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Planificación Estratégica

Planificación Estratégica. 5 de febrero de 2007 David Haddock-Domínguez Oficial de Reinversión Comunitaria Scotiabank de Puerto Rico. Objetivos del Curso. Presentar componentes básicos en la preparación de un plan estratégico.

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Planificación Estratégica

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  1. Planificación Estratégica 5 de febrero de 2007 David Haddock-Domínguez Oficial de Reinversión Comunitaria Scotiabank de Puerto Rico

  2. Objetivos del Curso • Presentar componentes básicos en la preparación de un plan estratégico. • Explicar el método SWOT y llevar a cabo un ejercicio de práctica. • Explicar cómo nos ayudan las metas, objetivos y estrategias a dirigir nuestras labores. • Presentar y trabajar con los componentes necesarios al preparar un plan de trabajo.

  3. Los Diferentes Planes Territoriales Organizacionales (Estratégicos) Operacionales (Proyectos, Programas)

  4. Estrategia • Arte o ciencia de ser general • Los generales: • Dirigen ejércitos • Conquistan terrenos • Protegen ciudades • Utilizan y administran recursos y suministros

  5. Los medios para utilizar los recursos de la organización para lograr los objetivos y las metas de prioridad para intervenir en asuntos críticos Estrategia

  6. Planificación Estratégica • Proceso por el cual una organización, empresa o entidad visualiza su futuro y desarrolla los procedimientos y las operaciones necesarias para alcanzar ese futuro ¿Qué se quiere lograr? ¿Cómo se quiere lograr? Futuro Deseado Presente

  7. Implicaciones de la Planificación Estratégica • En ocasiones un plan estratégico implica decisiones sobre: • Visión, Misión, Metas de la organización • Mercado (a quién se quiere servir) • Función de la organización en la comunidad • Tipo de programa, servicios y productos que se quieren ofrecer • Recursos necesarios para el éxito (personas, fondos, experiencia, contacto, facilidades) • Cómo se pueden combinar los recursos, programas y contactos para alcanzar la misión de la organización

  8. Planes Estratégicos para el Desarrollo Comunitario • Tienen un propósito y encomienda sobre la comunidad • Las acciones e iniciativas vienen principalmente del tercer sector • Los actores deben responder y representar la comunidad • Mejorar la calidad de vida

  9. Proceso de Planificación Estratégica ¿Dónde estamos? ¿Hacia dónde vamos? ¿Cómo llegamos? • Cuestionarse hacia • donde queremos ir • Identificar qué tenemos • y qué queremos • Fortalezas • Debilidades • Oportunidades • Riesgos • Misión • Metas • Objetivos • Estratégicas • Areas de Enfoques • Clientela • Asuntos críticos • Programas • Actividades • Servicios • Asignación de recursos • humanos • Itinerario • Monitoreo Situación Estratégica Dirección Estratégica Operaciones Estratégicas

  10. Conlleva revisitar la misión Analizar qué nos ha funcionado y qué no (y porqué) Reconocer lo que tenemos y queremos alcanzar Llevar a cabo un análisis de SWOT ¿Dónde Estamos?

  11. Variables Internas Aquellas cosas sobre las cuales la organización tienen control directo o puede hacer algo sobre el particular Variables Externas Circunstancias sobre las cuales la organización NO tiene injerencia directa ¿Qué se discute para saber Dónde Estamos?

  12. Ambiente Interno Fortalezas (strenghts) Debilidades (weakness) Ambiente Externo Oportunidades (opportunies) Riesgos / amenazas (threats) Método SWOT Método utilizado en la planificación estratégica que analiza el ambiente interno y externo

  13. Fortalezas Características positivas y sólidas de la organización que contribuyen al cumplimiento de la misión Cualidades que ponen a la institución en ventaja competitiva Debilidades Características que limitan a la organización para realizar su misión Se deben pensar de manera que se reduzcan al mínimo para eliminar o mitigar las fallas, debilidades o puntos a mejorar Método SWOTVariables Internas

