ЗАСГИЙН ГАЗРЫН ХЭРЭГЖЇЇЛЭГЧ АГЕНТЛАГ

1. ÓËÑÛÍ ÁЇÐÒÃÝËÈÉÍ ÅЪÍÕÈÉ ÃÀÇÐÛÍ УЛСЫН БҮРТГЭЛИЙН ТӨВ АРХИВЫН ГАЗАР. ЗАСГИЙН ГАЗРЫН ХЭРЭГЖЇЇЛЭГЧ АГЕНТЛАГ

2. ИРГЭНИЙ БЇРТГЭЛИЙН БАРИМТЫН ХАДГАЛАЛТ, ХАМГААЛАЛТ, АШИГЛАЛТ СУРГАЛТЫН СЭДЭВ:

3. Архивын тухай ойлголт; Иргэний бїртгэлийн баримтаар архивын санг нєхєн бїрдїїлэх, тоо бїртгэл хєтлєх тухай; Ажлын байрны аюулгїй ажиллагаа, хадгалалт, хамгаалалт, ашиглалт; Эрсдлээс хамгаалах тєлєвлєгєє боловсруулах тухай; ЗОРИЛГО:

4. Улсын бїртгэлийн ерєнхий газрын Улсын бїртгэлийн тєв архивын газар нь Ìîíãîë óëñûí Àðõèâûí òóõàé õóóëüä çààñíû äàãóó ¯íäýñíèé òºâ àðõèâûí ñàëáàð àðõèâûí ñòàòóñòàéãààð ¿éë àæèëëàãàà ÿâóóлдаг. Ìîíãîë Óëñûí èðãýíèé á¿ðòãýëèéí áàðèìò áè÷ãèéã хїлээн авах, хадгаламжийн нэгж болгон ангилан тєрєлжїїлэх, óëñûí õýìæýýíä òºâëºð¿¿ëýí õàäãàëàõ, нийтэд ашиглуулах, ñýëáýí çàñàõ зэрэг чиг їїрэгтэй.

5. Иргэний баримтын архивын сан хөмрөгийн баримт нь Улсын бүртгэлийн мэдээллийн сангийн анхдагч эх үүсвэр, эх нотлох баримт цаасан суурьтай буюу цахим суурьтай хадгаламжийн нэгжүүд байдаг.

6. Архивын баримтынхадгалалт, ашиглалтын үйл ажиллагаанд: • Архивын тухай хууль /1998/; • Төрийн нууцын тухай хууль /1995/; • Байгууллагын нууцын тухай хууль /1995/; • Хувь хїний нууцын тухай хууль /1995/; • Тєрийн архивын ажлын їндсэн заавар АЕГ-ын /2003 он / Дагаж мєрдєх дїрэм заавар журам

7. Иргэний баримтын архивын їйл ажиллагааны журам /УБЕГ-н даргын 2011 оны №631 тушаал/ Цаасан баримтыг сэргээн засварлах ажлын заавар / АЕГ –ын 2010 он / болон холбогдох бусад хууль тогтоомжийн акт, зааварыг даган мөрдөж ажиллана.

8. Иðãýíèé á¿ðòãýëèéí үйл ажиллагааны явцад бий болсон баримтыг архивт: - хүлээн авах, эмхлэн цэгцлэх;- нягтлан шалгах;- хадгалах, ашиглуулах;- тоо бүртгэл хөтлөх; Архив нь èðãýíèé á¿ðòãýëèéí баримтыг хүлээí авах, хадгалж хамгаалах, зориулалтын дагуу ашиглуулах, архив àëáàí хэргийн ажлын заавар, баримт бичгийн стандартыг мөрдүүлэхүүрэг бүхий төрийн архивын хөмрөг үүсгэгч анхан шатны байгууллагын архивтай байна. Улсын бїртгэлийн тєв архивын газар нь

9. Улсын бүртгэлийн газар, хэлтсїїд:

10. Сум, дүүргийн улсын бүртгэгч, Монгол Улсаас гадаад улсад суугаа Дипломат төлөөлөгчийн болон Консулын газрын ажилтан иргэний бүртгэлийн бүх төрлийн маягтын «А, Б» талыг асуулга тус бүрээр үнэн зөв, гаргацтай бичиж, гарын үсгийг гарын үсгийн тайлалын хамт зурж, улсын бүртгэлийн хэлтсийн тэмдгийг дарж баталгаажуулан архивын баримтын бүрдлийг хангана. Àрхивын санднєхєн бүрдүүлэлтээр баримт хүлээн авах :

