Facility Management

Facility Management Daniel Macek Katedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví, Fakulta stavební, ČVUT v Praze

Historie FM • kořeny FM – USA • 70. léta – velkoplošné kanceláře • správci majetku, správci budov, správci administrativy • květen 1980 – Ann Arbor • setkání zájemců o FM – vznik National Facility Management Association • 1981 – International Facility Management Association (IFMA) • komplexní pojetí podpůrných procesů

Historie FM • Evropa • počátek 90tých let • VB, skandinávské země, Francie, Benelux • o 5 let později německy hovořící země • východní Evropa – Maďarsko 1998 (HUFMA) • první postkomunistický stát začleněný do IFMA • ČR v roce 2000 • IFMA dnes – 18 tis. členů z 67 států

Podstata FM • FM je v principu aplikován řadu století • Facility • snadnost, lehkost, obratnost, dovednost, poddajnost, přístupnost, výhodu, vhodné zařízení, prostředek, plynulost, zručnost, nadání, talent a vlohy • Management • vedení, správa, řízení, obratné zacházení či řízení • význam nelze zachytit překladem

Definice FM • ČSN EN 15221-1 „Termíny a definice“ • Facility management představuje integraci činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivnost její základní činnosti. • ČSN EN 15221-2 „Průvodce přípravou FM smluv“ • dále platí obecně závazné právní předpisy • (zajišťování BOZP, PO, OŽP, revize VTZ, ...)

Připravované normy • ČSN EN 15221-3 „Kvalita ve FM“ • ČSN EN 15221-4 „Kategorizace ve FM“ • ČSN EN 15221-5 „Procesy ve FM“ • ČSN EN 15221-6 „Prostorová měření ve FM“

Definice „3P“ • procesy + pracovníci + prostory

Vývoj FM

FM - interdisciplinární obor zahrnující: • Architekturu a stavební projektování, strukturální a materiálové inženýrství • Interiérová architektura a optimalizace ploch • Technická zařízení budov, integrované řízení TZB, • Tepelná technika budov, energetické bilance budov, materiálů a prvků, vzájemná interakce stavebních materiálů a jejich umístění v budovách • Řízení přístupu a pohybu po budově (Informační systémy budovy) • Správu a údržbu budov a zařízení • Inteligentní budovy a inteligentní stavební materiály • Základy ekologie, zelené technologie, trvale udržitelné budovy a trvale udržitelné stavění

FM - interdisciplinární obor zahrnující: • Systémové řízení a teorii řízení, kybernetiku • CAD systémy • GIS systémy • Building Information Modelling a Enterprise Information Modelling • Ekonomiku stavebnictví (financování a rozpočtování, klasifikace produkce), správu a údržbu budov • Projektové řízení, rozvrhování kapitálu a feasibility studie • Obecnou ekonomii • Informatiku a teorii informací a komunikační a informační systémy • …

Výhody FM • uvolnění kapacit hlavnímu předmětu podnikání • získání výhody nízkých nákladů v celém hodnotovém řetězci • zeštíhlení organizační struktury • odpovědnost za zajištění podpůrných činností přechází na dodavatele • snížení počtu vlastních pracovníků • zvýšení kontroly a prověření spektra podpůrných činností – objevení rezerv (prostorové, procesní)

Výhody FM • zlepšení pracovního prostředí • zkvalitnění služeb uvnitř organizace potlačením nerentabilních činností • zvýšení EID (Electronic Data Interchange ) a interaktivní komunikace • nalezení nových možností využití nemovitostí

Outsourcing • časově vymezený proces vyčleňování určité podnikové činnosti mimo podnik s následným zajišťováním této činnosti externím dodavatelem, přičemž výsledky této činnosti podnik dále využívá ve svém výrobním procesu • FM je prostředí pro řízení outsourcingu

Využívání outsourcingu (v %)

Důvody k využití outsourcingu • soustředění se na hlavní činnost • rozšíření přínosů reengineeringu • přístup ke schopnostem a možnostem na vysoké úrovni • sdílení rizik – flexibilita, dynamičnost • uvolnění zdrojů pro jiné účely • uvolnění kapitálových prostředků

Důvody k využití outsourcingu • přísun peněz – prodej aktiv outsourcovaných činností • snížení operativních nákladů a redukce kontrolních činností • nedostupnost interních zdrojů • obtížná zvladatelnost

