2012-12-10 Elyseum

Stormöte 1 – Införandet av BUPA/Hypergene 2012-12-10Elyseum

Vi träffas idag för att Få förståelse för och utveckla principer och ambitioner för införandets första fas, vad dessa innebär och vilka möjligheter som BUPA/Hypergene medför NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Agenda • Välkomna och inledning • Därför valde staden Hypergene • Presentation och dialog Hypergene • Utgångspunkter för införandet • Principer för utformning och utrullning • Dialog om införandet • Aktuellt i ekonomisystemsupphandlingen • Avslutning och nästa steg NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Förväntade nyttoeffekter Tillgängliggöra Information Effektivisera verksamhetsprocesser Skapar förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten Möjliggöra utveckling mot önskvärda roller Minska underhållet Utveckla användarnas kompetens och uppmuntra det egna uppföljningsintresset En mötesplats vad gäller information, människor och teknik NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Budget, Uppföljning, Prognos, Analys Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Framtida behov Verksamhetsansvariga Ekonomichefer Personalchefer Ekonomer/controllers Koncerncontroller m.fl. Budget, prognos och uppföljningsprocessen Koncern- konsolidering 4 Kvalitetssäkrad datalagring (masterdata) Personalsystem 3 2 1 Verksamhets-system Ekonomihantering Operativt ansvariga Ekonomer Ekonomiadministratörer Projektledare m.fl. Ekonomi- och Stödprocesser Leverantör/Inköp Huvudbok(enbart utfall) Projekt Kund Rapporter för de operativa ekonomistödprocesserna Anläggning Bokföring Fakturaunderlag Masterdata Styr- och redovisningsmodeller, hierarkier och kodstrukturer WINST • Verksamhetsdata till NEKKs datalagring • Personaldata till NEKKs datalagring • Presentation av personaldata i NEKK • Presentation av koncernredovisningsdata i NEKK

Därför valde staden Hypergene… 2011 juli maj juni aug sep okt nov dec jan • Inbjudan • 16 ansökningar Hypergene var det system som bäst svarade upp mot stadens förutsättningar och behov! • Selektering • 6 leverantörer Systemvisningar -4 leverantörer Proof of Concept -2 leverantörer Avtalstecknande med Hypergene NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Hypergene AB Historik • Startade 2000 • Egenutvecklad beslutsstödsprodukt • Kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Kalmar Ekonomi • Högsta kreditvärdighet – UC • Gasellföretag 5 år i rad – DI Organisation • Utvecklare och verksamhetskonsulter • Ledande lösningar i väl strukturerad arbetsprocess • Leverans via partner och i egen regi

Hypergene AB – Milstolpar • 2007 – Botkyrka kommun • 2008 - SSAB • 2009 – RKA/Kolada • 2010 – Lunds Universitet • 2011 – Göteborgs Stad

Exempel på fler kunder PRIVAT SEKTOR OFFENTLIG SEKTOR

Kommunkunder • Alingsås • Båstad • Boden • Botkyrka • Falun • Hylte • Järfälla • Kalmar • Kävlinge • Lund • Motala • Nyköping • Nynäshamn • Piteå • Salem • Sjöbo • Staffanstorp • Vetlanda • Värnamo • Ängelholm • RKA/SKL (Kolada)

Vad levererar Hypergene för värden? Ett verktyg och en sammanhållen modell • Oberoende och Användbarhet • En generell informationsmodell

Nyckelfaktorer för framgång • “Enkelt och stilrent” (åtminstone i början) • Tillgång till expertkompetens • Beslutsmässighet • Våga testa o prova!!