11. Сумын улсын бүртгэгч иргэний улсын бүртгэл хөтөлсөн /ИУБ/ маягтын «А, Б» талыг ажлын 10 хоногт аймгийн Улсын бүртгэлийн хэлтэст, аймгийн Улсын бүртгэлийн хэлтэс нь «Б» талыг аймагт, «А» талыг ажлын 14 хоногт багтаан Иргэний баримтын архивын хэлтэст; Дүүргийн улсын бүртгэгч нь иргэний улсын бүртгэл хөтөлсөн /ИУБ/ маягтыг бїртгэл хийгдсэнээс хойш ажлын 14 хоногт «А» талыг Иргэний баримтын архивын хэлтэст, «Б» талыг нийслэлийн улсын бүртгэлийн газарт тус тус хүргүүлнэ.

12. а. Анхан шатны бүртгэл хийхэд хөтөлсөн бүртгэлийн дэвтрийг бүртгэлийн төрөл тус бүрээр нь ангилж, 1-250 хуудастай дэвтэрийг 3-г нэгтгэн 1 хадгаламжийн нэгж болгон үдэж, дугаар өгнө. Ж-нь 1-750 хуудастай 1 хадгаламжийн нэгж гэсэн үг. Б. Хуудасыг дугаарлана. /хуудас дугаарлахдаа баруун дээд өнцөгт тод өнгийн үзэг /бал/-ээр засваргүй дугаарлана. В. Товьёог бичнэ. /Ж-нь: ...... Аймаг, сум, дїїрэг, хорооны төрөлтийн бүртгэлийн 1-750 хүүхдийн төрөлт бүртгэгдсэн 750 хуудастай 1 хадгаламжийн нэгж гэх мэт/ Архивт баримт хүлээлгэн өгөхдөө дараах шаардлагыг хангана. Үүнд:

13. Иргэний улсын бүртгэлийн бүх /ИУБ/ маягт болон бїртгэлийн дэвтэр /хадгаламжийн нэгж/ нь сан бүрдүүлэх шаардлага хангаагїй болон зєрчилтэй тохиолдолд архивын санд хїлээн авахгїй. Ж-нь: - Иргэний улсын бүртгэлийн /ИУБ/ маягтын асуулгыг дутуу буюу буруу бичсэн; - Бичилт гаргацгүй; - Бүртгэсэн ажилтны гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, тамга, тэмдэггүй ; - Тухайн бүртгэлийг бүртгүүлсэн иргэний гарын үсэг зуруулаагүй тохиолдолд;

14. Иргэний баримтын архив, аймаг, нийслэлийн Улсын бїртгэлийн газар, хэлтэс нь иргэний улсын бүртгэлийн /ИУБ/ «А, Б» маягтыг шалгаж, зөрчилгүй тохиолдолд архивт хїлээн авч тус тус хадгална. Иргэний гадаадад зорчих эрхийн бүртгэлийн хэлтсийн улсын бүртгэгч нь гадаад паспорт олгосон мэдүүлгийн хуудас, холбогдох бусад баримтыг бүртгэлийн дарааллаар 250 хуудсаар нэгтгэж, хуудсыг нэг бүрчлэн дугаарлан, хавтаслаж, товъёоглон дараа сарын 5-ны доторИргэний баримтын архивын хэлтэст хүлээлгэн өгнө.

15. Иргэний баримтын архивын хэлтсийн ажилтан аймаг, нийслэл, дүүрэг болон Иргэний бүртгэл, статистикийн хэлтэс, Иргэний гадаадад зорчих эрхийн бүртгэлийн хэлтсээс ирүүлсэн иргэний бүртгэлийн маягт, гадаад паспорт олголтын хадгаламжийн нэгжийг дагалдах хуудсын дагуу бүртгэлийн төрөл, бүртгэлийн дэс дараалал, галигласан байдал, бүртгэлийн дугаар, товъёогоор нэг бүрчлэн нягтлан шалгаж, санд хүлээн авна.

