Līgums

1. Ar apakšprojektu īstenošanu saistītie jautājumi – apakšprojekta finansēšana, izmaksu dokumentēšana un atskaišu sagatavošana Arvis Širaks Valsts reģionālās attīstības aģentūras Projektu ieviešanas un uzraudzības departamenta Uzraudzības un kontroles nodaļas projektu vadītājs

2. Līgums Aģentūra ir izstrādājusi : • Sadarbības līguma standarta formu par Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta grantu shēmas „Īstermiņa ekspertu fonds” apakšprojekta īstenošanu valsts pārvaldes iestādēm. • Līguma standarta formu par Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta grantu shēmas „Īstermiņa ekspertu fonds” apakšprojekta īstenošanu biedrībām, nodibinājumiem, pašvaldībām vai to dibinātām iestādēm. • Abas līguma formas paredz vienādus apakšprojekta īstenošanas un atskaišu iesniegšanas nosacījumus, vienīgi Aģentūra valsts pārvaldes iestādēm neveiks maksājumus, bet apstiprinās atbilstoši veikto maksājumu summu un sagatavos ziņojumu līdzfinansējuma saņēmējam.

3. Finansēšanas kārtība I • 30 dienu laikā pēc Līguma noslēgšanas, Aģentūra līdzfinansējuma saņēmējam izmaksā avansa maksājumu. • Atlikušo līdzfinansējumu izmaksā 20 darba dienu laikā pēc noslēguma pārskata par apakšprojekta īstenošanu saņemšanas. Ja attiecināmajās izmaksās iekļauts PVN, PVN daļu atmaksā 10 dienu laikā pēc Valsts ieņēmumu dienesta lēmuma par PVN iekļaušanu attiecināmajās izmaksās saņemšanas. • Līdzfinansējuma saņēmējam ir jānodrošina apakšprojektam atsevišķs konts Valsts kasē un visi ar apakšprojekta īstenošanu saistītie maksājumi ir veicami caur to. Visi maksājumi no Aģentūras tiks veikti uz apakšprojekta kontu Valsts kasē. • Ja pēc apakšprojekta īstenošanas faktiskās apakšprojekta attiecināmās izmaksas ir lielākas kā līgumā noteiktās, līdzfinansējuma saņēmējs sadārdzinājuma izmaksas sedz no saviem līdzekļiem. • Ja pēc apakšprojekta īstenošanas faktiskās apakšprojekta attiecināmās izmaksas ir mazākas kā līguma noteiktās, izmaksājot atlikušo līdzfinansējumu daļu tiek piemērota līgumā noteiktā atbalsta intensitāte.

4. Finansēšanas kārtība II • Lai izmaksas varētu uzskatīt par attiecināmām, tām ir jārodas un tās ir jāveic (jāapmaksā) līgumā noteiktajā apakšprojekta īstenošanas laikā. • Līdzfinansējuma saņēmējs apakšprojektā paredzēto aktivitāšu īstenošanu uzsāk pēc līguma noslēgšanas ar Aģentūru. • Līdzfinansējumu nepiešķir aktivitātēm, kuras līdzfinansējuma saņēmējs ir uzsācis pirms līguma noslēgšanas ar Aģentūru, tai skaitā apakšprojekta iesnieguma sagatavošanas izmaksām. • Mainot apakšprojekta budžetu, nevar tikt palielināts sākotnēji paredzētais līdzfinansējuma apmērs un atbalsta intensitāte.

5. Valsts vai pašvaldības iestāde, pašvaldība, cita atvasināta publiska persona vai tās institūcija īstenojot apakšprojektu piemēro „Publisko iepirkumu likuma” normas. Biedrības un nodibinājumi veicot projekta sagatavošanu un īstenojot apakšprojektu piemēro MK 05.02.2008 noteikumus Nr. 65 „Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem.” Ja iepirkuma procedūra ir norādīta, kā viena no apakšprojekta aktivitātēm, līdzfinansējuma saņēmējs iepirkuma procedūras veic apakšprojekta īstenošanas laikā, kas noteikts līgumā. Ja iepirkuma procedūra nav norādīta kā viena no apakšprojekta aktivitātēm, līdzfinansējuma saņēmējs iepirkuma procedūras var veikt pirms līgumā noteiktā apakšprojekta īstenošanas uzsākšanas termiņa. Kam jāpievērš uzmanība projekta īstenošanas laikā ?

