PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS

2. Un camino hacia la MEJORA CONTINUA... Es enfrentar diferentes grupos humanos con sus problemáticas y solucionarlas en forma gradual. Es un proceso de Mejora Continua que comienza y no tiene fin. Es un círculo virtuoso que se debe realimentar en forma constante. Kaizen...

3. Proceso y Resultado... Nos referimos a Kaizen como un proceso, pues al asegurarlo también obtendremos el resultado deseado, pero si solo buscamos el resultado no lo conseguiremos, o será efímero y no perdurará en el tiempo. Kaizen...

4. La Posibilidad de Trabajar con Variables Medibles y Contrastables Esto nos permitirá comparar y monitorear periódicamente dónde nos encontramos para poder seguir avanzando. Kaizen... Notas Distintivas

5. El Proceso será normal ó anormal y a partir de ello podremos tomar Medidas Correctivas El tener un proceso controlado nos ayuda a ser previsibles y cumplir con los requerimientos de nuestros clientes tanto internos como externos Kaizen... Notas Distintivas

6. El proceso permite trabajar analizando las causas de los problemas como por ejemplo con las 5M de un Diagrama Causa-Efecto Categorías de Causas: Máquinas, Métodos, Mano de Obra, Materiales y Medioambiente Recursos, Procedimientos, Personas, Políticas Alrededores, Proveedores, Sistemas, Capacidades El análisis exhaustivo de las últimas causas de nuestros problemas es una oportunidad de aprendizaje y de mejora que no debe ser desaprovechada Kaizen... Notas Distintivas

7. El proceso nos permite estandarizar (definir procedimientos) y luego realizar nuevamente una mejora continua en dichos estándares El estandarizar a su vez nos permite: - Preservar el conocimiento en el tiempo- Delegar- Observar la relación Causa-Efecto- Sirve de base para el entrenamiento y capacitación Kaizen... Notas Distintivas

8. Es importante comenzar eligiendo un Grupo Piloto asegurándole al mismo los recursos humanos y materiales para comenzar con éxito la experiencia Kaizen Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen

9. Acompañando al mismo se debe elegir un tema directamente relacionado con: a) las prioridades de los objetivos y metas y b) los miembros del grupo y sus tareas/ocupaciones diarias. De esta manera, se evitará tratar temas de poco impacto organizacional Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen

10. Luego los siguientes Grupos buscarán replicar con éxito la experiencia del primero renovándose así el proceso en forma constante. Resulta relevante contar con un coordinador en cada localización que facilite y aliente el trabajo de los Grupos y resuma el esfuerzo en un Tablero de Comando Mensual Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen

11. Desconexión entre las necesidades del organismo y los temas tratados Pérdida de motivación de la gente Apartamiento de la metodología No mantenimiento de los logros alcanzados No involucramiento de los Directivos y Mandos Medios No cumplimiento de los requerimientos mínimos / solicitados por los grupos Factores de Riesgo

12. El compromiso de la Alta y Media Gerencia Importancia de los logros del Grupo Piloto y su efecto de credibilidad en los próximos grupos Desempeño del coordinador general y los de las distintas áreas/localizaciones Disponibilidad de los recursos mínimos para operar Factores de Éxito

13. El trabajo diario y constante de toda la organización Paciencia parar dejar que maduren los resultados Preocupación permanente por la Mejora Continua Reconocimiento de los logros alcanzados por los grupos Elección de temas prioritarios para el Organismo y que estén relacionados directamente con la tarea de los miembros del grupo Factores de Éxito

14. Es fundamental evaluar económicamente cada trabajo y hacer un resumen, para perpetuarlos en el tiempo Kaizen...

15. Provoca una sustancial mejora en la relación cliente y proveedor interno, incrementando no sólo la eficiencia y eficacia de la operación sino también las relaciones interpersonales y entre las distintas áreas de la compañía Colabora a simplificar los procesos y a estandarizar las pautas y normas por ejemplo las de calidad Mejora el acercamiento con los proveedores externos Kaizen... Beneficios