Vi ska nu införa ett nytt verktyg för stadens ekonomistyrning av verksamheter på 34 förvaltningar. Det blir aldrig färdigt. NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Tips som underlättar införandet av beslutsstödFrån artikel i Computer Sweden, 2012-01-31 ”Börja begränsat och bygg ut, ett beslutsstöd blir aldrig helt klart.” ”Arbeta fram funktioner där det går att se snabba och tydliga resultat” ”Få med användarna. Införandet får inte bli ett isolerat projekt på it-avdelningen.” ”Håll framtiden öppen…Den dagen beslutsstödet är klart har verksamheten slutat utvecklas”

Systemet gör vad vi säger till det att göra. Det är vi som ska bestämma hur modeller, processer och utdata ska utformas för att stödja ekonomistyrning och rapportering. NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utgångspunkt och strategi för utrullning Centrala och lokalaintressenter av information Många lösningaroch arbetsmodeller • Obligatoriskt och kommungemensamt • Hög grad av enkla gemensamma lösningar (informationsmodell, processer och utdata) i en fysisk enhet. • Centralt ägande och effektiv central förvaltning som utför uppdrag utifrån centrala och lokala behov Efterfrågar nytta! Många enheteroch användare Ett system medhög påverkbarhetoch potential NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Det är fel på lampan!?! NEKK | Etapp 4 | Roller förvaltning och utveckling BUPA | 2012-02-08 |

Strategi för utrullning Nya glasögon- nya insikter Uttalade behov 2012 Nya förutsättningar baserat på gemensamma lösningar Fas 2realiserade”verkliga” behov Fas 3realiserade”verkliga” behov Skapaeffekt i verksamheten Fas 1 2012 ”Önskelogg” Förändringsprocess Dynamiska rapporterGrafisk presentation Stöd för process & övervakning Personalinformation Personalbudget Drivarbaserat NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Strategi för utrullning • Syftet med utrullning under 2012 är att göra organisationen redo för att använda verktyget fullt ut under 2013! • Tidplanen är styrande – innebär en något begränsad ambition (funktionalitet, flexibilitet, förvaltningsspecifika krav och antalet användare). • Prognos 2012 i BUPA är en inkörningsperiod – ska säkerställa information, funktionalitet och förankring hos användarna. • “Skarpt läge” är Budget 2013 och prognoserna därefter. • Alla förvaltningar skall vara med inför budget 2013, då en total budget för kommunen skall tas ut i BUPA/Hypergene – ej via flera/andra system. NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Införandets första fas – alla ska med! 2012 2013 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan Avtal med leverantör Överlämning fas 1 Design och utveckling Horisontendata och personaldata DATALAGRING & INTEGRATION Piloter Övriga förvaltningar Kommun-bokslut 2012 Design och utvecklingUtdata paket 1 Design och utvecklingUtdata paket 2 Design och utvecklingUtdata paket 3 UTDATA/ANALYS Design och utvecklingPrognos Piloter Övriga förvaltningar PROGNOS2012 Design och utveckling Budget Piloter Övriga förvaltningar Budget2013 BUDGET2013 Utveckling modell för personalbudget, drivarbaserad budget NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Centrala och lokala roller • Rollen som lokal utvecklingsledare och lokal systemförvaltare kan innehas av samma person • Kan vara en gemensam funktion för flera förvaltningar • Lokal utvecklingsledning utgörs initialt exempelvis av ekonomichef, central ekonom eller controller. • Lokal systemförvaltare/utvecklingsledare bör även vara lokalt projektansvarig under fas 1. Central systemförvaltare Central utvecklingsledare Lokalutvecklingsledare Lokalsystemförvaltare NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Centrala och lokala roller i samspel LOKALT VERKSAMHETSSTÖD ANVÄNDARE AV EKONOMISTYRVERKTYG • Inom ramen för gemensamt regelverk • Underhålla koder/hierarkier i Horisonten • Kvalitetssäkra källdata • Lokala regler för namnsättning och lokal rapportstruktur • Lokal startsida/portal • Utveckla lokal utdata • Tilldela uppgifter i arbetsflöde inför varje process • Övervaka/kom process och tidpunkter/enheter • Lokala fördelningar • Anpassa/sätta upp drivarbaserade modeller • Upplägg av användare och deras behörigheter • Underhåll material • Utbilda användare • Identifiera utvecklings-behov • Inom ramen för gemensamt regelverk • Äga och besluta om lokal informationsstruktur, processer, tidplaner och anvisningar • Äga och besluta om utveckling av lokala drivarbaserade modeller • Beställa/önska förvaltningsunik utdata • Äga och besluta om lokalt användande, roller och behörigheter • Driva utvecklingsfrågor, forum, kompetensutveckling • Utbilda inkl dokumentation Utdata Frågor av utformningskaraktär (ex informationsmodell processer, utdata)kompetensutveckling Central systemförvaltare Frågor av teknisk karaktär (ex drift, prestanda och kommunikation) Central utvecklingsledare Skapa budget och prognos Lokalutvecklingsledare CENTRALT ÄGANDE/STÖD CENTRAL SERVICEDESK Lokalsystemförvaltare NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene Samordning mindre förvaltningar?

