Zadania Wojewody związane z trwałością projektów realizowanych ze środków ZPORR w Małopolsce

1. Kraków, 20 czerwca 2008 r. Zadania Wojewody związane z trwałością projektów realizowanych ze środków ZPORR w Małopolsce i wynikające z nich obowiązki beneficjentów Stanisław Pajor Dyrektor Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi Małopolski Urząd Wojewódzki

2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU Do zadańWojewoda należy: •  kontrola realizacji projektów, w tym trwałości projektów, ich rezultatów i oddziaływania; • przygotowanie sprawozdania końcowego z realizacji programu operacyjnego w województwie i wniosków o płatność końcową; • odzyskanie od beneficjentów nieprawidłowo wykorzystanego lub pobranego dofinansowania; • nadzór nad przestrzeganiem przez beneficjentów zasad dotyczących informacji i promocji; • archiwizacja dokumentów (w wersji papierowej i elektronicznej – ciągłość instytucjonalna) związanych z wdrażaniem programu, w tym przechowywanie zabezpieczeń wnoszonych przez beneficjentów, przez okres wymagany zgodnie z umową o dofinansowanie; • przygotowanie i udostępnianie informacji związanych z programem podmiotom uprawnionym do wykonywania czynności kontrolnych i ewaluacyjnych.

3. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU Wojewoda Małopolski będzie współpracował z beneficjentami: - 207 inwestycji zrealizowanych i realizowanych do końca br. - 49 inwestycji, które otrzymają dofinansowanie z nadkontraktacji ZPORR (z 55 wybranych przez Zarząd Województwa Małopolskiego)

4. Projekty infrastrukturalne realizowane w ramach ZPORR w województwie małopolskim – 207 projektów

5. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU Zgodnie z art. 30 rozporządzenia Rady nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999r. ustanawiającym przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych:operacja zachowuje wkład z funduszy tylko wtedy, jeśli w czasie 5 lat od momentu podpisania umowy dofinansowania projektu ze środków unijnych nie wystąpi w nim znacząca modyfikacja: • wynikająca albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej. • wpływająca na jego charakter lub warunki jego wykonania lub przyznająca firmie lub instytucji publicznej niezależne korzyści,

6. wpływająca na jego charakter lub warunki jego wykonania lub przyznająca firmie lub instytucji publicznej niezależne korzyści, • wynikająca albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej.

7. W przypadku wystąpienia modyfikacji stosuje się korekty finansowe w oparciu o art. 39 ww. rozporządzenia, czego konsekwencją może być m.in.: • obniżenie wypłat na rachunek organu wpłacającego, • dokonanie wymaganych korekt finansowych poprzez anulowanie całości lub części wkładu funduszy dla danej pomocy. Instytucja Zarządzająca/Krajowa oraz Instytucje Pośredniczące mają obowiązek zweryfikowania powyższych zobowiązań poprzez dokonywanie kontroli trwałości projektów.

8. Kontrola trwałości zostanie przeprowadzona w trakcie tzw. wizyt monitorujących projektów wybranych na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka. Zakończenie czynności monitorujących powinno nastąpić w formie Informacji z wizyty monitorującej, potwierdzającej trwałość w realizacji projektu.

9. Wizyta taka może mieć charakter inspekcyjny, potwierdzający, że: • w projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje w rozumieniu art. 30 rozporządzenia 1260/1999, • projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową, • projekt jest realizowany zgodnie z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego, • cel projektu został zachowany, • Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu, • system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni (do roku 2021).

10. Instytucja Pośrednicząca po zakończeniu okresu sprawozdawczego przekazuje do Instytucji ZarządzającejRaport półroczny z realizacji wizyt monitorujących. Na podstawie przesłanychsprawozdań Instytucja Zarządzająca wybierze próbę projektów, których wyniki podda kontroli.

11. TRWAŁOŚĆ PROJEKTÓW W MAŁOPOLSCE Sprawozdanie z kontroli trwałości za I półrocze 2008 r. • została wysłana ankieta do 16 beneficjentów, którzy zrealizowali projekty w 2006 r.;

12. TRWAŁOŚĆ PROJEKTÓW W MAŁOPOLSCE Sprawozdanie z kontroli trwałości za I półrocze 2008 r. • w 2 przypadkach nastąpiły zmiany w charakterze własności związane z przygotowaniem m. in. do składania wniosku do MRPO.

13. TRWAŁOŚĆ PROJEKTÓW W MAŁOPOLSCE • Prośba o zwrócenie szczególnej uwagi na tablice pamiątkowe: • zdarzają się przypadki zniszczonych tablic lub zamalowanych

14. Doświadczenia związane z realizacją ZPORR w Małopolsce

15. Usprawnienia Beneficjent = Partner Częste kontakty (bezpośrednie, telefoniczne, e-maile) - bieżące wyjaśnianie wszelkie kwestii związanychz realizacją projektu Podpisywanie umów na kwoty po przetargowe (poprzednio - zasada zawierania umów na kwoty wynikające z wniosku aplikacyjnego, a następnie ich aneksowania) Intensyfikacja działań szkoleniowych dla Beneficjentów: cykliczne konferencje, szkolenia, WARSZTATY

