Audit de sistem: clarificari, recomandari, studii de caz

1. Audit de sistem: clarificari, recomandari, studii de caz Irina SEVERIN coordonator dept. Asigurarea Calitatii, Monitorizare, Audit, Evaluare

3. Context NECESITATE Incepand cu 2007, beneficiarii recurenti sunt supusi auditurilor de sistem Universitatile (consortiile universitare) care contracteaza un grant pentru mobilitati Erasmus ce depaseste 250000 Eur DE CE ? Prevenirea riscurilor Impactul unei nereguli la nivelul sumei contractuale poate fi mare din cauze sistemice. Remedierea acesteia reduce / amelioreaza impactul asupra grantului institutional. In plus, universitatile nou intrate in program saucontractele care prezinta un grad de risc asociat pot face obiectul unui audit de sistem.

4. Context Tipuri de verificari in cadrul Programului Erasmus: ● verificarea rapoartelor intermediare si finale ● control financiar (desk-check) - selectia universitatilor supuse acestui tip de verificare se realizeaza de catre Comisia Europeana ● monitorizare - impactul programului asupra beneficiarilor: universitati/studenti/personal, evaluarea calitatii (nu se pune accent pe un anumit an universitar), valorizare ● audit financiar - verificare financiara a ultimului an universitar incheiat: tranzactiile care il compun si analiza conformitatii cu legislatia/ regulamentele (numai pentru contracte incheiate si raportate) ● audit / verificare de sistem - analiza procedurilor si a sistemului, urmata de “teste de conformitate” (atat pe contracte incheiate, cat si pe cele in derulare)

5. Context Gradul de risc agregat si tipul de control asociat Mobilitati Erasmus Risc agregat Procent minim Numar minim nr. contracte / an univ. SM / TS SM / TS >500 mediu 1% / 2% 5 / 5 500…100 mediu 2% / 4% 5 / 5 100…25 mediu/scazut - / - 5 / 5 25…5 scazut - / - 5 / 5 <5 f. scazut - / - toate

6. Context Se supun verificarii / auditului de sistem: Contracte pentru activitati de mobilitate (SMS – mobilitati studentesti de studiu; SMP – plasamente; STA – mobilitati de predare ale cadrelor didactice universitare; STT – mobilitati de formare a personalului universitar si OM – organizarea mobilitatii) In cazul in care o universitate a fost selectata pentru verificare de sistem, iar aceasta are / a avut si un contract IP - Intensive Programme sau EILC - Erasmus Intensive Language Course, impreuna cu verificarea de sistem se va efectua si un audit financiar asupra ultimului raport final transmis pentru respectiva actiune.

7. Auditul de sistem Ce se verifica? I :analiza sistemului aplicat si a modului de desfasurare a activitatilor specifice II :verificarea financiara a raportului final al ultimului contract si teste de conformitate pentru verificarea modului de aplicare a procedurilor sistemului

8. Auditul de sistem Verificarea sistemului I. Organizarea Biroului de Programe Comunitare II. Selectia beneficiarilor de mobilitati III. Pregatirea beneficiarilor pentru mobilitati IV.Managementul financiar al fondurilorERASMUS gestionate V. Managementul ciclului proiectului VI. Controlul intern - Auditul Intern/Extern

9. I. Organizarea BPC • Documente de infiintare a BPC (HBS) • BPC in organigrama institutiei • Regulamentul de organizare si functionare a BPC • Carta Universitatii • Strategia institutionala pentru participarea la Program • Proceduri de lucru (procese identificate, formalizate) • Componenta (full time/part time, alte job-uri/responsabilitati, evitarea conflictului de interese), inclusiv responsabil financiar • Fise de post pentru membri BPC (identificarea responsabilitatilor Erasmus in fisa de post) • Drepturi de semnatura pe diferite etape de desfasurare a mobilitatilor (cine/in ce ordine/in ce baza) • Segregarea responsabilitatilor (autorizare tranzactie/efectuare si inregistrare, monitorizare si verificare beneficiari/aprobare plata, audit intern/orice alta interventie) • Program de lucru, acces informatii