Införande – omfattning fas 1 • Insamling och presentation av finansiell data och viss personaldata • Utfall 2011 och framåt från Horisonten • Periodiserad budget 2012 från Horisonten • Prognos 2012 (drift) • Periodiserad budget 2013 (drift och investering) • Utvald personalinformation - lönekostnader per individ- årsarbetare/arbetad tid • Utformning av drivarbaserad modell tillsammans under 2012 (om möjligt) • Gemensam utformning av modell för personalbudget under 2012 (inkl anställningsinformation) NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Principer för utformning - informationsstruktur • Giltiga koddelar och underkoder överförs från Horisonten • Organisationsträdet (nivå 0-4 i Horisonten) - viktigt begrepp! • Nya grupperingar av koddelar skapas i BUPA/Hypergene • Transaktioner från Horisonten läses över varje natt • Överföring från Kompass i slutet av varje månad NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Principer för utformning – budget/prognos • Budget och prognosprocessen  arbetsflöde i BUPA/Hypergene • Systemet skapar prognosförslag • Inmatning • Ett fåtal inmatningsmallar skapas • Ingång för registrering är ansvar • Inriktning att registrering sker på kontogrupp • Grupperingar skapas för motpart enligt de centrala kraven • Grupperingar för övriga koddelar skapas vid behov (utreds) • Möjlighet att registrera budget/prognos på lägsta nivå • Periodnycklar – ej någon för prognos, fåtal gemensamma för budget • Prognostillfällen 2012 – bestäms av projektet • Prognostillfällen fr o m 2013 – möjlighet till max 10 st. per år NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Principer för utformning – utdata och analys RR (gemensam & alternativa RR) Personalrapport BR Rapport för uppföljning av investeringar • En enkel startsida skapas för 2012 • Samma rapport för merparten av all analys • Enkelt att se alla koddelar och drillbarhet till faktura • Grafisk presentation som komplement till siffror • Användaren ser allt inom en förvaltning • Lön på individnivå kan komma att kräva särskild behörighet • Ett antal olika rapporter har i nuläget identifierats NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utformningsmöten Syftar till att föra en dialog kring utformning samt att bestämma inmatningsmall i BUPA/Hypergene vad gäller koddelar och nivåer inom koddelarna! • SDF (EC + 10 grp budget/prognos) kallas till möte v 9/10. • De större fackförvaltningarna (EC + LPA) v 8. • Antagande att mindre fackförvaltningar (020, 025, 043, 152, 191, 316, 540, 900) använder kontogrupp och motpartsgrupp i inmatningsmallen (kallas därför ej till möte). NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utrullningsprinciper • Utgångspunkter • Alla ska med och tidplanen styr ambitionsnivån i fas 1 • Utrullning i två omgångar • Prognos 2012 i BUPA är en inkörningsperiod • Total budget 2013 för alla förvaltningar tas ut i BUPA/Hypergene • Utvecklingsönskemål • Logg för dokumenterade önskemål NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utrullningsprinciper • Inledande utrullning • Sex stycken pilotförvaltningar (drift)  utvärdering  utrullning gruppvis till övriga förvaltningar • En pilotförvaltning (investerande) för budget 2013  utvärdering  utrullning till övriga fem investerande förvaltningar. • Styrda prognostillfällen och versioner • Projektet styr över tidplan och vilka prognoser respektive förvaltning skall lägga in i BUPA/Hypergene under 2012. • ”Prognos oktober” som rapporteras i november 2012 ska ligga i takt med den officiella tidplanen. • Systemförvaltning • Projektet ansvarar för fas 1  successiv överlämning till central förvaltarorg. • Begränsad lokal systemförvaltning 2012 NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utrullningsprinciper • Målgrupper och användare • Primärt ett verktyg för verksamheten men med successiv utrullning • Plan för spridning per förvaltning tas fram tillsammans med projektet inför prognos 2013 • Skillnad mellan olika typer av användare  utrullning av utdata kan ske med bredare ansats • Projektet bestämmer ansats och ambitionsnivå för piloterna Budget 2013 och övergång • Vid budget 2013 används BUPA/Hypergene utan parallell rapportering • Plan för initial samverkan med och senare utfasning av lokala verktyg och system • Utdatapaket • 3 utdatapaket för fas 1 – Uppdateras efterhand NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Övergripande utrullningsprocess ur förvaltningsperspektiv Samma utrullningsprocess för såväl prognos 2012 som budget 2013! Instruktion 1 med vägledprinciper och roller Ytterligare instruktioner för fas 1 Checklistor utrullning Uppföljningchecklistor och instruktioner Information om tidpunkter per förvaltning Uppstarts-möten Utformnings-möten Stormöte 1 Stormöte2 och 3* Utbildningav lokala utbildare Lokalutbildning genomförs Utrullning per grupp av förvaltningar Löpandekommunikation Uppföljning av utrullning *Stormöte 2 inför budget 2013 Stormöte 3 inför prognos 2013 *Även intromöte för budget 2013