16. Usprawnienia System konsultacji w zakresie sporządzania umów, aneksów, wniosków o płatność oraz sprawozdańz realizacji projektów, przed ich oficjalnym złożeniemdo Wojewody Udostępnienie wzorów wymaganych dokumentówze szczegółowym opisem

17. Usprawnienia W przypadku stwierdzenia błędów we wnioskach aplikacyjnych, wnioskach o płatność uwagi wysyłane są bezpośrednio do Beneficjentów (skrócenie czasu obsługi wniosku) Powołanie dodatkowych zespołów kontrolnych, w skład których wchodzili specjaliści z różnych branż z dużym doświadczeniem

18. Problemy VAT Jeżeli Beneficjent jest podatnikiem VAT niezbędna jest analiza charakteru inwestycji oraz statusu podatkowego beneficjentacelem ustalenia, czy inwestycja może generować przychód opodatkowany VAT. Organem upoważnionym do wydawania w indywidualnych sprawach interpretacji przepisów prawa podatkowego jest Dyrektor właściwej Izby Skarbowej (dla Małopolski – Dyrektor Izny Skarbowej w Katowicach) Jeżeli istnieje możliwość odzyskania podatku VAT, jest on wydatkiem niekwalifikowalnym

19. Problemy PRZYCHÓD Beneficjent powinien dołożyć staranności by bezwzględnie przestrzegać, nawet po zakończeniu rzeczowo-finansowej realizacji projektu, zapisów umowy o dofinansowanie, tym samym zachowania realizowanego projektu w takim kształcie jaki został określony we wniosku aplikacyjnym. Dotyczy to w szczególności kwestii przychodów w projekcie

20. Problemy PRZYCHÓD Jeżeli Beneficjent na etapie aplikowania o środki nie założył np. komercyjnego wykorzystania zrealizowanej inwestycji, co w oczywisty sposób miało wpływ zarówno na kwestie kwalifikowalności podatku VAT w projekcie a także poziom dofinansowania to nie może zmieniać założeń wniosku o dofinansowanie i podjąć decyzji zmiany wykorzystania inwestycji.

21. Problemy PRZYCHÓD Wskazówka na przyszłość W trakcie przygotowania wniosków do programów realizowanych ze środków unijnych należy właściwie zaplanować wykorzystanie inwestycji w przyszłości.

22. Problemy Zamówienia publiczne Złamanie zasady konkurencyjności w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w przypadku oferentów zagranicznych - brak drugiego członu zdania ….”lub równorzędny dokument z kraju oferenta” Aneksowanie umów z wykonawcami – konieczność wprowadzenia ograniczeń (okres realizacji + wielkość kontraktu). Należy unikać aneksów, które powodują znaczne wydłużenie realizacji inwestycji i podnioszą znacznie jej koszty.

23. Problemy Zamówienia publiczne W trakcie przygotowania SIWZ należy zwracać uwagę na właściwe określenie wymagań dla oferentów dotyczących niezbędnych dokumentów (m. in.: ZUS, KRUS, US, przynależności do stowarzyszeń inżynierów i techników, uzgodnień z konserwatorem zabytków) tak, aby ustrzec się przed zarzutem łamania zasady konkurencyjności. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.05.2006 r. w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane.

24. Problemy Brak klarownej informacji o osiąganych przychodach we wniosku aplikacyjnym Ocena oddziaływania na środowisko Braki w dokumentacji o ocenę oddziaływaniana środowisko – niezgodność z Dyrektywą Rady 85/337/EWG

25. Wnioski na przyszłość / Wskazówki dla Beneficjentów Nie zmienia się reguł w trakcie gry ! Postulat klarownego i szczegółowego określenia programów, wytycznych i instrukcji na początku realizacji. Zbyt częste zmiany przepisów niekorzystnie odbijają się na beneficjencie. Zapewnienie płynności finansowej w perspektywie 2007-2013

26. Wnioski na przyszłość / Wskazówki dla Beneficjentów W przypadku inwestycji wieloletnich istnieje konieczność wprowadzenia budżetu zadaniowegow miejsce dotychczasowego budżetu rocznego, Monitoring rzeczowy i finansowy – jako narzędzie sprawnego zarządzania projektami O sukcesie realizacji inwestycji decyduje staranne jej przygotowanie i prawidłowo przeprowadzona procedura wyboru wykonawcy.

27. Wnioski na przyszłość / Wskazówki dla Beneficjentów Projekt powinien zostać zrealizowany zgodniez zakresem rzeczowym określonym w oparciuo kosztorys inwestorski zgodny z założeniami wniosku aplikacyjnego Konieczność posiadania niezbędnych decyzji administracyjnych na realizację projektu w kształcie określonym we wniosku aplikacyjnym (pozwolenia, uzgodnienia, opinie)

28. Wnioski na przyszłość / Wskazówki dla Beneficjentów doświadczony personel ds.. obsługi projektu = pełne wykorzystanie środków Rzetelne opracowywanie studiów wykonalności Szczególna staranność przy przeprowadzaniu analizy finansowej i ekonomicznej Zdecydowane zwiększenie ilości kontroli ex-ante

29. DZIĘKUJĘ