MS EXCEL cd . MS Access

1. MS EXCEL cd.MS Access Wykład 5

2. Funkcje czasu = DZIŚ() = TERAZ() = CZAS (gg;mm;ss) = DATA(rr; mm ;dd) Przykład: = DZIŚ() - DATA(1981;12;13)

3. Funkcje statystyczne = SUMA(zakres) = ŚREDNIA(zakres) = ODCH.STANDARDOWE(zakres) = MIN(zakres1;zakres2) = MAX (zakres)

4. Inne grupy funkcji • finansowe • logiczne • tekstowe • informacyjne • inne

5. bezpośrednie wpisywanie do formuł (wyrażeń) • kreator (lub menu fX) • funkcje zagnieżdżane (pole nazwy przekształcone w rozwijane okno dostępu do ostatnio używanych funkcji oraz kreatora – Więcej funkcji)

6. KOPIOWANIE I PRZENOSZENIE DANYCH I FORMUŁ Jeśli przenosimy komórki z danymi do których odnoszą się formuły w innych komórkach to zmiana adresu jest w formułach automatycznie śledzona. Jeśli przenosimy komórkę z formułą to odwołania do adresów innych komórek nie zmieniają się. Przy kopiowaniu komórki z formułą: • jeżeli adresy odwołań są względne to następuje ich zmiana w proporcji do drogi przemieszczenia kopii względem oryginału, • jeżeli adresy odwołań są bezwzględne ich zmiana nie następuje • jeżeli adresy odwołań są mieszane to następuje ich zmiana w proporcji do drogi przemieszczenia kopii względem oryginału ale tylko względem współrzędnej względnej (tylko wiersza albo tylko kolumny)

7. Odwołanie do komórki (zakresu komórek) innego arkusza: =’Arkusz’!adres Dokładność obliczeń i wizualizacja miejsc dziesiętnych dokładność obliczeń 1E-15 czyli 10-15

8. BŁĘDY W ARKUSZU • składniowe (niepoprawne wyrażenie, brak nawiasów, zły zapis liczby, nieznana nazwa #NAZWA), zgłasza się „Pomoc”. • #ADR! • matematyczne (np. dzielenie przez zero, argument poza obszarem określoności funkcji), #LICZBA, #DZIEL/0 • inne – np. za wąska kolumna ############ • odwołanie cykliczne, formuła odnosi się do adresu samej siebie.

9. Wykresy - kreator Typy • kolumnowe • liniowe • słupkowe • powierzchniowe (3‑wymiarowe) • inne

10. Wykresy funkcji 1 zmiennej Tworzenie wykresów • utworzenie tabeli danych • zakres i krok dla zmiennej niezależnej (seria) • zapis serii dla zmiennej niezależnej, • funkcja dla pierwszej wartości zmiennej y • kopiowanie funkcji do pozostałych komórek • wybór typu wykresu • dane do wykresu

11. Pozostałe opcje wykresu (tytuły, osie, siatka, legenda) Korekta wykresu: • wielkość – zaczepy rozmiaru • parametry – z menu kontekstowego elementów wykresu (tło, obszar danych, wykres, osie itp.)

12. Wykresy 2 zmiennych: x y f(x,y) Przed wywołaniem kreatora zaznaczamy cały obszar danych

13. Sortowanie i filtrowanie (na wstędze Dane)

14. EXCEL - WSPOMAGANIE DECYZJI • funkcje i narzędzia - użyteczne są: • relacje oraz funkcje logiczne - do wspomagania decyzji strukturyzowanych, szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy trzeba sprawdzać, czy zawartości danych komórek arkusza spełniają określony warunek logiczny. • funkcje informacyjne, do testowania typu zawartości komórek, • narzędzia: Szukaj wyniku i Solver- do wspomagania decyzji strukturyzowanych oraz semi-strukturyzowanych

15. Relacja jest połączeniem dwóch wyrażeń (numerycznych lub tekstowych) jednym z operatorów relacji (porównań): = równy > większy niż < mniejszy niż >= większy niż lub równy <= mniejszy niż lub równy <> różny (nierówny) Wyrażenie logiczne przyjmuje wartość logiczną PRAWDA lub FAŁSZ, zależną od tego, czy jest spełniona czy nie. Przykłady wyrażeń logicznych: =A1>0 =B5>=2*C8 =SUMA(A1:A5)<1E-8 =C8<>-5

16. Funkcje logiczne FAŁSZ - oznacza wartość logiczną fałszu (0 logiczne), PRAWDA - oznacza wartość logiczną prawdy (1 logiczna), NIE - odwraca wartość logiczną argumentu (negacja), LUB - suma logiczna (alternatywa) argumentów, ORAZ - iloczyn logiczny (koniunkcja) argumentów, JEŻELI - określa wybór, na podstawie testu logicznego, jednej z dwóch wartości.

