Valitsuse tööd toetavate infosüsteemide arengud

1. Valitsuse tööd toetavate infosüsteemide arengud Ülle Laur Infosüsteemide ja asjaajamise osakonna juhataja

2. Miks ja millest räägin • VIIS oma kunagise Eesti kaupamärgi staatuses pole jäänud loorberitele puhkama, arenguid teile tutvustati viimati aga 2-3 a tagasi. • Riigikantseleis loodavaid infosüsteeme kasutavad paljud ametnikud ministeeriumidest jt valitsusasutustest. • Soovime teilt tagasisidet meie lahenduste kohta • Mida uut oleme valitsuse tööga seotud infosüsteemides teinud: • VIIS arengud • Esitamine • Seira • ELIS • Valitsuskommunikatsioon • Kuhu tahame jõuda.

3. Tõhusta valitsuse toimimist ja toeta head riigivalitsemist Klient Protsesside areng Paranda valitsuse töö planeerimist (tulemuste seiret ja analüüsi) Tõsta VV otsuste ettevalmistamise kvaliteeti Taga valitsuse otsustus protsessi läbipaistvus, kaasa avalikkust Tõsta avaliku teenistuse usaldusväärsust ja asjatundlikkust Arenda kiire ja lihtne asjaajamine avalikus sektoris Tõhusta koostööd ning suuna teabevahetust Sisemine (organisatsiooni) areng Arenda RK ametnike kompetentse Arenda RK IT-süsteeme ja elektroonilist asjaajamist Tõsta planeerimise kvaliteeti ja juhtimise tulemuslikkust Tõsta töötajate pühendumust ja töökeskkonna kvaliteeti

4. Arenduspõhimõtted • Prioriteedid tulevad strateegiast ja põhivaldkondade vajadustest, • Aktiivseim tellija on juhtkond! • Vajatakse kiireid ja (väiksemaid) lahendusi • Pigem proovime järgi, kui ootame, et keegi pakuks lahenduse või metoodika.... • Dokumendipõhiseid funktsioone toetab (registreerimine, avalikustamine, säilitamine) Riigikantselei dokumendisüsteem, • Tööjaotus • Põhivastustus sellel, kelle tööprotsessi arendatakse: • Kirjeldab eesmärgid ja lähteülesande • Testib ja juurutab lahenduse, • Koostab töökorra • Jääb vastutama kasutajate ja nende õiguste haldamise eest. • IT struktuur on projektijuht, vastustab • tehnoloogilise lahenduse, • lepingu täitmise eest (tähtajad, raha, lähteülesandele vastavus) • töötava süsteemi käideldavuse eest.

5. Valitsuse otsustusprotsessi kuuluvad • Õigusaktide kooskõlastamine, • Eestis seisukohtade kujundamine EL otsustusprotsessis, • Valitsuse töö planeerimine, Valitsuse poolt antud ülesannete täitmise jälgimine, Riigikogu küsimustele vastamine, • Valituse istungite päevakordade planeerimine, materjalide ettevalmistamine • Istungi protokollimine ja dokumenteerimine, • Õigusaktide avaldamine, • Valitsuse ja peaministri kommunikatsioon, • Kodanike arvamuste menetlus (TOM)

6. Otsustusprotsess infosüsteemides Riigikantselei DHS

7. VIIS 2000-2006 • Kõigepealt oli päevakorrapunktide vaatamine: • Materjalid skaneeriti, • Ministrid said anda oma seisukohti enne istungit ja hääletada poolt/vastu, • (2005) Riigikantseleis toimuva menetlusprotsessis lisamine • Kantslerite etapp • Peaministri etapp • Ministrite asendamiste infosüsteem (MAIS) • (2006) Kasutatakse e-dokumente: • Vastu võetakse ainult e-pakette: e-esitamine, • Protokollid ja otsused saadetakse DHS-i avalikustamiseks, hoidmiseks, • Resolutsioonid saadetakse laiali ainult elektrooniliselt, • Avaldamisel ERT-s ei pea saatma paberdokumente.

