Nettverksmøte for lokal prosjektstøtte (LP) ved NTNU 04.04.2008

Nettverksmøte for lokal prosjektstøtte (LP) ved NTNU 04.04.2008

Agenda

Prosjektprosessen - Status • Prosjektprosessens hovedmål: ”Støtte NTNUs kjernevirksomhet som forskning og utvikling gjennom et apparat for optimal prosjektstyring for eksternfinansiert virksomhet: Det skal leveres riktig kvalitet til riktig tid og riktig pris”. • Hva har vært fokus i Prosjektprosessen høsten 2007/vinteren 2008? • Innplassering i LP-rollen ved alle fakulteter/enheter ved NTNU, og gjennomføring av obligatorisk kurs/opplæring for de som er innplassert i rollen • Implementering av ny prosjektprosess, herunder ferdigstilling av nye prosess- og rutinebeskrivelser som er lagt ut på NTNUs økonomihåndbok på nett: (http://www.ntnu.no/okonomi/handbok/)

Prosjektprosessen - Status • Delprosjektet i Prosjektprosessen består av ny sammensatt gruppe: • Lars Gunnar Indreiten (delprosjektleder, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Økonomiavdelingen) • Jasenka Zvizdic (Institutt for biologi, NT-fakultetet) • Reidun Østbye (Institutt for marin teknikk, IVT-fakultetet) • Geir Persen (Fakultetsadministrasjonen, SVT-fakultetet) • Toril Berg (Administrativ seksjon, VM) • Ragnar Hergum (Instituttleder, Institutt for elektronikk og telekommunikasjon, IME-fakultetet) I tillegg har delprosjektet en egen referansegruppe bestående av en prosjektleder fra hvert fakultet/VM. Referansegruppa skal være rådgivende for delprosjektet, og vil kunne ha reell innflytelse på materiell/hjelpemidler som utarbeides/utvikles.

Prosjektprosessen – Veien videre? • Hovedaktiviteter i 2008: • Etablere et nettverk for LP (vi er i gang!!) • Arbeide med forbedring og utvikling av hjelpemidler og verktøy som skal forbedre oppfølgingen av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved NTNU: • Utarbeide nye felles budsjettmaler • Oppdatering av prislister ved timeføring • Forbedring, utvikling og implementering av regnskapsrapporter (EU-rapport, øvrige rapporter for LP og PL, overordnede rapporter som gir nødvendig styringsinformasjon) • Utarbeidelse av nye kontraktsmaler tilpasset nytt reglement med spesielt fokus på IP-policy (egen arbeidsgruppe jobber med dette) • Utredning og utvikling av ny prosjektportal

Nettverksmøter for lokal prosjektstøtte (LP) • Formål: Nettverket skal først og fremst være en møteplass for dere som innehar rollen LP (også SP) med fokus på: • Informasjons- og erfaringsutveksling mellom deltakerne • Kompetanseutvikling og læring (faglig oppdatering, kurs/seminar og annen opplæring) • Felles forståelse av prosjektprosessen som sikrer enhetlig utførelse av oppgaver lagt i rollen som LP • Skape en faglig tilhørighet/gruppetilhørighet som kan bidra til bedre arbeidsmiljø og samarbeid på tvers av fakulteter/enheter, og som også kan redusere sårbarhet ved å etablere bedre ordninger for back-up ved at prosjektprosessen gjøres likt ved alle enheter

Nettverksmøte: Faglige tema • Eksempel på tema som kan være ønskelig å ta opp på nettverksmøter: • Søknads- og kontraktsarbeid • Regelverk og retningslinjer • Håndtering og vurdering av MVA på prosjekter • Budsjettarbeid og prising på prosjekter (indirekte kostnader, egeninnsats/egenandel) • Organisering av prosjekter (bruk av hoved- og delprosjekter) • Gjennomgang og bruk av regnskapsrapporter • Bruk av timeføring og prislister • Bruk av kontoplan og regnskapsføring på prosjekter • EU-prosjekter

Gjennomføring av nettverksmøter • Roller og ansvar for nettverket: Ansvarlig for å koordinere og gjennomføre nettverksmøtene er prosessleder ved Seksjon for lønns- og regnskapstjenester (Lars Gunnar Indreiten). For å lykkes med gjennomføringen av nettverket og forbedre prosjektprosessen kreves det engasjement og aktivitet fra ALLE som deltar i nettverket!! Kom derfor fortløpende med innspill og forslag til tema som er ønskelig å ta opp, og hvordan nettverket skal fungere. HUSK: Dere som er deltakere er eiere av nettverket!

