Számlafeldolgozás a felhőben

1. Számlafeldolgozás a felhőben Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions

2. Tartalom Az automatizált számlafeldolgozás Az invoicehotel.hu technológiai partnerei Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás? Kiknek ajánljuk? Mi szükséges a szolgáltatás elindításához? Miért éri meg? Biztonságos? – Igen! Szolgáltatási modellek Összefoglalás

3. Számlafeldolgozás automatizálásának főbb mozgatórugói Számlák és kapcsolódó dokumentumok átláthatóságának hiánya A működési költségek csökkentésének szükségessége Jobb készpénz menedzsment A kockázatok csökkentése(kontroll növelése) Nehezen kezelhető papír alapú dokumentum archívumok A határidő előtti fizetési kedvezmények (skontó) kihasználása Forrás: Aberdeen Group

4. Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések Kontroll és megfelelőség Teljes átláthatóság Hatékonyságés megtakarítás

5. Kontroll és megfelelőség: kihívások Kihívások Képességek Előnyök • Jóváhagyási szabályozás következetlen, vagy nincs betartva • Nincs naplózott számlatörténet, a kifizetéseknek gyakran nincs megfelelően előkészített dokumentációja a könyvvizsgálatokhoz, nagy a hibázás kockázata • Teljes folyamat betartása SOX, IFRS és egyéb elvárások szerint Kontroll és megfelelőség

6. Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök • Szervezeti hierarchia • Felhasználói jogosultságok, egyéni jóváhagyási keretek • A számlák teljes életciklusának áttekinthetősége (ki, mikor, mennyi ideig, mit hagyott jóvá...) • Rendszer szintű figyelmeztetések (pl. duplikált számlák) • Feldolgozást követő elemzési lehetőség, riportok (pl. különböző megrendelési számon érkezett azonos tartalmú számlák, soha le nem szállított áru, stb.) Kontroll és megfelelőség

7. Kontroll és megfelelőség: előnyök Kihívások Képességek Előnyök • Belső szabályozás betartása • Teljes számlatörténet megrendeléstől kifizetésig • Többszöri vagy késői kifizetés elkerülése • Túlfizetések elkerülése • Könnyen auditálható folyamat • SOX, IFRS, stb. megfelelés Kontroll és megfelelőség

8. Teljes átláthatóság: kihívások Kihívások Képességek Előnyök • Nem átlátható a folyamat • Nincs valós idejű cash flow kimutatás • Nincs konszolidált adat a teljes költésről Teljes átláthatóság

9. Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök • Könyvelői ellenőrző felület • Riasztások és figyelmeztető kiemelések • Státusz figyelés • Cash menedzsment • Beszállítónkénti költés kimutatások • Személyes archívum Teljes átláthatóság

10. Teljes átláthatóság: előnyök Kihívások Képességek Előnyök • Rövidebb átfutási idő • Folyamat fejlesztés • Gyorsabb kivétel kezelés • Pénzeszközök jobb kihasználása • Dinamikus kedvezmény kezelés • Összevont költési adatok Teljes átláthatóság

11. Hatékonyság és megtakarítás: kihívások Kihívások Képességek Előnyök • Magas költségek • Papír alapú számlák • Kihasználatlan engedmények • Nem értéknövelt feladatok Hatékonyságés megtakarítás

12. Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök • 100% elektronikus számlakezelés • Egyeztetés a megrendelésekhez • Egyeztetés a szerződésekhez • Előre definiált sablonok • Meghatározott munkafolyamatok • iPhone / iPad / Android lehetőség Hatékonyságés megtakarítás

13. Hatékonyság és megtakarítás: előnyök Kihívások Képességek Előnyök • 100% elektronikus számlakezelés az első naptól • Rövidebb számla kezelési ciklus • Skontó kihasználás lehetősége • Kevesebb hibalehetőség • Alacsonyabbköltségek Hatékonyságés megtakarítás

14. Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés e-számla OCR Kézi ellenőrzés Kézi kontírozás XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák, esetleg adatkinyerés OCR technológia segítségével. Kézi kontírozás, amit általában szakember végez. Automatically match invoice and PO, or invoice and contract payment schedule. Számla alaki és tartalmi ellenőrzése, amit általában szakember végez. Számla jóváhagyása (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe

15. Inteligens folyamat Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés e-számla ICR Kézi ellenőrzés Kézi kontírozás Számla egyeztetés XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák és adatkinyerés a legmodernebb ICR technológia segítségével. Számla automatikus alaki és tartalmi ellenőrzése, egyeztetés. Ha nincs egyezés, akkor köröztetés, sablonok, „kedvencek” szerinti kontírozás. Automatikus számla jóváhagyás (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe

16. 3 utas egyeztetés: megrendelés – TIG – számla Igény jóváhagyás Számla beérkezés Számla egyeztetés ICR Igénylés Megrendelés TIG Számla egyeztetés a jóváhagyott rendeléssel és TIG-gel Automatikus feladás Számla nem egyezika megrendelésselés/vagy TIG-gel (eltérés) Könyvelés és kifizetés Jóváhagyási workflow Számla jóváhagyás