6. Kam jāpievērš uzmanība projekta īstenošanas laikā ? • Informējot sabiedrību par apakšprojekta īstenošanu, apakšprojekta īstenotājs norāda Norvēģijas finanšu instrumenta un valsts budžeta ieguldījumu apakšprojekta līdzfinansēšanā saskaņā ar EEZ un Norvēģijas finanšu instrumenta publicitātes vadlīnijām. • Visas izmaiņas, kas saistītas ar apakšprojekta īstenošanu līdzfinansējuma saņēmējs iepriekš saskaņo ar Aģentūru. • Izmaiņas nedrīkst skart apakšprojekta īstenošanas mērķi un aktivitāšu būtību. • Pagarinot apakšprojekta īstenošanas termiņu, kopējais apakšprojekta īstenošanas termiņš nevar pārsniegt normatīvajos aktos noteikto maksimālo apakšprojekta īstenošanas termiņu.

7. Apakšprojekta īstenošanā iesaistīto darbinieku atalgojums, tai skaitā valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas (laika alga un akorda alga). Darbiniekiem, kuru atalgojums tiek finansēts no apakšprojekta līdzekļiem ir jāveic darba laika uzskaite ievērojot Aģentūras izstrādāto darba laika uzskaites lapu. Darba laika uzskaites lapas apstiprina struktūrvienības, iestādes vai organizācijas vadītājs. Pamatojošie dokumenti – darba līgums vai rīkojums par darbu apakšprojektā, darba laika uzskaites lapas, maksājumu uzdevumi vai konta izraksts. Ja attiecināmajās izmaksās tiek iekļautas valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas, līdzfinansējuma saņēmējam šīs iemaksas ir jāveic no apakšprojekta konta. Attiecināmās izmaksas - Atalgojums

8. Ceļa un uzturēšanās izdevumi tiks segti komandējumiem līdzfinansējuma saņēmēja un sadarbības partneru darbiniekiem, kuri piedalās apakšprojekta īstenošanā, saskaņā ar 28.05.2002 MK noteikumiem Nr. 219 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem un ar darbinieku darba braucieniem saistītie izdevumi”. Par komandējumu uzskatāms ar institūcijas vadītāja rakstisku rīkojumu apstiprināts darbinieka brauciens uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijas Republikā vai uz ārvalstīm, lai pildītu darba (dienesta) uzdevumus vai papildinātu zināšanas un paaugstinātu kvalifikāciju; Komandējumu ar rīkojumu nosaka institūcijas vadītājs. Darbiniekam par komandējuma laiku atlīdzina - dienas naudu, ceļa (transporta) izdevumus (noteikumu 7.2. punkts), izdevumus par viesnīcu (naktsmītni). Par komandējumu darbinieks sagatavo komandējuma atskaiti, tajā norādot komandējuma mērķi, ziņojumus par komandējuma uzdevuma izpildi, aprēķinu par komandējuma izdevumiem, Pamatojošie dokumenti - komandējuma rīkojums, komandējuma atskaite, aprēķins par komandējuma izdevumiem, ceļojuma dokumentu kopijas. Attiecināmās izmaksas – Ceļa un uzturēšanās izmaksas

9. Šajā izdevumu kategorijā ietilpst: Telpu noma un īre semināram un konferencei; Ēdināšanas pakalpojumi; Izdales un publicitātes materiāli semināra/konferences dalībniekiem. Līdzfinansējuma saņēmējam, sagatavojot un vadot konferenci vai semināru, ir jānodrošina sekojošu dokumentu esamība apakšprojekta lietā: Semināra / konferences darba kārtība; Dalībnieku saraksts; Darba materiāli. Attiecināmās izmaksas – Semināru un konferenču izmaksas

10. Līdzfinansējuma saņēmējs ar fiziskām personām noslēdz uzņēmuma līgumu, savukārt ar juridiskām personām tiek noslēgts pakalpojumu līgums. Konsultanti un eksperti nav līdzfinansējuma saņēmēja darbinieki! Līgumā ir jānorāda eksperta vai konsultanta pienākumi, kopējā līguma izpildes atlīdzība, darbu pieņemšanas un nodošanas kārtība, norēķinu kārtība. Pamatojošie dokumenti – darbu pieņemšanas un nodošanas akti, maksājuma uzdevumi, rēķini. Konsultantiem un ekspertiem neapmaksā: Uzturēšanās izdevumus; Transporta izdevumus; Komandējuma izdevumus; Kancelejas preču iegādi; Darba telpu īri un citus ar uzdevuma izpildi saistītos izdevumus. Attiecināmās izmaksas – Konsultantu un ekspertu izmaksas

