Ervaringen met een nieuwe ASV

1. Bestuurs- en Concerndienst Ervaringen met een nieuwe ASV 16 december 2009 Joost Hamann, hoofd bedrijfsbureau Welzijnszaken Rien Kooij, senior financieel beleidsadviseur JOOST Aleid Wolfsen is regionaal regeldrukambassadeur en de verantwoordelijk wethouder Van der Sluijs maakt zich juist sterk voor deregulering voor vrijwilligers. Helaas kan onze burgemeester vandaag niet. Voorstellen Rien en Joost JOOST Aleid Wolfsen is regionaal regeldrukambassadeur en de verantwoordelijk wethouder Van der Sluijs maakt zich juist sterk voor deregulering voor vrijwilligers. Helaas kan onze burgemeester vandaag niet. Voorstellen Rien en Joost

2. Inhoud presentatie Aanleiding voor wijzigen ASV Wat zijn die wijzigingen? Hoe hebben we dat gedaan? Wat merkt de aanvrager ervan? Wat hebben wij ervan geleerd? JOOSTJOOST

3. Aanleiding Utrecht Prettig Geregeld! Procesinnovatie Fundamentelere discussie Motie in raad JOOST Sinds begin 2008 kent de gemeente Utrecht het project Utrecht Prettig Geregeld! Het verminderen of verhelpen van regeldruk en bureaucratie is een belangrijke en blijvende doelstelling van onze gemeente. Zo min mogelijk lasten voor burgers, ondernemers en instellingen, maar ook voor de eigen organisatie, naast een uitstekende dienstverlening staan daarin voorop. Eenvoud en eenduidigheid, vertrekkend vanuit vertrouwen zijn belangrijke waarden voor de gemeente zowel naar buiten toe als binnen de eigen organisatie. Samenwerken en samenhang worden gezien als centrale randvoorwaarden om dit te kunnen bereiken Hiermee sluit de gemeente aan bij een landelijke tendens van deregulering en ontbureaucratisering, die gestimuleerd wordt door onder andere het Rijk en de VNG (Taskforce Regeldruk Gemeenten). Binnen het project worden inhoudelijk twee sporen onderscheiden; aan de ene kant staat de uitvoering en toepassing van de regels centraal, dus de procesinnovatie (�leuker kunnen we niet maken, wel makkelijker�). De andere kant richt zich op diepere deregulering (maken van principi�le keuzes �we kunnen het ook leuker maken�) het leren en de bewustwording rond deregulering o.a. door middel van fundamentele discussies met het bestuur maar ook door het uitdragen van de goede voorbeelden en het ontwikkelen van instrumenten voor toetsing van regels en procedures. De ASV was eigenlijk een van de eerste echte voorbeelden van deregulering in de gemeente Utrecht. Deregulering kent vele doelgroepen, maar de raad en wethouder hechten groot belang om het juist voor de vrijwilligers makkelijker te maken. WANNEER????? Enkele organisaties gingen naar de gemeenteraad en klaagden over de kruiwagens vol papier die ze moesten aanleveren. Ze konden de grote woorden niet waarmaken, maar hadden natuurlijk wel gelijk met hun klacht. De raad nam een motie aan, de bestuurder besloot dat het anders moest. JOOST Sinds begin 2008 kent de gemeente Utrecht het project Utrecht Prettig Geregeld! Het verminderen of verhelpen van regeldruk en bureaucratie is een belangrijke en blijvende doelstelling van onze gemeente. Zo min mogelijk lasten voor burgers, ondernemers en instellingen, maar ook voor de eigen organisatie, naast een uitstekende dienstverlening staan daarin voorop. Eenvoud en eenduidigheid, vertrekkend vanuit vertrouwen zijn belangrijke waarden voor de gemeente zowel naar buiten toe als binnen de eigen organisatie. Samenwerken en samenhang worden gezien als centrale randvoorwaarden om dit te kunnen bereiken Hiermee sluit de gemeente aan bij een landelijke tendens van deregulering en ontbureaucratisering, die gestimuleerd wordt door onder andere het Rijk en de VNG (Taskforce Regeldruk Gemeenten). Binnen het project worden inhoudelijk twee sporen onderscheiden; aan de ene kant staat de uitvoering en toepassing van de regels centraal, dus de procesinnovatie (�leuker kunnen we niet maken, wel makkelijker�). De andere kant richt zich op diepere deregulering (maken van principi�le keuzes �we kunnen het ook leuker maken�) het leren en de bewustwording rond deregulering o.a. door middel van fundamentele discussies met het bestuur maar ook door het uitdragen van de goede voorbeelden en het ontwikkelen van instrumenten voor toetsing van regels en procedures. De ASV was eigenlijk een van de eerste echte voorbeelden van deregulering in de gemeente Utrecht. Deregulering kent vele doelgroepen, maar de raad en wethouder hechten groot belang om het juist voor de vrijwilligers makkelijker te maken. WANNEER????? Enkele organisaties gingen naar de gemeenteraad en klaagden over de kruiwagens vol papier die ze moesten aanleveren. Ze konden de grote woorden niet waarmaken, maar hadden natuurlijk wel gelijk met hun klacht. De raad nam een motie aan, de bestuurder besloot dat het anders moest.

