Jovens DeusOrganizando Eventos Débora Kurrle Rieger Venske

1. Jovens DeusOrganizando Eventos Débora KurrleRiegerVenske Junho de 2012

2. EVENTO Definição • Acontecimento que tem como característica principal propiciar uma ocasião extraordinária e o encontro de pessoas; • Acontecimento com finalidade específica que se traduz num “Tema”. • Comerciais • Sociais • Desportivos • Culturais • Educativos/formativos • Outros

3. “ Evento sem propósito definido, sem avaliação e sem crítica... “É-vento.”

4. Propósitos... Unidade; Comunhão; Evangelismo; Avivamento; Ensino; Capacitação; Motivação

5. Impactando vidas... De quem participa de bons eventos; Fazendo a diferença no local onde o evento acontece.

6. EVENTO Estamos tratando de tarefas que envolvem pessoas, e as pessoas têm sua bagagem de conhecimentos e suas características próprias para se organizarem e organizar coisas.

7. Se alguma coisa puder dar errado na organização de um evento, ela provavelmente dará.

8. ANTES PLANEJAR CORRIGIR DURANTE AVALIAR... COMEMORAR!!! DEPOIS

9. Eventos para o reino de Deus... Invista tempo significativo em ORAÇÃO! Antes, durante e depois!

10. Perguntas Importantes para começar a organizar o seu evento: Com respeito ao público: Para quem? Por que? O que? Com respeito a execução: Quem? Como? Quando? Onde? Quanto?

11. Planejando... Planejamento preliminar Planejamento processual Planejamento estrutural Planejamento no local Pós-evento

12. Planejando... PLANEJAMENTO PRELIMINAR: – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas em um congresso. A definição exata guiará na escolha da infraestrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas. Faixa etária; Crenças; Socio-cultural;

13. Planejando... PLANEJAMENTO PRELIMINAR: – Levantando as necessidades das pessoas: Necessidades genéricas: Básicas e fundamentais para todo ser humano( ex: Salvação, aceitação, prevenção de situações de risco...); “Podem ser sempre iguais, mas supridas de formas diferentes.”

14. Planejando... PLANEJAMENTO PRELIMINAR: – Levantando as necessidades das pessoas: Necessidades Específicas: Ou necessidades mais urgentes do grupo; “É necessário conhecê-lo!!!” Para conhecer bem um grupo nada melhor do que fazer parte dele...mas isto nem sempre é possível....

15. Planejando... PLANEJAMENTO PRELIMINAR: Definir objetivos e tema do evento Os organizadores devem ter o cuidado na escolha do tema central para que esse realmente seja enfocado em todos os painéis e que seja mantido o vínculo da ideia dentro do desenvolvimento das exposições que serão colocadas pelos oradores convidados. Escolher um tema que desperte interesse no publico alvo, evitando temas repetitivos, desconexos e excessivamente previsíveis. O tema será utilizado como fonte de marketing.

16. Planejando... PLANEJAMENTO PRELIMINAR: Definir o tipo de evento: Palestras, gincanas, congressos, retiros, acampamentos, jantares.... Evento macro X eventos micros

17. Planejando... PLANEJAMENTO PRELIMINAR: Definir a data do evento e o tempo de duração É sempre muito importante, antes de definir datas para os eventos, pesquisar não estará acontecendo eventos similares, ou que requeiram a presença dos mesmos palestrantes, nas mesmas datas. Ser de interesse comum! O principal condicionador do tempo de duração é o objetivo do evento!

18. Planejando... PLANEJAMENTO ESTRUTURAL: – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista.

19. Planejando... A escolha de um local para sede de evento envolve a análise de uma série de fatores, tais como: público esperado (20% de cadeiras livres em relação ao número de participantes); formato pretendido para as atividades; espaço físico para as atividades (salas); espaço físico para a exposição quando houver; instalações de apoio; estado de conservação; facilidades de acesso e de transporte dos participantes;

20. Planejando... Ventilação ou aquecimento do ambiente. Saídas de emergência. Facilidade de locomoção das pessoas. Sanitários, incluindo os especiais para deficientes físicos. Alojamentos – Separação com privacidade entre os sexos;

21. Planejando... PLANEJAMENTO ESTRUTURAL: - Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos, tais como: a. Equipe local – uma equipe de cozinheiros, apoio, para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. Elaborar um cardápio adequado, fazer lista de compras, preparar alimentos de boa qualidade. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte, principalmente se for a única opção de alimentação.

22. Planejando... B. Terceirizar – Caso opte por terceirizar, deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. Obs. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação, pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal, etc.

23. Planejando... PLANEJAMENTO ESTRUTURAL: - Equipamentos de Som, iluminação e computacional Considerando que o ponto central do congresso serão as palestras e os momentos de celebração, a estrutura de som, iluminação e computacional não pode deixar a desejar.

24. Planejando... Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som, pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. Equipamentos necessários para palestrantes; Programação artística (teatro, dança, bandas);

25. Planejando... PLANEJAMENTO PROCESSUAL: - Elaborar a programação do evento Programação bem escolhida tende a estimular o público a comparecer ao evento. Definir horários; Ordem e durações; Palestras e palestrantes; Programaçãoartísitica;

26. Planejando... O canal de comunicação entre a equipe responsável e o palestrante deve ser claro, objetivo e contemplar o maior número possível de quesitos, como por exemplo: Que material o palestrante necessita? Se há outras necessidades de apoio didático que o palestrante vá necessitar para sua exposição (marcas, tipos diferentes de equipamentos); Se haverá pessoa que ficará responsável pelo equipamento, a colocação de slides e a troca dos mesmos nos momentos que o palestrante desejar durante a exposição. O palestrante virá com seus próprios recursos?

