Introducción a la gestión de Proyectos

1. Introducción a la gestión de Proyectos PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010

2. ¿Que es un proyecto? • Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK 2004 - PMI

3. Características de un proyecto … Una serie de Actividades o tareas con las siguientes características: • Tienen un Objetivo específico que debe ser logrado, dentro de ciertas especificaciones. • Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalización. • Tienen Presupuesto específico o limitaciones en el gasto e inversión. • Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).

4. Proyecto vs. Programas Los Proyectos y Programas se parecen porque: • Realizados por personas. • Restringidos por la limitación de los recursos. • Planificados, ejecutados y controlados. Los proyectos y los Programas difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.

5. Costo Tiempo Proyecto Alcance La Triple Restricción

6. Control y Seguimiento Ciclo de vida del proyecto INICIATIVA E Ejecución C Cierre P Planificación I Iniciación Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne

7. Procesos de Planificación Procesos de Cierre Procesos de Iniciación Procesos de Ejecución Interrelación entre los procesos Procesos de Seguimiento y Control PROYECTO

8. Iniciación • Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto • Objetivo y Justificativo • Análisis del Entorno • Alcance del Proyecto

9. Iniciación - Objetivo • Defina el Objetivo amplio y claro. • El Objetivo del Proyecto debe ser comprendido por todos los interesados. • Debe redactarse de tal forma que incluya las actividades que deban ser realizadas para el logro final.

10. Iniciación - Alcance • Defina un Alcance realístico. • No trate de llegar a la luna en dos pasos. • Defina el Alcance del proyecto paso a paso. • El Alcance debe definir las cosas que sí se harán en el proyecto y las que se excluyen de él. • Defina la calidad del trabajo a ser efectuado. Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.

11. Proceso de Planificación • Recursos • Beneficios • Riesgos • Tamaño • Divulgación • EDT – Estructura de Tareas • Metas • Tiempos, Horarios y Calendario • Comunicaciones, Reuniones • Herramientas • Aspectos Financieros

12. Planificación - Actividades • ¿Qué son? • Las Actividades son acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.

13. Planificación - Tareas • ¿Qué son? • Las tareas constituyen acciones menores para el logro de las Actividades

14. Planificación - Tareas • Nombre: ¿Qué se hace? • Duración: días u horas • Recursos 4M • Secuencia • Inicio - Terminación La mayoría de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones sino porque surgen tareas que nunca fueron planificadas.

15. Planifique el Cierre Siempre planifique tiempo al finalizar el proyecto, para: • Evaluación • Informes • Presentaciones • Reconocimientos • Seguimiento

16. Planificación - Metas • Fije metas a lo largo del proyecto. • Las metas deben ser medibles, en términos de trabajo, producto elaborado o en términos relativos porcentuales. • Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideración el factor de ineficiencia del personal.

17. Planifique las Comunicaciones • Comunicación entre los integrantes del equipo de proyecto • Reportes periódicos a los interesados

18. Planifique los Recursos ¿Qué son? • Los recursos son los elementos necesarios para la ejecución de un proyecto. • Típicamente son personas con conocimientos especializados, máquinas, materiales y dinero. • Asegúrese de identificar TODOS los recursos necesarios.

19. Cuantifique los Recursos • USO • El uso de los recursos es limitado. • Hay un factor de eficiencia que debe tomarse en cuenta en la etapa de planificación. • Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones, participan en cursos de desarrollo profesional, se enferman, etc.

20. Planifique las Finanzas Prepare un Presupuesto Prepare un Flujo de Caja

21. Planifique los Riesgos • Identifique los riesgos • Describa el impacto • Cuantifique el impacto • Haga una reserva monetaria para mitigar posibles riesgos

22. ¡Recuerde! • Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.

23. Ejecución • Dirección • Equipo de trabajo • Forma de trabajo • Control • Cambios • ¡Adhiérasea su plan!

24. Ejecución – Manejo de Cambios • Prepárese para ver cambios durante la ejecución de un proyecto. Hay amenazas y oportunidades externas o debilidades y fortalezas internas que suelen generar ajustes y cambios.

25. Ejecución – Manejo de Cambios • Los cambios pueden ser: • de menor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto no se ven mayormente afectados. • de mayor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto se ven afectados. • de total impacto: cuando el proyecto es cancelado en la mitad de su ejecución.

26. Ejecución – Manejo de Cambios • ¡Adhiérasea su plan! • Muchos proyectos fracasan porque a lo largo del camino sufren innumerables cambios que no habían sido previstos. • Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual a su planificación.

27. Control y Seguimiento • Seguimiento del progreso • Comparación del resultado vs. Planificado • Reuniones de Control • Análisis de impacto • Manejo de cambios

28. Control y Seguimiento • Control de Tiempo • Control de Costo • Control de Calidad • Acciones Correctivas • Responsables • Fechas

29. Cierre y Evaluación • ¡Recuerde! • ¡Ningún trabajo está finalizado hasta no haber concluido el “papeleo”!

30. Cierre y Evaluación • El beneficio de la experiencia adquirida • La Sesión de Evaluación (->) • Recomendaciones y Mejoras • La entrega de Reconocimientos.

31. Cierre - Informe Final • Prepare un reporte final que contenga toda la historia del proyecto, desde su Justificación, Planificación, Ejecución, Cierre y Evaluación.

32. Distribuya el reporte Envíe una copia a: • los rotarios de su club • cada donante o contribuyente • Gobernador del distrito • Rotary International • La Revista Rotaria

33. Ahora es su Oportunidad! Para realizar Proyectos Eficaces

34. Bibliografía • Parte del material fue tomado del PMBOK - Project Management Body Of Knowledge (Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI - Project Management Institute.

35. Cierre y Evaluación • Pregúntese... • ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en tiempo, costo y calidad? • ¿Se logró satisfacer la necesidad como fue previsto? • ¿Se obtuvieron todos los recursos materiales, en tiempo, costo y calidad? • ¿Hubo una adecuada asistencia financiera?

36. Cierre y Evaluación • Pregúntese... • ¿Cómo se manejaron los cambios? • ¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del proyecto? • ¿Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad? • ¿Hubo problemas de comunicaciones?

37. Cierre y Evaluación • Pregúntese... • ¿Se afectó de alguna forma el flujo principal del trabajo de la organización? • ¿Hubo algún impacto en la cultura organizacional? • ¿Cuál fue la reacción o aceptación de la Gerencia o la Dirección de la empresa? • ¿Hubo buena cobertura por parte de los medios?