RIPORT (JELENTÉS) TERVEZÉSE, KÉSZÍTÉSE

1. RIPORT (JELENTÉS) TERVEZÉSE, KÉSZÍTÉSE KOVÁCS DÁVID

2. RIPORT FOGALMA A riport (jelentés) az adatbázis-táblákból vagy lekérdezésekből készült, formázott, többnyire nyomtatásra szánt eredménylistákat jelent. A riport alapja lehet egy vagy több tábla, illetve lekérdezés.

3. FileMaker vs. Microsoft Access A riport (jelentés) az adatbázis-táblákból vagy lekérdezésekből készült, formázott, többnyire nyomtatásra szánt eredménylistákat jelent.

5. Lekérdezés Accessben • A lekérdezések segítségével egy vagy több tábla, vagy lekérdezés rekordjaiból az előre meghatározott kritériumoknak eleget tevő részhalmazt tudjuk megjeleníteni. A lekérdezés alapjául szolgáló táblákat és lekérdezéseket összefoglaló néven rekordforrásnak nevezzük. • A kritériumok megfogalmazása történhet grafikus módon, vagy az erre a célra kialakított SQL (StructuredQueryLanguage) nyelv használatával. A lekérdezések eredményét táblázatszerűen kapjuk meg. A lekérdezések eredménye alapjául szolgálhat a jelentéseknek, űrlapoknak. • Az irányított szűréssel szemben lehetőség van csak a tábla egyes mezőinek tartalmát megjeleníteni a rekordok csoportosítására, ez módosíthatja egy tábla vagy az adatbázis tartalmát. • Az Irányított szűrő elsősorban az alkalmi szűrések esetén lehet hasznos, míg a lekérdezések különösen a rendszeresen ismétlődő szűrések, adatfrissítések végrehajtásánál hasznosak. A lekérdezések alapjául más lekérdezések eredményei is felhasználhatók. • A legtöbb lekérdezésnek háromféle nézete van, amelyeket a Nézet (View) ikonra kattintva nézhetünk meg.

6. Lekérdezés nézetei • Tervező nézet Itt készítjük el a lekérdezés tervét. A lekérdezés ilyenkor két részből áll, a felső részen a lekérdezés által használt táblák és lekérdezések mezőit, valamint a táblák között fennálló kapcsolatokat látjuk. Az alsó részen a lekérdezésekben szereplő mezőket, valamint a mezőkre vonatkozó rendezési módot, a csoportosítási szempontokat és a szűrőfeltételeket vehetjük fel az úgynevezett QBE (QueryByExample) rácson.

7. LEKÉRDEZÉS TERVEZŐ NÉZETBEN

8. ADATLAP NÉZETBEN Az Adatlap nézetben megtekinthetjük, vagy módosíthatjuk is a lekérdezés eredményeként kapott adatokat.

9. SQL NÉZETBEN Az SQL nézetben a Tervező nézetben elkészített lekérdezést SQL kifejezésként tekinthetjük meg. Lehetőség van ebben a nézetben a már korábban elkészített lekérdezéseink módosítására, illetve újakat is létrehozhatunk.

10. SQL

11. A LEKÉRDEZÉS TÍPUSAI • VÁLASZTHATÓ LEKÉRDEZÉSEK Ez olyan lekérdezés, amely egy vagy több táblából, különböző feltételeknek megfelelő eredményt egy adatlapon jeleníti meg. A választó lekérdezés ezen kívül használható rekordok csoportosítására, valamint összegek, átlagok és más jellemzők kiszámítására.

12. AKCIÓ LEKÉRDEZÉSEK • Az akció lekérdezések segítségével különféle változtatásokat hajthatunk végre a meglévő táblák tartalmával, illetve új táblát hozhatunk létre. Az akció lekérdezések előnye, hogy egy művelettel több rekordot is módosíthatunk, létrehozhatunk vagy törölhetünk a táblában. • Táblakészítő: Egy vagy több tábla az adott feltételeknek megfelelő adatából új táblát készít. • Hozzáfűző: Egy vagy több táblából származó rekordcsoportot ad hozzá egy kijelölt táblához. • Törlő: Rekordok adott csoportját törli egy táblából. • Frissítő: Teljes módosítást hajt végre egy táblában lévő rekordcsoportnál.

13. PARAMÉTERES LEKÉRDEZÉS A paraméteres lekérdezés olyan lekérdezés, amely futás közben feltételeket vagy egy mezőbe illesztendő értékeket kér be a felhasználótól egy párbeszédpanel segítségével. Ebben az esetben a felhasználó beavatkozásától is függ az eredmény.

14. KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS A kereszttáblás lekérdezés segítségével olyan összesítést készíthetünk, amely két vagy több kiválasztott mező adatai alapján összesíti egy harmadik mező adatait.

