HelGe – Bibliotekssamverkan i Gävleborg Örebro 2009-02-04

1. HelGe – Bibliotekssamverkan i GävleborgÖrebro 2009-02-04

2. 2004DISKUSSIONER OCH SAMTAL VISION: • gemensamt biblioteksdatasystem • gemensamt lånekort • möjlighet reservera media oavsett var i länet detta finns • låna och återlämna vid samtliga bibliotek • enhetliga regler • tillgänglighet till länets databaser och nättjänster via lånekort • RFID

3. FÖRSTUDIE - AVSEENDE LÄNETS SAMTLIGA BIBLIOTEK: • Konverteringskostnader + ny server: cirka 1,5 miljoner • Kostnader för de enskilda biblioteken: 0,5 miljoner • Kostnaden för bibliotek, som måste uppgradera till en nyare version av Libra innan konvertering • Osäkerhet vad konverteringen innebär

4. FYRA ARBETSGRUPPER BILDAS: • Gemensam katalog – hur skall den se ut ? • Regelverket – låneregler, avgifter, mm • Ekonomi – argument, uppvaktningar, Högskolans bibliotek, sjukhusbiblioteket och folkhögskolorna • Teknisk utveckling

5. 2005 • Tre kommuner - med biblioteksdatasystemet LIBRA - går samman i en gemensam server • Högskolans bibliotek ej intresserat av att delta – avvaktar föregående års utredning om KB • Informationsträffar med Umeå stadsbibliotek FÖRSTUDIE: • Länsstyrelsen beviljar 150 000 kr till en förstudie rörande en gemensam utveckling för sju bibliotek

6. Forts 2005 Projektledning skapades Två arbetsgrupper bildades: • kataloggruppen • gruppen för tekniska förutsättningar

7. 2005 • Information till kultur- och fritidsnämnder • Bakgrund • Beskrivning av projektet • Projektets ekonomi • Kommunikationslösning

8. Forts 2005 • Diskussion kring typ av kontoorganisation • Konverteringens problem • Transporter • Arbetsmängd som åtgår till projektet • Gemensamma regler • Gemensamt lånekort • Bildandet av ett kommunalförbund • Åsa Hansén, Karlstad stadsbibliotek, besöker Gävle

9. NOVEMBER 2005 • Gävle stadsbibliotek hoppar av - önskar dock fortfarande vara med och utveckla gemensamma regler och ett gemensamt lånekort

10. 2005 KONTAKTER MED KOMMUNALFÖRBUNDET I LÄNET • Samtal förs om Kommunalförbundets (då SAM) eventuella roll • Kommunalförbundet (SAM) blir avtalstecknare för biblioteken gentemot Book- It och Söderhamns Teknikpark (serverns placering)

11. 2006 • Prisindikation från Axiell AB : ca 1 miljon, inklusive server FINANSIERING: • Länsstyrelsen 350 000 x 2 (2006 och 2007) • Tillväxt och regional utveckling totalt 300 000 • Statens kulturråd 150 000 (2006) OFFERTER: • Begäran om offert från Söderhamns teknikpark rörande server och service • Begäran om offerter från Axiell AB

12. 2006 OFFERTER: • Offert från Axiell AB total kostnad – ca 990 000 kr • Offert från Söderhamns teknikpark – drift av BOOK-It - kostnad cirka 250 000 kr de tre första åren – fördelade på de sex biblioteken TILLKOMMANDE KOSTNAD: • Btj:s arbete med katalogen i samband med konverteringen - kostnad cirka 40 000 kr

13. 2006 EXEMPEL PÅ MINSKADE KOSTNADER: • BIBLIOGRAFISK SERVICE Total kostnad för de sex biblioteken innan sammanslagningen – ca 694 000 kr Total kostnad efter sammanslagningen – ca 314 000 kr • LICENSER BOOK- IT Biblioteken går in i sammanslagningen med samma antal licenser som tidigare, kostnad cirka 850 000 kr. Antalet bör kunna minskas.(Nu-700 000)

14. 2006 • SPAR – KIR • DATAINSPEKTIONEN: Inget särskilt tillstånd krävdes för att slå samman de sex skilda katalogerna till en.

15. 2006 AVTAL • Kommunalförbundet slöt avtal med Axiell AB,Söderhamns Teknikpark samt med respektive kommun. KOSTNADER • Kostnaderna fördelades enligt en särskild viktning –kommunernas invånarantal – inte lyckat eftersom ett bibliotek fick högre kostnader än tidigare. Antalet licenser blev i stället utgångspunkten. KONVERTERINGAR - Söderhamns biblioteks katalog kom att bli styrande.

16. 2006 • UTBILDNINGAR (hösten) • NYTT LÅNEKORT • GEMENSAMMA REGLER

17. 2007 • Hitta en organisation för samarbetet • Behovet av ett transportsystem och upphandling av detta • Lånekortets utformning • Inköp av domänen helgebiblioteken.se • Samordnat abonnemang på BURK för att spara pengar • Under hösten uppgradering till ny BOOK-IT version • En första gemensam dag för all personal - mycket bara för att få träffas och utbyta erfarenheter.

18. 2008 • Arbete med opac • SMS påbörjades (våren) • Besök av CS Library • Lånekortet klart (sommaren) • Gemensam utvecklingsdag (dec): • Träff på Region Gävleborg- intresse från övriga bibliotek (dec)

19. Fördelar med gemensam katalog Server och drift • Minskade kostnader vid inköp av ny server (en server i stället för flera) • Arbetstid för drift av servern sparas in (allt sköts nu centralt av Söderhamns Teknikpark) • Uppgraderingar av servern görs centralt

20. Forts fördelar Systemadministration • Minskade kostnader för bibliografisk service (hittills) • Samarbete kring administration av systemet ger samordningsvinster för de systemansvariga och möjlighet till specialisering • Möjlighet till samverkan kring fortbildningsinsatser • Biblioteken i HelGe blir en starkare part i förhandlingar med Axiell och Bibliotekstjänst

21. Forts fördelar ”Goodwill” för biblioteken • Biblioteksfrågorna synliggörs • Biblioteken ses som föregångare när det gäller samverkan mellan kommunerna • En gemensam katalog blir en grund för utökat samarbete mellan biblioteken inom fler områden

22. Andra erfarenheter… • Generellt: de bibliotek som går in, måste släppa lite av sin beslutanderätt på det enskilda biblioteket • Samuppköp av RFID sprack- man kunde sökt medel hos annan instans • Ha med i kravspec att ”allt” ska fungera med de andra system som finns • Kommunerna skilda ekonomiska förutsättningar - modell: nu - betalar efter kommunstorlek

23. Idag På väg in: • Ljusdal • Hudiksvall • Ovanåker • 2010 Gävle?

24. Organisation

25. Frågor? • Marika Näslund (bibliotekschef)marika.naslund@hofors.se 0290-292 74 • Annamaria Björklin (bibliotekschef) annamaria.bjorklin@bollnas.se 0278-251 33 • Ann Östman (Länsbibliotek Gävleborg) ann.ostman@lg.se 026-15 78 54