Instrukcja USOS

1. Instrukcja USOS Wysyłanie listów pocztą elektroniczną Marek Opacki wersja 04.02.2009

2. Użytkownicy systemu USOS mogą wysyłać listy pocztą elektroniczną pod warunkiem, że mają zdefiniowany prawidłowy adres email. W formularzu Osoby -> Osoby, w danych użytkownika, w polu E-mail, powinien być wpisany adres email, którego pracownik chce używać do kontaktowania się ze studentami i osobami prowadzącymi zajęcia. Prawidłowy adres email powinien zawierać się w domenie pb.edu.pl. Studenci i osoby prowadzące zajęcia powinni również mieć zdefiniowany adres email w tym samym miejscu wspomnianego formularza. W przypadku tym jednak, adres ten może zawierać się w dowolnej domenie. 1. Wymagania systemowe

3. Okno wysyłania wiadomości dostępne jest w kilku miejscach systemu. W każdym jednak przypadku okna te charakteryzują się elementami wspólnymi. Na samej górze znajdują się pola określające odbiorcę / odbiorców wiadomości i są zależne od konkretnego formularza. Poniżej znajduje się pole tematu i treści wiadomości. Na samym dole znajduje się przycisk wysyłania lub anulowania wiadomości. Przed otwarciem okna, system sprawdza czy użytkownik ma zdefiniowany adres email i informuje o ewentualnym braku. Po wciśnięciu przycisku Wyślij, system poprosi o potwierdzenie wysłania wiadomości informując jednocześnie o ilości odbiorców oraz o liczbie osób posiadających adres email. Kolejna informacja to ilość osób, do których udało się wysłać wiadomość oraz pytanie o wysłanie kolejnego listu. 2. Zasady ogólne

4. W formularzu wprowadzania programów osób, Programy -> Programy osób, po wciśnięciu przycisku Wyślij wiadomość, pojawi się okno wysyłania wiadomości. Jako odbiorców wiadomości można określić wszystkie osoby z filtru, konieczne jest zdefiniowanie filtru w formularzu. Odbiorcą może być aktualnie wybrana w formularzu osoba lub lista osób określona wpisanymi ręcznie adresami email. 3. Formularz wprowadzania programów osób

5. W formularzu grup studenckich, Zajęcia -> Grupy lub Zajęcia -> Zajęcia i grupy -> Grupy szczegóły, po wciśnięciu przycisku Wyślij wiadomość, pojawi się okno wysyłania wiadomości. Jako odbiorców wiadomości można studentów i prowadzących wybranej w formularzu grupy zajęciowej. Dodatkowo lista osób można poszerzyć o wpisane ręcznie adresy email. 4. Formularz studenci grup

6. W formularzu przyznania stypendiów, Stypendia -> Dziekanat -> Stypendia w dziekanacie -> Przyznania, po wciśnięciu przycisku Wyślij wiadomość, pojawi się okno wysyłania wiadomości. Odbiorcami wiadomości są wszystkie osoby, którym przyznano stypendia w formularzu. Okno to pozwala wybrać kilka rodzajów wiadomości. Na naszej uczelni wykorzystywana będzie jedynie pierwsza i druga opcja, Decyzja o przyznaniu stypendium oraz Informacja o odbiorze decyzji. Zarówno temat jak i treść tej wiadomości określona jest w parametrach systemowych i nie wymaga redagowania, a jedynie sprawdzenia poprawności. W odróżnieniu od innych okien wysyłania wiadomości, w tym oknie nie podaje się dodatkowych adresów email, na które ma być wysyłana decyzja. Pole te służą do podania adresów email, na które będę wysyłane kopie wszystkich powiadomień. 5. Formularz przyznania stypendiów

7. W formularzu przedłużania ważności legitymacji, Osoby -> ELS – przedłużanie ważności, po wciśnięciu przycisku Wyślij wiadomość, pojawi się okno wysyłania wiadomości. Odbiorcą wiadomości jest zawsze aktualnie wskazana w formularzu osoba. Zarówno temat jak i treść tej wiadomości określona jest w parametrach systemowych i nie wymaga redagowania, a jedynie sprawdzenia poprawności. 6. Formularz przedłużania ważności legitymacji

8. W formularzu wprowadzania płatności, Płatności -> Wpłaty i rozliczenia, oraz w formularzu osób, Osoby -> Osoby, po wciśnięciu przycisku Numer rachunku, pojawi się okno z indywidualnym numerem bankowym aktualnej osoby. Po wciśnięciu przycisku Wyślij wiadomość, pojawi się okno wysyłania wiadomości. Odbiorcą wiadomości jest zawsze aktualnie wskazana w formularzu osoba. Zarówno temat jak i treść tej wiadomości określona jest w parametrach systemowych i nie wymaga redagowania, a jedynie sprawdzenia poprawności. 7. Indywidualny numer rachunku bankowego

9. W formularzu transakcji przeterminowanych, Płatności -> Transakcje przetrminowane, po wciśnięciu zdefiniowaniu programu, etapu cykli oraz okresu, pojawi się formularz ze studentami z nierozliczonymi należnościami i wpłatami. Po wciśnięciu przycisku Wyślij wiadomość, pojawi się okno wysyłania wiadomości. Wiadomość może być wysłana do wszystkich z filtru albo do aktualnie wskazanej osoby. Zarówno temat jak i treść tej wiadomości określona jest w parametrach systemowych i nie wymaga redagowania, a jedynie sprawdzenia poprawności. W tym oknie nie podaje się dodatkowych adresów email, na które ma być wysyłana decyzja. Pole te służą do podania adresów email, na które będę wysyłane kopie wszystkich powiadomień. 8. Transakcje przeterminowane