Instruktion 1 – styrande principer och roller Svara senast 29:e februari • 4 frågeområden att besvara: • Bekräftelse avseende tidpunkter • Önskemål om målgrupp/-er och användare • Information om befintliga systemstöd och verktyg • Uppgift om lokala roller i projekt- och förvaltarorganisation NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Utbildning • Utbildning i flera steg • Utbildning i nära anslutning till driftstart • Train-the-trainer Lokala användare Lokala utbildare Utbildningsgruppen NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Piloternas roll • Sex olika förvaltningar utsedda – bred representation • Uppdraget omfattar prognos, utdata/analys och budget (drift) • Kör den lösning som rullas ut till övriga förvaltningar • Resultat från pilotdriften är ett underlag för prel. leverans-godkännande och fortsatt utrullning Pilotförvaltningar: Miljöförvaltningen SDF Norra Hisingen SDF Lundby Intraservice Fastighetskontoret UBF NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Dialog om införandet 2012 • Indelning i mindre grupper om 6-7 personer • En person dokumenterar i varje grupp • Dialog i 20 minuter… • … varav ett par minuter till sammanfattning av gruppens diskussion Frågor att diskutera: • Vad behöver vi förtydliga, förändra eller komplettera? • Vilka farhågor och risker ser du med införandet? Hur kan vi förebygga dessa? NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Aktuellt från upphandlingen av nytt ekonomisystem Med bland annat… • Hela processen från inköp till betalning • Enkel projektuppföljning • Förenklad balansräkning, likvidhantering och internhandel • Integration Klartecken från styrgrupp att påbörja upphandlingen! NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Upphandling ekonomisystem 2012 2013 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj juni Upphandlingsplanering och framtagande av underlag Förfrågan Avtal & Underlag för slutbud Upphandling Publicering Inbjudan Publicering Förfrågan Kontrakt Öppning Ansökningar Öppning Anbud Utvärdering Fas 1 Fas 2 Fas 3 Fas 4 Selektering NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Kommunikation och förankring • Kanaler 2012 • Projektsida , • Nyhetsbrev • E-post • Stormöten 3 tillfällen • Information i övriga nätverk Kontakt med projektet? nekk@stadshuset.goteborg.se (gäller tills vidare) NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

Tack för idag! NEKK | 2012-02-10 | Stormöte 1 | Införande BUPA/Hypergene

2012-12-10 Elyseum