4. Hoe was het? Weinig innovatie Veel eisen bij aanvraag en verantwoording Informatie over subsidie beperkt beschikbaar Gemeente bepaalt de subsidie alleen RIEN Het verlenen van subsidie was voortgaan op de gebaande paden. �The usual suspects�, de bestaande organisaties kregen elk jaar hun subsidie zonder serieuze vernieuwing. Bij de aanvraag vroegen we gewoon zoveel mogelijk, liever teveel dan te weinig, stel je voor dat we dat toch zouden willen hebben, dus laten we maar alles vragen. Bij de verantwoording was wat wij wilden leidend, zo willen we het hebben en je levert het maar aan. Kritische vragen werden niet echt gewaardeerd. We stuurden de bestaande subsidierelaties elk jaar de relevante informatie, een 1-op-1 benadering. Nieuwe organisaties dienden erg assertief te zijn om binnen te komen. De gemeente stelt subsidiedoelen op, mooie pakketten papier, abstract en in grote lijnen. De aanvrager dient aan te geven wat zij bijdragen daaraan, ook al kunnen zij maar een deel ervan realiseren. Terugkijkend zou ik niet graag zelf als vrijwilliger een aanvraag hebben gedaan.RIEN Het verlenen van subsidie was voortgaan op de gebaande paden. �The usual suspects�, de bestaande organisaties kregen elk jaar hun subsidie zonder serieuze vernieuwing. Bij de aanvraag vroegen we gewoon zoveel mogelijk, liever teveel dan te weinig, stel je voor dat we dat toch zouden willen hebben, dus laten we maar alles vragen. Bij de verantwoording was wat wij wilden leidend, zo willen we het hebben en je levert het maar aan. Kritische vragen werden niet echt gewaardeerd. We stuurden de bestaande subsidierelaties elk jaar de relevante informatie, een 1-op-1 benadering. Nieuwe organisaties dienden erg assertief te zijn om binnen te komen. De gemeente stelt subsidiedoelen op, mooie pakketten papier, abstract en in grote lijnen. De aanvrager dient aan te geven wat zij bijdragen daaraan, ook al kunnen zij maar een deel ervan realiseren. Terugkijkend zou ik niet graag zelf als vrijwilliger een aanvraag hebben gedaan.