11. Publicitātes pasākumu izmaksas; Informatīvo materiālu un publikāciju sagatavošana un izvietošana. Publicitātes materiālos ir jāsniedz atsauce par EEZ grantu shēmas līdzfinansējumu projekta īstenošanā un jāievēro vizuālās identitātes vadlīnijas. Ja tiek apmaksātas publikācijas, radio vai TV raidījumi, ir jānodrošina, ka apakšprojekta lietai tiek pievienota publikācijas kopija vai raidījuma ieraksts. Informācija par publicitātes nosacījumiem ir pieejama VRAA mājas lapā. (http://www.vraa.gov.lv/lv/norvegijas_finansu_instruments/publicitates_nosacijumi). Attiecināmās izmaksas – publicitātes izdevumi

12. Kancelejas un transporta izdevumi ir attiecināmi tikai apakšprojekta administratīvajam personālam (apakšprojekta ieviešanas komandai, kas norādīta apakšprojekta pieteikumā). Kancelejas preču piegādi un iegādi apliecina: preču pavadzīme – rēķins; maksājuma uzdevums. Transporta izdevumi, kas neiekļaujas komandējuma izdevumos ir pierādāmi ar godīgu un objektīvu metodi: - Patapinājuma līgums par auto izmantošanu projekta vajadzībām; - Degvielas izmaksu aprēķins; - Atskaite par veiktajiem braucieniem, attālumu, brauciena mērķi (maršruta lapa). Attiecināmās izmaksas – Kancelejas un transporta izdevumi

13. Ieguldījums natūrā: iekārtu vai materiālu piešķīrums, izpētes vai profesionāla rakstura darbības vai neapmaksāts brīvprātīgs darbs, kura vērtību ir iespējams izmērīt, auditēt un novērtēt. Ieguldījums natūrā var neparādīties kopējā apakšprojekta ieņēmumu un izdevumu pārskatā. Attiecināmās izmaksas – ieguldījums natūrā

14. Pārskatu sagatavošanas kārtība un termiņi I • Līdzfinansējuma saņēmējs apakšprojekta īstenošanas laikā ik pēc trim mēnešiem Aģentūrai iesniedz pārskatu par apakšprojekta īstenošanu. Pārskats iesniedzams līdz atskaites periodam sekojošā mēneša 15. datumam. • Ne vēlāk kā 20 darbdienu laikā pēc apakšprojekta īstenošanas pabeigšanas līdzfinansējuma saņēmējs Aģentūrai iesniedz noslēguma pārskatu par apakšprojekta īstenošanu un līdzfinansējuma pieprasījumu. • Ja apakšprojekts ilgst mazāk par četriem mēnešiem, līdzfinansējuma saņēmējs iesniedz tikai noslēguma pārskatu par apakšprojekta īstenošanu un līdzfinansējuma pieprasījumu. • Ja līdzfinansējuma saņēmējs apakšprojekta īstenošanas laikā nepilda līguma nosacījumus, Aģentūra ir tiesīga lauzt noslēgto apakšprojekta ieviešanas līgumu, neizmaksāt gala maksājumu un uzsākt izmaksāto līdzekļu atgūšanu. • 10 darbdienu laikā, kad beidzies 6 mēnešu periods pēc apakšprojekta īstenošanas pabeigšanas, līdzfinansējuma saņēmējs iesniedz Aģentūrā pārskatu par apakšprojekta īstenošanas rezultātiem . • Visu pārskatu veidlapas būs pieejamas Aģentūras mājas lapā www.vraa.gov.lv, sadaļā “Norvēģijas finanšu instruments.”

15. Pārskatu sagatavošanas kārtība un termiņi II • Pārskatos par projekta īstenošanu, veicot izdevumu aprēķinu eiro, ir jāpiemēro ECB noteiktais kurss mēnesim, kurā ir veiktas izmaksas. ECB kurss ir pieejams ECB mājas lapā (www.ecb.int), kā arī būs pieejams Aģentūras mājas lapā. • Pārskatu par projektu īstenošanu un noslēguma pārskata par projekta īstenošanu iesniegšanas termiņi tiek noteikti slēdzot līgumu par apakšprojekta īstenošanu. • Pārskatā par projekta īstenošanu līdzfinansējuma saņēmējs sniedz informāciju par plānotajām un īstenotajām aktivitātēm, finanšu progresu atskaites periodā, pārskatam nepievienojot izdevumus pamatojošos dokumentus. • Noslēguma pārskatā par projekta īstenošanu līdzfinansējuma saņēmējs sniedz informāciju par projekta īstenošanas laikā plānotajām un īstenotajām aktivitātēm, plānoto finansējumu un veiktajiem maksājumiem, pārskatam pievienojot izdevumus attaisnojošos dokumentus. • Pārskatos norādītajām aktivitātēm un to rezultatīvajiem izpildes rādītājiem ir jāatbilst un jāsaskan ar apakšprojekta iesnieguma veidlapā norādīto informāciju.

