Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

1. OFFENTLIG SEKTOR MYNDIGHETENE DIFI INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Presentasjon Opplæring Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

2. VISJON: Perfectionconsists not in doingextraordinarythings, butdoingordinarythings extraordinarilywell

3. 2006-2007 - Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø 2007-2010 – Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser – utgitt av departementene MD – FAD og BLD. Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon – redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 3 Myndighetene tar ansvar – fra ord til handling …..

4. Formålet med regjeringens handlingsplan: Handlingsplanens aktivitetsområde: • At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig • Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk • En effektiv bruk av ressurser • Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv • Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune) • Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler • Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene • Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere • Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår • Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp • Leverandørutvikling

5. STATUSUNDERSØKELSEN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND Gjennomført i april 2010 som en QuestBack undersøkelse i regi Difi Ble sendt ut til alle offentlige oppdragsgivere i Oppland (enheter i kommunene, fylkeskommunen og statlige enheter Totalt ble ca. 60 enheter/virksomheter spurt (innkjøp, bygg/anlegg/eiendom, statlig) Svarprosenten ligger på ca. 51 % - tilsvarer besvarelse fra 32 enheter/virksomheter Dette er i tråd med svarprosenten i de øvrige knutepunktene På spørsmål om kjennskap til Regjeringens handlingsplan svarer 17 at de kjenner til målene og tiltakene, mens 15 svarer at de ikke gjør det På spørsmål om kjennskap til/kontakt med regionens knutepunktfunksjon svarer 6 at de kjenner til denne/har vært i kontakt, mens 20 sier de ikke gjør det, og 6 kjenner ”NOE” til funksjonen På spørsmål om i hvilken forbindelse man har vært i kontakt med knutepunktet, spriker svarene – 3 vil ha kunnskap om miljøvennlige anskaffelser, 3 vil skaffe seg tilgang til gode verktøy for slike anskaffelser, 3 ønsker praktisk bistand ved enkeltkjøp, 3 ønsker veiledning ifm. implementering av anskaffelsesstrategi, 3 ønsker veiledning i å bli en krevende kunde og 4 ønsker veiledning i å få en god dialog med markedet/ leverandørene

6. KONKLUSJON • Det er forventninger til knutepunktfunksjonen • Virksomhetene vil trenge bistand til å få etablert en ledelsesstøttet miljøpolitikk/miljøledelse • Virksomhetene vil trenge mindre bistand til å få vedtatt retningslinjer/mål for etisk handel • Virksomhetene vil trenge noe bistand til etablering og implementering av en anskaffelsesstrategi • Virksomhetene bekrefter satsing og et sterkere fokus på miljøhensyn, etisk handel, innovasjon og universell utforming • Virksomhetene bekrefter også at de vil trenge bistand for å få støtte og fokus fra politisk- og administrative ledelse, få tilgang til og støtte og bruk av verktøyer og informasjon • Virksomhetene trenger både generell og spesifikk opplæring av innkjøpere

7. STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND 2010 - 2012 • Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser • Del 1 Sammendrag - Innledning - Bakgrunn- Knutepunkt Oppland- Organisering • Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi • Del 3 Handlingsplan - Aktivitetsplan - Budsjett

8. Knutepunkt Oppland kommunikasjons- og handlingsstrategi Knutepunktet skal kommunisere ”budskapet” på en måte som motiverer til positiv endring. Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig Budskapet: Innarbeide samf.ansvar og miljøhensyn i … Invitasjon til samarbeid Målsetting er at vi blir en …. Resultatet skal bli ……

9. Tiltaksplan Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi- Prosjekt/faggruppe med tette bånd til sine nettverk/kommuner/ledere- Foredrag/seminarer/konferanser/kurs- Oppsøkende og ”1 til 1” aktivitet mot nettverk, ledelsesfora Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar- Utarbeide policyformulering - Fokus på verdiperspektivet Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder- Praktiske seminarer/konferanser/kurs- Gi råd og veiledningen i praktiske spørsmål og implementering av verktøy/maler/metoder etc. Informasjonsstrategi og portalløsning - Tilførsel av informasjon via informasjonsskriv og annen faglig relatert info- Etablere tilgang til portalløsning – www.oppland.no/knutepunkt - www.anskaffelser.no – annen Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp- Yte praktisk bistand og svare på henvendelser ved konkrete anskaffelser for min. 2 pilotkommuner/offentlige virksomheter Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvikling- Samarbeide med eksterne fagmiljøer for utvikling/veiledning/rådgivning til innkjøpsnettverk/kommuner/ledere- Etablere samarbeidsformer med fagmiljøer slik at det fremste innen miljøvennlige løsninger kan tas i bruk i utviklingen av leverandørmiljøene- Etablere samarbeid med leverandørkjeden i forbindelse med pilotanskaffelser

10. Nedenfor finner dere ”et nettbilde” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland Se hele nettsiden på: http://www.oppland.no/knutepunkt Alt presentasjonsmateriell er selvfølgelig trykket på papir fra klimanøytral produsent og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat. Papiret bærer EU Ecolabel (EU blomsten). Papirprodusent er også ISO 9706 sertifisert 10

12. St.meld. nr. 36 (2008–2009) Det gode innkjøp Interne forhold: - Behovsdekning - Best pris til beskrevet kvalitet - Minimal miljøbelastning - Verdiskapning ved effektiv ressursbruk Eksterne forhold: - Utvikling av markedet/ leverandørkjedene - Styrket tillit til bruk av felles- skapets midler - Verdiskapning ved konkurranse i markedet

13. ”Det gode innkjøp” - ”Det gode innkjøp” handler om LEDELSE OG STYRING - Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA § 1 - Anskaffelsesregelverket, omdømmehensyn, forpliktelser mht. bl.a. miljø- og samfunns-ansvar Rammevilkår Ledelses- og styringsprosesser Kjerne- og støtteprosesser Formål

15. TIL SAMMENLIGNING Offentlige anskaffelser i 2008 - 386 milliarder Offentlige ansatte i 2008 - 745 000 Offentlige årsverk i 2008 - 612 000 Offentlige lønnskostnader i 2008 - 306 milliarder

16. Angår dette oss ?? Oppsiden ved å gjøre riktige anskaffelser er om lag 20 milliarder kroner til publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon – hver år

17. Riksrevisjonens funn Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til: • tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering • mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter • mangel på dedikerte ressurser • mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet • mangel på ledelsesforankring

18. Riksrevisjonens Dokument 1 sier også: ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.” 4 år på rad har riksrevisjonen påvist store mangler i planleggingen, gjennom føringen og oppfølgingen av offentlige anskaffelser

19. Definert behov Behovs-dekning Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Begrensninger Konkurranselovgivningen

20. Definert behov Behovs-dekning Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Handlingsrom Konkurranselovgivningen

21. Definert behov Behovs-dekning Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Handlingsrom Perfectionconsists not in doing extraordinarythings, butdoing ordinarythingsextraordinarilywell Konkurranselovgivningen

22. Forholds-messighet Forut-beregnlighet Etter-prøvbarhet Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Definert behov Behovsdekning Gjennom-siktighet Forretnings- messighet Konkurranse Like-behandling Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Konkurranselovgivningen

23. Definert behov Behovs-dekning Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Innkjøpsadferd Konkurranselovgivningen

24. Definert behov Behovs-dekning Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Ønsket adferd Uønsket adferd Konkurranselovgivningen

25. Ønsket adferd Planlegging av anskaffelsen Gjennom-føring av anskaffelsen Oppfølging av anskaffelsen Uønsket adferd 3 – 5 % økonomisk effekt 15 – 20 % Sikre avtalt pris og kvalitet økonomisk effekt avtalebrudd og eventuelle rettstvister Mangelfull planlegging Ulovlige direkte- Upresise og lite styrings- og behovsdefinering anskaffelser dyktige kontrakter

26. Lederansvar • Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP • Offentlige anskaffelser er REGLER • Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER • Offentlige anskaffelser er ORGANISERING • Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING • Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET • Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR • Offentlige anskaffelser er ADFERD • Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING

27. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler –Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi Visjon Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel: Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel SMARTEe MÅL: Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle Realistiske – Tidsbestemte - Enkle Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte målsetting for å nå sine mål • Eksempler på strategier: • Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing • Anskaffelser • Miljø- og samfunnsansvar Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon Eksempler på tiltaksplaner: - Utarbeide policyformuleringer- Foredragsaktivitet- Gjennomføre seminarer/kurs- Yte praktisk bistand MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

28. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

29. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler –Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

30. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon • Mål: • Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel: • Resultatgrad- Omsetning • Markedsandel • Etc. SMARTEe MÅL: Spesifikke Målbare og Motiverende Aktuelle Realistiske Tidsbestemte Enkle MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

31. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte for å nå sine mål • Eksempler: • Organisk vekst/oppkjøp- Kostnadseffektivisering • Bemanning/outsoursing • Anskaffelser • Miljø- og samfunnsansvar • eksport/nasjonale markeder MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

32. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

33. Lederansvar - SYSTEMER & STYRING Visjon Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak i handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN

34. Lederansvar - VERDISKAPING VERDI Behovsdekning 3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden INNKJØPER OG VERDISKAPER 2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres INNKJØPER OG VERDISKAPER 1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess TID Behov oppstår