Rizika outsourcingu • ztráta kontroly nad procesem či činností • problematická je vratnost rozhodnutí • otázka bezpečnosti a informačních rizik • závislost na poskytovateli

Motivace k outsourcingu • úspora nákladů (74%) • strategická flexibilita (33%) • větší koncentrace na podstatu podnikání (28%) • zlepšená kvalita služeb (25%) • přístup k lepším schopnostem a technologiím (24%) • efektivnější a transparentnější procesy (23%)

Formy outsourcingu • částečný outsourcing • např. IT služby – jedna firma vlastní HW a SW licence, provoz řeší jiná firma • komplexní outsourcing • kompletní zajištění včetně provozu

SLA • SLA (Service level agreement) • dohoda o úrovni poskytovaných služeb • smlouva mezi poskytovatelem (kontraktorem) a klientem • definovat rozsah, úroveň a intenzitu služeb poskytovaných dodavatelem zákazníkovi

Co učinit před vlastním outsourcingem? • znát hlavní předmět podnikání • znát finanční plán společnosti • stanovit existující portfolio a infrastrukturu • znát kvalitu a možnosti vlastních zaměstnanců • definovat plán outsourcingu • vybrat poskytovatele FM-služeb

Co učinit před vlastním outsourcingem? • uzavřít detailní smlouvu (SLA) • implementovat outsourcing • stanovit a dodržet krátkodobé i dlouhodobé termíny implementace • vyhodnotit průběh a zapracovat do činností • vytvořit „jeden tým“ • hodnocení poskytovatele • KPI – Key performance indicators • periodicky vyhodnocovat požadavky na poskytovatele

Hodnocení výkonnosti FM • výkonový benchmarking • srovnání klíčových služeb • otázky ceny, kvality, vlastností výkonů, rychlosti, spolehlivosti a pod. • porovnání kvality jedné organizace FM s jinou společností • procesní benchmarking • zvýšení individuální výkonnosti • hledá nejlepší praktiky

Proces benchmarkingu • naplánování benchmarkingového projektu • shromažďování dat • analýza dat, identifikace výkonnostních mezer a hybných sil procesu • zlepšování - adaptace procesních hybných sil

Proces podpůrných činností • nalezení FM organizace, která je nejlepší v dané činnosti • analýza příčin, které vedly k dosažení výsledků • vytvoření plánu pro zlepšení vlastní FM činnosti • monitorování a vyhodnocování výsledků

Facility manažer • řídící pracovník, který se zabývá podpůrnými činnostmi • stojí v čele útvaru (správa majetku, budov, objektů nebo řízení podpůrných činností) • odpovídá za plnění úkolů • primárním posláním je vyladit vazby mezi „3P“ • znalosti principů obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd • dokonale pochopit potřeby základního obchodního nebo výrobního procesu

Facility manager ve struktuře řízení • Liniový facility manageři (operativní) • na úrovni středisek, provozů, objektů • vedení při plnění každodenních úkolů • vykonávají kontrolu, napravují chyby, řeší problémy • např. dispečeři speciálních činností – úklid, ostraha, údržba

Facility manager ve struktuře řízení • Střední facility manageři (taktičtí) • řízení liniových manažerů (případně i řadových pracovníků) • objektový manažer, vedoucí provozu, vedoucí střediska, vedoucí útvaru • koordinují vykonávané úkoly v souladu s plány a strategickými cíly organizace

Facility manager ve struktuře řízení • Vrcholoví facility manažeři (TOP) • odpovídají za celkovou výkonnost FM-firmy • generální ředitelé, odborní ředitelé, ředitelé divizí nebo náměstci ředitelů • formulují organizační strategie • organizují, vedou lidi a kontrolují plnění cílů

Postavení facility managera ve firmě

Dominantní činnost FM-firem • správa nemovitostí • složitější provozy • architekt + technolog vtisknou budově budoucí tvář a životní rytmus budovy • spolupráce s facility managery • řada facility managerů vzejde z řad architektů • architekt by měl zaškolit facility managera

Vybrané podpůrné činnosti • strategické a taktické plánování zařízení a vybavení • financování zařízení a vybavení • výběr, nájem a správa nemovitostí • výběr nábytku, zařízení a externích služeb • výstavba, rekonstrukce, stěhování • zdraví, bezpečnost, ochrana • stanovení organizačních pravidel a postupů

Vybrané podpůrné činnosti • řízení kvality, benchmarking • prostorové plánování a řízení • provoz budov, údržba a správa • dohled na obchodní služby (kopírování, doprava, úklid, stravování) • telekomunikace • IT • životní prostředí

Komunikace facility managera s klientem • naslouchání • pochopit názory vedení – naučit se jejich řeči • není to jejich a náš pohled na věc • prodat svůj úspěch • vést si evidenci o úspěších a prezentovat je klientovy • vědět jak lobovat

Komunikace facility managera s klientem • návrat investic • pořízené investice podložit čísly, jak se ovlivní ziskovost • přidaná hodnota • jaká je přidaná hodnota FM v relaci s cíli firmy • spokojenost zákazníků • sledovat spokojenost a získat odezvu • identifikovat místa pro zlepšení

Osnova certifikačních zkoušek dle IFMA

Synergie „3P“ • pracovníci + procesy • identické ve všech oborech řízení • + prostory • specifické pro FM • správa + zajištění veškerého komfortu • velikost, členění, technické vybavení, IT propojení

Pracovní prostředí • příjemné • teplota, světlo, výměna vzduchu, čistota … • dostupnost a kvalita pracovních prostředků • zajištění potřebných informací pomocí IT, telekomunikací • možnosti stravování, odpočinkové kouty

Správa nemovitostí a objektů • druhý největší výdaj • (první jsou výdaje na mzdy) • optimalizace využití prostor • minimalizovat nadbytek, ne však zcela spotřebovat • specifikovat zařízení a normy pro nakládání s majetkem • kabelážní systémy, klimatizace

Všeobecná údržba • bývá přehlížena • zachování hodnoty investice • náklady na údržbu podstatně zvyšují provozní náklady • min. náklady, max. efektivitu • nespadnout pod min. standard užívání • předcházet opravám

Principy stanovení údržby • stanovit normy • subjektivní pohled • dodržení zdravotních a bezpečnostních norem • sestavit program preventivní údržby • definovat práci • sestavit rozpočet

Členění údržby z hlediska časového • operativní údržba • okamžitý zásah • malý prostor pro rozhodování • vytipovat rizikové skupiny zařízení, předem zajistit dostupnost náhradních dílů • např. horkovody, voda, plyn, el. energie, výtahy • plánovaná údržba • plánované akce, např. malby, výměna výtahu...

Periodické kontroly identifikují: • současné nebo potenciální problémy v oblasti bezpečnosti a zdraví • práce, které se budou vykonávat v příštím rozpočtovém období • pracovní síly pro tyto práce • materiál pro tyto činnosti

Vedlejší výhody pravidelných prohlídek • neformální kontakt s uživateli zařízení • prohlídka dalších oblastí, např. čištění • kontrola všeobecného pořádku • facility manager je viděn • společné prohlídky se správcem vytváří dobrou příležitost pro probrání dalších plánů

Manuál údržby • plán budov v digitální podobě • nezbytná telefonní čísla • postupy při nebezpečí (havarijní/nouzový plán) • seznam subdodavatelů a dodavatelů nakupovaných služeb • smlouvy na údržbu • všeobecné požadavky na údržbu • instrukce od výrobce • požadavky na čištění • instrukce služeb

Vytvoření jednotného dokumentu údržby • rozdělení na menší celky • výborným zdrojem informací je architekt • dobře připravit smlouvy • předejde se nepříjemným situacím • plánování výrobních kapacit údržby • jednotkové ceny (přirážky při malém množství) • na základě času (potřeba dohled)

Zajištění materiálu • co použil architekt a proč • požadovaná životnost • jednoduchost údržby • doba zavádění/dostupnost • kontinuita výroby • alternativy • náklady

Protokol údržby • datum a čas, kdy byl poskytovatel kontaktován • datum a čas, kdy poskytovatel přijel • stručný popis vykonané práce • vykonané vícepráce • datum a čas, kdy byla práce dokončena • podpis poskytovatele

Kancelářské služby • pošta • telefony, fax • kancelářské potřeby • záznamy • kurýrní služby • tisk, reprografie • nábytek • skladování, distribuce

Facility Management