5. Wat hebben we gedaan? Initiatief bestuurder: Nieuwe ASV en protocol accountant Subsidie onder � 5.000 direct vaststellen Alle informatie op internet, toegankelijker informatie Alleen vragen wat we nodig hebben Gemeente bepaalt de doelen met oog voor de aanvrager RIEN Voor 2002: weinig gereguleerd bij de subsidies, vrijheid/ blijheid, vervolgens de ASV 2002: alles strikt en rigide en uiteindelijk de ASV 2008: de middenweg. Op initiatief van de bestuurder is in de ASV 2008 ingevoerd met veel �kan� bepalingen en weinig �moet� bepalingen. We kunnen eisen stellen, controles uitvoeren, maar het is maatwerk. We hebben de middelen voor een goede subsidieverlening zonder harnas van regels. Elke subsidie is anders. Waar eerst de geleverde prestaties leidend werden en we het doel, de resultaten uit het oog verloren, richten we ons nu op wat we willen bereiken. De resultaten zijn belangrijker, dan hoe het wordt bereikt. De controle achteraf hebben we geregeld met een goed controleprotocol voor de accountant. Daarin is er onderscheid tussen instellingen. Onder de � 50.000 is geen accountantsverklaring nodig, tot � 400.000 een beperkte controle. De eisen zijn wel gericht en pragmatisch, niet meer dan nodig. De bestuurder heeft besloten om subsidies onder de � 5.000 waar mogelijk direct vast te stellen. We vragen wel een beperkte verantwoording en we doen steekproeven achteraf. Juist voor vrijwilligers is dit een grote verbetering. We zijn niet na�ef, dus sommige organisaties hebben meer kans om in de steekproef te komen dan anderen, soms zal de kans 100% zijn. Een voorbeeld is het project Oud geleerd, jong gedaan. Alle informatie voor de subsidies staat op internet, transparantie en toegankelijkheid zijn sleutelwoorden. Iedereen mag weten welke subsidies beschikbaar zijn en hoe we het inzetten. Juist vrijwilligers moeten eenvoudig alles kunnen vinden wat ze zoeken. Bij de aanvraag (en de verantwoording) vragen we zo min mogelijk, alleen wat we echt nodig hebben. Juist vrijwilligersorganisaties moet het makkelijker worden gemaakt. De gemeente blijft natuurlijk leidend bij het bepalen wat met de subsidie dient te worden bereikt. Goede initiatieven nemen we serieus, daar zoeken we desnoods zelf wel een doel bij. We werken voor de burgers, dus voor de vrijwilligers en niet andersom. De ASV 2008, het controleprotocol, de richtlijnen voor kleine subsidies en een voorbeeld van een beschikking van een directe vaststelling zijn beschikbaar (op papier). RIEN Voor 2002: weinig gereguleerd bij de subsidies, vrijheid/ blijheid, vervolgens de ASV 2002: alles strikt en rigide en uiteindelijk de ASV 2008: de middenweg. Op initiatief van de bestuurder is in de ASV 2008 ingevoerd met veel �kan� bepalingen en weinig �moet� bepalingen. We kunnen eisen stellen, controles uitvoeren, maar het is maatwerk. We hebben de middelen voor een goede subsidieverlening zonder harnas van regels. Elke subsidie is anders. Waar eerst de geleverde prestaties leidend werden en we het doel, de resultaten uit het oog verloren, richten we ons nu op wat we willen bereiken. De resultaten zijn belangrijker, dan hoe het wordt bereikt. De controle achteraf hebben we geregeld met een goed controleprotocol voor de accountant. Daarin is er onderscheid tussen instellingen. Onder de � 50.000 is geen accountantsverklaring nodig, tot � 400.000 een beperkte controle. De eisen zijn wel gericht en pragmatisch, niet meer dan nodig. De bestuurder heeft besloten om subsidies onder de � 5.000 waar mogelijk direct vast te stellen. We vragen wel een beperkte verantwoording en we doen steekproeven achteraf. Juist voor vrijwilligers is dit een grote verbetering. We zijn niet na�ef, dus sommige organisaties hebben meer kans om in de steekproef te komen dan anderen, soms zal de kans 100% zijn. Een voorbeeld is het project Oud geleerd, jong gedaan. Alle informatie voor de subsidies staat op internet, transparantie en toegankelijkheid zijn sleutelwoorden. Iedereen mag weten welke subsidies beschikbaar zijn en hoe we het inzetten. Juist vrijwilligers moeten eenvoudig alles kunnen vinden wat ze zoeken. Bij de aanvraag (en de verantwoording) vragen we zo min mogelijk, alleen wat we echt nodig hebben. Juist vrijwilligersorganisaties moet het makkelijker worden gemaakt. De gemeente blijft natuurlijk leidend bij het bepalen wat met de subsidie dient te worden bereikt. Goede initiatieven nemen we serieus, daar zoeken we desnoods zelf wel een doel bij. We werken voor de burgers, dus voor de vrijwilligers en niet andersom. De ASV 2008, het controleprotocol, de richtlijnen voor kleine subsidies en een voorbeeld van een beschikking van een directe vaststelling zijn beschikbaar (op papier).