Gjennomføring av nettverksmøter • Hyppighet: I oppstartsfase vil det kunne være behov for jevnlige nettverksmøter, eksempelvis en gang i måneden. Evaluering må foretas for å vurdere fremtidig gjennomføring av nettverksmøter (form, innhold, deltakelse, hyppighet osv..) • Organisering: Det anbefales at det opprettes lokale LP-nettverk på fakultetsnivå, samt at det utnevnes en person fra hvert fakultet/VM som kan være kontaktperson ovenfor prosessleder. Det tas sikte på å gjennomføre oppfølgingsmøter med hvert enkelt fakultet/VM i løpet av mai/juni (evaluering av oppstart av ny prosjektprosess/utførelse av roller, innspill og tilbakemeldinger)

Fremtidige nettverksmøter • Plan over fremtidige nettverksmøter med agenda/tema frem til sommeren sendes ut på e-post til samtlige LP’er så snart dette foreligger • Tilbakemeldinger/innspill kan rettes til prosessleder: lars.gunnar.indreiten@ntnu.no / tlf: 735 98 319

Nettverksmøte for lokal prosjektstøtte ved NTNU

Vi ønsker å bli? • ”Norges mest veldrevne økonomifunksjon innenfor det offentlige for å støtte opp under forskning, utdanning, formidling og nyskapning”

NTNUs strategi Mål: ForskningForskningen ved NTNU skal holde høyt internasjonalt nivå innenfor alle disipliner. Utvalgte styrkeområder skal ligge på internasjonalt toppnivå. Relevans, spisskompetanse og tverrfaglig samarbeid skal kjennetegne NTNUs forskning. For å styrke kvaliteten i forskningen må NTNU aktivt søke samarbeid og allianser med fremragende fagmiljøer nasjonalt og internasjonalt. Indikatorer: 35% økning av den ekstern finansierte forskningen 100% økning av EU finansiert forskning

Omsetning eksternt finansiert aktivitet, inflasjonsjustert Økning på 238 mill i perioden 2002 – 2007

Noen utfordringer

Avsetninger per fakultet Fakultetene og VM har brukt til sammen 120 mill mindre enn budsjettert i 2007.

Avsetninger innenfor BOA(EFV) Per 31.12.2007: Prosjektgjeld på 438 mill Bygger seg opp avsetning også innenfor den EFV!

Hvordan skal vi støtte opp under NTNUs visjon – økonomifunksjones posisjon • Vi utvikler HELE økonomifunksjonen til NTNU: • Kompetanse løft • Utvikler effektive og avklarte arbeidsprosesser mellom nivåene ved NTNU. • Effektive og veldrevne system som støtter opp under våre arbeidsprosesser for alle nivåene.

Oppsummert • Dere som lokal prosjektstøtte er veldig viktig for at NTNU skal nå sine strategiske mål • Dere er veldig viktig for at vi skal få bedre økonomisk styring på våre prosjekt og at vi etterlever regelverket på området. • Dere er veldig viktig for at det vitenskapelige personalet skal lykkes mht sin ekstern finansierte virksomhet • VIKTIG AT DERE HAR ET FAGLIG STED HVOR VI I FELLESKAP KAN UTVIKLE MÅTEN VI DRIVER EKSTERN FINANSIERT VIRKSOMHET VED NTNU.