17. Funkcje FAŁSZ( ) oraz PRAWDA( )są funkcjami bezargumentowymi, które oznaczają stałe logiczne, stosowane w wyrażeniach logicznych lub jako wartości wpisywane do komórek. Funkcja negacji NIE(wyr_logiczne)jest funkcją jednoargumentową, która neguje (odwraca) wartość swojego argumentu. Należy stosować funkcję NIE wtedy, gdy trzeba być pewnym, że dana wartość nie jest równa jakiejś szczególnej wartości. Przykład: NIE(FAŁSZ) jest równe PRAWDA, • NIE(2+2=4) jest równe FAŁSZ

18. Funkcja sumy logicznej LUB o postaci: LUB(wyrażenie_logiczne1; wyrażenie_logiczne2; ...) przyjmuje wartość logiczną PRAWDA, jeśli choć jeden argument ma wartość logiczną PRAWDA. Jeśli wszystkie argumenty mają wartość logiczną FAŁSZ, funkcja przyjmuje wartość logiczną FAŁSZ. Przykłady: LUB(1+1=2; 2+2=5) jest równe PRAWDA, LUB(A1:A3) jest równe PRAWDA, jeśli zakres A1:A3 zawiera wartości logiczne i przynajmniej jedna wartość wynosi PRAWDA.

19. Funkcja iloczynu logicznego ORAZ o postaci: ORAZ(wyrażenie_logiczne1; wyrażenie_logiczne2; ...) przyjmuje wartość PRAWDA, jeśli wszystkie jej argumenty mają wartość PRAWDA. Wartością funkcji jest FAŁSZ, jeśli co najmniej jeden z argumentów ma wartość FAŁSZ. Przykłady: ORAZ(PRAWDA; FAŁSZ) jest równe FAŁSZ, ORAZ(2+2=4; 2+3=5) jest równe PRAWDA.

20. Uwagidotyczące funkcji LUB i ORAZ: • argumenty powinny być wyrażeniami logicznymi bądź adresami komórek, zawierających wyrażenia lub wartości logiczne. • jeśli którakolwiek z wartości składowych tabel lub komórek zawiera tekst, liczby lub jest pusta, wartości te są pomijane. • jeśli określony argument nie jest wartością logiczną, funkcja LUB przyjmuje wartość komunikatu o błędzie "#ARG!".

21. Funkcja wyboru JEŻELI, o postaci: JEŻELI(wyrażenie_logiczne; wyrażenie_1; wyrażenie_2) pozwala na podjęcie decyzji wyboru jednej z dwóch alternatywnych wartości wyrażeń, na podstawie testu wartości wyrażenia logicznego. Argument wyrażenie_1 oznacza wartość jaką przyjmuje funkcja dla przypadku, gdy wartość wyrażenia logicznego jest równa PRAWDA. W przypadku, gdy wyrażenie logiczne przyjmuje wartość FAŁSZ wartością funkcji staje się wartość wyrażenie_2. =JEŻELI(A1>0;"dodatnia"; "ujemna lub zero") =JEŻELI(A1>0;A6; A7) teksty w cudzysłowie

22. Funkcja JEŻELI jest szczególnie przydatna w zapisywaniu określonych reguł decyzyjnych. Można zagnieździć do siedmiu funkcji JEŻELI stosując je jako argumenty wyrażeń wyrażenie_1 i wyrazenie_2, w celu zapisania bardziej złożonych warunków. =jeżeli (A1<20;"młody";jeżeli(A1>70;"stary";"średni"))

23. Funkcje informacyjne są przeznaczone do ustalania typu danych przechowywanych w komórce Grupa funkcji CZY - funkcje te przyjmują wartość PRAWDA, jeśli komórka-argument spełnia warunek.

24. Wspomaganie decyzjiustrukturyzowanych Przykład: Sytuacja decyzyjna: Przekroczenie – gdy 14 dni od daty sprzedaży. • =JEŻELI(data_b – data_sp <= 14; 0 ; (data_b – data_sp - 14) * stopa_dz*Wartość) to są nazwy innych komórek

25. Narzędzie Szukaj wyniku Wyrażenie, które zawiera zmienną - adres lub nazwę innej komórki - traktowaną jako zmienną decyzyjną. Celem jest znalezienie wartości zmiennej decyzyjnej aby uzyskać wartość docelową wyrażenia (czyli rozwiązanie równania z jedną niewiadomą) Czynności: • identyfikacja problemu, • określenie zależności pomiędzy zmiennymi występującymi w problemie, • wprowadzenie do arkusza zależności w postaci wyrażeń (wzór może również zawierać funkcje standardowe), • wskazanie komórki, zawierającej wzór określający poszukiwana wartość oraz komórki, która stanowiącej zmienna decyzyjną problemu. • interpretacja wyniku.