  14. Oportunidades Factores del contexto externo o cambios que pueden representar oportunidades para la organización Si el factor, cambio, variable, etc. es positivo representará una oportunidad Riesgos / Amenazas Factores del contexto externo o cambios que pueden representar una amenaza para la organización Si el factor, cambio, variable, etc. es negativo representará un riesgo Método SWOTVariables Externas

  15. Internas Estructura organizacional Administración (finanzas, recursos humanos, certificaciones) Junta de Directores, Comités, Juntas Asesoras Facilidades y equipo Población a la que sirven Programas y proyectos Alianzas Externas Tendencias poblacionales o socioeconómicas Localización y características geográficas Ingresos de los participantes Asuntos críticos de la comunidad inmediata Fuentes de fondos Legislaciones Variables

  16. ¿Cómo hacemos el Análisis? • Discusiones en grupo • Se establecen los temas a discutir y se entran en ellos • Debe ser dirigido por un tercero • Se debe evitar acusar y echar culpas • Entrevistas – es una método más confidencial, pero conlleva preparación de un instrumento estructurado • Grupos Focales • Son muy productivos si tienen un buen conductor • No todos participan del grupo focal • Se deben nominar personas que sean representativas de todo los ámbitos de acción

  17. Ejercicio de PrácticaSWOT

  18. Dirección Estratégica¿Hacia Dónde Vamos? • Se define a partir de: • Valores • Visión • Misión • Metas • Objetivos

  19. Jerarquía de Componentes Visión Provee un entendimiento de lo que quiere ser la organización basado en los valores Misión Es un planteamiento de la razón de ser de la organización, que contiene su propósito y función que lleva a cabo • La Misión debe: • Contener el resultado final que la organización quiere lograr • Ser una frase u oración • Se puede revisitar • Si es alcanzable puede variar

  20. Ejemplo de Misión Misión de la Fundación Comunitaria de Puerto Rico • Desarrollar las capacidades en las comunidades en Puerto Rico para que logren su transformación social y autosuficiencia económica, estimulando la inversión en las comunidades y maximizando el impacto y rendimiento de cada contribución

  21. MetasJerarquía de Componentes • Las metas son expresiones generales sobre lo que la organización quiere lograr para cumplir con su misión • Proporcionan un sentido de dirección (evita confusiones y permite reaccionar con un sentido claro de lo que se quiere lograr cuando ocurren cambios) • Permiten enfocar esfuerzos (compromiso en la utilización de los recursos limitados) • Guían nuestros planes y decisiones (las acciones se pueden mirar a la luz de las metas) • Sirven para evaluar avance (son un marco de referencia)

  22. Ejemplo de Metas • Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas • Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños • Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar

  23. EstrategiasJerarquía de Componentes • Corresponden a cada una de las metas; son frases que recogen los métodos o las formas en que las metas se van a ir alcanzando • Buscan entender y resolver temas específicos • Es importante que estas estrategias busquen lidiar con las situaciones internas y externas que rodean la organización

  24. Meta: Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas Estrategias Generar más ingresos de los programas Ampliar las campañas anuales de donativos individuales Aumentar los donativos de corporaciones Identificar nuevas fuentes de fondos Identificar donantes potenciales Meta:Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar Estrategias Aumentar el presupuesto del programa de niños Incorporar en el programa juegos de mesa que estimulen el pensamiento estratégico Extender el horario de participación Formar equipos y participar en competencias nacionales Incorporar a los padres en los talleres de resolución de conflictos Ejemplo de Estrategias

  25. Es la expresión de un logro deseado y mesurable Debe expresar lo que la organización quiere lograr, para quién y cuándo Debe relacionarse con el logro esperado de la comunidad Deber ser compatible con la misión y metas Deber ser claro y preciso Identificar a las personas/clientes a beneficiarse Identificar el grado de cambio que se quiere lograr Determinar el tiempo ObjetivosJerarquía de Componentes

  26. Ejemplo de un Objetivo • Meta: Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños • Estrategias • Establecer un centro de empleo • Aumentar el fondo de préstamos • Ofrecer servicios de intermediación financiera • Objetivo • Para el 2006 haber ofrecido 15 préstamos de aproximadamente $15,000 en los municipios X, Y, Z para comerciantes con necesidad de capital operacional. • Actividad • Preparar y someter solicitud de fondos al Departamento del Tesoro de Estados Unidos para diciembre 2004.

