Význam informací v organizační komunikaci

1. Význam informací v organizační komunikaci PhDr.Iveta Šimberová, Ph.D.

2. Cíle • Popsat charakter a význam informace • Vysvětlit, proč je třeba informace řídit • Identifikovat různé typy informací • Vysvětlit rozdíl mezi kvantitativní a kvalitativní informací • Popsat znaky dobré informace

3. Informace • Informace představují cokoli nehmotného, co je pro člověka smysluplné a užitečné.

4. Co nás motivuje mít informace? • Touha správně fungovat a plnit si povinnosti; • Orientovat se v prostředí, ve kterém žijeme a pracujeme;

5. Kdo používá informace ? • Všichni lidé; • V podniku, jak manažer, tak zaměstnanec; • Mimo podnik, jak zákazník, tak dodavatel, odběratel, vláda, společnost;

6. Jaké informace potřebují externí uživatelé? • Zákazníci- informace o výrobcích, službách atd. • Dodavatelé- informace o požadavcích odběratelů, o platební morálce a schopnosti, apod. • Vlastníci- informace o výkonnosti podniku a jeho efektivitě, struktuře pasiv a aktiv, strategických cílech apod. • Vláda- informace pro určování daňových příjmů, sledování vývoje zaměstnanosti, struktury obyvatelstva apod. • Společnost- informace o aktivitách širokého spektra různých ziskových i neziskových organizací apod.

7. Rostoucí potřeby všech skupin se promítají i do jejich potřeby informací. Proto identifikování a pochopení těchto potřeb je klíčové pro efektivní komunikaci!

8. Informace a potřeba jejich řízení Informace jsou důležité! Informací je mnoho! Jejich získávání je drahá a často i časově náročná záležitost! Problémy nastávají když je nemáme nebo, naopak, když je jich nadbytek!

9. Informace jako další ze zdrojů Pro úspěch podniku (organizace) je nezbytné mít i tento zdroj pod kontrolou!

10. Typy informací Informace lze třídit podle různých hledisek, například podle: • okamžiku nebo četnosti jejich potřeby; • stupně požadovaného formátu; • jejich zdrojů; • metod komunikace; rozsahu jejich měřitelnosti.

11. 1. Načasování a četnost informací Některé informace je třeba často aktualizovat a mít je trvale k dispozici. Jiné jsou potřeba pouze čas od času. A jsou i takové, které potřebujeme pouze jednou za život. Informace se mohou týkat minulosti, současnosti i budoucnosti.

12. 2.Formální a neformální informace • Neformální informace lze získat různými způsoby (telefonicky, na základě konverzace při obědě, poslechem zpráv, přečtením novin atd. • Formální informace jsou vždy nějakým způsobem zaznamenávány.

13. 3. Informační zdroje • Interní informace jsou shromažďovány z vnitřních informačních zdrojů dané organizace (podniku). • Externí informace pocházejí z vnějších informačních zdrojů dané organizace (podniku).

14. 4. Přenos informací Volba vhodného prostředku pro přenos informací závisí na řadě faktorů: • Náklady na přenos; • Požadovaná rychlost přenosu informací; • Požadovaná spolehlivost přenosu informací; • Charakter informací (například důvěrnost nebo potřeba utajení); • Charakter příjemce informací (interní nebo externí příjemce); • Rozsah přenosů (například počet příjemců); • Význam potřeby zpětné vazby od příjemce;

15. 5. Kvantitativní a kvalitativní informace • Kvantitativní informace může být měřena a vyjádřena pomocí číselných údajů. • Kvalitativní informace jsou takové, které nelze vyjádřit pomocí číselných údajů. Velmi často jsou odrazem určitých pocitů nebo názorů.

16. Sedm nejdůležitějších vlastností informací: Relevance • Charakter informace by měl odpovídat charakteru jejího užití. Správnost • Informace by měla být pravdivá a spolehlivá. Včasnost • Informace musíme poskytovat v pravý čas, tj. v době jejich potřeby. Aktuálnost • Informace by měly odrážet co nejlépe aktuální skutečnost.

17. Úplnost • Je třeba mít k dispozici veškeré požadované informace, a ne pouze některé z nich. Přiměřenost • Informace by měly být přiměřeně podrobné. Přílišná podrobnost zatěžuje a ztěžuje přehled. Také příliš „hrubé“ informace mohou poskytnout malý užitek. Nákladová přiměřenost • Pokud získání požadované informace vyžaduje nepřiměřeně dlouhou dobu nebo nadměrné náklady vzhledem k užitku, který poskytuje, nelze ji považovat za nákladově přiměřenou.

18. Příklad zjišťování kvality informací v organizaci (podniku)

19. Závěr Kontrolní otázky: K čemu potřebují vedoucí týmů informace? Proč musí být informace důsledně řízeny? Uveďte aspoň pět hledisek pro třídění informací, Jaký je rozdíl mezi formálními a neformálními informacemi? Uveďte sedm faktorů, které ovlivňují způsob přenossu informací. Uveďte sedm typických vlastností „dobré“ informace.

20. Děkuji za pozornost