ANÁLISE DAS NECESSIDADES DE APRENDIZAGEM

1. ANÁLISE DAS NECESSIDADES DE APRENDIZAGEM Capacitação em EAD: Oficina 2 Andrea Valéria Steil, Dra.

2. SUMÁRIO • Definição de levantamento de necessidades de aprendizagem • Modelo de um processo de levantamento de necessidades de aprendizagem

3. Etapas • Apoio organizacional para o processo • Análise organizacional • Análise de requisitos • Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes • Análise das pessoas

4. DEFINIÇÃO: Processo formal de identificar necessidades como hiatos entre resultados atuais e desejados. • Organizar as necessidades em ordem de prioridade • Analisar o custo de suprir ou ignorar essas necessidades • Selecionar as necessidades mais importantes para redução ou eliminação

5. NÃO DEVE SE RESTRINGIR AO PROCESSO DE IDENTIFICAR: “QUEM” precisa ser capacitado. “O QUE” precisa ser aprendido. “QUANDO” a capacitação deve ser realizada. META PRIORITÁRIA DEVE SER: Alcance dos objetivos institucionais estratégicos e como estes se refletem como necessidades individuais e grupais.

6. MODELO: PROCESSO DE LEVANTAMENTO DE NECESSIDADES DE APRENDIZAGEM 1. Apoio organizacional para o processo 2. Análise organizacional Delineamento e avaliação de programas de capacitação 3. Análise de requerimentos 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes 5. Análise das pessoas

7. 1. Apoio organizacional A - Apoio da alta gerência B - Apoio e aceitação dos membros da instituição

8. 1. Apoio organizacional A) Apoio da alta gerência • Compreensão do motivo da realização do levantamento de necessidades (delinear um novo programa de capacitação, melhorar um programa existente, determinar a validade de um programa existente, etc.) • Identificação de outras pessoas na organização que precisam apoiar o processo • Clarificação das expectativas da alta gerência e do analista de aprendizagem

9. 1. Apoio organizacional B) Apoio e aceitação dos membros da instituição - Envolver e informar todas as pessoas acerca dos procedimentos do levantamento e conseguir o seu comprometimento ao processo.

10. 2. Análise organizacional A - Especificação das metas B - Identificação do clima de transferência C - Identificação de restrições externas e legais

11. 2. Análise organizacional A) Especificação das metas - Congruência entre as metas organizacionais x departamentais x programa capacitação

12. 2. Análise organizacional B) Identificação do clima de transferência Diz respeito aos componentes do sistema organizacional que afetam a utilização do conhecimento adquirido em um ambiente (situação de capacitação) em outro ambiente (no trabalho).

13. Componentes do clima de transferência

14. 2. Análise organizacional C) Identificação de restrições externas e legais. • Dias e horários para a realização do programa de capacitação (no horário de trabalho ou não). • Obrigatoriedade de participação. • ....

15. 3. Análise de requisitos A - Definição dos cargos alvo B - Escolha dos métodos para o levantamento de necessidades C - Escolha dos participantes D - Antecipação de possíveis problemas E - Desenvolvimento de um protocolo

16. 3. Análise de requisitos A – Definição dos cargos alvo • Todos os cargos • Seleção de cargos - razão

17. 3. Análise de requisitos B) Escolha de métodos para o levantamento de necessidades • Levantamento necessidades = fotografia do cargo atual • Escolha de métodos para obter dados acurados, válidos e confiáveis • Diferentes métodos, diferentes tendenciosidades

18. Principais métodos:

19. B) Escolha de métodos para o levantamento de necessidades Técnicas Vantagens Desvantagens • Não prejudica a rotina dos funcionários • Gera dados “in locu” • Requer observador especialista • Dados limitados ao que foi “observado” • Observador pode ser considerado “espião” Observação • Grande alcance em pouco tempo • Economia • Oportuniza resposta sem medo de represálias • Dados facilmente sumarizados • Não oportuniza a livre expressão • Requer tempo e especialização para o desenvolvimento de instrumento efetivo • Não auxilia na identificação de causas de problemas ou possíveis soluções • Pode ter baixo retorno, resp. inapropriadas Questionário Consulta a pessoas chave • Simples e barato de se realizar • Permite o conhecimento de diferentes perspectivas das necessidades • Estabelece e fortalece a comunicação • Tendencioso: visões particulares • Pode resultar em uma “fotografia” parcial das necessidades de aprendizagem, uma vez que a amostra não é representativa

20. B) Escolha de métodos para o levantamento de necessidades Técnicas Vantagens Desvantagens • Revela sentimentos, causas e possíveis soluções p/ problemas • Possibilita respostas espontâneas (perguntas abertas) • Consomem muito tempo • Difíceis p/ analisar e quantificar resultados • Para ter resultado, requer entrevistador muito habilitado Entrevistas Grupo de discussão • Permite a síntese de diferentes visões em um mesmo momento • Desenvolve apoio para as ações futuras de aprendizagem • Consome muito tempo • Resultados difíceis para analisar e quantificar • Dificuldade na elaboração de testes válidos para situações específicas • Não indica se o conhecimento e habilidades medidas são efetivamente utilizadas no trabalho. • Auxiliam a identificação se a causa de um problema é uma deficiência no conhecimento ou habilidade, ou na atitude. • Resultados são facilmente quantificáveis e comparáveis Testes

21. 3. Análise de requisitos B) Escolha de métodos para o levantamento de necessidades Levar em consideração: • Conhecer os problemas potenciais com cada método de levantamento • Utilizar mais de um método na coleta • Respondentes devem representar diferentes amostras de pessoas que possuem informação relevante sobre o cargo • Delinear um sistema de levantamento de necessidades que permita a documentação da informação obtida no processo

22. Envolvimento e participação estimulam o apoio • Possibilita a obtenção de informação de diferentes perspectivas 3. Análise de requisitos C) Escolha dos participantes para o levantamento - Envolver o maior número possível de pessoas

23. 3. Análise de requisitos D) Antecipe possíveis problemas • Greves • Mudanças na gestão

24. 3. Análise de requisitos E) Desenvolva um protocolo • Apresente o time do levantamento de necessidades • Apresente um breve histórico do projeto • Explique os objetivos gerais das atividades • Ofereça oportunidades para perguntas • Explique como será o processo de levantamento de necessidades: o que faz um levantamento de necessidades; que procedimentos serão utilizados; informe acerca do tempo que levará o levantamento

25. 3. Análise de requisitos E) Desenvolva um protocolo • Informe como os participantes serão selecionados • Informe acerca da confidencialidade dos dados individuais • Informe o que será feito no dia • Realize as atividades • Informe sobre os próximos passos • Responda a questões e agradeça aos participantes.

26. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes A - Desenvolvimento das sentenças descritivas B - Agrupamento das tarefas C - Análise dos conhecimentos, habilidades e atitudes (CHA) necessários para o desempenho das tarefas D - Desenvolvimento de uma escala de importância e freqüência das tarefas E - Relacionamento dos CHAs com as tarefas

27. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes Descrição da tarefa - É utilizada para se determinar o conteúdo requerido de um programa de capacitação Exemplo: Reservas de passagens aéreas. Realiza e confirma reservas para passageiros de aeronaves. Quando solicitado por supervisor ou cliente, realiza reservas e rotas para passageiros. Utiliza calendários, manuais, guias de referência e livro de tarifas. Verifica os assentos disponíveis e prepara o cartão de reserva. Telefona para o cliente ou supervisor para avisar de mudanças no planejamento do vôo para cancelá-lo ou parar confirmar a reserva.

28. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes A) Desenvolvimento das sentenças descritivas • Usar um estilo direto, com frases curtas, para evitar confusão. • As frases dizem respeito à descrição das tarefas e não das capacidades do indivíduo para desempenhá-las. • Cada frase deve iniciar com um verbo que identifica a atividade principal. • A frase deverá descrever o que o trabalhador faz, como o trabalhador faz, para quem/que ele faz e por que ele faz.

29. Exemplo:

30. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes B) Agrupamento das tarefas • Desenvolver título e definições dos agrupamentos • Inserir as sentenças em cada agrupamento • Checar consistência com funcionários e supervisores Exemplo: Interação com o cliente. As tarefas envolvem a comunicação por telefone entre o serviço de atendimento e o cliente, de modo a identificar...

31. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes C) Análise dos conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias para o desempenho das tarefas Conhecimento – princípios, teorias e conceitos. A posse de conhecimento não garante a sua utilização. “Tenho a informação sobre como fazer”. Habilidade - capacidade de agir com destreza para a execução exitosa de atividades. “Mostro que sei fazer”. Atitude – predisposição para responder positiva ou negativamente a pessoas, grupos, idéias ou situações. “Quero fazer bem feito”.

32. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes C) Análise dos conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias para o desempenho das tarefas. - COMO CHEGAR LÁ • Descrever as características de bons e maus empregados. • Pensar o que um empregado excelente tem de diferente dos demais. • Identificar exemplos concretos de desempenho eficiente e ineficiente. Tentar identificar as razões para a eficiência e ineficiência. • Se você fosse selecionar alguém para a função, que características buscaria?

33. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes D) Desenvolver uma escala de importância e freqüência das tarefas, por meio de questionário • Para cada tarefa: a) a tarefa é realizada?; b) qual é a freqüência de realização da tarefa, quando comparada com outras tarefas?; c) quão importante é a tarefa para um desempenho efetivo? • Para cada CHA: a) quão importante é o CHA para o desempenho da tarefa?; b) quão difícil é desenvolver o CHA; c) onde você espera que o CHA seja desenvolvido (antes da seleção, no trabalho, etc.)?

34. 4. Análise das tarefas e conhecimentos/habilidades/atitudes E) Relacionar cada CHAs com cada tarefa:

35. 5. Análise das pessoas Quem na instituição necessita aprender que tipo de conhecimento/habilidade? Avaliação

36. RESULTADO DO LEVANTAMENTO DE NECESSIDADES “QUEM” precisa ser capacitado. “O QUE” precisa ser aprendido. “QUANDO” a capacitação deve ser realizada. “INSUMO” para a avaliação do programa de capacitação. Alcance dos objetivos institucionais estratégicos baseado no desempenho individual e grupal.

37. Referências Bibliográficas • GOLDSTEIN, I. L. Training in organizations (3rd ed.).Brooks/Cole Publishing:Pacific Grove, 1993. • STEIL, A. V. Um modelo de aprendizagem organizacional baseado na ampliação de competências desenvolvidas em programas de capacitação. Tese. Universidade Federal de Santa Catarina, 2002. • MILKOVICH, G. T.; BOUDREAU, J. W. Administração de Recursos Humanos. Atlas: São Paulo, 2000.