16. Архивт баримт хїлээн авах;

17. Аðõèâын санд õ¿ëýýí àâñàí èðãýíèé улсын á¿ðòãýëèéí /ИУБ/ ìàÿãòààð àðõèâûí ñàí хємрєгийг á¿ðä¿¿ëж, дараах техник ажиллагааг / ангилан ялгалтыг/ хийнэ. 1. á¿ðòãýëèéí òºð뺺ð òºðºëæ¿¿ëýí; Үүнд: • Төрөлт /ИУБ-11/ • Үрчлэлт /ИУБ-12/ • Гэрлэлт /ИУБ-15/ • Нас баралт /ИУБ-18/ гэх мэтчлэн .

18. 1951 оноос 1988 оны 5 дугаар сар дуустал; 1988 оны 6 дугаар сараас 1995 он дуустал; 1996 оноос хойш 2013 он хүртэлгэж тус тусдаа ; Тухайн иргэний төрсөн оноор бүх бүртгэлийн маягтууд ангилагдсан. Ж-нь: 1951 оноос 2013 онд төрсөн иргэний дээрх бүртгэлүүд 2014 онд нөхөн бүртгэлээр болон үндсэн бүртгэлд өөрчлөлт хийгдэхээр бүртгэгдсэн бол тухайн иргэний бүртгэл төрсөн оноороо ангилан галиглагдаж нэгтгэгдэнэ. /ИУБ/ маягтыг доорхи онуудаар нэгтгэж , ангилан галиглалт хийнэ.

19. - Тухайн иргэний нэрийн эхний үсгээр ангилна. Тухайлбал: цагаан толгойн үсгийн /А-Я-үсгээр/ -”Нэрийн эх”-ээр ангилсаны дараа нэрийг төрөлжүүлэн ангилна. Ж-нь: “А” үсгээр эхэлсэн ”Нэрийн эх”-тэй нэрийг 1. Аавхүү; 2. Адар... ; 3. Аз...... ; 4. Амар....; 5. Алтай.... ; 6. Ариун..... ; 7. Аюуш....; гэх мэтчлэн 2. /ИУБ/-ийн маягтыг нэрийн эхээр ангилах

20. Иргэний улсын бїртгэлийн/ИУБ/ маягтыг ангилан ялгах ;

21. а/ Тухайн иргэний эцэг, /эх/-ийн нэр, нэрээр “Цагаан толгой”-н үсгийн дараалалын дагуу галиглана. Ж-нь: “Амар” гэсэн нэрийг эхлээд - Авирмэдийн Амар, Баяртын Амар, Ваанчигийн Амар... гэх мэт б/Эцэг, /эх/-ийн нэрний болон нэрний эхний 2-4 үсгээр “Цагаан толгой”-н үсгийн дарааллаар галиглана. Ж-нь: - Баатарын Азбилэг - Батын Азбилэг - Батбаатарын Азбилэг - Батбаярын Азбилэг... гэх мэтчлэн 4. Нэрээр галиглах;

22. Иргэний улсын бїртгэлийн /ИУБ/ маягтыг цагаан толгойн үсгийн дарааллаар галиглах;

23. В. Төрсөн он, сар, өдөр, эцэг /эх/-ийн нэр болон хүүхдийн нэр адилхан байгаа тохиолдолд бүртгүүлсэн хугацааг харгалзан эхэлж бүртгүүлснийг өмнө нь оруулж галиглана. Г. Ижил утга бүхий нэрийн зарим нэг үсгийг өмнө, хойно нь сольж бичсэн болон нэрийн ард дуудлага хос эгшигтэй бичигдсэн нэрийг нэг галиглана. Ж-нь: Хорол-Хорлоо Сарангоо- сарангуа Сувд- сувдаа Лахагва-лхагваа Ринчин-Рэнцэн-Рэнчин-Ренчин.. гэх мэт

24. 1. Аа.....; 2. А...... ; 3. Аб....; 4. Ав.... ; 5. Аг..... ; 6. Ад....; 7. Ае.... ; 8. Аж..... ; гэх мэтчлэн галиглагдаж, хувийн хэргийн санд нэгтгэн байрлагддаг. Ерөнхийдөө товчилбол:

25. Иргэний улсын бїртгэлийн /ИУБ/ бүх баримтыг öàãààí òîëãîéí ¿ñãèéí äàðààëëààð галиглан, он цагийн дарааллын дагуухувийн хэргийн нэгдсэн санд /ИУБ -1, 11,18/ нэгтгэж, нэмж байрлуулана.