8. Esitamine menetlus #1 • Valitsuse istungile, kabinetinõupidamisele e-materjalide esitamine • Ministeeriumi volitatud edastajad saavad täita vormi, lisada e-materjalide paketi, edastada Riigikantseleile (RK dokumendisüsteemi) • Saab salvestada, muuta, kustutada,vaadata • E-pakett peab omama ministri või tema poolt volitatud esitaja digitaalallkirja, • Pakett sisaldab eelnõu, seletuskirja • Võtab vastu ka ELIS-s loodud pakette (saadetakse e-postiga) • E-materjalide pakett = digitaalallkirjaga dokumentide konteiner +xml (dokumendivorm+metaandmed)

9. Materjalid saabuvad VIIS #2 • Esitatud materjalid registreeritakse Riigikantselei dokumendihaldussüsteemis (DHS), • Pärast registreerimist imporditakse e-materjal VIIS-i (valitsuse istungite infosüsteemi) • Registreerimine/importimine • XML andmed kantakse registrikandesse, dokumendid manuseks, • VIIS jaoks võetakse dokumendid digitaalallkirja konteinerist välja. • DHS säilitatakse saabunud dokumendid saabunud vormis, • Menetlus toimub elektrooniliselt, otsused paberil ja elektrooniliselt, • Säilitatakse ka kinnitatud paberkoopiad (alaline säilitustähtaeg, kriisiennetamine) • Säilitatakse e-tööprotsessi info (kes, mida ja millal),

10. EXTRANET EL töödokumentide edastussüsteem ELIS- dokumentide siseriiklik menetlemineja seisukohtade koostamine VIIS Valitsuse seisukohad Ülesanne vastamise kohta Seisukohad ja juhised ministeeriumid ELIS – EL dokumentide menetluse infosüsteem • Kõik otsused, seisukohad ja juhised on kasutatavad ühises süsteemis, • Ühine dokumentide süstematiseerimisskeem, • Keskne haldamine ja hoidmine • 2004- sooviti keskset lahendust, täna...?

11. SEIRA 2006 • Valitsuse poolt antud ülesannete täitmise, Riigikogu küsimustele vastamise jälgimine. • Esimene vers juba 1998. • VV istungil antud ülesanded, • Seadustest tulenevad ülesanded, • EL õigusaktide rakendamisega seotud ülesanded • Riigikogu küsimused, • Ministeeriumi poolt algatatud ülesanded, mis vajavad VV otsust. • Tähtaegadest kinnipidamist jälgib Riigikantselei

12. Valitsuskommunikatsioon • Briifinguruum • tellitavad uudisgrupid ja RSS uudistevood • Ministeeriumide pressiteated, • Ministeeriumide eelinfo kogumine. • Valitsuse otsuste kohene kommenteerimine, • Võimalus pressikonverentse vaadata internetist • Tulemas: Kaasamine – keskne portaal • E-konsultatsioonid • Ideede esitamine (tänane TOM) • Õigusaktide menetluse jälgimine

13. õppetunnid • Rõõm • Lõpetasime skaneerimise! • Mitmekordne sisestamine ja sellest tulev vigade arv vähenes, • materjali Riigikantseleis menetlemise kiirus suurenes • Tõestasime, et süsteemid saab panna dokumente vahetama, • Tõestasime, et on võimalik muuta õigusakte, • Mure • Üle 2000 kasutaja sh 160 Riigikantselei kasutajat, igas IS-s oma autoriseerimine, • Menetlusprotsessist pole tervikpilti, infovahetamise viise ja kanaleid on mitmeid • Meie Tellijad ei jõua ära oodata kesksed lahendusi...

14. Visioon 2007-2010 • VV otsuste ettevalmistamine, vastuvõtmine ning avalikustamine toimub ühtses e-menetluse keskkonnas: • e-menetluse tervikprotsessi jälgimiseks on kaasamisveebis vastavad teenused, • Kasutajate autentimiseks ühtne teenus

15. Tänan! Küsimusi? Ülle Laur Ylle.laur@riigikantselei.ee