6. Hoe hebben we het gedaan? Kritisch naar het aanvraagproces kijken Gesprekken met alle betrokkenen Informatiebijeenkomsten Terugkoppeling vragen Geen uitleg, geen informatie RIEN We hebben kritisch gekeken naar het aanvraagproces, hoe we werken, hoe we omgaan met aanvragen en verantwoordingen en vooral of we echt wel zoveel informatie nodig hebben. We proberen vanuit de burger te kijken. Met alle betrokken partijen (subsidieontvangers, ambtenaren, raadsleden) hebben we gepraat om te kijken wat anders moest. Het resultaat was een nieuwe ASV en vooral een andere manier van werken. Voor de aanvraag 2009 hebben we open bijeenkomsten georganiseerd voor alle burgers en instellingen, die subsidie willen aanvragen. Binnen komen lopen, vragen stellen en vooral ook kritiek mogen geven. We hebben ook nadrukkelijk gevraagd om die kritische terugkoppeling. Bij het opvragen van informatie hebben we een nieuwe regel ingevoerd. De aanvrager kan aan ons vragen waarom bepaalde informatie nodig is. Als wij daar geen goed antwoord op hebben, hoeft de informatie niet te worden aangeleverd. Vrijwilligersorganisaties hebben hier veel gemak van.RIEN We hebben kritisch gekeken naar het aanvraagproces, hoe we werken, hoe we omgaan met aanvragen en verantwoordingen en vooral of we echt wel zoveel informatie nodig hebben. We proberen vanuit de burger te kijken. Met alle betrokken partijen (subsidieontvangers, ambtenaren, raadsleden) hebben we gepraat om te kijken wat anders moest. Het resultaat was een nieuwe ASV en vooral een andere manier van werken. Voor de aanvraag 2009 hebben we open bijeenkomsten georganiseerd voor alle burgers en instellingen, die subsidie willen aanvragen. Binnen komen lopen, vragen stellen en vooral ook kritiek mogen geven. We hebben ook nadrukkelijk gevraagd om die kritische terugkoppeling. Bij het opvragen van informatie hebben we een nieuwe regel ingevoerd. De aanvrager kan aan ons vragen waarom bepaalde informatie nodig is. Als wij daar geen goed antwoord op hebben, hoeft de informatie niet te worden aangeleverd. Vrijwilligersorganisaties hebben hier veel gemak van.

7. Wat merkt de aanvrager ervan? De aanvrager wordt als mens behandeld Van �voor de aanvrager� naar �samen met de aanvrager� Niet rigide, maar flexibel Eenvoudiger aanvraag en verantwoording RIEN De aanvraag was onpersoonlijk en daarmee eigenlijk ook de aanvrager. Het is makkelijk regels te maken en eisen te stellen op een abstracte manier als je alleen de papieren of digitale aanvraag ziet. De aanvrager, de vrijwilliger moet als mens behandeld worden. We realiseren ons beter dat bij elke aanvraag er een mens achter die aanvraag is. Dat maakt de beoordeling persoonlijker en het eisen stellen lastiger. Waar we eerst voor de vrijwilliger de keuzes maakten wat er bereikt dient te worden, betrekken wij die vrijwiliger er beter bij. De gestelde doelen moeten aansluiten bij wat de burgers en dus ook de vrijwilligers belangrijk vinden. Niet voor de burger zonder de burger, maar samen met die burger. Elke vrijwilliger is een betrokken burger. Als gemeente worden we flexibeler, we zijn er voor de burger en niet andersom. Waar eerst een zinnige aanvraag als sympathiek werd gezien en vervolgens afgewezen (�past niet binnen de doelen�), kijken we nu hoe we die aanvraag met wat passen en meten binnen die doelen brengen. De doelen zijn nu een middel, geen rigide wet. De informatie op internet is toegankelijker, meer gelaagd (wie de diepte in wil, kan dat). We bieden een aanvraagformulier en rekenmodellen, maar die zijn niet verplicht, de aanvraag is vormvrij. We denken eerst na voor we eisen stellen, we kijken meer vanuit de vrijwilliger. De aanvragen mogen eenvoudiger, de verantwoording onder de � 400.000 is beperkter geworden. Juist vrijwilliger moeten we het zo makkelijk mogelijk maken. Een aanvraag wordt niet meer op een mal gelegd, waarbij we strikt kijken wat ontbreekt en wat anders moet. We kijken open naar een aanvraag of helder is wat de aanvrager wil en of het past binnen de doelen. Wij vertalen de aanvraag waar mogelijk naar ons beoordelingskader, we vragen niet aan de burger om zich aan ons aan te passen. Waar nodig vragen we concreet nadere informatie, �to the point� en zo min mogelijk.RIEN De aanvraag was onpersoonlijk en daarmee eigenlijk ook de aanvrager. Het is makkelijk regels te maken en eisen te stellen op een abstracte manier als je alleen de papieren of digitale aanvraag ziet. De aanvrager, de vrijwilliger moet als mens behandeld worden. We realiseren ons beter dat bij elke aanvraag er een mens achter die aanvraag is. Dat maakt de beoordeling persoonlijker en het eisen stellen lastiger. Waar we eerst voor de vrijwilliger de keuzes maakten wat er bereikt dient te worden, betrekken wij die vrijwiliger er beter bij. De gestelde doelen moeten aansluiten bij wat de burgers en dus ook de vrijwilligers belangrijk vinden. Niet voor de burger zonder de burger, maar samen met die burger. Elke vrijwilliger is een betrokken burger. Als gemeente worden we flexibeler, we zijn er voor de burger en niet andersom. Waar eerst een zinnige aanvraag als sympathiek werd gezien en vervolgens afgewezen (�past niet binnen de doelen�), kijken we nu hoe we die aanvraag met wat passen en meten binnen die doelen brengen. De doelen zijn nu een middel, geen rigide wet. De informatie op internet is toegankelijker, meer gelaagd (wie de diepte in wil, kan dat). We bieden een aanvraagformulier en rekenmodellen, maar die zijn niet verplicht, de aanvraag is vormvrij. We denken eerst na voor we eisen stellen, we kijken meer vanuit de vrijwilliger. De aanvragen mogen eenvoudiger, de verantwoording onder de � 400.000 is beperkter geworden. Juist vrijwilliger moeten we het zo makkelijk mogelijk maken. Een aanvraag wordt niet meer op een mal gelegd, waarbij we strikt kijken wat ontbreekt en wat anders moet. We kijken open naar een aanvraag of helder is wat de aanvrager wil en of het past binnen de doelen. Wij vertalen de aanvraag waar mogelijk naar ons beoordelingskader, we vragen niet aan de burger om zich aan ons aan te passen. Waar nodig vragen we concreet nadere informatie, �to the point� en zo min mogelijk.

