Bruk av IKT i kommunal toppledelse

1. Bruk av IKT i kommunal toppledelse v/ Rigmor Brøste Kjersem, rådmann i Nesset kommune

2. Innhold: • eKommune 2012 • KS pilotprosjekt for rådmenn i Møre og Romsdal • Forankring i AGS 2020 • Forventning, innhold og utbytte • Noen pratiske eksempler om IKT-ledelseog hvorfor dette er viktig fremover

3. Ny arbeidsgiverstrategi mot 2020 • Hvilken arbeidsgiver-strategi må vi legge opp til i framtida for å løse alle oppgavene?

4. Utfordringer og mål mot 2020 • Kommunene må konsentrere seg om 2 store arbeidsgiverutfordringer fram mot 2020: • Evnen til utvikling og nyskaping • Tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft

5. Årsverk i kommunene mot 2050 fordelt på sektor

6. Undersøkelse i 2007: • 82% av alle husholdninger har PC • 78% har tilgang til internett • 66% av lavinntektshush. har PC • 95% av høyinntektshush. har PC

7. Strategisk IKT-ledelse Status:

8. En forutsetning for nyskapning og utvikling, og et mål i eKommune 2012 • I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner ha opparbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med utvikling av en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKT-investeringer

9. Visjon for eKommunen(eKommune 2012) ” Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning.”

10. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Elektroniske tjenester IKT i helse og omsorg NAV reformen og IKT IKT i grunnopplæringen Bruk av geodata Elektronisk saksbehandling og arkivering Informasjonssikkerhet IKT-arkitektur Åpne standarder Integrasjon av IKT-systemer Fri programvare Grønn IT Bredbånd Interkommunalt IKT-samarbeid Strategisk IKT-ledelse Fokusområder i eKommune 2012

11. Pilotprosjekt i KS Møre og Romsdal • Eget kursopplegg for rådmenn. • 12 deltakere • Har hatt 3 samlinger, siden sept.2008 • 4 og siste samling blir i mai 2009.

12. Tema på samlingene: • Hvorfor eKommune 2012? • Utviklingsområder innen IKT • Organisasjon og arbeidsprosesser • Praktiske eksempler, Direktør for konkurranse og utvikling i Bergen kommune og IKT-sjef fra Tromsø kommune, avd.leder DIFI, KS IKT-forum m.fler, lokale innlegg. • IKT-strategiplan, framgangsmåte og politisk involvering • Hva skjer på nasjonalt plan ang. IKT utvikling • Gruppearbeid

13. Forventninger til kurset: • Få inspirasjon til å sette IKT høyere på dagsorden • Hvordan forankre IKT og eKommune 2012 i organisasjonen? • Få tilgang til verktøy som vil forenkle jobben med å lage en IKT strategiplan • Få gode eksempler fra andre kommuner • Muligheter for gevinstrealisering

14. Potensiale • Under halvparten av effektiviseringspotensialet er realisert i off. sektor (kilde: IT i praksis Rambøll Management) • Undersøkelse fra England viser at mottak av publikumshenvendelser ”face-to-face” koster kr. 175,-, mens henvendelse over Internett koster kr. 3,- !

15. Elektroniske tjenester kan være svært lønnsomme. • Eksempel Mottak og behandling av søknad om ambulerende skjenkebevilling (timekostnad kr. 400,-): -Kostnad manuell behandling kr. 580,- -Kostnad elektr. behandling kr. 40,- Saksbehandlingstiden redusert fra 14 til 2 dager ! Økt status for kommunen!

16. Potensialet for gevinster med IKT • Forbruk i kommunal helse- og omsorgstjeneste over 70 mrd.kr./år • Behov for ca. 10.000 nye årsverk • Effektivisering med 5 % ved hjelp av IKT (ca. 20 min./dag/årsverk) = ca. 5500 årsverk på landsbasis (teoretisk) • Gevinstene må tas ut gjennom omstilling og prosessendinger

17. 80% Organisasjon Prosesser Teknologi 20% Arbeidsprosessene i fokus! Riktig sammenstilling av organisasjon, prosesser og teknologi er kritisk for effektivisering av virksomheten

18. Organisasjonsendringer • Gjennomgang av virksomhetens arbeidsprosesser basert på bruk av IKT vil som regel føre til endringer i arbeidsrutiner og i organisering • Det er viktig at de ansatte er med i effektiviseringen av arbeidsprosessene

19. Gevinstrealisering Prosess og gevinstanalyser Gjennomgang av prosesser i alle enheter • Prosess tiltak • Organisatoriske tiltak • Teknologiske tiltak

20. Kr Investeringer Personifisering (Proaktivt, automatisert) Transaksjon (fullelektronisk saks håndtering) Relativ avkastning - Økonomisk - Samfunn To veis Interaksjon (Elektroniske skjema) Enveis interaksjon (nedlastbare skjema) Informasjon Investeringer vs. avkastning(TTT)

21. Hvilke oppgaver effektiveres bort? • ”Effektiv bruk av IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle arbeidsprosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteyting” (eKommune 2012) • Hvem er de ansatte som har denne type jobber? Svar: Ansatte med liten eller ingen formell kompetanse

22. Hvordan forankre og følge opp en IKT-strategiplan - lokal eKommuneplan ? • Strategisk IKT-plan bør vedtas av kommunestyret – folkevalgte bør vedta satsingsområder og fastsette mål • Må være koblet til overordnede planer (kommuneplan/sektorplaner mv.) • eKommune 2012 og delplaner som grunnlag for utforming av strategisk IKT-plan

23. Regjeringens tiltakspakke: • 60 millioner til IKT-tiltak i kommunene • DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) • Et av tiltakene kan bli å rulle ut et kompetanseprogram for rådmenn • KS prosjektet ”Strategisk ledelse og IKT”som fortsettelsen av pilotprosjektet i Møre og Romsdal

24. Oppsummert: • Pilotkurset til KS for rådmenn i Møre og Romsdal har gitt god læring og innsikt i det å arbeide med IKT strategier for å nå mål i eKommune 2012 • Dette arbeidet kan ikke delegeres til IKT-konsulenten eller IKT- avdelingen! • Endring av arbeidsprosesser og organisasjon krever aktiv deltakelse fra ledere og personal.

25. Oppsummert - fortsettelse • Det krever opplæring av ledere og tillitsvalgte. • Forankring i overordnede planer og i politiske fora. • Mye å hente på å arbeide med endring og effektivisering av arbeidsprosesser gjennom IKT • Oppfordre rådmannsutvalget i M&R til å ha fortsette å ha dette høyt oppe på dagsorden i årene mot 2012

26. 3 punkter å huske spesielt: • Kommunens 2 største utfordringer mot 2020: • Evnen til utvikling og nyskaping • Tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft • IKT-strategi handler om 80% organisasjon, arbeidsprosesser og ledelse – 20% teknologi!

27. Oppfordring til rådmannskollegaer: • Prioriter å delta på det kursopplegget som KS nå vil tilby til kommuneledelsen med tema Strategisk ledelse og IKT. • Det er en jobb vi må gjøre, og kompetanse vi må tilegne oss for å nå målene i eKommune 2012