15. JELENTÉS FOGALMA A jelentések hatékony módot kínálnak az információk csak olvasható formátumú bemutatására – például nyomtatott dokumentumként. Az Access más objektumai is nyomtathatók, például az űrlapok és az adatlapok, de a jelentések sokkal több lehetőséget kínálnak az információk megjelenítésének szabályozására, és nagyobb rugalmasságot az összesítő jellegű adatok megjelenítése esetén. A jelentésekben pontosan szabályozható az adatok szervezése és megjelenítése.

16. JELENTÉSEK TÍPUSAI • Az igényeknek megfelelően többféle típusú jelentésre lehet szüksége. Ha például az egyik szállítóval találkozik, lehetséges, hogy egy részletes jelentést szeretne megmutatni neki, míg a feletteseinek elemzések céljára készített jelentésben összegző adatokra vagy az adatok csoportosítására lehet szükség. A leggyakrabban használt típusok: • Egyoszlopos jelentés • Táblázatos jelentés • Csoportosító jelentés összesítésekkel vagy összesítések nélkül • Levélcímke jelentés • Diagramot megjelenítő diagramjelentés

17. JELENTÉSEK NÉZETEI • Tervező nézet

18. A jelentés több részből áll: • A jelentésfej a jelentés legelején az oldalfejléc előtt jelenik meg. Ez az elem csak egyszer jelenik meg a jelentésben. Itt helyezhetjük el a jelentés címét. • Az oldalfej a jelentés minden oldalának tetején megjelenik. Általában az oszlopfejléceket tartalmazza. • A törzs tartalmazza a jelentés lényegi részét, itt jelennek meg a rekordok. • Az oldalláb a jelentés minden oldalának alján megjelenik. Itt helyezhetjük el például az aktuális dátumot, az oldalszámozást stb. • A jelentésláb a jelentés végén az oldalláb előtt jelenik meg. Ez az elem csak egyszer jelenik meg a jelentésben. Itt helyezhetjük el például a jelentés készítőjének nevét.

19. 2. ELRENDEZÉS MEGTKINTÉSE NÉZET: Az Elrendezés megtekintése nézetben a jelentés külleme figyelhető meg. Ebben a nézetben azonban a jelentéshez tartozó lekérdezéseket, számításokat, kifejezéseket nem értékeli ki a program, így lehet, hogy itt nem kapunk helyes eredményeket. 3. NYOMTATÁSI KÉP NÉZET:A Nyomtatási kép nézetben a nyomtatásban megjelenővel azonos képet kapunk.

20. JELENTÉSEK LÉTREHOZÁSA • Jelentéseket táblák vagy lekérdezések alapján hozhatunk létre. A jelentések készítésének legegyszerűbb módja az AutoJelentések vagy a Jelentés varázsló használata. Leggyakrabban kétféle szerkezetű Autojelentés közül szoktunk választani. • Az oszlopos jelentésben a rekordok mezői egymás alatt jelennek meg egy oszlopban. Ezzel a jelentéstípussal katalógusszerű jelentést hozhatunk létre.

21. 1. OSZLOPOS SZERKEZETŰ JELENTÉS

22. 2. TÁBLÁZATOS SZERKEZETŰ JELENTÉS

23. AUTOJELENTÉS • AutoJelentés készítéséhez válasszuk az Adatbázis-ablak eszköztár sorának Új gombját. A megjelenő Új jelentés panelen válasszuk ki a megfelelő AutoJelentést. Ezután válasszuk ki a legördülő listából a jelentés alapjául szolgáló rekordforrást (táblát vagy lekérdezést, ahonnan az objektum adatai származnak). • A Jelentés varázsló funkcióval készített jelentések azonnal használhatók, de felhasználhatók egyedi tervezésű jelentések kiindulási alapjaként is. • A Jelentés varázslót az Adatbázis-ablak Jelentés létrehozása varázsló segítségével parancsára duplán kattintva is elindíthatjuk. És ezután kövessük a párbeszédpanelen megjelenő lépéseket.

24. Először a használni kívánt mezőket kell megadni. • A következő párbeszédpanelen adjuk meg, hogy melyik mező vagy mezők szerint szeretnénk csoportosítani az adatokat. • A harmadik panelen a rekordok meghatározott mező szerinti növekvő vagy csökkenő sorrendű rendezését adhatjuk meg. • A következő panelen válasszuk ki, hogy milyen elrendezésű jelentést szeretnénk létrehozni. • A következő lapon stílust választhatunk a jelentéshez. • Az utolsó panelen adhatunk nevet a jelentésnek. • A korábban, akár az AutoJelentés vagy a Jelentés varázsló funkcióval elkészített jelentések elrendezését, formátumait bármikor megváltoztathatjuk, feliratokat, mezőket, csoportosítási szempontokat adhatunk hozzá, illetve törölhetünk a jelentésből. • Egy jelentés módosításához nyissuk meg a jelentést Tervező nézetben! • Amennyiben a jelentéssel elégedettek vagyunk, mentsük el azt a Fájl menü Mentés parancsával. A jelentés nevét a megjelenő Mentés másként panel Jelentésnév rovatában adhatjuk meg.

25. KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!