27. Planejando... PLANEJAMENTO PROCESSUAL: Custos: “ Importante lembrar que precisamos fazer tudo com excelência para glória de Deus, e um evento que dá prejuízo caracteriza irresponsabilidade com o dinheiro que deve ser usado para Deus.”

28. Planejando... PLANEJAMENTO PROCESSUAL: Custos: Algumas dicas... Deixe uma margem de segurança (+ ou – 10 % do custo total); Controle; Seja bem realista; Guarde comprovantes de despesas e receita; Procure empresas e profissionais idôneos, lembre-se que você é testemunha de Jesus.

29. Planejando... PLANEJAMENTO PROCESSUAL: Custos: Custo total – patrocínio = valor da inscrição 70% da previsão de inscritos

30. Planejando... PLANEJAMENTO PROCESSUAL: Divulgação do evento: Eventos pequenos – 1 mês de antecedência; Eventos grandes – 6 meses a 1 ano; Todas as informações ja devem estar acertadas... Preço, local, tema... Pode se optar por um pré-lançamento para reserva da data.

31. Planejando... PLANEJAMENTO PROCESSUAL: Logomarca: Identidade visual!!!! Tema: Materiáis de divulgação com a cara do evento. “ Sem publicidade adequada a tendência é o fracasso.” CRIATIVIDADE: Gera ECONOMIA $$$$

32. Planejando... PLANEJAMENTO PROCESSUAL: Elaborar e enviar convites (boa apresentação, conteúdocompleto, atecedência...) Desenvolver material promocional (crachás, cartazes, folhetos...) Definir promoções e atrações (premios, atividadessociais...) Definir mecanismos para a divulgação do evento (cartas, internet, cartaz,) CUIDADO com erros de divulgaçã!

33. Planejando... Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% do público. As informações devem ser claras e que cheguem ao público alvo em tempo hábil. Poderão ser utilizado mala direta, e-mails, web site ou quantos meios estiverem a mão. Uma boa divulgação é fundamental para o sucesso de um evento.

34. COMO?? É importante salientar que a primeira iniciativa deverá ser a de se criar comissões, ou equipes responsáveis pelas diversas tarefas que surgirão, como suporte para a realização do evento. “A aptidão de servir é metade do êxito "

35. Definição de equipes O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. Nessa fase, importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. Planejamento errado pode levar a... Sobreposição de atividades; Cansaço; Aumento de custo; Equipe ociosa; Checklist!!!

36. Planejando... PLANEJAMENTO NO LOCAL: - Preparar o sistema de inscrição; - Identificação e orientação dos locais; - Preparo dos locais: Número de assentos. Possibilidade de assentos extras. Espaço para cadeiras de rodas. Microfones de haste, pedestal ou lapela: deverão ser testado antes da chegada do público. Tribuna (local lateral onde há apoio para papéis, notebook, etc.) Iluminação Sonorização do ambiente. Água: -Copos de água mineral individuais são mais aconselháveis. Sinalização.

37. Planejando... Não se pode cogitar do "acho". "Acho" que o palestrante tal "não vai usar tal ou qual material". Justamente esse material acaba sendo solicitado. Partindo da premissa que, por mais que se pense em tudo, que se planeje, sempre poderá faltar alguma coisa, damos abaixo uma lista para lembrete: Quadro Branco c/ Caneta porosa colorida Projetor de slides Retroprojetor Televisor DVD Flip Chart com pincel atômico preto/colorido Folhas sulfite avulsas à disposição do orador. Ponteiro a laser ou simples. Equipamento multimídia. (Power Point) Computador e impressora. Pessoa capacitada para possíveis problemas funcionais com equipamentos;

38. Planejando... PLANEJAMENTO NO LOCAL: - Recepção: A boa receptividade e a satisfação de tudo estar em ordem, dependerá do bom trabalho de observação da equipe responsável pelo planejamento para a recepção. Aconselha-se que a equipe procure conhecer o local com antecedência, se não dia antes, pelo menos por horas antes; Responsabilidade: dar as boas vindas e orientação inicial com: Entrega individual de uma mensagem, ou outro material se for o caso; Informações e explicações se necessário ou solicitadas.

39. Planejando... • PLANEJAMENTO NO LOCAL: - Emergências: - Achados e perdidos; - Equipe médica; • Limpeza e organização • Segurança

40. Planejando... PÓS-EVENTO: Ao finalizar o congresso, as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. Fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia, por falta de tempo, recurso ou ferramenta, deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo.

41. Planejando... • PÓS-EVENTO: - Avaliação: • Após o evento é muito importante uma reunião de avaliação com a participação do maior número de colaboradores que atuaram no evento. Pode-se então, fazer um registro detalhado do que foi planejado e do que foi executado, com indicação dos pontos que deram e que não deram certo. • Anotar que medidas poderão ser tomadas para que o erro não se repita em um evento futuro. • Naturalmente o agradecimento a todas as equipes é importante, agradecendo a participação e estimulando para que em próxima oportunidade haja a mesma motivação para a colaboração.

42. “ São muitas as coisas que precisamos fazer para realizarmos bons eventos. Coisas pequenas, tarefas grandes, lutas, desafios e um grande privilégio de servir a Deus servindo as pessoas. Você deve caprichar e fazer o seu melhor. Coloque neste mesmo barco pessoas que também querem servir a Deus e depois comece a remar. Certamente vocês chegarão a um porto firme. Faça o melhor para aquele que lhe deu o Seu melhor.”

43. Não esqueça de... Agradecer & Comemorar