المحاضرة الحادي عشرة

1. المحاضرة الحادي عشرة أ.مرام المغربي أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

2. الحقل الثالث • من المعروف عن استخدام القواعد الأنجلو أمريكية للفهرسة، أن الحقل الثالث لا يستخدم لكل أنواع الأوعية، ولكنه يستخدم فقط في أربع أنواع وهي الدوريات، والخرائط، والموسيقى المطبوعة، والمصادر الإلكترونية. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

3. يتبع... • وحيث أن لكل مادة من هذه المواد الأربعة خصوصيتها في بيانات معينة تنفرد بها من بين أوعية المعلومات، فقد خصص هذا الحقل لوضع هذه البيانات التي تنفرد بها هذه الفئة من المواد. وقد سمي هذا الحقل في المصادر الالكترونية "نوع المصدر وامتداده" أي أن هذا الحقل يتضمن عنصري معلومات. وسوف نحاول من خلال الرسم التالي توضيح خريطة هذا الحقل. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

4. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

5. أي أن عنصر معلومات النوع سوف يذكر فيه أي من هذه الفئات الثلاثة حسبما هو مناسب للوعاء الموصوف أي أن هذا العنصر يلي العنصر السابق ويقدم تفاصيل أكثر. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

6. يتبع... • أما إذا كانت الملفات متعددة الأجزاء، فسوف يتم إعطاء وصفاً تفصيلياً لكل ملف كما يلي: • - بيانات الكترونية (3 ملفات : 100، 460، 550 تسجيله). • - برامج الكترونية (2 ملف : 4300، 1250 بايت). أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

7. برامج الأرشفة الإلكترونية • يعتبر الأرشيف ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة وذاكرة الإدارة معاً وهو في وضعيته المعاصرة يتقاطع مع المفهوم الذي التصق بالأرشيف في الماضي وبالقائمين عليه حيث أصبح يمثل اليوم العنصر الأساسي في الإدارة وأعتبر أن الأرشيف هو اللبنة الأولى التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

8. يتبع... • أما بالنسبة لمصطلح الأرشفة الإلكترونية فيطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية، نظم إدارة الوثائق وهي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة لاسترجاعها والإطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

9. نظام الأرشفة الإلكترونية • يتيح نظام الأرشفة الالكترونية أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية مما يسمح باستغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية واستخدامها لأمور حيوية أخرى ولزيادة فاعلية أنظمة الأرشفة الإلكترونية إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

10. متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني • الأجهزة والالآت Hardware: مثل الماسحات الضوئية، الحاسب الآلي، الطابعات والخوادم. • البرامج Software: مثل نظام بايت كويست ByteQuest ونظام إي دوكس eDoX. • البرامج المساعدة: مثل برنامج Wise Image يستخدم لتنظيف الوثائق على النقط السوداء أو الانحناءات وبرنامج View Rx View يساعد على عرض ومشاهدة 300 نوع من الملفات. أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

11. خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية • التعامل مع قواعد البيانات. • دعم تقنية الشبكات. • الدعم الفني الجيد بعد التركيب. • تلبية احتياجات المؤسسة. • سهولة الاستخدام. • عد الاحتياج لكثير من التدريب. • دعم اللغة العربية. • دعم الدخول عن بعد للنظام أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

12. يتبع... • تصدير البيانات. • دعم البروتوكولات العالمية المشهورة. • دعم خاصية مراحل سير العمل. • التكامل والاندماج مع نظم أخرى. • القدرة على حماية الوثائق. • القدرة على تقديم التقارير. • الاشتمال على محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول. • دعم البريد الإلكتروني. • التعامل مع جميع أنواع الملفات أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435

13. انتهت المحاضرة أ. مرام المغربي تنظيم وحفظ الوثائق الإلكترونية الفصل الدراسي الثاني 1435