8. Tips bij de implementatie Let op de eigen bureaucratie, het ambtelijk denken Veranderingen niet alleen op papier, maar ook uitvoeren De bestuurder als breekijzer Vertrouwen is lastig, controle is makkelijker Draagvlak cre�ren met overtuigingskracht RIEN De ambtelijke molens gaan langzaam, bij veranderingen kom je de eigen bureaucratische structuren tegen. De grootste hobbel waren niet het bestuur, maar de eigen collega�s. Wij ambtenaren moeten anders gaan denken, open staan voor de aanvragers als betrokken burgers. Papier is geduldig, een nieuwe manier van werken op papier goedgekeurd door het management is maar het begin. Het ook daadwerkelijk doorvoeren vraagt geduld, overtuigingskracht en doorzettingsvermogen. De bestuurder kan worden gebruikt om door te pakken. In een hi�rarchische organisatie is �de wethouder heeft gezegd�en �de wethouder wil dit� vaak een breekijzer om door te kunnen pakken. Het is veel makkelijker om te controleren en regels te stellen. Dan is het risico zo klein mogelijk. Vertrouwen en minder controleren betekent meer risico op misbruik, maar ook meer kansen op succes. Als de organisatie risicoloos handelen beloont, zijn de kansen op succes klein. Voor succes is draagvlak nodig, dus niet voor iedereen uit lopen, maar zoveel mogelijk mensen erbij betrekken. Overtuig je collega�s van het belang van de verandering, overtuig ze dat het veel leuker is om samen met die aanvragers te werken. RIEN De ambtelijke molens gaan langzaam, bij veranderingen kom je de eigen bureaucratische structuren tegen. De grootste hobbel waren niet het bestuur, maar de eigen collega�s. Wij ambtenaren moeten anders gaan denken, open staan voor de aanvragers als betrokken burgers. Papier is geduldig, een nieuwe manier van werken op papier goedgekeurd door het management is maar het begin. Het ook daadwerkelijk doorvoeren vraagt geduld, overtuigingskracht en doorzettingsvermogen. De bestuurder kan worden gebruikt om door te pakken. In een hi�rarchische organisatie is �de wethouder heeft gezegd�en �de wethouder wil dit� vaak een breekijzer om door te kunnen pakken. Het is veel makkelijker om te controleren en regels te stellen. Dan is het risico zo klein mogelijk. Vertrouwen en minder controleren betekent meer risico op misbruik, maar ook meer kansen op succes. Als de organisatie risicoloos handelen beloont, zijn de kansen op succes klein. Voor succes is draagvlak nodig, dus niet voor iedereen uit lopen, maar zoveel mogelijk mensen erbij betrekken. Overtuig je collega�s van het belang van de verandering, overtuig ze dat het veel leuker is om samen met die aanvragers te werken.

9. Afsluiting