Nội dung chính

1. Nội dung chính • Giới thiệu tóm tắt • Những kết quả đạt được • Kinh nghiệm triển khai • Những khó khăn bước đầu

2. I. Giớithiệutómtắt

3. Thông tin chung • Tên dự án: Xây dựng và nâng cấp hệ thống phần mềm ứng dụng vào công tác QLHCNN tại UBND huyện Thuận An - tỉnh Bình Dương • Chủ đầu tư: UBND huyện Thuận An- tỉnh Bình Dương • Địa điểm xây dựng: Trụ sở UBND huyện Thuận An • Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT

4. Mục tiêu dự án • Đưaứngdụngcôngnghệthông tin vàoviệcquảnlýhànhchínhnhànướctạiđịaphươngmộtcáchhiệuquả. • CungcấpcôngcụkiểmsoátvàhỗtrợcholãnhđạoỦy ban vàlãnhđạophòng ban trongcôngtácquảnlý, đảmbảokiểmsoátthuậnlợi, chínhxác, hỗtrợcholãnhđạoraquyếtđịnh. • Giúpchuyênviêngiảmbớtcôngviệcthủcônghàngngày, nângcaohiệuquảtrongviệctiếpnhậnvàxửlýhồsơ. • Từngbướcxâydựngmôitrườnglàmviệcđiệntử • Cungcấpmộtkênhgiaotiếpđiệntửgiữanhànước - nhândân

5. II. Nhữngkếtquảđạtđược

6. Đối với người dân Thủtụchànhchínhđượccôngkhai minh bạch : Trang thông tin điệntửcủahuyệnđãgiúpngườidânhiểuđượccácthànhphầnhồsơkhithựchiệncáclọaithủtụchànhchính. Cácthủtụccầnthiếtđượccôngkhaicùngvớinhữngcăncứpháplý, tránhnhậnhồsơdưthừahoặcthiếucáclọaigiấykhác. Biênnhậnđãliệtkêđầyđủcáclọaigiấytờcầnthiếttronghồsơ, hạnchếyêucầubổ sung giấytờđãnộp. Điểmtiếpnhậnhồsơvàlệphíđượccôngkhai minh bạchhơn,

7. Đối với người dân Tránh được nhũng nhiễu phiền hà Quản lý được quá trình giải quyết hồ sơ đã giúp cho người dân nhận biết được quá trình thụ lý hồ sơ của cán bộ. Tránh được tình trạng gây phiền hà đối với người dân và hạn chế mức tối đa trong việc giữ hồ sơ của dân mà không giải quyết. Kiên quyết ngăn ngừa việc hạch sách quan liêu trong việc giải quyết hồ sơ cho dân. Tạo niềm tin trong mối liên hệ giữa người dân với cơ quan hành chính nhà nước.

8. Đối với người dân Theo dõi được quá trình giải quyết hồ sơ : Kiểm tra được trình tự hồ sơ trong quá trình giải quyết Hồ sơ có yêu cầu cần bổ sung những giấy tờ gì để người dân chuẩn bị đến bổ sung kịp thời Hồ sơ đã giải quyết đúng thời hạn so với biên nhận để người dân đến nhận kết quả giải quyết. Tránh tình trạng hẹn đi hẹn lại nhiều lần.

9. Đối với người dân Tra cứu qua tin nhắn Giúp cho người dân thuận tiện tra cứu quá trình giải quyết hồ sơ mọi lúc mọi nơi. Cách tra cứu dễ dàng nhanh chóng Thực hiện tin nhắn không có thu phí. • Tra cứu qua điện thoại • Tra cứu hồ sơ bằng cách gọi điện thoại đến số tổng đài để thực hiện theo hướng dẫn.

10. Đối với người dân Tra cứu qua trang thông tin điện tử : Trang thông tin điện tử cung cấp các loại thủ tục hành chính, giúp tra cứu tình trạng hồ sơ nhanh chóng và chính xác như tra cứu qua tin nhắn hay điện thoại Ngoài ra, trang thông tin điện tử còn cung cấp lịch làm việc, văn bản pháp luật; Giúp người dân tìm hiểu về lịch sử, văn hóa và các thông tin về huyện Thuận An.

11. Đối với người dân Tra cứu qua mã vạch Tại trụ sở UBND huyện, đã có những kiosk thông tin: Cho phép người dân in các thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính; Giúp tra cứu tình trạng hồ sơ bằng cách dựa vào mã vạch được in trên tờ biên nhận

12. Đối với công tác quản lý Theo dõi quá trình thụ lý của các chuyên viên Giúp lãnh đạo theo dõi được lượng hồ sơ tồn đọng ở các chuyên viên để cân đối trong việc phân công thụ lý hồ sơ; Tránh hiện tượng chuyên viên này thụ lý hồ sơ quá nhiều và chuyên viên khác không có hồ sơ để thụ lý

13. Đối với công tác quản lý Giảm bớt tình trạng bổ sung hồ sơ nhiều lần Việc bổ sung hồ sơ nhiều lần được giảm bớt, quá trình bổ sung được ghi nhận lại trong chương trình để kiểm tra hồ sơ nhận lại được dễ dàng hơn. Quá trình thẩm tra hồ sơ được thực hiện tốt hơn : Quá trình kiểm tra hồ sơ trở nên chặt chẽ rõ ràng, biết được quá trình kiểm tra sai sót tại cán bộ nào thụ lý. Truyền đạt thông tin giữa các đơn vị Nhận lịch làm việc hàng tuần được đưa lên trang thông tin điện tử của huyện. Các thông báo, thủ tục hành chính, văn bản pháp luật đã được thể hiện trên trang thông tin điện tử.