16. Mejora Continua: Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas MEJORA Ciclo P-D-C-A

17. Requisitos NormativosISO 9001:00

18. MEJORA CONTINUA Resp. de la Dirección Satisfacción Gestión de Medición, Análisis, CLIENTE CLIENTE Recursos y Mejora Requisitos Entrada Salida Producto Proceso o Servicio SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Modelo Integrador:

19. Los Sistemas de Gestión buscan detectar rápidamente los costos ocultos que impiden que los Procesos sean Eficientes. Por tal motivo se focalizan sobre los procesos. Objetivo de los SGP

20. Focalización hacia el incremento del valor Orientación de los resultados a través de las mediciones de los procesos Aumento de la efectividad de los procesos Nuevos impulsos para las acciones de mejora Priorización de los procesos derivados de los objetivos de la organización Fuerte compromiso del personal por creación de equipos y “dueños” de los procesos SGP Ventajas de la Gestión por Procesos

21. Medición de los ProcesosCreando sistemas para monitorear e informar como es la actual performance, comparada con la performance planeada y usar los datos necesarios para identificar problemas y éxitos SGP Elemento de un Sistema Efectivo

22. P-D-C-A

23. Herramientas de Gestión para laMejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando • Auditorias internas • No Conformidades • Acciones Correctivas y Preventivas

24. Herramientas de Gestión para laMejora Continua • Sistema de Gestión

25. SistemadeGestión de Calidad(Estructura Documental)

26. SistemadeGestión de Calidad(Proceso de Mejora) Incorporación de: Requisitos Hallazgos Oportunidades de Mejora Rev. n Rev.0 100% Eficiencia Tiempo

27. Herramientas de Gestión para laMejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección

28. Agenda de Reunión de Revisión del SGC por la Dirección • Ítems de Acción de la última reunión de Revisión por la Dirección • Auditorias Internas de Calidad • Sistema de Gestión de la Calidad • Mejora Continua • Cambios que puedan afectar al Sistema de la Calidad • Capacitación • Necesidades, Expectativas y Satisfacción del Cliente

29. Agenda de Reunión de Revisión del SGC por la Dirección • No Conformidades y Acciones Correctivas/Preventivas • Retroalimentación y Reclamos del Cliente • Performance de los Procesos y Conformidad del Producto • Política de la Calidad • Asignación de Recursos • Otros temas Relevantes respecto a la Evolución del SGC

30. Modelo de Reunión de Revisión por la Dirección(Proceso de Mejora)

31. Herramientas de Gestión para laMejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando

32. Eficiencia La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción La eficiencia es la capacidad administrativa de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, el mínimo de energía y en el mínimo de tiempo posible

33. Los Indicadores pueden ser clasificados de acuerdo con el mecanismo de control para el cual obtienen información del Sistema. Así los indicadores pueden ser de eficiencia, si se enfocan en el control de los recursos o las entradas del Sistema; de eficacia, si se enfocan en el control de los resultados del Sistema. Los Indicadores de eficiencia son aquellos que evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades del Sistema. Ejemplo: cumplimiento de la programación establecida, nivel de desperdicios, etc. Tablero de Comando

34. Los indicadores de eficacia son aquellos que evalúan la relación entre la salida del Sistema y el valor esperado (Meta) del Sistema. Ejemplo: Indicadores de Calidad, de Satisfacción, etc. Los indicadores de Efectividad / Productividad son el resultado de la eficiencia y de la eficacia. Tablero de Comando

35. Indicador de Condición Atributo a Medir Valor Esperado Indicador de Eficiencia del Proceso “X” Cantidad de Recurso o Servicio (MP) Desperdiciado Cantidad de Recurso o Materia Prima Utilizada Indicador de Efectividad del Proceso “X” Valor de un Atributo de Salida del Proceso Valor Esperado del Atributo Tablero de Comando

36. Muéstrame un simple colaborador que tenga una meta... y te mostraré un hombre que hará historia... Muéstrame un hombre sin una meta... y te mostraré a un simple colaborador. J. C. Penney Tablero de Comando