26. Õàäãàëàìæèéííýãæ , ÕÀÀÒÐ ìàÿãòáàéðëàõòàâèóð, íÿãò ø¿¿ãýýãîðîõõààëãàíû ç¿¿í ãàðòàëààñýõýëñýíäàðààëëààðáàéðëóóëæ, õàäãàëàìæèéííýãæèéíáàéðëàëûíçààãóóðûã ¿éëäсýн байх; Архивын баримтыг хадгаламжийн сан болон тавиурт байрлуулахдаа элдэв гэмтэлд аль болох өртөхгүй байхыг бодолцохоос гадна баримтын хэмжээ, онцлог төрөл зүйл, эрэлт хайлтын хөнгөн шуурхай байдлыг харгалзана. Хадгаламжийн сангийн өрөө,тавиур, шүүгээ тус бүрийг дугаарлаж, баримтыг тавиурт он цаг,зохион байгуулалтыннэгж,хадгаламжийн нэгжийн дугаарын дарааллаар байрлуулна. Хадгаламжийн санд баримтыг байрлуулах:

27. Галиглагдсан улсын бүртгэлийн /ИУБ-31 /-баримтыг ХААТР-1, ХААТР-11 сангийн хувийн хэрэгжсэн баримтын мэдээлэлтэй тулгаж, мэдээлэл нь тохирсон, зєрчилгїй, бїртгэлийн дугаар олгогдсон тохиолдолд тэдгээрт нэгтгэн, зориулалтын дугтуйд хийнэ.

28. Хувийн хэрэгжиж дугтуйлагдсан баримтыг давхар хамгаалалтын цаасан хайрцаглах хийж, санд байрлуулна.

29. Нàñ áàðñàí èðãýíèé õóâèéí õýðгийг ХААТР-1, ХААТР-11,хувийн хэрэг сангаас татан авч, нас барсны бїртгэлийн баримтад нэгтгэн, öàãààí òîëãîéí їсгийн äàðààëëààð галиглан, нас баралтын ÕÀÀÒЖ18 санд шилжїїлэн байрлуулна.

30. Архивынбаримтыг гадагш шилжїїлэх, тээвэрлэх явцад тэдгээрийн бїрэн бїтэн байдлыг найдвартай хангах, урьдчилан сэргийлэх, хїрээлэн буй орчны хорт нєлєєлєл болон гэмтэж, їрэгдэхээс хамгаалах арга хэмжээг тухай бїр авч байх. Ж-нь: агаарын тунадас, байгалийн гэрэл, механик гэмтлээс хамгаалахын тулд баримтыг тусгай хайрцаг, саванд хийж тээвэрлэх зэрэг болно. Хадгалалтын технологи горимын хувьд ижил шаардлага тавигддаг, мэдээлэл тээгч нь ижил төстэй баримтуудыг нэг хадгаламжийн санд хадгална. Цаасан суурьтай баримтыг хайрцаг, хавтас, дугтуйнд хийж, хэвтээ ба босоо байдлаар битүү шүүгээ,тавиурт, гэрэл багатай орчинд хадгална. Àðõèâûí áàðèìòûíõàäãàëàëò, хамгаалалт

31. Цаасан суурьтай баримтын хадгалалт

32. Архив нь тусгай зориулалтаар барьсан буюу баримт хадгалахад зохицуулан өөрчлөн тоноглосон байр, эсвэл тухайн байгууллагын тусгай өрөө тасалгаанд байрлана. Өөрчлөн тоноглосон өрөө тасалгаанд áàðèëãûí àñóóäàë õàðèóñàí óëñûí áàéöààã÷ийн дүгнэлт гарсаны дараа архивыг байрлуулна. Мэдээлэл тээгчийн төрөл, зохиож бүрдүүлсэн арга хэлбэрээсээ хамаарч баримт тус бүрийг өөр өөр нөхцөлд хадгалах шаардлага гардаг. Цаасан суурьтай баримт, кино, дуу, дүрсний, гэрэл зургийн,цахим баримт тус бүрт зориулсан хадгаламжийн сантай байх ёстой. Архивын байр, өрөө тасалгаанд тавигдах шаардлага, эрїїл ахуй:

33. CD хадгалах шүүгээ

34. Гэрлийн горим; Чийг, дулааны горим; Ариун цэвэр – эрүүл ахуйндэглэм; Хамгаалалтын горим; Зохиомол гэрэлтүүлгэнд толигор гадаргуутай, битүү бүрхүүл бүхий чийдэн; Хадгаламжийн санд 25-40вт чийдэнг тавиурын дээд тавцангаас дээш 50 см –ээс доошгүй зайтай байрлуулна. Хадгаламжийн санд баримтлахнорматив дэглэм:

35. Архивын байранд тавигдах шаардлага.

