E-workingawards 2008

1. E-workingawards 2008 Télétravail au SPF Intérieur

2. Faits (1) – SPF Intérieur • SPF Intérieur = 3ème SPF par ordre de grandeur, après le SPF Finances et le SPF Justice. • 5 Directions générales + un certain nombre d’organisations satellites • Compétences: 1. problématique de la sécurité, 2. carte d’identité, élections et gestion du registre national, 3. Politique relative à l’asile et aux étrangers

3. Faits (2) – SPF Intérieur • 5150 agents: - 2140 agents sont exclus du télétravail pour le motif qu’ils travaillent en service continu, par exemple les collaborateurs de la protection civile, les agents de sécurité, les calltakers des centraux 100, - 3010 télétravailleurs potentiels, à la date du 1/12/2008: 167 télétravailleurs réguliers soit 5,5 %

4. Qui peut effectuer du télétravail? • nature de la fonction:tâches qui peuvent être effectuées indépendamment du lieu, • aptitudes personnelles: • Travailler de manière systématique et planifiée, • Travailler de manière autonome, connaître les priorités et les orientations stratégiques, • Être orienté résultats, • Posséder des aptitudes sociales, • Disposer de connaissances informatiques suffisantes.

5. Cadre dans lequel se situe le télétravail (1) • Phase initiale: • Équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, • Réduction de la durée des trajets (nombreux bureaux à Bruxelles), • Élément de la politique de motivation, • Augmentation de la productivité.

6. Cadre dans lequel se situe le télétravail (2) • Phase ultérieure: Le télétravail devient une composante de la: • Politique en matière de bien-être au travail, • Politique de diversité, • Politique de rétention, • Politique de recrutement (est repris dans toutes les offres d’emploi), • recherche d’un travail davantage orienté sur les résultats.

7. Evolution du télétravail • 2004: projets pilotes dans des administrations spécifiques, • avril 2007 introduction générale du télétravail “régulier”, • Mai 2008: enquête auprès des télétravailleurs et des chefs de service, • Juillet 2008: à la demande du cadre moyen  introduction du télétravail occasionnel, • Automne 2008: adaptation du “télétravail régulier” sur la base des résultats de l’enquête.

8. Télétravail régulier – AR du 26 novembre 2006 • Contrat type reprenant des accords concernant: • lieu du télétravail • nombre de jours de télétravail (maximum 2j/semaine) • accessibilité par téléphone/ consultation des mails • 7h36 temps de travail • indemnité pour frais de communication et de connexion à Internet (max. 30 euros/mois) • matériel mis à disposition

9. Télétravail régulier – chiffres • 167 télétravailleurs réguliers au total à la date du 1/12/2008 • 85 femmes / 82 hommes • Age: • Jusqu’à 25 ans: 3 • 26-30 ans: 40 • 31-35 ans: 58 • 35-40 ans: 23 • 40+: 43 => de nombreux agents ont entre 31-35 ans: généralement la catégorie d’âge la plus active

10. Télétravail occasionnel – note de service • Télétravail sur base irrégulière Ex.: deadlines, travaux de transformation au bureau, grève dans les transports en commun. • S’effectue sur la base d’une autorisation de mission qui indique le lieu du télétravail, les heures de travail, le mode d’accessiblité, … • Pas d’indemnité pour couvrir les frais • 267 collaborateurs depuis 1/8/2008, notamment lors de la dernière grève des trains.

11. Rôle du service d’encadrement P&O • Pilotage, communication et coaching: • Brochure d’information, intranet SPF, bulletin d’information du service d’encadrement • Coaching des télétravailleurs et des dirigeants au moyen de réunions de concertation, • En collaboration avec le service interne de prévention: des mesures de prévention et de sécurité ont été élaborées pour le local où s’effectue le télétravail • Auto-évaluation pour les télétravailleurs: leurs tâches et aptitudes conviennent-elles pour le télétravail

12. Conclusions de l’enquête relative au télétravail 2008 (1): • Personnes ayant répondu au questionnaire: n=59 télétravailleurs, n=16 dirigeants • Avantages du télétravail: • Motivation plus grande car il permet d’éviter des déplacements entre le domicile et le lieu de travail (en moyenne 2h21min), • L’agent peut mieux se concentrer sur son travail, • Meilleure organisation du travail, • Augmentation limitée de la productivité (3,5% d’après l’enquête) • organisationnel: + desk-sharing + diminution de l’absentéisme.

13. Conclusions de l’enquête concernant le télétravail 2008 (2) • Inconvénients du télétravail • Le télétravailleur est plus difficilement joignable le jour du télétravail, • Moins de possibilités de concertation, • Risque accru de perdre des informations confidentielles et du matériel.

14. Adaptation après enquête • Télétravail confiance et suivi output • Accords plus souples concernant les tâches à effectuer: ex. oralement, • Feedback permanent, • Evaluation via système générique, • Suppression du suivi administratif (livre de bord, rapport) • Flexibilité plus grande au niveau de la permutation du jour de télétravail • La déviation des appels téléphoniques du bureau vers le domicile permet de joindre l’agent

15. Conclusion • Très positif, • Chiffre à atteindre: 300 fin 2009, • Avenir: création de bureaux satellites.

16. Contacts nahid.mohammadi@ibz.fgov.be frank.deneve@ibz.fgov.be