ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

ระเบียบงานสารบรรณพ.ศ. 2526 น.ส.บุญศรี โชติวรรณวิวัฒน์

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 งานสารบรรณหมายถึงงานเกี่ยวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่ จัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายเอกสาร ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้รักษาการตามระเบียบ งานสารบรรณ และมีอำนาจตีความ วินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบ

หนังสือราชการ คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ * หนังสือที่มีไป-มา ระหว่างส่วนราชการ * จากส่วนราชการไปถึงบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ * จากบุคคลภายนอกมาถึงส่วนราชการ * ราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐาน เช่น บันทึกสอบสวน * เอกสารที่ราชการจัดทำขึ้นตามกฏหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ

หนังสือราชการแบ่งเป็น 6 ชนิด ได้แก่ • หนังสือภายนอก เป็นแบบพิธีโดยใช้ • กระดาษตราครุฑ (2) หนังสือภายใน เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษ บันทึกข้อความ

(3)หนังสือประทับตราใช้ประทับตราแทนการลงชื่อ(3)หนังสือประทับตราใช้ประทับตราแทนการลงชื่อ ของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง เป็นผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา เฉพาะกรณีไม่ใช่เรื่องสำคัญ (4) หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด คือ * ระเบียบ * คำสั่ง * ข้อบังคับ

(5) หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ * ประกาศ * แถลงการณ์ * ข่าว (6) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุมบันทึกที่เจ้าหน้าที่เสนอผู้บังคับบัญชา และ หนังสืออื่น ๆ รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง บันทึกภาพ

ชั้นความเร่งด่วน ได้แก่ ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน ให้ปฏิบัติ ดังนี้ (1) ด่วนที่สุดให้ปฏิบัติทันที(2) ด่วนมากให้ปฏิบัติโดยเร็ว(3) ด่วน ให้ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ สำเนาหนังสือโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ ที่ต้นเรื่อง1ฉบับ เก็บไว้ที่หน่วยสารบรรณกลาง1ฉบับ

การเก็บหนังสือราชการ แบ่งเป็น 3 ประเภท ได้แก่ (1)เก็บระหว่างปฏิบัติ (2)เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว (3)เก็บเพื่อไว้ใช้ในการตรวจสอบ อายุการเก็บหนังสือโดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10ปี หนังสือธรรมดาไม่ใช่เรื่องสำคัญ และเกิดขึ้นเป็นประจำ ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่าหนึ่งปี

การทำลายหนังสือราชการการทำลายหนังสือราชการ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ อย่างน้อย 3คน โดยให้แต่งตั้งจากข้าราชการ ระดับ 3ขึ้นไป ครุฑมีสองขนาด ได้แก่ ขนาด 3ซ.ม. ขนาด 1.5ซ.ม.

เลขหนังสือของส่วนราชการเจ้าของเรื่องเลขหนังสือของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วย ตัวเลข 4ตัว โดยสองตัวแรก หมายถึงส่วนราชการระดับกรม หรืออำเภอในส่วนภูมิภาค ส่วนสองตัวหลังหมายถึงกองหรือแผนก งานต่าง ๆ เช่น พน0504/..... 05 ได้แก่กรมพัฒนาฯ ส่วน 04หมายถึง สำนักกำกับและอนุรักษ์พลังงาน

การปรับปรุงเลขประจำส่วนราชการการปรับปรุงเลขประจำส่วนราชการ ให้มีการปรับปรุงทุก ๆ 5ปี โดยถือเอาปี พ.ศ. ที่ลงท้ายด้วย เลข 5 และเลข 0เป็นหลัก เช่น พ.ศ. 2535 , พ.ศ. 2540 หรือ พ.ศ. 2545เป็นต้น

รหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวง ของ กระทรวงพลังงาน คือ พน. กระทรวงพลังงาน มีส่วนราชการ ดังนี้ 1. สำนักงานรัฐมนตรี 2. สำนักงานปลัดกระทรวง 3. กรมเชื้อเพลิงธรรมชาติ 4. กรมธุรกิจพลังงาน 5. กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษ์พลังงาน 6. สำนักงานนโยบายและแผนพลังงาน

กรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษ์พลังงานกรมพัฒนาพลังงานทดแทนและอนุรักษ์พลังงาน มีหน่วยงานสังกัด รหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำเจ้าของเรื่องดังนี้ • สำนักงานเลขานุการกรม ที่ พน ๐๕๐๑/ • กองแผนงาน ที่ พน ๐๕๐๒/ • กองฝึกอบรม ที่ พน ๐๕๐๓/ • สำนักกำกับและอนุรักษ์พลังงาน ที่ พน ๐๕๐๔/ • สำนักถ่ายทอดและเผยแพร่เทคโนโลยี ที่ พน ๐๕๐๕/ • สำนักพัฒนาพลังงาน ที่ พน ๐๕๐๖/ • สำนักพัฒนาพลังงานแสงอาทิตย์ ที่ พน ๐๕๐๗/ • สำนักวิจัย ค้นคว้าพลังงาน ที่ พน ๐๕๐๘/ • สำนักส่งเสริมการอนุรักษ์พลังงาน ที่ พน ๐๕๐๙/ • สำนักพัฒนาเชื้อเพลิงชีวภาพ ที่ พน ๐๕๑๐/

หนังสือถึงบุคคลธรรมดาหนังสือถึงบุคคลธรรมดา ให้ขึ้นต้นด้วย "เรียน" ลงท้ายด้วย "ขอแสดงความนับถือ"

คำขึ้นต้น หนังสือภายนอกและภายใน กราบเรียน-ประธานองคมนตรี - นายกรัฐมนตรี - ประธานรัฐสภา - ประธานสภาผู้แทนราษฎร - ประธานวุฒิสภา -ประธานศาลฎีกา - รัฐบุรุษ - ประธานศาลรัฐธรรมนูญ

- ประธานศาลปกครองสูงสุด - ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ - ประธานกรรมการป้องกันและปราบปราม การทุจริตแห่งชาติ - ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน - ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา = ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง คำลงท้าย

ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2526