Любомир Алексиев 1 3 /0 3 /201 2 София , България

1. E-фактури – какво печели КМБ България ЕАД и нашите контрагенти от имплементацията им.Принципи и преимущества. Любомир Алексиев13/03/2012София, България

2. 1. Проблеми на хартиеното фактуриране • Колко хора въвеждат, печатат, отчитат и пренасят хартиените „оригинали“? • Колко големи складове имате за съхраняване на счетоводните вписвания? • Преди да бъдат платени, фактурите трябва да бъдат получени и осчетоводени от получателите. Т.е. От създаването на една фактура до нейната доставка се минава през следните процеси: • Създаване на документите в Счетоводната система • Принтиране на документите • Ръчно събиране на копия с оригинали, сортиране и подреждане по фирми • Пакетиране и изпращане по куриер • Проследяване на пратките – получени и неполучени • Колкото повече документи толкова по голяма възможност за грешки! Lyubomir Aleksiev

3. Проблеми на хартиеното фактуриране Създаване в ERPсистема Принтиране Сортиране и подреждане Пакетиране Дистрибуция Архивиране • Загуба на време и пари • Загуба на документи • Архивиране • Търсене в архив • Унищожаване на хартия /дървета/ Lyubomir Aleksiev

4. 2. Предимства на Електронното фактуриране Получател 1 Издател Система за Е-Фактуриране Получател2 ... Получателn Електронното фактуриране има множество предимства спрямо хартиеното! Lyubomir Aleksiev

5. Предимства на Електронното фактуриране • Спестяване на време • Изпращането и получаването на електронни фактури отнема няколко пъти по-малко време, сравнено с хартиените фактури. Всеки месец се губят ценни часове в отпечатване, пакетиране, изпращане, проследяване на състоянието на изпратената фактура, телефонни разговори. Получателят също губи време при придвижване на плащането, ползване на ДДС и осигуряване на архив на фактурата. Издаването на е-фактури е лесно и ефективно. • Получаване на средствата много по-бързо • Изпращането на електронни фактури е лесно и осигурява мигновенна доставка на фактурата до конкретното лице, от което зависи плащането. С издаването на е-фактури можем значително да намалим времето за получаване на плащане. При Средните и Големи компании хартиените фактури изминават дълъг път преди да стигнат до човека, отговорен за тяхното плащане, защото те зависят от множество одобрения. • Поддръжка на електронен архив • Възможност за импортиране на данни в счетоводната система • Възможно чрез стандартния XML формат, който дава възможност за последваща обработка. Това означава, че получените фактури могат да бъдат обработени електронно, без ръчна намеса от доставчиците. Lyubomir Aleksiev

6. Предимства на Електронното фактуриране • Навременно и сигурно получаване на издадените от нас фактури • По-нисък разход по фактурирането, принтиране, хартия, пакетиране, куриерски услуги, архивиране • Освобождаване и преразпределение на човешки ресурси към други дейности • Повишаване на конкурентноспособността • Принос към глобалната Еко-Политика Lyubomir Aleksiev

7. Предимства на Електронното фактуриране • Увеличаване на продуктивността, поради интеграцията с ERP системите • По-малко загубени документи и наличие на доказателство за доставка • Увеличаване на контрола и яснотата върху управлението на документооборота. Бързи справки за получени/изпратени фактури • Подобрение на качеството и скоростта на услугите към партньори и клиенти • Възможност за получаване на други документи, различни от фактури (независимо в какъв формат) • Възможност за администриране на потребителите Lyubomir Aleksiev

8. 3. Какво печели КМБ България ЕАД от Е-Фактурирането? • Намаляване на разходите по издаването и изпращането на документите • Бързо и сигурно изпращане на документите – в деня на издаването. Хартиени фактури – до месец след издаването им. • По-малко обаждания и имейли от доставчиците – доволни партньори. Преразпределение на човешки и времеви ресурси върху други задачи. • Добър корпоративен имидж на компанията • Липса на недоставени фактури, за които се намаляват разходите и времето по повторно изпращане, търсене на адреси и др. • Липса на разходи за принтиране на документите – хартия 5 000 листа на месец на стойност 40.80 лв. без ДДС, тонер и др. • Спестяване на време – При хартиени документи се губят 5 човекодни само за подготовка на пратката на фактурите по куриер. С електронни фактури се създава възможност за преразпределение на човешки и времеви ресурси върху други задачи. Lyubomir Aleksiev

9. Какво печели КМБ България ЕАД от Е-Фактурирането? • 10 години Архив • Намаляване на използваното офис пространство • Лесен достъп до всички документи, за различни цели – например одити • Лесен достъп за доставчиците до всички документи издадени към тях • Ясна информация – доволни доставчици и добър корпоративен имидж • По-бързо решаване на спорове - доволни доставчици и добър корпоративен имидж • Екологично чисто фактуриране • Имидж на КМБ България ЕАД и Карфур, като съвременна компания, която прилага най-новите тенденции в информационните и бизнес технологии. По-ефективен, екологичен, съвременен и сигурен начин за изпращане, получаване и архивиране на документи, който спестява време и разходи, а същевременно води до подобряване на корпоративния имдиж и доволни партньори. Lyubomir Aleksiev

10. 4. Сравнение на разходите • Техническа инвестиция от страна на КМБ България към Карфур Груп по имплементацията - 6000 – 7200 Eвро • Общо спестявания на месец – 2140 лв (1 094евро) без да взимаме предвид разхода за персонал • Това означава, че инвестицията ще бъде възвърната за 6 до 7 месеца. Lyubomir Aleksiev

11. 5. Заключение В заключение можем да добавим, че технологията за Е-Фактурирането е достъпна в днешно време, а инвестициите по нейната имплементация са сравнително ниски! Предимствата са ясни: по-бързо, по-евтино, по-сигурно. Увеличаването на скоростта и точността на фактурирането, чрез автоматизацията на процеса води до по-бързо събиране на дължимите суми. По-ефективен, екологичен, съвременен и сигурен начин за изпращане, получаване и архивиране на документи, който спестява време и разходи, а същевременно води до подобряване на корпоративния имдиж и доволни партньори. Lyubomir Aleksiev