10. II. Selectia beneficiarilor de mobilitati • Promovarea programului: materiale informative, website • Dosare de candidatura / selectie standard pentru studenti/profesori (ex.: CV, scrisoare de intentie, rezultate academice, atestat limba straina etc) • Inregistrareatuturor dosarelor de candidatura / aplicatii standard • Existenta unei proceduri transparente pentru sistemul de selectie: - HBS pentru infiintarea comitetului de selectie - nr. membri, independenta si evitarea conflictului de interese - stabilirea unor criterii transparente si echitabile de eligibilitate si de selectie a beneficiarilor (v. reguli impuse prin contractul cu AN) - punctajele necesare pentru obtinerea unui grant - procesele verbale privind punctajele obtinute de catre beneficiari in urma selectiei (liste cu studentii admisi, rezerve, respinsi) - rezultatele documentate anuntate in timp util si transparent • Arhivare documente

11. III. Pregatirea beneficiarilor pentru mobilitati • Intruniri de pregatire –procese verbale incheiate in urma intalnirilor cu viitorii studenti Erasmus, informatii ce au fost oferite beneficiarilor, participarea fostilor beneficiari Erasmus / liste participanti, materiale prezentate; • Probleme aparute / monitorizari ale celor plecati - sistem, metode/instrumente, trasabilitatea actiunilor

12. IV. Managementul financiar al fondurilor Erasmus gestionate • Cont pentru grantul anual ERASMUS separat de alte surse de finantare • Instrumente analitice de urmarire a fondurilor, in cazul in care in cont se primesc mai multe surse • Fonduri suplimentare din partea institutiei • Depozite temporare, regimul dobanzilor / cont curent • Proceduri de stabilire a sumelor acordate beneficiarilor si incadrarea in baremele stabilite de CE si AN • Tipuri de tranzactii : transfer/cash (registre de casa….etc.) • Evidenta tranzactiilor- departament/financiar (unde, timp),viza CFPP, documentatie intocmita pentru plati – relationare contracte

13. IV. Managementul financiar al fondurilor Erasmus gestionate • Pastrare a documentelor timp de 5 ani • Existenta unor proceduri de raportare(intocmire, verificare, autorizare)si de inchidere financiara /reconcilieri • Comparatii fata de previziuni (unde este cazul) • Programe de evidenta financiar – contabila pentru fondurile Erasmus • Proceduri de angajament/plata/decont/decommitment • Evidentepentru primirea banilor de catre beneficiari • Reconcilierea acestor evidente cu extrasele de cont bancare

14. IV. Managementul financiar al fondurilor Erasmus gestionate • Concordanta intre sumele platite de AN cu cele efectiv virate in conturi (si invers) • Concordanta datelor dintre extrasul de cont–contractul incheiat cu beneficiarul - documentul de plata- inregistrarea contabila-raportarea catre AN • Existenta acordurilor bilaterale • Verificarea “learning agreeement” si a foii matricole • Concordanta perioadelor - contractuala si cea mentionata in certificatul de participare • Aprobare si plata granturi in timpul perioadei contractuale de eligibilitate

15. IV. Managementul financiar al fondurilor Erasmus gestionate • Existentasi continut rapoarte narative de activitate ale beneficiarilor • Evitare dubla finantare din fonduri comunitare, pentru aceeasi activitate / situatie plati in litigiu • Verificarea faptului ca studentul nu a mai beneficiat vreodata de un grant Erasmus de studiu sau de plasament

