Serienbrief erstellen in Word

1. Serienbrief erstellen in Word Ein einfaches „Kochrezept“ am Beispiel von Briefumschlägen von Uwe Troll • Inhalt: • Einleitung • Kurzbeschreibung • Vorbereitung • Hauptdokument • Datenquelle • Daten zusammenstellen • Hauptdokument einrichten aufrufen • Hauptdokument einrichten • Hauptdokument speichern • Zusammenführen • Drucken

2. 1. Einleitung • Serienbriefe sind eine Hilfe, um mehrfach vorkommende Schreibarbeiten zu automatisieren. • Serienbriefe sind nicht schwer zu erstellen, aber zu Anfang ist der Umgang wegen der vielen Optionen etwas unübersichtlich. • Diese Anleitung wird deshalb ein einfaches Beispiel für den Druck von Adressen auf Umschläge zeigen.

3. 2. Kurzbeschreibung • Beim Serienbrief wird das Hauptdokument mit der Datenquelle so verknüpft, dass die Daten aus der Quelle an vorgegebenen Stellen im Hauptdokument erscheinen. • Es entstehen dabei so viele Dokumente wie Datensätze vorhanden sind.

4. 3. Vorbereitung • Word starten. Es öffnet sich ein leeres Blatt. • Wenn Sie in Word 2003 oder 2002/XP arbeiten, stellen Sie bitte auf den alten Seriendruckmanager um. Das erreichen Sie mit folgenden Schritten: • Blenden Sie die Seriendruck-Symbolleiste ein, indem Sie Extras-Briefe und Sendungen-Seriendruck-Symbolleiste einblenden anwählen. • Rufen Sie im Menü Extras den Befehl Anpassen auf. • Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle. • Markieren Sie unter Kategorien den Eintrag "Alle Befehle". • Im Listenfeld Befehle suchen Sie den Eintrag "SeriendruckManager". • Ziehen Sie den Listeneintrag mit der Maus in die Symbolleiste Seriendruck. • Klicken Sie im Dialogfenster Anpassen auf die Schaltfläche Schließen. • Mit der soeben eingefügten Symbolschaltfläche öffnen Sie direkt den gewohnten Seriendruck-Manager. So haben Sie die Möglichkeit, ein Seriendokument in altbekannter Manier einzurichten. • Ansonsten: Im Menü <Extras> <Seriendruck> wählen und so den Seriendruckmanager öffnen.

5. 4. Hauptdokument Es bleibt nur die Wahl zwischen „Abbrechen“ - was wir nicht wollen - und „Erstellen“, Also: Wir „Erstellen“ ein Hauptdokument „Umschläge“ durch Anklicken und bekommen ein neues Fenster. Hier wählen wir „Aktives Fenster“.

6. 5. Datenquelle Nun sollen wir „Daten importieren“. Ja, woher denn? Wir brauchen eine „Datenquelle“! D.h. eine Tabelle mit zu importierenden Daten. Weil wir die noch nicht haben, machen wir uns eine. Aber wir wählen nicht „Datenquelle erstellen“, sondern machen die Tabelle (Quelle) „zu Fuß“. Das geht schneller und ist übersichtlicher. Dann können wir später einfach „Datenquelle öffnen“ wählen. Also los!

7. 6. Daten zusammenstellen • Die Aufgabe ist ja, Adressen auf Briefumschläge zu drucken. • Also müssen wir überlegen, welche Angaben dazu nötig sind, z.B.: • 1. Zeile: Anrede • 2. Zeile: Vorname und Name • 3. Zeile: Strasse • 4. Zeile: PLZ und Ort • Also machen wir uns in WORD eine passende Tabelle mit 6 Spalten und einer Zeile mehr (für die Überschriften), wie wir Adressen haben. Die speichern wir und merken uns wo, und wie sie heißt (Beispiel unten). • Es kann natürlich sein, dass auch mehr Angaben erforderlich sind, das kann man ja dann anpassen durch mehr Spalten in der Tabelle.

8. 7. Hauptdokument einrichten aufrufen Jetzt haben wir eine Datenquelle und können sie öffnen, was wir also anklicken. Prompt führt uns das wieder zu einem neuen Fenster. (Wozu eigentlich, wir haben doch keine Wahl?) Also schön!

9. 8. Hauptdokument einrichten Jetzt dürfen wir das Umschlagformat auswählen und nehmen hier das Format DL. Die Bestätigung mit „OK“ öffnet das Fenster „Umschlagadresse“, Hier fügen wir die Seriendruckfelder so ein, dass eine Adressen-Block entsteht. Die Seriendruckfelder entsprechen den Spaltenüberschriften unserer Tabelle. Weiter mit „OK“.

10. 9. Dokument sichern Jetzt erscheint wieder der Serienbrief-Manager, und zwar mit etwas im Hintergrund, das nach unserem Briefumschlag aussieht. Hier klicken wir aber nicht auf das vorgewählte Feld „Ausführen“, sondern auf „Hauptdokument“ und „Einrichten“. Jetzt können wir nämlich das Aussehen des Umschlags noch beeinflussen, indem wir z.B. den Adress-Blocks verschieben, eine Leerzeile einfügen, PLZ/Ort fett machen usw. Vor allem aber können wir in dem linken kleinen (oder dem langen) Rahmen einen Absender eintragen. Wenn jetzt alles so ist wie gewünscht, wird gespeichert. Empfehlung: Als Vorlage speichern für zukünftige Verwendung, also als *.dot.

11. 10. Zusammenführen Nachdem unser Hauptdokument, der Umschlag, fertig ist, klicken wir in der Seriendruck-Menüleiste auf „Seriendruck“. Das öffnet dieses Fenster: Das erreicht man auch, wenn man im Manager auf „Ausführen“ klickt. Die Vorauswahl „Seriendruck in: Neues Dokument“ ist uns genehm und wir können auf „Zusammenführen“ klicken. Jetzt passiert es: Endlich rappelt der Automat und unsere Umschläge erscheinen wie von Geisterhand auf dem Bildschirm. Heureka! Wir kontrollieren vielleicht noch, ob alle Adressen richtig eingetragen sind. Ggf. können wir durchaus noch korrigieren. Das nun fertige Dokument können wir speichern: Jetzt ist alles fertig zum Ausdruck:

12. 11. Drucken So könnten sie aussehen, unsere Umschläge. Und die müssen wir jetzt nur noch drucken. Das war‘s! Natürlich sind viele Detailfragen ausgelassen worden. Es sollte aber erst einmal auch nur das Prinzip der Serienbrief-Erstellung erklärt werden. Fortsetzung mit erweiterter bzw. anderen Aufgabenstellung ist möglich. (Z.B.: „Richtiger“ Brief, Gästekarten, individuell formulierte Einladungen usw.)