Bilan 1 ère Campagne d’audit à la DR 15 Réunion des gestionnaires ICMCB 16 Novembre 2010

1. Bilan 1ère Campagne d’audit à la DR 15 Réunion des gestionnaires ICMCB 16 Novembre 2010

2. SOMMAIRE 1 I Campagne des audits en 2010 P. 2 1.1 I Cartographie 1.2 I Bilan 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions 2.2 I Factures 2.3 I Immobilisations 2.4 I Pratiques générales Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010

3. Campagne des audits en 2010

4. 1 ICampagne des audits en 2010 1.1 ICartographie • Pour rappel : en 2007, phase de test, 5 laboratoires audités en 2008,13 laboratoires audités • en 2009, montée en régime avec 23 laboratoires audités. • Apothéose en 2010 (Janvier-Septembre) avec 28 laboratoires audités (y compris les services de la Délégation, les GDR). • Parmi ces 28 laboratoires, 5 faisaient l’objet d’un « ré-audit » • Même si fin du cycle, domaine des labo audités toujours aussi variés : • 5 étaient rattachés à l’INSHS • 4 étaient rattachés à l’INSIS • 3 étaient rattachés à l’INSB • Etc……………. P.4 Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010

5. 12 laboratoires ont eu droit au 16 laboratoires ont eu un 1 ICampagne des audits en 2010 1.2 IBilan

6. Points positifs : Certains laboratoires ont un très bon délai global de paiement Bonne utilisation de la carte d’achat Bonne connaissance au niveau de la politique d’achat et de certains outils (PUMA, ARNO, Intranet achat…..) Fonds de dossiers très complets 1 ICampagne des audits en 2010 1.2 IBilan

7. 1 ICampagne des audits en 2010 1.2 IBilan • Points perfectibles sur les laboratoires audités : • Ordre de mission postérieur • Conditions Générales d’Achat non transmises auprès des nouveaux fournisseurs • Ajout de la date de mise en service sur le support servant à la tenue de l’inventaire du laboratoire. Etiquetage du matériel. • Signature du relevé d’opération administration pour la carte d’achat. • Pièces justificatives absentes ou erronées pour certaines missions (cartes d’embarquement, ticket de taxi pas aux dates de la mission….) • Bon de commande non signé

8. Nouveautés pour la nouvelle campagne 2011-2013 : Mise en place d’une grille interne au SFC pour noter les rapports d’audit : mise en place depuis septembre, améliorée pour la nouvelle campagne. Nouvelle maquette pour le rapport d’audit (contenu, notation…) Mise en place dans les futurs rapports d’audit d’un droit de réponse pour les DU et les gestionnaires. Envoi du rapport aux gestionnaires 1 ICampagne des audits en 2010 1.2 IBilan

9. Rappel et bonnes pratiques

10. Les titres de transport ou cartes d’embarquement doivent impérativement être conservés dans les fonds de dossiers en unité (que les billets soient pris hors ou dans le marché). En cas d’impossibilité et à titre exceptionnelle de récupérer les cartes d’embarquement, une attestation de perte signée du missionnaire et du directeur d’unité devra être jointe au dossier. Si certaines pièces justificatives n’ont pu exceptionnellement ne pas être jointes au fond de dossier (ticket de parking, ticket de péage etc…..), seule une attestation de perte signée du missionnaire et du directeur d’unité présente dans le dossier lors de l’audit permettra une explication valable. En cas d’absence de cette pièce, un trop perçu sera demandé d’office pour les frais remboursés sans justificatif. Les copies d’attestation d’assurance et de cartes grises doivent être conservées minimum 11 ans dans l’unité. La Cour des Comptes dispose d’un délai de 10 ans pour vérifier les comptes du CNRS.Ces pièces peuvent ensuite être détruites 1 ans après le quitus de la Cour des Comptes. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

11. L’indemnité forfaitaire globale allouée pour tout déplacement à l’étranger inclut : Les frais d’hébergement. Les frais de repas. Les frais divers : frais de transport en commun, de taxi, de parking engagés par l’agent à l’intérieur de la localité de la mission et les frais de connexion internet. Par conséquent, ces frais ne peuvent donner lieu à aucun remboursement particulier. Le remboursement des frais de taxi à l’étranger n’est valable que pour les navettes qui précèdent l’embarquement ou qui suivent le débarquement, c'est-à-dire le jour d’arrivée ou de départ de la mission. Si le taxi est utilisé durant les dates de la mission, ces justificatifs ne sont pas remboursés (cf : Instruction du 2 Avril 2010 ). Il en va de même pour les frais de transport en commun, de parking…. L’utilisation du taxi en métropole est laissée à l’appréciation de l’ordonnateur. Le remboursement des frais de taxi en métropole est valable pour toute la durée de la mission. Bien vouloir s’assurer de l’accord de son directeur avant l’utilisation du taxi. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