16. Pārskatu sagatavošanas kārtība un termiņi III • Pēc pārskata par apakšprojekta īstenošanu vai noslēguma pārskata par apakšprojekta īstenošanu un līdzfinansējuma pieprasījuma saņemšanas Aģentūras darbinieki veic pārskata izskatīšanu un sagatavo atzinumu par pārskatā iekļauto apakšprojekta aktivitāšu un izmaksu atbilstību. • Ja pārbaudes laikā tiek konstatētas nepilnības vai neprecizitātes, līdzfinansējuma saņēmējam ir iespēja vienu reizi precizēt un papildināt pārskatu un tam pievienotos dokumentus. • Ja apakšprojekta attiecināmajās izmaksās ir iekļauts pievienotās vērtības nodoklis (PVN) un līdzfinansējuma saņēmējs ir reģistrēts kā pievienotās vērtības nodokļa maksātājs, informācija par attiecināmajās izmaksās iekļauto PVN tiek nodota attiecīgajai Valsts ieņēmumu dienesta teritoriālajai iestādei, kura sagatavo un izdod lēmumu par PVN summu, kuru līdzfinansējuma saņēmējam ir tiesības vai nav tiesību atskaitīt no valsts budžetā maksājamās nodokļa summas kā priekšnodokli likuma "Par pievienotās vērtības nodokli" 10.pantā noteiktajā kārtībā.

17. Uzraudzības pasākumi • Aģentūrai ir tiesības apakšprojekta ieviešanas līguma darbības laikā, kā arī pēc maksājumu veikšanas pieprasīt no līdzfinansējuma saņēmēja papildu informāciju par apakšprojekta īstenošanu, kā arī veikt pārbaudes apakšprojekta īstenošanas vietā. • Ja tiek konstatēta neatbilstība piešķirtā līdzfinansējuma izlietojumā, Aģentūra nosaka termiņu tās novēršanai. Ja noteiktajā termiņā konstatētās neatbilstības netiek novērstas, Aģentūra uzsāk nepamatoti veikto izdevumu atgūšanas procedūru. • Ja valsts iestāde noteiktajā termiņā konstatētās neatbilstības nenovērš, Aģentūra par to ziņo augstākajai iestādei. • Apakšprojekta izmaksām jābūt iegrāmatotām līdzfinansējuma saņēmēja grāmatvedības uzskaites dokumentos, identificējamām, pārbaudāmām un apliecinātām ar pamatojuma dokumentu oriģināliem, nodrošinot atsevišķu grāmatvedības uzskaiti katram apakšprojektam.

18. Grantu shēmas ieviešanu un uzraudzību regulējošie normatīvie akti: • Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta vadības likums. • MK 19.06.2007 noteikumi Nr. “"Kārtība, kādā valsts budžetā plāno līdzekļus Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta finansēto projektu īstenošanai un veic maksājumus" • MK 18.03.2008. noteikumi Nr.193 „Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta grantu shēmas "Īstermiņa ekspertu fonds" apakšprojektu iesniegumu pirmā un otrā atklāta konkursa nolikums”. • MK 26.02.2008. noteikumi Nr.132 „Kārtība, kādā sniedzami ziņojumi par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta vadībā konstatētajām neatbilstībām un atgūstami neatbilstoši veiktie izdevumi”. • MK 26.02.2008. noteikumi Nr.108 „Kārtība, kādā sniedzama un pārbaudāma informācija par pievienotās vērtības nodokļa piemērošanu Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta līdzfinansēto programmu, grantu shēmu un individuālo projektu ietvaros”. • MK 26.02.2008. noteikumi Nr.126 „Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta īstenošanas, uzraudzības, novērtēšanas un auditu veikšanas kārtība”.

19. Paldies par uzmanību! Valsts reģionālās attīstības aģentūra Rīga, Elizabetes iela 19 LV 1010 tālr. 67079000, fakss 67079001 www.vraa.gov.lv