37. Responsable del Proceso Indicadores sensibles a los inconvenientes del proceso Las variaciones surgidas en proceso se deben reflejar en las variaciones de los indicadores considerados No considerar a los resultados de los indicadores como ítems de evaluación personal si no de “equipo” (Desafíos – Metas – Logros - Beneficios) La colocación de indicadores es difícil y lleva su tiempo CONSIDERACIONES FRENTE A LOS INDICADORES

38. Responsable del Resultado Ver al TC como una herramienta Gerencial para un control estadístico de los procesos Herramienta para ver tendencias (predictiva) Actuar sobre los resultados de los objetivos y metas y no sobre los responsables de los procesos Hacer partícipes a los dueños de los procesos de los logros que se obtengan CONSIDERACIONES FRENTE A LOS INDICADORES

39. Indicadores de Eficacia Nivel de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, sin referencia alguna al costo de consecución: Indicadores de impacto deseado: miden los efectos buscados que han sido alcanzados por el programa. Es decir, en que grado la actividad desarrolllada por el programa mejora las condiciones iniciales - Reducción de tasas de mortalidad infantil, - Aumento en la esperanza de vida, - Disminución de los índices de pobreza, - Erradicación de plagas, Tablero de Comando – Tipo de Indicadores

40. Indicadores de Eficacia Nivel de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, sin referencia alguna al costo de consecución: Indicadores de producto: proporcionan información sobre los bienes producidos y servicios prestados, de tal forma que permiten medir los volúmenes físicos de producción realizada - Estudiantes graduados, - Kilómetros construidos, - Niños inmunizados Tablero de Comando – Tipo de Indicadores

41. Indicadores de Eficiencia Grado de optimización del resultado obtenido en relación con los recursos empleados: - Máximo producto/servicio posible para una cantidad de recursos dados, - Utilización de un mínimo de recursos para un nivel de producto o servicio dado Producción: Atencion de Partos / Recursos:Nro.personas-mes Tablero de Comando – Tipo de Indicadores

42. Indicadores de Calidad Miden la capacidad de cumplir adecuadamente con los requisitos de satisfacción del producto/servicio que esperan los usuarios, en términos de oportunidad, accesibilidad, precisión, plazos, etc. - Desde el punto de vista de atributos y características del producto: información sobre la conformidad del bien o servicio con las especificaciones establecidas - Desde el punto de vista de satisfacción de los usuarios: información sobre la adaptación del producto o servicio prestado a las expectativas del destinatario Tablero de Comando – Tipo de Indicadores

43. ENTRADA Proceso 1 Eficiencia Asignación de Recursos Proceso 2 Eficacia Sistema / Proceso Principal Proceso 3 SALIDA Proceso 4 Gestión por Procesos Valor Esperado

44. Organismo Direcciones Area Funcionario Objetivos Metas Indicadores Estrategias Objetivos Metas Indicadores Estrategias Objetivos Metas Indicadores Estrategias Tareas Alineados con los Objetivos del Organismo

45. Tablero de Comando El tacómetro indica al conductor las RPM del motor (Indicador)y mediante una franja roja establece el límite de seguridad para el automovil (Meta). A partir de su lectura que el conductor realiza en un momento específico y de su comparación con la franja límite, éste puede determinar si su conducción pone en riesgo el motor de su auto (Objetivo) CADA PROCESO DEL SISTEMA TIENE SU INDICADOR, META Y OBJETIVO. ANALIZANDO SUS TENDENCIAS PERMITEN EVITAR UN COSTO INNECESARIO

46. Modelos de Tablero de Comando TABLERO DE COMANDO (Planilla Excel)

47. Modelos de Tablero de Comando

48. Herramientas de Gestión para laMejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando • Auditorias internas

49. Revisión periódica por la Dirección Auditoria Control de Gestión QMS=SGC Debería Objetivos y Metas Q Norma Misión, Visión y Valores Política Programa Procedimientos Procesos Mejora Continua Estoy Acción Correctiva Anomalía o Perturbación

50. Herramientas de Gestión para laMejora Continua • Sistema de Gestión • Revisión por la Dirección • Tablero de Comando • Auditorias internas • No Conformidades