26. Komórka, której wartości poszukujemy Komórka, która powinna przyjąć wartość 400 000 zł Przykład • Wielkość sprzedaży wpisujemy 1 oraz sporządzamy formułę przychodów • =B1 *B2 Uruchamiamy narzędzie Szukaj wyniku- na karcie Dane w grupie Narzędzia danych przycisk Analiza symulacji/Szukaj wyniku.

28. WPROWADZENIE DO OBSŁUGI BAZ DANYCH MS ACCESS

29. Pliki z rozszerzeniem *.mdb *accdb Możliwości: • tworzenie tabel, • projektowanie kwerend, • projektowanie formularzy, • projektowanie raportów itd.

30. Tabele bazy danych Zbiór atrybutów, które są odpowiednikiem szczególnych, elementarnych cech opisywanego obiektu i które zwane są nazwami pól tabeli. Każdy atrybut (pole tabeli) ma określone właściwości, przede wszystkim typ danych. MS Access umożliwia ustalenie następujących typów:

32. Jeśli jest to pole tekstowe określamy długość (maksymalną liczbę znaków) Dla pola liczbowego ustalamy typ liczby (liczba całkowita, liczba całkowita długa, dziesiętna itp.). Odpowiedni typ danych wymusza: - kontrolę poprawności wpisywanych danych, - pozwala wykorzystywać mechanizmy sortowania, filtracji i wyszukiwania danych. Po zaprojektowaniu tabeli wprowadzamy dane do tabeli. dane - rekord to pojedynczy wiersz danych w tabeli

33. Przykład

34. Podstawowe operacje na tabelach • Klucz podstawowy i obcy - związki między tabelami Jeden z atrybutów, najczęściej sztucznie wprowadzony identyfikator (z reguły o typie danych Autonumerowanie), jest tzw. kluczem głównym (podstawowym), jednoznacznie identyfikującym rekord (pojedynczy wiersz danych) w tabeli. Kluczem podstawowym może być też pole informacyjne tabeli (np. numer telefonu w tabeli Książka telefoniczna). Wartości w polu klucza nie mogą się powtarzać, muszą być unikalne dla każdego rekordu danych.

35. Dostawcy Towary Klucz podstawowy Klucz podstawowy nazwa nazwa adres cena telefon ilość NIP ID dostawcy – klucz obcy

36. Tworzymy drugą tabelę Towary, której atrybutami są następujące dane:

37. Tabele Dostawcy i Towary połączone są związkiem jeden-do-wielu. • Związek jeden-do-wielu oznacza, że: • każdy towar ma jednego i tylko jednego dostawcę. • każdy dostawca może dostarczać wiele towarów. • Wymaga to umieszczenia w tabeli Towary pola IDdostawcy(klucza obcego), zawierającego wartości z pola klucza głównego tabeli Dostawcy. • Jeśli klucz główny tabeli Dostawcy był typu Autonumerowanie, to klucz obcy powinien posiadać typ liczbowy o typie liczby całkowitej długiej. IDdostawcy jest kluczem głównym w tabeli Dostawcy i kluczem obcym w tabeli Towary.

39. Mogą występować też związki jeden-do-jeden (1:1) i wiele-do-wielu (N:M) Jakie to związki? WYKŁADOWCY – PRZEDMIOTY WYKŁADY – SALE OSOBY – TELEFONY PRACOWNICY – STANOWISKA KIEROWNICY – BRYGADY PRACOWNICY – BIURKA TOWARY – KATEGORIE KSIĄŻKI - CZYTELNICY

40. Książki Wypożyczenia Czytelnicy ? ? Jeśli związki są 1:1 to wszystkie dane w jednej tabeli Jeśli związek wiele do wielu to tworzymy nową tabelę: Książki – wypożyczenie – Czytelnicy Wówczas są dwa związki jeden do wielu – jakie?

41. Relacje – związki między tabelami Relacje i więzy integralności pilnują poprawności – np. aby nie wolno było dla towaru wpisać numeru dostawcy, który nie istnieje, lub usunąć dostawcy, którego towary istnieją w tabeli towarów.

42. Kwerendy – QBE – Query by Example Chcąc utworzyć kwerendę- zapytaniedo bazy – należy wybrać obiekt Kwerendy i utworzyć nową kwerendę w widoku projektu.

43. kryteria

44. Chcąc wyświetlić dane z dwóch tabel należy dodać do kwerendy obie tabele – Dostawcy i Towary. Jeśli tabele zawierają identyczne nazwy pól – tu służą one do związania obu tabel – klucz główny i klucz obcy – to zostanie automatycznie wykonane sprzężenie. Następnie przeciągamy z tabel do kwerendy te pola, które nas interesują – tutaj Nazwa_Towaru i Cena z tabeli Towary i NazwaFirmy z tabeli Dostawcy. Teraz należy uruchomić kwerendę

45. Tworzenie kryterium: • like [Podaj literę:] &* • Precyzyjniej kwerendy buduje się przy pomocy SQL – specjalny język zapytań – ale to już bardziej zaawansowany problem.

46. Koniec