Strategie en planning

1. HOOFDSTUK 14 Strategie en planning Prestatiemeting in inkoop Hoofdstuk 14

2. Programma • Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting • Waarom inkoopprestaties beoordelen? • Hoe inkoopprestaties beoordelen? • Dimensies van het inkoopresultaat • Inkoopbesparingen en andere inkoopkengetallen • Sarbanes-Oxley en procurement governance Hoofdstuk 14

3. Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting • Terugkoppeling van prestatie van inkoop is van groot belang voor succes • Factoren die meting beinvloeden: • Visie van management op inkoop • Veelal afhankelijk van de markt waarin men actief is • Bepaalt plaats in de organisatie • Bepaalt prestatie-indicatoren • Wijze waarop inkoopplannen tot stand komen • Concrete targets bepalend voor beoordeling • Karakter van inkoopactiviteit • Grote verschillen in inkoop van grondstoffen vs handelsprodukten Hoofdstuk 14

4. Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting Hoofdstuk 14

5. Waarom inkoopprestaties beoordelen? • Een aantal redenen • Betere inkoopbeslissingen • Afwijkingen van gepland resultaat zijn zichtbaar • Vergroten van zichtbaarheid in onderneming • Erkenning van de activiteit • Voeren van gericht inkoopbeleid • Vergelijken van historische gegevens • Betere verstandhouding met andere afdelingen • Door regelmatig overleg • Motivering • Mits inkopers voor resultaten worden beloond • Afstemming van leveranciersactiviteiten op ondernemingsdoelen zijn van groot belang • Toenemende invloed van inkoop op het financieel resultaat vereist het meten van inkoopresultaten Hoofdstuk 14

6. Hoe inkoopprestaties beoordelen? • Inkoopresultaat • Inkoopeffectiviteit: mate waarin gestelde doelstellingen gehaald zijn • Inkoopefficiency: middelen die nodig zijn om een activiteitenprogramma te realiseren • Samengevat: de mate waarin inkoop erin slaagt doelstellingen te halen tegen zo laag mogelijke kosten • Strategische bijdrage • Mate waarin inkoop kan zorgen voor superieure ketenprestaties door relaties met leveranciers • Operationele bijdrage • Mate waarin inkoop lagere materiaalkosten, leveringszekerheid, kortere doorlooptijden etc realiseert Hoofdstuk 14

7. Dimensies van het inkoopresultaat • Vier gebieden voor prestatie-indicatoren • Materiaalkosten en –prijzen • Beheersing en controle van prijzen • Verlagen van inkoopgebonden kosten en prijzen • Kwaliteit van ingekochte materialen en diensten • Vermindering ontwikkelingskosten, change orders • Percentage afkeur, lijnuitval tgv. ingekochte goederen • Inkooplogistiek • Tijdig plaatsen van bestellingen • Toezicht op tijdige levering door leverancier • Toezicht op geleverde hoeveelheden en optimaliseren bestelbeleid • Inkooporganisatie • Professionaliteit inkoopmedewerkers • Leiderschap en kwaliteit management • Procedures en richtlijnen • Inkoopinformatiesystemen en -intelligence Hoofdstuk 14

8. Dimensies van het inkoopresultaat Hoofdstuk 14

9. Inkoopbesparingen • Veelgebruikte budgetten in de inkoop • Inkoopmaterialenbudget • Bepalen vaak meer dan 50% van de kostprijs van eindproducten • Plannings- en controle-instrument • Neerslag van in te kopen volumes tbvproduktieplanning • Prognose van prijzen • Frequent overleg inkopers en productieplanners • Inkoopbudget indirecte materialen • Onderhoudsmaterialen, reservedelen, bureauonderdelen • Op basis van historisch verbruik plus marge • Inversteringsbudget en Gereedschappenbudget • Zeggenschap van management, inkoop ondersteunt • Op basis van productieplan • Afdelingsbudget • Organisatiekosten op basis van vaste bezetting Hoofdstuk 14

10. Inkoopbesparingen • Besparingen in inkoop • Kostenvermijdingen • Verschillen in historische en huidige prijzen zonder duurzaam karakter • Kostenreducties • Andere leverancierskeuze of wijziging specificatie; duurzaam karakter • Classificatie • Concurrerende offertes • Distributiemethoden • Inkooppolitiek • Optimaliseren van het bestelbeleid • Waardeanalyse, substitutie en standaardisatie • Make or buy Hoofdstuk 14

11. Inkoopbesparingen • Aandachtspunten voor besparingsprogramma’s • Duidelijke taakstellingen mbt inkoopbesparingen • Eliminering van invloeden waar inkoop geen greep op heeft • Onderscheid tussen verwachte en feitelijke besparingen • Onafhankelijke verificatie van inkoopbesparingen • Maverick buying: interne gebruikers werken om inkoop heen • Compliance rate: percentage van volume dat daadwerkelijk onder contract wordt ingekocht Hoofdstuk 14

12. Inkoopkengetallen • Kwaliteit • Meten dmvratio’s en enquêtes • % afkeur; kosten van herstel; % lijnuitval; inspectiekosten; aantal verzonden creditnota’s; aantal claims; aantrekkelijkheid voor leveranciers • Bestelbeleid • Administratieve doorlooptijd; bestelaanvragen/ offertes/ orderbevestigingen/ bestellingen/ spoedorders per tijdseenheid • Tijdige levering • Aantal op tijd/te laat/te vroeg geleverde orders; extra vervoerskosten • Leveringsbetrouwbaarheid • % ‘non-moving’ voorraad; voorraadtekorten; deelleveringen; spoedorders; omloopsnelheid voorraad; voorraadwaarde; uitstaande orders Hoofdstuk 14

13. Inkoopkengetallen • Voor welke producten wil men dit soort informatie? • Van problematische leveranciers • Essentieel voor voortgang van productie • Kritieke vs. niet-kritieke leveringen • Op basis van data kunnen leverings-betrouwbaarheidsindices worden berekend • Onduidelijke relatie tussen aangewende middelen en resultaat vormt bij inkoopresultaatmetingen een probleem • Beoordeling van functioneren van een inkoopafdeling kan dmv een inkoopaudit • Bij rapportage van deze gegevens zijn voornamelijk validiteit en betrouwbaarheid een probleem Hoofdstuk 14

14. Overzicht aandachtsgebieden en meetpunten Hoofdstuk 14

15. Sarbanes-Oxley en procurement governance • Corporate governance tgv. bedrijfsschandalen • Strenge regels door Amerikaanse senatoren Sarbanes en Oxley (SOx) • Procurement governance voor inkoopprocessen • Inkoop bij uitstek gevoelig voor fraude • Aanstelling CPO voor toezicht op en beschrijving van processen in inkoop • Verantwoordelijk voor inrichting van processen samen met CEO en CFO Hoofdstuk 14