17. Visszatérő számlák feldolgozásának automatizálása (energia, bérleti díjak, stb.) Szerződés vagy keret jóváhagyása Szerződés vagy keret létrehozása Számla beérkezés Számla egyeztetés ICR Számla egyezik a jóváhagyott szerződéssel vagy kerettel Automatikus feladás Számla nem egyezik a szerződéssel vagy kerettel(kivételek) Könyvelés és kifizetés Jóváhagyási workflow Számla jóváhagyás

18. Egyeztetés előnyei Folyamat Kontroll Megtakarítás Folyamat • Teljes automatizálás • Részleges automatizálás • Automatikus kontírozás • Automatikus workflow • Kevesebb emberi hibalehetőség • Több idő jut az értéknövelt feladatokra Kontroll • Beszerzési szabályok érvényesítése • Auditálás fenntartása • Sor szintű egyeztetés • 3-utas egyeztetés(PO-TIG-Számla) Megtakarítás • Rutin feladatok automatizálása • PO-TIG-Számlakapcsolat • Kontírozás • Workflow • Korai fizetési (skontó) kedvezmény lehetőségek

19. Vállalati adatok • Nettó bevétel >107 M EUR2011-ben • 1000+ alkalmazott • 30 országban rendelkezik partnerrel • >1 M felhasználó 60 országban Technológia partnerünk(workflow): BasWare Corporation Történet • 1985-ben alapították • Független tanácsadó cégek az 1.-2. helyre rangsorolják a P2P automatizálásban és e-számla kezelésben • 11 iroda a világon Nyílt hálózat • 1.9 M beszállító • >20 M e-számla/PO 2011-ben • 175 Mrd EUR éves forgalom a hálózaton keresztül • >50 e-számla formátum • 130+ partner

20. Technológia partnerünk (ICR): Top Image Systems Driving content in the right direction

21. Nemzetközi és magyar legjobb gyakorlatokon alapuló, magas rendelkezésre állású, felhő alapú szolgáltatást biztonságos és bárhonnan elérhető elektronikus számlafeldolgozást gyors és pontos mező szintű adatkiemelést a legkorszerűbb OCR/ICR technológiával tetszőleges formátumú e-számlák fogadását és feldolgozását könnyű elindulást: nem igényel beruházást, sem hónapokig tartó bevezetést, és csak tranzakciós díja van azonnali megtérülést, átlátható folyamatot, egy kattintásra hozzáférhető informciókat Mit kínál az invoicehotel.hu?

22. Kinek ajánljuk? mindenkinek, akinek van szállítói számlája, függetlenül attól, hogy ez papír alapú, vagy e-számla akiknek az alacsony számlamennyiség miatt nem indokolt dedikált rendszert bevezetni, de szeretne költséget megtakarítani és átláthatóságot növelni aki már tudja, hogy erre van szüksége, de nem tud vagy nem akar beruházni licencekbe és hardverbe akik igazodni szeretnének a nemzetközi nagyvállalatoknál alkalmazott legjobb gyakorlat szerinti pénzügyi folyamatokhoz

23. a változtatáshoz elengedhetetlen elhatározás felsővezetői döntés és elkötelezettség (kultúraváltás) internet hozzáférés 1 folyamatgazda és 1 informatikus 4 hét közös munka Mi szükséges hozzá?

24. tranzakció alapú árazásának köszönhetően jól kalkulálható költséget jelent egy számla feldolgozási költsége töredékea manuális feldolgozás költségének, ezáltala megtakarítás a bevezetéstől azonnal jelentkezik a szolgáltatás tranzakciós díján felül nincs egyéb költség, nincsenek további licenc díjak, nincsenek egyéb járulékos hardver és üzemeltetési költségek hatékony és átlátható folyamatot teremt, amely néhány hétről pár napra rövidül Miért éri meg?

25. a legmagasabb fokozatú adatbiztonságot nyújtó sztenderd technológia alkalmazása SSL (https) titkosítás magas rendelkezésre állású Amazon Web Service, a világ egyik legbiztosabb infrastruktúrája egymástól jól elszeparált válallati (nem személyes!) adatok fizikailag biztonságos helyszín, védett objektum (Prime Rate szolgáltató centrum) Biztonságos? – Igen!

26. Szkennelés (DoqSys) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) I. Modell (teljes outsourcing) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél) Számla befogadás (DoqSys)

27. Szkennelés (Ügyfél) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) II. Modell (részleges outsourcing) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél) Számla befogadás (Ügyfél)

28. globális technológia, „holnap” is jelen lesz nemzetközi és magyar legjobb gyakorlat, helyi támogatás jelentős átfutási idő rövidülés, hatékonyság növekedés törvényi megfelelőség, mindenkori átláthatóság valós idejű kötelezettség és ÁFA információk nincs induló beruházás, azonnali költségcsökkenés stabil, biztonságos szolgáltató és szolgáltatás Összefoglalás

29. Köszönöm a figyelmet! krisztian.mate@doqsys.com www.doqsys.com www.invocehotel.hu www.facebook.com/invoicehotel.hu