36. Баримтыг зориулалтын хайрцаг, хавтас, тусгай уут, дугтуйнд хийж хадгалахдаа гадна талд ньбаримтын төрөл, он цаг, данс бүртгэлийн дугаар, хадгаламжийн нэгжийн эхний болон сүүлчийн дугаарыг зааж бичнэ. Хадгаламжийн сангийн гуравны хоёроос доошхийг тосон будгаар будаж, үлдсэн хэсгийг цавуутай шохойгоор шохойдох. Хадгаламжийн сан нь будсан эсвэл цементэлсэн шалтай байх. Шал ханын хөвөө нь зай засваргүй байх.

39. 100м2 тутамд чийг , дулаан хэмжигч нэг, нэгийг байрлуулах, Чийг 50-55% Дулаан нь +16 +18 хэм

40. Чийг тогтоосон хэмжээнээс бага бол чийгшүүлэгч ажиллуулах буюу устай сав тавих, • Чийг тогтоосон хэмжээнээс их бол агааржуулагч ажиллуулах буюу халаалтыг нэмэх,

41. Архивт нүүрс хүчлийн хийн хорыг хэрэглэнэ 50 м3хүртэлх багтаамжтай хадгаламжийн санд 1-2 галын хор ; Элсийг 5 кг савлаж 10м3 тутам нэг байхаар байрлуулах ;

42. Гал унтраагч хоолой

43. Àðõèâûí áàðèìòûã íàðíû õýò ÿãààí òóÿàíû íºëººíººñ õàìãààëæ áàðààí ºíãèéí õºøèã òàòàõ;

44. öàõèëãààí øóãàì ñ¿ëæýýíèé õîëáîëòûã ãàëä òýñâýðòýé, ñàéí ÷àíàðûí óòñààð äàëä ìîíòàæëàí áàéðëóóëàх,,

45. Далд камер бухий хяналтын системтэй байх

46. Утаа мэдрэгч байрлуулах

47. Орон тооны харуулажиллуулах

48. Архивын өрөө, тасалгааны оновчтой сонголт, хамгаалалтын техник хэрэгсэл, дохиолол,хамгаалалтын системийн зохион байгуулалт, тухайн байгууллага, архивын хадгаламжийн санд нэвтрэх журам,өрөө тасалгааг лацдаж битүүмжилсэн байдал зэргээр хангагдана. Архив, хадгаламжийн сангийн єрєє нь тємєр хаалгатай, бат бэх цоожтой байна. Цонхонд тємєр тор хийж бэхлэнэ. Хамгаалалтын горим:

49. Çîðèóëàëòûí áàéð, òîíîã òºõººðºìæ, òåõíèê õýðýãñëýýð õàíãàõ; Äîõèîëîë, õàìãààëàëòûí ñèñòåì,галын хор òàâèõ; Íàðíû ãýðëýýñ õàìãààëàõ, ãýðýëò¿¿ëãèéí ãîðèìûã ñàõèõ; Äóëààí чийг õýìæýýã òîõèðóóëàõ; Àðèóí öýâýð, ýð¿¿ë àõóéí äýãëýìèéã ìºðäºõ; Áàðèìò õàäãàëàõ òîõèðîìæòîéíөõöөëèéã áүðäүүëýõ:

50. Áàðèìòûãçºâ áàéðëóóëàõ; Áàðèìòûã äóãòóéëàõ õàâòàñëàõ,õàéðöàãëàõ,дугаарлах; Áàðèмòûí õèìè, ôèçèê, òåõíèêèéí øèíæ ÷àíàðûã øàëãàõ ã.ì Áàðèìòòàé àæèëëàõ, áàðèìòàíä òӨðөë áүðèéíáîëîâñðóóëàëò õèéõ: