「便簽」格式

1. 「便簽」格式 會辦單位：○○室 擬： 日期、時間寫在職名章下方 科 長 1

2. 「函」格式 高雄市政府秘書處　函（稿） 「打字」「校對」欄位，蓋承辦人職名章 秘文 處 文書科 黃 科 長 2

3. 一、「會辦單位」填註方式-1 正確位置 會辦單位：會計室 第一層決行 承辦單位　　　　　　　會辦單位：會計室　　　決行 批示語 3

4. 五、「騎縫章」位置 4

5. 八、常用文書處理參考資料下載-1 5

6. 檔號　→有無填寫 批示　→有無完成 職名章→是否漏蓋 頁碼　→有無編寫 裝訂　→有無牢固 九、自我檢查項目 6

7. 貳、文書處理作業要求 • 如何加強公文會辦協調？ 急要文件親自持送會辦，對須簽會多個單位的案件，宜採事前協調方式，或 採用影印分會方式，以爭取時效，送（收）會外機關公文則按速件處理。

8. 貳、文書處理作業要求（續）分層負責 • 為加速文書處理，各機關應依「行政機關分層負責實施事項」規定及上級機關指示，將各單位職掌範圍內文書，分別訂定分層負責明細表，經核定後，由各層級主管依授權核判。分層負責明細表未規定事項，機關首長得授權單位主管處理。 • 校長為第一層決行。 • 主任為第二層決行，組長為第三層決行，承辦員為第四層決行。 • 決行公文行使最後決定權者，應批示意見，並親筆簽名或蓋職名章及押8碼 • 第二三四層級主管或承辦員代為決行文稿，應先於承辦欄蓋職名章，另在核決位置批示意見後，簽名或蓋職名章及押8碼，並在其下方加蓋〔代為決行〕章。

10. 叁、公文製作要領（續） • 機關首長或主管因故不能視事，由代理人代為核決時，應先蓋職名章，並在核決位置親自簽名或蓋職名章及註明〔代〕字樣，代為核決文稿者，應負行政及法律責任。

11. 叁、公文製作要領（續）簽及函稿的撰擬 一、擬辦方式：須視案情之繁簡度運用 ﹝1﹞先簽後稿 ◆訂定、修正、廢止法規案件。 ◆有關政策性或重大興革案件。 ◆牽涉較廣會商未獲結論案件。 ◆擬提決策會議討論案件。

12. 参、公文製作要領（續）簽及函稿的撰擬 ﹝2﹞簽稿併陳 ◆文稿內容須另為說明或對以往處理情形 需酌加析述之案件。 ◆依法准駁，但案情特殊須加說明之案 件。 ◆須限時辦發不及先行請示之案件。

13. 叁、公文製作要領（續）簽及函稿的撰擬 ﹝3﹞以稿代簽 為一般案情簡單，或例行性承轉 之案件。

14. 肆、公文時效管制一般公文 一、最速件：1日 二、速件：3日 三、普通件：6日 四、會議紀錄：2日內上陳 14

15. 肆、公文時效管制公文展期 • 案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人應在屆滿處理時限以前，報請權責主管核准展期。 • 第一、二次展期由業務單位主管核定，每次不得超過10天。 • 第三次展期或一次展期30日以上者或專案管制案件，應報請機關首長或幕僚長核准。

16. Q1.簡單公文可否僅於來文空白處簽擬〝文擬存查〞？Q1.簡單公文可否僅於來文空白處簽擬〝文擬存查〞？ Ans: 不可。簡單公文可於來文空白處簽擬〝本案無本處應辦事項，文擬存查〞；〝本案已傳閱同仁知曉，文擬存查〞等，不可僅書〝文擬存查〞。若來文為副本，不可書〝本案係副本，文擬存查〞，仍須按前述方式辦理，可書〝本案係○○案。文係副本，陳閱後存查〞。

17. 副本的問題 • 問：1.人事室對外發文，並且副本也給“本校人事室 會計室”，該副本會計室收到後，該文是否可以不歸檔？ • 2.有必要將副本發給自己（人事室）？

18. Ans： • 機關發給自己的內部單位的公文，得不歸檔。 • 如發副本給自己只是為了留底而已， 能免就免! • 建議用承辦人員自己擬稿的電子檔或影印稿本,並不需要用到副本才算留底。有人認為副本有蓋章,日後引用時比較有效力,實際上依「行政機關分層負責實施要項」第12點規定:「公文承辦人制作公文，其敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，由承辦人負其責任」。亦即,承辦人員所提供的資料,不論是影本、副本、抄本,正本,承辦人員都應審慎檢查,否則出了問題還要負責任的。

19. 伍、機密檔案管理 定期清查機密檔案 • 業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦 理機密檔案之機密等級變更或 解密事宜。 檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時， 得請業務承辦單位依法辦理。…..(第22條)

20. 機密檔案專用封套（參考格式） 填寫說明：封套上記載事項，除年度號、案次號、卷次號及目次號等由 檔案管理人員填列外，餘由承辦人員填寫。