Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten

1. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten Jürgen DE STAERCKE Advocaat, balie Oudenaarde Vrij wetenschappelijk medewerker, KULeuven

2. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijn bepalen ? • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Verjaringstermijnen • Stuiting en schorsing van verjaring • Termijnspecificatie • Na afloop • Na ingebruikname • …

3. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Bewaartermijnen • De periode waarin archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de organisatie. • De minimale termijn van bewaring • Staat los van de bestemming • ‘bestemming’ : mogen archieven uiteindelijk vernietigd worden of moeten ze permanent bewaard blijven? • M.a.w. een aanduiding van hoe lang de documenten door de entiteit zelf moeten worden bijgehouden.

4. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Administratieve bewaartermijn • Hoe lang wil een overheidsentiteit een document bewaren ? • Hoe lang zijn deze stukken nodig voor een goede bedrijfsvoering ? • Juridische bewaartermijn • Hoe lang moet een overheidsinstantie een document bewaren ? • Na het verstrijken van de bewaartermijn wordt de ‘bestemming’ uitgevoerd • Ofwel vernietigen • Ofwel permanent bewaren omwille van de cultuur-maatschappelijke waarde die het archiefdocument heeft • Definitieve bestemming wordt vastgelegd per archiefbestanddeel in het informatiebeheersplan

5. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Termijnspecificatie

6. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Termijnspecificatie • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Expliciete bewaartermijn : • Bewaartermijn kan rechtstreeks voortvloeien uit een wettelijke bepaling die uitdrukkelijk voorschrijft hoe lang het dossier dient te worden bewaard (zie bv. "sociale documenten") • Bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Vaak geen uitdrukkelijke bepaling voorhanden die voorschrijft hoe lang een document wettelijk bewaard moet worden (bv. bouwdossiers). • Wat kan de mogelijke relevantie van het document zijn voor toekomstige rechtsgeschillen ? • Bewaring alleszins zolang de rechtsvordering(en) niet zijn verjaard waarvoor het document mogelijkerwijze relevant zou kunnen zijn • Wordt lopende de wettelijke bewaartermijn effectief een rechtsvordering ingesteld, alleszins bewaring lopende het rechtsgeschil

7. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Termijnspecificatie • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Stuiting en schorsing van verjaringstermijnen • Stuiting : • De reeds verstreken verjaringstermijn gaat teniet waardoor een nieuwe verjaringstermijn begint te lopen • Schorsing • De lopende verjaringstermijn wordt onderbroken zonder dat de reeds verstreken verjaringstermijn evenwel teniet gaat

8. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Termijnspecificatie • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Stuiting en schorsing van verjaringstermijnen • ‘Oorzaken’ van stuiting : • De oorzaken die de verjaring stuiten van de verjaringstermijnen die zijn opgenomen in het Burgerlijk Wetboek, zijn terug te vinden in artikelen 2242 t.e.m. 2250 van het Burgerlijk Wetboek. Deze vormen de stuitingsgronden van gemeen recht • Voor de stuiting van verjaring waarvan de wettelijke verjaringstermijn elders is te vinden, is ofwel een specifieke regeling voorzien (waarnaar wordt verwezen bij de bespreking van het betrokken type dossier), ofwel gelden de stuitingsgronden van gemeen recht

9. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Termijnspecificatie • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Stuiting en schorsing van verjaringstermijnen • ‘Oorzaken’ van schorsing : • De oorzaken die de verjaring schorsen van de verjaringstermijnen die zijn opgenomen in het Burgerlijk Wetboek, zijn terug te vinden in artikelen 2251 t.e.m. 2259 van het Burgerlijk Wetboek. Deze vormen de schorsingsgronden van gemeen recht • Voor de schorsing van verjaring waarvan de wettelijke verjaringstermijn elders is te vinden, is ofwel een specifieke regeling voorzien (waarnaar wordt verwezen bij de bespreking van het betrokken type dossier), ofwel gelden de schorsinsgronden van gemeen recht.

10. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Bewaartermijnen • Juridische vs. administratieve bewaartermijnen • Hoe de juridische bewaartermijnen bepalen ? • Expliciete bewaartermijnen vs. bewaartermijnen die onrechtstreeks uit verjaringstermijnen voortvloeien • Termijnspecificatie • Termijnspecificatie • Probleemstelling • Moeilijkheid om juridische bewaartermijnen in generieke termijnspecificaties om te zetten • ‘Na uitgebruikname van het informatieobject’ • ‘Na afsluiten van het informatieobject’ • ‘Na afhandeling van het informatieobject’ • ‘Na afloop van het informatieobject’ • ‘Na ingebruikname van het informatieobject’ • ‘Na ontvangst of verzending van het informatieobject’ • ‘Na opmaak informatieobject’ • ‘Permanent te bewaren omwille van juridische redenen’ • ‘Verantwoording van bewaartermijnen’

11. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Algemene toelichting • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Sociale documenten • Boekhoudkundige stukken • BTW-stukken • Overheidsopdrachten • Contracten, overeenkomsten • Proces-verbaal van oplevering, vaststelling, … (inspectie, overheidsopdrachten, … ) • Dossiers in zake aanwervings- of bevorderingsexamens • Dossiers in zake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures • Subsidiedossiers • Gedateerde verklaring van vernietiging

12. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Personeelsdossiers • Vloeit onrechtstreeks voort uit de verjaringstermijn • Art. 15 Algemenebepalingenwet 16 mei 2003 voorziet dat op de gemeenschappen en gewesten de gemeenrechtelijke verjaringsregels van toepassing zijn • Voor de Vlaamse rechtspersonen is art. 15 Algemenebepalingenwet van toepassing verklaard door art. 68 Rekendecreet 8 juli 2011 • Contractuelen vs. statutairen

13. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Contractuelen • Algemeen • ‘1 jaar na uitgebruikname van het informatieobject’ • Geen specifieke wettelijke bewaartermijn • Uit zijn aard alleszins bewaring tot uitdiensttreding • Art. 15 Arbeidsovereenkomstenwet 3 juli 1978: rechtsvorderingen die uit de overeenkomst ontstaan, verjaren 1 jaar na het eindigen van deze overeenkomst of 5 jaar na het feit waaruit de vordering is ontstaan, zonder dat deze termijn 1 jaar na het eindigen van de overeenkomst mag overschrijden • Zowel voor vorderingen van het personeelslid tegen de Vlaamse overheid • bv. een vordering van achterstallig loon • Als voor vorderingen van de Vlaamse overheid tegen het personeelslid • bv. terugvordering van loon dat te veel is betaald • Gelet op de verjaringstermijn van 1 jaar die geldt voor schuldvorderingen in de verhouding tussen contractuele personeelsleden en de Vlaamse overheid als werkgever, is het aangewezen om het dossier minimaal 1 jaar na beëindiging van de overeenkomst te bewaren

14. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Jaarlijkse loonfiches en jaarlijkse uittreksels van de Rijksdienst voor Pensioenen met de loongegevens voor de pensioenberekening : best tot na het pensioen bewaard, aangezien zij voor de berekening van het pensioen belangrijk kunnen zijn (zie pensioendossier) • Schorsing en stuiting van de verjaring • Schorsings- en stuitingsgronden van gemeen recht

15. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Dossier arbeidsongevallen • “Arbeidsongevallen" (art. 2 Arbeidsongevallenwet overheidspersoneel 3 juli 1967) • “Ongeval dat zich tijdens en door de uitoefening van het ambt heeft voorgedaan en dat een letsel veroorzaakt” • Specifieke termijn • 3 jaar ‘na afhandeling van het informatieobject’ • D.i. bewaard gedurende minimum 3 jaar na definitieve afhandeling ervan • Verjaringstermijn begint te lopen telkens een onderdeel van de administratieve procedure (aangifte, niet-erkenning als arbeidsongeval, beslissing blijvend arbeidsongeschikt) wordt afgesloten • bv. de dag waarop de brief werd verstuurd waarin wordt meegedeeld dat het ongeval niet wordt erkend als een arbeidsongeval. • Dezelfde als bij statutairen

16. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Schorsing en stuiting • Alle voormelde verjaringstermijnen worden wettelijk gezien gestuit of geschorst op dezelfde wijze en op dezelfde gronden als bepaald door de wetgeving op de arbeidsongevallen of door de wetgeving op de beroepsziekten • De facto begint de verjaringstermijn pas te lopen nadat de administratie een onderdeel van de procedure afgesloten heeft • Hierdoor is stuiting eigenlijk niet nodig

17. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Statutairen • Algemeen • Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998 • Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998

18. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998 • ‘10 jaar na afhandeling van het informatieobject’ • Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar

19. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 • 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen • Voor vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 dient rekening te worden gehouden met de inwerkingtreding van de wet 10 juni 1998, waarop de huidige bepaling teruggaat • Vroegere regeling : verjaringstermijn van 30 jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering • Rechtsvorderingen die onder vroegere verjaringstermijn verjaard waren vóór de inwerkingtreding van wet 10 juni 1998 op 27 juli 1998, blijven verjaard • Is rechtsvordering ontstaan vóór inwerkingtreding wet 10 juni 1998 (d.i. 27 juli 1998), dan begint de nieuwe verjaringstermijn van 10 jaar te lopen vanaf de inwerkingtreding van de wet (d.i. 27 juli 1998), en dus niet vanaf het ontstaan van de rechtsvordering. • De totale duur van de verjaringstermijn mag in die laatste hypothese evenwel niet meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering bedragen.

20. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Rechtsvorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 zijn dus in beginsel op 27 juli 2008 verjaard, tenzij de oorspronkelijke dertigjarige verjaringstermijn op datum van 27 juli 1998 reeds dusdanig was opgelopen dat bij toepassing van de oorspronkelijke dertigjarige verjaringstermijn vanaf het ontstaan van de rechtsvordering, de verjaring vóór 27 juli 2008 plaatsvindt • In de laatste situatie blijft de oorspronkelijke dertigjarige verjaringstermijn vanaf het ontstaan van de rechtsvordering behouden

21. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Salarissen, voorschotten daarop en vergoedingen, toelagen of uitkeringen, die een toebehoren van de salarissen vormen of ermee gelijkstaan • Art. 16 Algemenebepalingenwet 16 mei 2003 en art. 68 Rekendecreet 8 juli 2011 • Ten onrechte uitbetaalde sommen voorgoed vervallen als de terugbetaling niet is gevraagd binnen een termijn van maximaal vijf jaar te rekenen van 1 januari van het jaar van de betaling • 10 jaar wanneer de onverschuldigde sommen zijn verkregen door bedrieglijke handelingen dan wel door valse of bewust onvolledige verklaringen

22. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Best een termijn van 10 jaar i.p.v. 5 jaar gehanteerd • Schorsings- en stuitingsgronden van gemeen recht

23. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Personeelsdossiers • Contractuelen • Statutairen • Dossier arbeidsongevallen • Identieke regeling als bij contractuelen

24. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Sociale documenten • Sociale documenten • In art. 1 KB 8 augustus 1980 "betreffende het bijhouden van sociale documenten" opgesomd : • 1° het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister; • 2° de individuele rekening; • 3° de overeenkomsten voor tewerkstelling van studenten (“het geschrift bedoeld in artikel 123 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten”); • 4° de overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders (“het geschrift bedoeld in artikel 119.4 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten”); • 5° beroepsinlevingsovereenkomsten (“het geschrift bedoeld in artikel 105 van de programmawet van 2 augustus 2002”)

25. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Sociale documenten • Sociale documenten • Artn. 25 respectievelijk 2, 2° KB 8 augustus 1980 "betreffende het bijhouden van sociale documenten" : • Bewaring gedurende vijf jaar door de werkgever

26. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Sociale documenten • 1° het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister; • Indien een werkgever op verschillende plaatsen personeel tewerkstelt, dient hij op alle plaatsen waar hij personeel tewerkstelt een speciaal personeelsregister bij te houden, behalve daar waar het algemeen personeelsregister wordt gehouden • ‘5 jaar na uitgebruikname van het informatieobject’ • De bewaartermijn vangt aan vanaf de datum van de inschrijving van de laatste verplichte vermelding • d.i. uiterlijk de zevende dag na de datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer

27. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Sociale documenten • 2° de individuele rekening; • ‘5 jaar na uitgebruikname van het informatieobject’ • De bewaartermijn vangt aan vanaf het verstrijken van de periode van het bijhouden van dit document • d.i. bij de jaarlijkse afsluiting van de individuele rekening • 3° de overeenkomsten voor tewerkstelling van studenten • D.i. de arbeidsovereenkomst gesloten tussen een student en een werkgever waardoor de student zich verbindt tegen loon arbeid te verrichten onder het gezag van een werkgever • ‘5 jaar na afloop van het informatieobject’ • De bewaartermijn vangt aan vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst

28. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Sociale documenten • 4° de overeenkomsten voor tewerkstelling van huisarbeiders • D.i. de arbeidsovereenkomst gesloten tussen een huisarbeider en een werkgever waardoor de huisarbeider tegen loon arbeid verricht onder het gezag van een werkgever, in hun woonplaats of op elke andere door hen gekozen plaats, zonder dat zij onder het toezicht of de rechtstreekse controle van deze werkgever staan • ‘Huisarbeider’ : werknemer die tegen loon arbeid verricht onder het gezag van een werkgever, in zijn woonplaats of op elk andere door hem gekozen plaats, zonder dat hij onder toezicht of de rechtstreekse controle van de werkgever staat • Voor Vlaamse overheid is zgn. "huisarbeid" relevant (of kan het relevant zijn) in het kader van zgn. "tele(huis)werk“ • ‘5 jaar na afloop van het informatieobject’ • De bewaartermijn vangt aan vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst

29. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Sociale documenten • 5° beroepsinlevingsovereenkomsten • D.i. de overeenkomst waarbij een stagiair in het kader van zijn opleiding kennis of vaardigheden verwerft bij een werkgever door het uitvoeren van arbeidsprestaties • ‘Stagiairs’ : leerlingen en studenten die in het kader van hun schoolse opleiding stage volgen, en cursisten van opleidingscentra • Besluit Vlaamse Regering 2 september 2005 : • Voorwaarden waartegen personen met een beroepsinlevingsovereenkomst bij de diensten van de Vlaamse overheid kunnen worden tewerkgesteld • ‘5 jaar na afloop informatieobject’ • Bewaartermijn vangt aan vanaf de dag die volgt op die van het einde van de uitvoering van de overeenkomst

30. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Boekhoudkundige stukken • Boekhoudkundige stukken • Tot 1 januari 2012 gold art. 26 Comptabiliteitsdecreet 7 mei 2004 • 10 jaar voor stukken die als bewijs tegen derden dienen • 10 jaar voor stukken die als bewijs tegen derden dienen • Afschaffing van dit decreet : termijn vervat in art. 25 Rekendecreet geldt ook voor het verleden • Stukken die strekken tot bewijs jegens derden vanaf 1/1/2012 : • ‘7 jaar na ingebruikname informatieobject’ • de stukken kunnen zowel in origineel als in afschrift worden bewaard • Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden vanaf 1/1/2012 • ‘3 jaar na ingebruikname informatieobject’ • De periode vangt aan op de eerste januari volgend op het jaar waarop het boekhoudstuk betrekking heeft

31. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • BTW-stukken • BTW-stukken • Facturen • Art. 60 § 1 Wetboek BTW : iedere belastingplichtige is ertoe gehouden de kopieën te bewaren van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of zijn verkrijger of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt. Ze zijn gehouden om ontvangen facturen te bewaren. • ‘7 jaar na ontvangst of verzending van het informatieobject’ • Art. 60 § 3 Wetboek BTW : facturen en kopieën van facturen dienen te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking

32. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • BTW-stukken • Boeken en andere stukken (art. 60 § 3 Wetboek BTW) • Boeken • ‘7 jaar na afhandeling van het informatieobject’ • dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgesteld, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting • Andere stukken • ‘5 jaar na opmaak van het informatieobject’ • dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgesteld, uitgereikt of ontvangen gedurende zeven jaar te rekenen : • a) op hun datum wat de andere stukken betreft of • b) op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in de gevallen bedoeld in art. 58, § 4, 7°, tweede lid, indien het gaat om stukken bedoeld in art. 58, § 4, 7°, vierde lid

33. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Overheidsopdrachten • Overheidsopdrachten • Gunningsdocumenten of gunningsdossier • d.z. de documenten m.b.t. de gunninsgprocedure of de sluiting van de overheidsopdracht • o.m. de beslissing tot het plaatsen van de opdracht, het bijzonder bestek, de aankondiging, de uitnodiging tot kandidaatstelling of de indiening van offertes, alle kandidaatstellingen (ook de niet-geselecteerde), alle ingediende offertes (ook van de niet-gekozen inschrijvers), de gemotiveerde selectiebeslissing, het gunningsverslag, de gemotiveerde gunningsbeslissing, de informatie aan de deelnemers, de sluitingsbrief, het vastleggingsdossier en alle briefwisseling met betrekking tot de procedure

34. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Overheidsopdrachten • Art. 161 K.B. Plaatsing Overheidsopdrachten Klassieke Sectoren • Ten minste gedurende tien jaar vanaf de gunningsdatum of, eventueel, vanaf de datum waarop werd afgezien van het gunnen van de opdracht

35. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Overheidsopdrachten • Contractuele documenten • Vloeit onrechtstreeks voort uit de verjaringstermijn, m.n. de termijn dat een rechtsvordering ontvankelijk kan worden ingesteld • Voor bouwwerken • Contractuele aansprakelijkheid van de architect • ‘10 jaar na afhandeling informatieobject’ • Verjaringstermijn van 10 jaar (artn. 1792 en 2270 Burgerlijk Wetboek). • Gaat in na de aanvaarding van de werken.

36. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Overheidsopdrachten • Voor leveringen of diensten • Art. 73 § 1 K.B. "tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken" : • ‘30 maanden na afhandeling van het informatieobject’ • Iedere dagvaarding voor de rechter op verzoek van de opdrachtnemer en met betrekking tot een opdracht wordt, op straffe van rechtsverval, aan de aanbestedende overheid betekend uiterlijk dertig maanden volgend op de datum van betekening van het proces-verbaal van de voorlopige oplevering • Vindt dagvaarding zijn oorsprong in feiten of omstandigheden die zijn opgedoken tijdens de waarborgperiode, moet deze op straffe van rechtsverval worden betekend uiterlijk dertig maanden na het verstrijken van de waarborgperiode

37. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Overheidsopdrachten • Indien het opstellen van een proces-verbaal niet is opgelegd, neemt de termijn een aanvang vanaf de definitieve oplevering

38. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Contracten, overeenkomsten • Contracten, overeenkomsten • Houdende zakelijke rechten • Vloeit onrechtstreeks voort uit de verjaringstermijn • art. 2262 B.W. • zakelijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van dertig jaar, zonder dat hij die zich op deze verjaring beroept, verplicht is daarvan enige titel te vertonen of dat men hem de exceptie van kwade trouw kan tegenwerpen • Houdende persoonlijke rechten • Vloeit onrechtstreeks voort uit de verjaringstermijn • Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998 • ‘10 jaar na afhandeling van het informatieobject’ • Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar • Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 • 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen • Authentieke akten • Onbepaalde tijd

39. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Proces-verbaal van oplevering, vaststelling, … (inspectie, overheidsopdrachten, … ) • Proces-verbaal van oplevering, vaststelling, … (inspectie, overheidsopdrachten, … ) • Zie regeling overheidsopdrachten

40. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Dossiers in zake aanwervings- of bevorderingsexamens • Dossiers in zake aanwervings- of bevorderingsexamens • Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998 • ‘10 jaar na afhandeling van het informatieobject’ • Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar • Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 • 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen

41. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Dossiers in zake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures • Dossiers in zake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures • Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998 • ‘10 jaar na afhandeling van het informatieobject’ • Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar • Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 • 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen

42. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Subsidiedossiers • Subsidiedossiers • Vanaf 1 januari 2012 geldt art. 15 Wet 16 mei 2003 "tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof" (voor Vlaamse rechtspersonen samengelezen met art. 68 Rekendecreet) i.p.v. art. 100 Wet op de Rijkscomptabiliteit

43. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Subsidiedossiers • Vorderingen ontstaan vanaf 27 juli 1998 • ‘10 jaar na afhandeling van het informatieobject’ • Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren volgens art. 2262bis Burgerlijk Wetboek door verloop van tien jaar • Vorderingen ontstaan vóór 27 juli 1998 • 10 jaar vanaf 27 juli 1998, zonder dat de verjaringstermijn meer dan dertig jaar vanaf het ontstaan van de rechtsvordering mag bedragen

44. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten • Capita selecta: toelichting bij een aantal specifieke documenten • Gedateerde verklaring van vernietiging • Gedateerde verklaring van vernietiging • Art. 12 § 1 Archiefdecreet : • De zorgdragers houden van de vernietigde archiefdocumenten een gedateerde verklaring bij • Bevat ten minste een specificatie van de vernietigde archiefdocumenten • Geeft aan op grond waarvan de vernietiging is uitgevoerd • Aldus komt een vernietigingslijst tot stand, die naargelang zij wordt uitgebreid met verklaringen, voortdurend geactualiseerd wordt • Hoewel een vernietigingslijst in die zin voortdurend wijzigt, want aangevuld wordt met verklaringen, is het evident dat de bestaande verklaringen van vernietigde documenten bewaard (dienen te) blijven

45. Het bepalen van juridische bewaartermijnen voor typedocumenten Voor vragen, opmerkingen, suggesties, … : destaercke79@gmail.com