16. V. Managementul ciclului proiectului • Acorduri inter-institutionale cu institutiile gazda • Contracte cubeneficiarii • Learning Agreement • Dovada mobilitatii: certificatul de prezenta • Foile matricole (transcript of records) • Dovada recunoasterii academice (credite transferabile, supliment la diploma) • Emiterea certificatelor Europass • Raportare catre AN / cum, la timp, reveniri, alte informatii • Actiuni de monitorizare - urmarire a mobilitatilor studentilor/personaluluiuniversitar, transfer in curricula • Statistici produse (pentru urmarirea progresului si analizarea anumitor devieri de la prognozele initiale) • Evaluari externe ale programului

17. VI. Controlul intern - Auditul Intern/Extern Audit Intern: • Identificarea functiei in organigrama universitatii • Misiuni / rapoarte de audit intern referitoare la gestiunea fondurilor Erasmus (includerea in planul de audit intern institutional), identificare masuri corective / recomandari • Instrumente / metode de verificare in acord cu cerintele programului • Remedierea neregulilor constatate (urmarire) Audit Extern: • Analiza concluziilor rapoartelor intocmite in urma verificarilor efectuate asupra fondurilor Erasmus de catre alte institutii abilitate

18. Recomandari (I) • Urmărirea (conducerea universitatii si BPC) îndeplinirii recomandărilor cuprinse în rapoartele de audit ale AN • Asigurarea unei transparente totale a programului prin promovarea acestuia pe paginile web ale institutiilor, prin materiale care sa contina informatiile necesare referitoare la acesta etc. • Actualizarea informatiilor referitoare la Programul Erasmus pe paginile web, a denumirii AN si a terminologiei programului in documente: Socrates -> LLP • Regulamentul selecţiei, componenţa şi atribuţiile membrilor comisiilor de selecţie trebuie stabilite prin Hotărâri ale Biroului de Senat si sa fie armonizate la nivelul universitatii • Semnareasi respectarea declaraţiilor de evitare a conflictului de interesede catrepersonalul BPC si membrii comisiilor de selectie, la fiecare runda

19. Recomandari (II) • Existenta in cadrul BPC (la nivelul facultatilor) a unui registru de înregistrare a candidaturilor/dosarelor şi crearea unei baze de date centralizate cu toate candidaturile şi cu datele ulterioare selecţiei • Contractele încheiate între instituţie şi beneficiari să respecte în totalitate condiţiile minime impuse de AN (dupa model – anexa la contract) • Incheierea de acte aditionale pentru modificarile survenite in contract (sume suplimentare, prelungiri) cu respectarea perioadei de eligibilitate si efectuarea platilor in cadrul perioadei contractuale • Stabilirea unei proceduri referitoare la suplimentarea granturilor si aprobarea acesteia prin HBS / procedura redistribuire • Perioada de predare menţionată în atestatul de participare trebuie să corespundă cu cea specificată în contract şi raportată AN • Evidentierea clara a beneficiarilor si a sumelor ce se aloca acestora pe extrasele de cont / cont bancar dedicat grantului Erasmus pe an univ. • Pastrarea fotocopiilor contractelor dintre universitate şi beneficiari şi ale documentelor financiare întocmite cel puţin 5 ani pentru a permite accesul facil în momentul unui audit al organismelor abilitate

20. Recomandari (III) • Exercitarea functiei CFPP in universitate • Concordanta contracte / plati / starea de fapt (date, semnaturi, persoane autorizate, %, termene) contractele si actele aditionale se semneaza de catre reprezentantul legal / recunoastere - echivalare • Fundamentare selectie cadre didactice, detaliere program de predare / program de lucru personal universitar • Managementul documentelor (rapoarte nesemnate, nedatate etc., neconcordanta informatii in documente, documente perimate) • Efectuarea platilor prin transfer bancar catre beneficiari, comisioanele bancare se suporta de universitate • Respectarea cuantumului min / max in cazul mobilitatilor • Includerea in planul de audit intern al universitatii a unei misiuni de verificare a executiei fondurilor Erasmus / a nu se confunda cu fondurile de cercetare • PLASAMENTE

21. Intrebari ? Succes !