12. Tous les tickets (péage, parking….) dont le remboursement est demandé, doivent être aux dates de la mission. Pour les frais de connexion internet : A l’étranger : compris dans l’indemnité journalière donc ces frais ne peuvent faire l'objet d'un remboursement complémentaire au missionnaire, même s'ils sont facturés en plus du prix de la chambre. En France : il est de l'initiative du directeur d'unité de prendre en charge ou non ces frais. Dans l'affirmative, il convient de les porter sur la ligne "autres" de l'état de frais. La facture d'hébergement ou le document distinct justifiant le montant des frais de connexion à Internet est conservé par le gestionnaire de l'unité. Pour une mission à l’étranger, renseigner les dépenses concernant les transports, frais d’inscription et frais divers directement en devise étrangère sur l’état de frais.BFC effectuera la conversion. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

13. L’attestation signée de la Centrale Des Salles en cas de marché infructueux doit être conservéeau laboratoire. Il n’est pas nécessaire de la joindre à l’appui de la mission en Délégation. Pour les paiements par caisse : conserver les originaux des factures d’hôtel, les cartes d’embarquement dans les unités. Si les nuitées sont comprises dans le séjour, joindre une copie de l’attestation de réservation de l’hôtel, les copies des cartes d’embarquement et du passeport en Délégation. Détailler le formulaire du paiement par caisse (hébergement, avion….) pour vérifier le forfait demandé. Transmettre à la DR le plus rapidement possible pour régularisation, l’état de frais correspondant à la mission. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

14. Les bons de commande signés sont à transmettre  avec la facture en Délégation lorsque : La facture n’est pas libellée au nom du CNRS. La facture concerne un achat sur marché national. La facture entre dans le cadre d’une justification d’un contrat européen. De plus, le bon de commande doit comporter l’acronyme du contrat pour laquelle la dépense a été engagée afin que cette dépense soit éligible dans la justification du contrat européen. Par conséquent, dans les fonds de dossier en laboratoire, les bons de commande signés sont àconserver uniquement : Lorsque la facture concerne un achat sur le marché « missions » (FRAM et CDS). A l’appui de toutes les factures payées par carte d’achat. Dans tous les autres cas, les gestionnaires n’ont aucune obligation de conserver les bons de commande dans les fonds de dossier. Tous les bons de livraison récupérés devront être joints aux fonds de dossier. En cas de frais d’inscription ou de facture d’hôtel, il est inutile de joindre la copie de l’ordre de mission à la facture en Délégation. Cette copie devra être présente dans le fond de dossier lors de l’audit. De même si les frais d’inscription ont été payés par carte d’achat. Pour rappel, vous devez adresser des factures d’hôtel à la Délégation uniquement dans le cas de chercheurs invités et dans la limite de la règlementation. Pour tous les autres chercheurs, il y’a le marché CDS et la carte Corporate (anciennement « affaires »). 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.2 I Factures

15. Tous les matériels inventoriés au CNRS doivent être étiquetés et la date de mise en service du bien doit être mentionnée dans le support servant à la tenue de l’inventaire des matériels de l’unité. De plus, si le libellé du matériel sur la facture n’est pas explicite : Indiqué un nom de matériel directement sur la facture conforme à celui de l’inventaire du laboratoire. si il est plus explicite, joindre la copie du bon de commande à l’appui de la facture en DR. Dans le cadre de factures d’équipement, le coût de l’immobilisation est constitué de son coût d’achat et du coût directement attribuable : Les droits de douane et taxes non récupérables Les frais de livraison ou de manutention initiaux Les frais de transport, d’installation, de montage Les frais de préparation de site ou de démolition préalable Les révisions de prix Les honoraires d’architecte, de géomètre, de conseil Les coûts de démantèlement du site Les frais considérés comme nécessaire à la mise en place et en état de fonctionner de l’immobilisation sont obligatoirement comptabilisés en immobilisations. Les frais de formation du personnel à l’utilisation et à l’entretien des machines (maintenance), ainsi que les extensions de garantie doivent être comptabilisés en classe 6 (fonctionnement). Ces frais ne font pas partie du coût d’acquisition de l’immobilisation. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.3 I Immobilisations

16. Lorsqu’une mission ou des frais de réception concerne votre directeur d’unité, faites contresigner l’ordre de mission, l’état de frais ou l’attestation de frais de réception par une personne ayant délégation de signature au sein du laboratoire. Transmettre les Conditions Générales d’Achat du CNRS auprès d’un nouveau fournisseur. Dans le cadre de la signature de documents transmis au SFC, l’utilisation d’un tampon est tolérée uniquement pour les actes administratifs (actes de secrétariat par exemple….). Pour tous les actes ayant une incidence comptable (bons de commande, bordereau de factures etc….), la signature doit être un original. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.4 I Pratiques générales

17. En cas d’audit, au vu de ces recommandations et sauf explication valable lors des entretiens, toute pièce manquante ou erronée sera sanctionnée dans la note finale de l’audit. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.4 I Pratiques générales

18. Merci de votre attention