACIONES DE LASFUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES Y LOS DOCUMENTOS DEARCHIVO Funciones Se documentan Realizan Instituciones Documentos de Archivo Producen y gestionan Son producidos y utilizados por almn

20. La norma ha sido elaborada para utilizarse conjuntamente con la ISAD (G). • Permite asociar las funciones con los documentos de archivo y con los registros de autoridad, y viceversa. • La descripción archivística basada en la Norma ISDF y en la Norma ISAAR-CPF permite identificar las funciones comunes realizadas por distintos productores de archivo. almn