35. Lederansvar - VERDISKAPING Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser

36. Verdiskapning God forvaltnings- skikk Stor integritet God anskaffelses-funksjon Kontraktsoppfølging Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Kvalitetssystem Fortløpende forbedringer mht. uttak av gevinster Evaluering av resultat av de konkrete anskaffelsene Internkontroll-system Avvikshåndtering Etablere behovsdekning Risiko- og sårbarhetsanalyse Etablere fullstendig fullmaktsstruktur Resultatmåling Etablere e-handels- løsninger og anskaffe elektroniske verktøyer Handlingsplan for anskaffelsesområdet Ansvarsdeling/fullmakter Innkjøpssamarbeid Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og service Definere ressursmål LEDELSEN Etablere effekt- og resultatmål

37. Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsning og fungerer etter høye etiske prinsipper Ivareta mål- og resultatstyring slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse Legge tirette for god kommunikasjon internt og eksternt og sørge for flyt av relevant informasjon”En god måte å sikre dette ansvaret på er å kunngjøre/ lyse ut offentlige anskaffelser” Fremme demokratiske og rettsstatlig verdier, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen Styringsansvar Driftsansvar Resultatansvar Personalansvar Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar

38. Offentlige anskaffelser må flytte fokuset; Frainformasjonsstadiet til endringsstadiet Må vise modenhet, forpliktelse og evne til endring, men dette kommer ikke av seg selv Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid Åpenhet, samarbeid og delaktighet er nødvendig for å endre holdninger Hvis ikke vil det gå ut over omdømme. Hvilket fokus har vi på vår egen omdømmekapital ?? Tiden er så absolutt inne for å ta tak i holdninger og endringer og tenke strategier, handlingsplaner og omdømme

39. Noen gode grunner til å ta tak i endringsarbeidet: KOFA har, fra 2009 til 2010, hatt en formidabel tilstrømning av nye saker – hele 43 saker – opp fra 277 til 396 saker. KOFA håndterte hele 53 gebyrsaker i 2010 – hvorav 14 ble ilagt gebyr for til sammen 56 millioner - her er det 8 kommuner- så langt er det nå ilagt 25 gebyr for ulovlige direkteanskaffelser- riktig nok har også antall avviste saker økt KOFA saker hvor miljø- og samfunnsansvar var ”involvert” var i 2010 hele 30 stk. Etter mitt skjønn 30 for mange !! Snart kommer også nytt håndhevelsesdirektiv ??

40. Visjon, Strategi og Handlingsplaner Tar initiativ og eierskap til å få innført en optimalisert endring Hvor er offentlig sektor i dette bilde ? Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Er ikke motivert/har en negatig holdning til endringen og vil ikke legge ned en innsats for å arbeide men og implementere endringen Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Kjenner til hoved- innholdet i endringen Motsetter seg endringen Hørt om endringen TID Graden av modenhet, forpliktelse og evne til endring

41. Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i virksomheten Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Anskaffelsesstrategi Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Strategielementer Handlingsplan AnskaffelserDrift og investeringer Øvrig organisasjon Innkjøpspolitikk

42. Anskaffelsesstrategiens mål En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon

43. En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever: At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart At man motiverer og støtter endringsprosessen At man etterspør resultater At man avsetter ressurser og budsjettmidler

44. Resultater som strategien kan gi: Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling

45. Mandatet Strategier og rutiner skal være basert på etterlevelse av lov og forskrift, samt viktige innkjøpsfaglige mål og prioriteringer. Fordeling av ansvar i virksomheten må være tydelig gjennom utarbeidelse av fullstendig fullmaktsmatrise Synlig organisering av virksomhetens innkjøpsfunksjon

46. Anskaffelsesstrategidokumentet En anskaffelsesstrategi bør inneholde:- Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten- Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for virksomhetens anskaffelser- Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av strategien- Plan for oppfølging Et slikt dokument kan struktureres i et eller flere dokumenter Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premiss-givende uten å bli for detaljorientert

47. OVERORDNET STRATEGI FOR INNKJØP – KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID INNLEDNING En anskaffelsesstrategi er et sett grunnleggende langsiktige mål for anskaffelser. De fastsetter retningen og støttende aktiviteter og nødvendige ressurser for å nå målene. Hensikten med en anskaffelsesstrategi er å øke verdiskapningen i virksomhetens anskaffelser gjennom klare mål, planer og aktiviteter. Dette skal bidra til at samfunnet sikres best mulige varer og tjenester til riktig kostnad, samtidig som leverandørmarkedet har en sunn og bærekraftig utvikling.

48. Anskaffelser skal derfor gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på best mulig måte. Kommunene skal opptre i samsvar med:- god forretningsskikk- sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen- sikre at det ikke finner sted forskillsbehandling mellom leverandører.

49. En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranseKommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessenUtvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterierKrav til miljø og sosialt ansvar skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester

50. Følgende områder er sentrale i kommunenes innkjøpssamarbeid: 1. Kartlegging og ledelsesforankring2. Organisering av innkjøpssamarbeidet 3. Kompetanse4. Leverandørstrategi5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen6. Miljø, sosialt ansvar og omdømme