  27. Ejercicio de PrácticaDiseñar Metas, Estrategias y Objetivos

  28. Operaciones Estrategicas¿Cómo llegamos? • Definiendo las actividades • Estableciendo los cambios a los programas, administrativos, institucionales • Agrupando las metas por áreas de enfoques • Motivando al empleado • Diseñando un instrumento de implantación claro, sencillo y fácil de utilizar (tiempo, responsables, logros)

  29. Plan EstratégicoEjemplo Estrategias Misión Metas Areas de Enfoque 1. Administración 2. Programas Valores 3. Alianzas 4. Finanzas

  30. Plan de TrabajoEjemplo 1. Administración

  31. Medidas de Exito • Resultados o Impacto • Se refiere a lo que los programas generan o producen • Deben ser recopilados periódicamente • Logros • Determina qué se alcanzó con respecto a lo planificado

  32. Presupuesto vs. Costos • El presupuesto es la proyección de ingresos y gastos de la organización en términos de cuánto cuesta los programas y de dónde proviene el dinero. El presupuesto se puede modificar durante la implantación de los programas. • Los costos se refieren al estimado y cotización de la cantidad que se debe incurrir o gastar para administrar y operar.

  33. Fondos • Dinero comprometido con el cual podemos contar • No se deben definir metas ni objetivos si no se tienen los fondos comprometidos o por lo menos las fuentes posibles de fondos

  34. INFORMACIÓN COMO FUENTEDE CONOCIMIENTO • Base de datos • Publicaciones • La Comunidad • Centros de Información

  35. Primaria Ventajas Es pertinente Disponible en el formato necesario Actualizada Desventajas Consume tiempo Costosa Secundaria Ventajas Fácil de obtener Ahorra tiempo y dinero Credibilidad Desventajas Puede ser obsoleta Sesgo por método Tiene un formato establecido Tipos de Información

  36. Fuentes Primarias Entrevistas Cuestionario Grupos Focales Fuentes Secundarias Directorios Estudios/Tesis Revistas/Periódicos Publicaciones Estadísticas Tipos de InformaciónEjemplos

  37. Edad Sexo Ingreso familiar Número de personas en el grupo familiar Hogares Viviendas (ocupadas, rentadas) Otros datos Censo 2000 Sector Censal Barrios Municipios Puerto Rico

  38. Comercio al por mayor Comercio al detal Sector de servicios Manufactura Construcción Agricultura Tipo y número de establecimientos Ventas anuales Nómina annual Número de empleados Censo Económico

  39. ¿Cómo buscar en el Internet? • www.yahoo.com • www.google.com • www.lycos.com • www.altavista.com

  40. Agencias Federalesen el Internet • Department of Commerce – Economic Development Administration Com de Comercio: www.doc.gov/eda • Housing and Urban Development (HUD): www.hud.gov • US Department of Agriculture: www.usda.gov • Federal Agencies Directory: www.lib.lsu.edu

  41. Otros Sites de Internet • UPR Mayagüez: www.uprm.edu • Oficina del Censo: www.censo.gobierno.pr • Small Business Administration: www.sba.gov • Negociado del Censo: www.census.gov • Página de las Agencias del Gobierno de PR: www.dtop.gobierno.pr

  42. Periódicos Online • El Vocero • www.vocero.com • Primera Hora • www.primerahora.com • La Estrella de Puerto Rico • www.estrellapr.com • El Nuevo Día • www.endi.com

  43. ¡¡¡Ahora Sí!!!

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