Verdien av arbeid i prosjekter:Bruk av prislister ved timeføring LP-nettverksmøte, 04.04.08 Per Inge Andresen, Seksjon for lønns- og regnskapstjenester, Øk.avd. Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Agenda • Priser • Metoder for styring av pris i Maconomy • Prislister • Endringer som påvirker prislistene i Maconomy • Plan for framtidige revisjoner av prislistene • Tidsplan for endringer • Konsekvenser av endringene • Oppsummering og konklusjon Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Priser • To slags priser • Kostpris • Hva koster prosjektet for NTNU? • Salgspris • Hva skal kunden (finansieringskilden) betale for prosjektet? Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Metoder for styring av pris i Maconomy • Manuell styring av pris • Prising v.h.a. prislister • Styring av pris i valuta i budsjett Priselementer som kan styres: Pris kan styres på følgende nivåer: Kostpris bør ikke overstyres! Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Prislister • To slags innsatsfaktorer • Egne ressurser • Personer • Vitenskapelig infrastruktur: Laboratorier, vitenskapelig utstyr • Eksterne innsatsfaktorer (innkjøp) • Forbruksmateriell, reiser, m.m. • Prislister • Prisen for egne ressurser • Når kan prislister være relevante i Maconomy? • Når ressursinnsats synliggjøres v.h.a. timeføring • Hvor kan prislister ha konsekvenser i Maconomy? • Budsjett (for ressursinnsats som skal timeføres) • Løpende timeføring Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Kostprislister • Presisjonsnivå • Eksakt kostpris pr. lønnstrinn • Gjennomsnittlig kostpris pr. medarbeiderkategori • Bruksområder og beregningsgrunnlag • Kostprislistene er tiltenkt ulike bruksområder • Timepris basert på ulikt antall fakturerbare timer pr. årsverk Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Salgsprislister • Presisjonsnivå • Kun gjennomsnittlig salgspris pr. medarbeiderkategori • Hvorfor ikke egen salgspris for hvert lønnstrinn? • For de fleste kunder er det uinteressant om to personer i samme kategori (f.eks. to professorer) har ulik lønn • Det som betyr noe for de fleste kunder er kompetansetype/-nivå • Tidligere beregningsgrunnlag Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Endringer som påvirker prislistene • Oppdatert lønnstabell • Kostpris basert på lønnstabell pr. 01.05.07 • Omgruppering av medarbeiderkategorier • Nye lønnstrinn for medarbeiderkategoriene • Endret beregningsmetode for salgsprislister • ”Holdbarhetsdato” for prislistene • Løsning for overtid Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Omgruppering av medarbeiderkategorier • Rendyrking av prinsipp • Priser basert på faktiske lønnsdata for hele NTNU • Mange stillingskoder flyttet til annen medarbeiderkategori • Priser for medarbeiderkategoriene revidert • Påvirket av omgruppering av stillingskoder Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Prinsipp for medarbeiderkategorier • Følger stillingskode • ikke en personlig klassifisering • Hovedkategorier (grunnleggende inndeling) • Vitenskapelig vs. tekn./adm. stilling • Sekundær inndeling • 4 underkategorier • Kriterium: Gjennomsnittlig lønnstrinn pr. stillingskode Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Beregning av representativt lønnstrinn for medarbeiderkat. • Nåværende gjennomsnittlig lønnstrinn for hver stillingskode • Ikke vektet for stillingsbrøk • Vektet snitt av nåværende lønnstrinn pr. medarbeiderkat. • Vektet m.h.t. antall ansatte pr. stillingskode • 2 stillingskoder unntatt fra grunnlag (1019 Vit. ass., 1018 Vit. ass.) • Ikke relevant for EFV-prosjekter, ville påvirke snittet betydelig • Resultatet av pkt. 2 tillagt 2 lønnstrinn • For å ta høyde for forventet lønnsglidning • Forventet tidshorisont for et prosjektbudsjett: 4 år • F.o.m. prosjekt opprettes i Maconomy (dvs. kontrakt signert) Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Vitenskapelige medarbeiderkategorier Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Teknisk/administrative medarbeiderkategorier Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Nye lønnstrinn for medarbeiderkategoriene Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Endret beregningsmetode for salgsprislister • Prosentvis påslag på kostprisliste 2 • Full dekning av indirekte kostnader, men ikke noe overskudd: • Kostprisliste 2 og salgsprisliste 3 • 40% avanse Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Forutsetning for disse avansesatsene: Kostpris for medarbeider lik kostpris for medarbeiderkategori Kost- og salgsprisliste og avanse Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Avanse – med og uten overstyring av prislister • Uten overstyring av prislister • Gjennomsnittlig avanse for hele NTNU omtrent som i tabellen på forrige side • Avanse for hver medarbeider vil kunne avvike fra avansen for medarbeiderkategorien • Kostpris hentes fra medarbeiderens lønnstrinn • Salgspris hentes fra vedkommendes medarbeiderkategori • Med overstyring av prislister • Fast avanse kan legges på: • Medarbeiderkategori • All timeføring (oppgave 9501) Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

”Holdbarhetsdato” for prislistene • Priser endrer seg over tid • Én versjon av hver prisliste for hvert år • F.eks.: Kostprisliste 2 for 2008, Kostprisliste 2 for 2009, osv. • Hver versjon får start- og sluttdato • Prisøkning basert på forventet kostnadsøkning • Lønnsøkning for et gitt lønnstrinn • Prislister 5 år fram i tid • Formål • Mer korrekt budsjett for hele prosjektets varighet Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Løsning for overtid • Nå: • Kostprisliste 4 • Planlagt ny løsning • Angi overtidssats på linjenivå i timeseddel • 50% eller 100% overtid • Formål: • Mer presist • Mer oversiktlig • Lettere å sikre nødvendig kostnadsdekning og riktig pris • Når? • Kommer senere Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Plan for framtidige revisjoner av prislistene • Årsslutt • Reviderte prislister for de neste 5 årene • Formål: Budsjettering • Etter fullført lønnsoppgjør • Ny revisjon av prislistene for inneværende og neste år • Formål: Timeføring til riktig pris Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Tidsplan for endringer • Ved periodeavslutning april: • Oppdatert lønnstabell • Kostpris basert på lønnstabell pr. 01.05.07 • Omgruppering av medarbeiderkategorier • Nye lønnstrinn for medarbeiderkategoriene • Endret beregningsmetode for salgsprislister • ”Holdbarhetsdato” for prislistene • Senere • Løsning for overtid Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Konsekvenser av endringene • Timeføring • Timer som anvises etter at prislistene er endret vil få ny pris • Budsjetter • Budsjetter som opprettes etter at prislistene er endret vil få nye priser • Budsjetter som revideres etter at prislistene er endret vil få nye priser • Veiledning om revisjon av budsjetter vil bli gitt Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08

Oppsummering og konklusjon • Prislister kan brukes ved timeføring • Priser oppdatert i.f.t. gjeldende lønnstabell • Ny sammensetning av medarbeiderkategorier • Prislister 5 år fram i tid • Egne prislister for hvert år Verdien av arbeid i prosjekter: Bruk av prislister ved timeføring. Per Inge Andresen. 04.04.08