Digitaaldokumentide ja -arhiivide igusraamistik

1. Digitaaldokumentide ja -arhiivide õigusraamistik Estonia, January 2006 Jan Dalsten Sørensen Danish National Archives

2. The Legal FrameworkÕigusraamistik The Archives Act The present Archives Act came into effect in 2003. The Archives Consolidation Act elaborates on the provisions of the Archives Act. Circulars and orders issued by the State Archives / the National Archivist and are the most detailed sets of regulations, based on the powers that are bestowed upon the State Archives in the Archives Act and the Archives Consolidation Act. Arhiiviseadus praegu kasutuselolev Arhiiviseadus jõustus 2003. aastal Arhiivide konsolideerimise seadus täpsustab Arhiiviseaduse sätteid Ringkirjad ja korraldused välja antud Rahvusarhiivi / riigiarhivaari poolt; kujutavad endast kõige üksikasjalikumaid regulatsioonide kogumeid, mis põhinevad Rahvusarhiivile Arhiiviseaduse ja Arhiivide konsolideerimise seadusega antud volitustele

3. The Legal Framework (for archives)(Arhiivide) õigusraamistik ...does NOT cover issues like rules for the proper documentation of the business of public administration (this is – in part – to be found in the legislation on administration) rules for public access to documents in the possession of the administration (covered by the Freedom of Information Act) ? the archival legislation intends to preserve the evidence of public administration, not to regulate it! ... EI hõlma selliseid küsimusi nagu avaliku halduse ja asutuste tegevuste nõuetekohase dokumenteerimise reegleid (sellekohased reeglid sisalduvad osaliselt avalikku haldust puudutavates õigusaktides) avaliku juurdepääsu reegleid asutuste valduses olevatele dokumentidele (seda käsitletakse Infovabaduse seaduses) arhiveerimist reguleerivate õigusaktide eesmärgiks on avalikku haldust puudutava tõendusmaterjali säilitamine, mitte selle (loomise) reguleerimine!

4. The Archives Act: DefinitionsArhiiviseadus (definitsioonid) Does not discriminate between different types of records ”Records” are not defined in the act itself, but in the explanatory notes Records are defined as any medium that carries information, gathered by the authority while performing its duties. E.g. paper, photographs, magnetic tapes, CD’s etc. Ei tee vahet erinevate dokumendi tüüpide vahel “Dokumenti” seaduses endas ei definineerita; seda tehakse seletuskirjas Dokumenti defineeritakse kui mis tahes teabekandjat, mis sisaldab asutuse poolt oma ülesannete täitmisel kogutavat informatsiooni. Nt paber, fotod, magnetlindid, CDd jne

5. The Archives Act: Area and purposeArhiiviseadus: reguleerimisala ja eesmärk Applies to all public administration as well as the courts defines the purpose of the Danish State Archives: to preserve the records of historical value to make sure the authorities can dispose of records without lasting value to make the records accesible to the public and to the authorities to guide users of the records to perform research Kehtib riigihalduse ja kohtute osas Määratleb Taani Rahvusarhiivi eesmärgid: - säilitada ajaloolise väärtusega dokumente - tagada, et ametiasutused saaksid vabaneda püsiväärtuseta dokumentidest - teha dokumendid juurdepääsetavaks avalikkusele ja ametiasutustele - juhendada ja suunata dokumentide kasutajaid - tegeleda uurimistööga

6. The Archives Act: E-records from state authoritiesArhiiviseadus: riigiasutuste digitaaldokumendid electronic records must be preserved in a way so they can be transferred to a public archive State authorities must transfer e-records to the National Archive ...at a time determined by the National Archives digitaaldokumente tuleb säilitada selliselt, et neid oleks võimalik üle anda avalikku arhiivi riigiasutused peavad andma digitaaldokumendid üle Rahvusarhiivi ... Rahvusarhiivi poolt kehtestatud ajal

7. The Archives Act: E-records from local authoritiesArhiiviseadus: Digitaaldokumendid kohalikelt omavalitsustelt electronic records must be preserved in a way so they can be transferred to a public archive must be transferred to a public archive before data is deleted according to the Act on Processing of Personal Data digitaaldokumente tuleb säilitada selliselt, et neid oleks võimalik üle anda avalikku arhiivi tuleb avalikku arhiivi üle anda enne, kui andmed Isikuandmete töötlemise seaduse kohaselt kustutatakse

8. The Conflicting Acts....Üksteisele vasturääkivad seadused The Act on Processing of Personal Data: delete information! The Archives Act: preserve information! The solution: To transfer data to the archives before deletion! Isikuandmete töötlemise seadus: kustutage informatsioon! Arhiiviseadus: säilitage informatsioon! Lahendus: anda dokumendid arhiivi üle enne nende kustutamist

9. The Archives Act: AccessibilityArhiiviseadus: juurdepääsetavus Records with personal information: 75 years Other records: 20 years It is possible to gain access earlier – depending on the purpose (Arhivaalid on suletud:) Isikuandmeid sisaldavad arhivaalid: 75 aastat Muud arhivaalid: 20 aastat Juurde pääseda on võimalik ka varem: sõltuvalt otstarbest

10. The Archives Consolidation ActKonsolideeritud arhiiviseadus Archival considerations Inspection The State Archives can set up requirements for records management systems in state authorities Arhiveerimiskaalutlused Kontroll ja inspekteerimine Rahvusarhiiv võib kehtestada dokumendihaldussüssteemile esitatavaid nõudeid riigiasutustes

11. Archival considerationsArhiveerimiskaalutlused All records must be preserved in a way so that they after transfer to a public archive can be made accessible It must be possible to discard of records without long-term value Kõiki dokumente tuleb säilitada selliselt, et neile saab tagada juurdepääsu pärast avalikku arhiivi üleandmist Pikaajalise väärtuseta dokumente peab olema võimalik ära hävitada

12. InspectionKontroll The State Archives have the right to inspect that the authorities are aware of the archival considerations and act accordingly The authorities must submit the information that the State Archives request Rahvusarhiivil on õigus kontrollida, et ametiasutused oleksid teadlikud arhiveerimiskaalutlustest ning et nad tegutseksid vastavalt sellele Ametiasutused peavad esitama Rahvusarhiivi poolt nõutud informatsiooni

13. Requirements for records management systems (state only)Dokumendihaldussüsteemile esitatavad nõuded (ainult riigiasutuste puhul) notification establishment, delimitation & operation steps to ensure the possibility of creating a system independent archival version requirements for media the storage of records informeerimine loomine, piirangud ja talitlus meetmed süsteemist sõltumatu arhiiviversiooni loomise võimaluse tagamiseks andmekandjale esitatavad nõuded dokumentide hoid ja säilitamine

14. Circulars and orders Ringkirjad ja korraldused Circular about notification on new databases Circular about notification on and approval of new document management systems Order on archival versions of data Order on the preservation of records from counties and municipalities (including e-records) Ringkiri uutest andmebaasidest informeerimise kohta Ringkiri uutest dokumendihaldussüsteemidest informeerimise ning nende heakskiitmise kohta Korraldus andmete arhiiviversioonide kohta Korraldus maakondade ja kohalike omavalitsuste dokumentide (sh digitaaldokumentide) säilitamise kohta