14. III. Kinh nghiệm triển khai

15. Sựquyếttâm, quantâmcủalãnhđạo Từ giải pháp mô hình “một cửa” điện tử đưa vào thực tế là thay đổi một công cụ quản lý, một thói quen của cán bộ nên phải có sự quyết tâm của lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo các phòng ban tham gia. Sự quyết tâm của lãnh đạo đã đảm bảo khoảng 70% yếu tố thành công của dự án Sự quyết tâm của lãnh đạo được áp dụng triệt để mới tạo được thành công của dự án và tạo được sự thống nhất của các lãnh đạo phòng ban trong việc triển khai. Lãnh đạo cần phải quan tâm theo dõi việc triển khai áp dụng một cách xuyên suốt để kịp thời chấn chỉnh để phòng ban ứng dụng phần mềm đạt hiệu quả cao. Việc theo dõi không chặt chẽ có thể dẫn đến việc thực hiện qua loa, không hiệu quả.

16. Xây dựng các qui trình Quá trình giải quyết hồ sơ phải được xác định thành các luồng công việc tường minh về các bước công việc, thời gian giải quyết nhằm ghi nhận được giai đọan hồ sơ nào xảy ra sai sót hoặc quá thời hạn giải quyết. Cần phối hợp giữa cải cách hành chính và áp dụng tiêu chuẩn ISO để làm rõ cơ chế luân chuyển hồ sơ; khi đó tin học hóa áp dụng dễ dàng và thuận lợi hơn. Nếu các qui trình chưa được xác định rõ thì việc áp dụng tin học rất khó khăn, gây nhiều cản trở và làm chậm tiến độ.

17. Xây dựng cơ sở hạ tầng - Cơ sở hạ tầng bao gồm: máy chủ, máy trạm, đường truyền kết nối và hoạt động duy trì hệ thống cần phải sẵn sàng cho công tác triển khai phần mềm. Máy chủ đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong việc đảm bảo hệ thống họat động liên tục 24/7. Khi máy chủ gặp sự cố thì tất cả công việc của các bộ phận sẽ đình trệ. Hệ thống nguồn điện cần phải được đảm bảo xuyên suốt. Hệ thống bảo mật mạng và lưu trữ dự phòng cần quan tâm đến để đảm bảo hệ thống không bị tấn công từ bên ngoài. Kinh nghiệm triển khai: các hạng mục cơ sở hạ tầng phải được thiết kế phù hợp ngay từ đầu

18. Nhanh chóng khắc phục sự cố Khi có sự cố về đường truyền, máy chủ cần phải có hướng giải quyết kịp thời để đảm bảo quá trình vận hành xuyên suốt. Vấn đề bảo mật phải được quan tâm nhằm chống lại sự phá hoại từ bên trong mạng nội bộ và trên mạng internet; Virus máy tính cũng có thể gây hư hỏng. Kinh nghiệm xử lý: xây dựng 2 hệ thống máy chủ chạy song song. đề phòng nếu xảy ra sự cố vẫn không làm gián đoạn hoạt động của cơ quan. Luôn lưu trữ dự phòng cho hệ thống.

19. Yếu tố nhân sự Cần có cán bộ chuyên trách đủ năng lực tiếp nhận công nghệ đồng thời am hiểu qui trình nghiệp vụ và các lĩnh vực liên quan; Trình độ tin học của các chuyên viên ứng dụng và sự tham gia phối hợp của các phòng ban, cá nhân có tầm ảnh hưởng rất quan trọng. Kinh nghiệm: Tập huấn nâng cao trình độ tin học cho các chuyên viên ứng dụng, kêu gọi sự tham gia góp ý nhiệt tình của cán bộ nghiệp vụ tại các phòng ban trong việc vận hành chạy thử, phát hiện lỗi phần mềm …

20. IV. Những khó khăn bước đầu

21. Thay đổi thói quen làm việc Một số cán bộ không thực hiện do giải quyết quá nhiều công việc; Một số cán bộ cho rằng thực hiện việc nhập máy tính lâu và mất thời gian so với việc viết biên nhận hoặc thường chê bai phần mềm không sử dụng được, có ý tránh né và bàn ra để không thực hiện. Kinh nghiệm xử lý: phải theo dõi và hỗ trợ khắc phục kịp thời để không làm ảnh hưởng đến tiến độ và thuyết phục, giải thích cho cán bộ sử dụng đạt hiệu quả.

22. Nhận thức của cán bộ Một số cán bộ không chịu hợp tác vì sợ khi giải quyết hồ sơ trên máy sẽ minh bạch hóa do đó ít khi phản hồi các ý kiến bổ sung để hòan thiện nhằm mục đích tránh né việc sử dụng phần mềm, làm chậm tiến độ của dự án. Một số cán bộ tạo ra những lỗi phần mềm khác (máy tính nhiễm virus, máy không kết nối mạng, …); không góp ý chương trình nhưng vẫn không thực hiện . Kinh nghiệm xử lý: thường xuyên quan tâm yếu tố vận hành và hợp tác của cán bộ để kịp thời giải quyết; khi cần thiết, phải có sự tác động của lãnh đạo.

23. Văn bản pháp luật thay đổi nhanh chóng Việc thay đổi các nghị định sẽ làm thay đổi thành phần hồ sơ và qui trình giải quyết. Khi phần mềm chưa theo kịp những thay đổi, sẽ tạo ra sự gián đọan trong áp dụng phần mềm. Hiện nay thực hiện luật đất đai và sở hữu nhà, sở hữu công trình theo Nghị định 88/2009/NĐ-CP và Thông tư 17/2009/TT-BTNMT. Sự thay đổi làm ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án. Kinh nghiệm xử lý: UBND huyện đã kịp thời phối hợp với đội triển khai của công ty FPT để khắc phục.

24. Chúchộithảothànhcông, Cámơncácquývịđãlắngnghe