ใช้อีเมล ติดต่องา นอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ

1. ใช้อีเมลติดต่องานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพใช้อีเมลติดต่องานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ อาจารย์ชนกพร พัวพัฒนกุล Chanokporn.Pua@mahidol.ac.th

2. เขียนอีเมลติดต่องานอย่างไรให้ เริ่ด และไม่ แรง อาจารย์ชนกพร พัวพัฒนกุล Chanokporn.Pua@mahidol.ac.th www.facebook.com/may.armu

3. ข้อดีของการสื่อสารด้วยอีเมลข้อดีของการสื่อสารด้วยอีเมล • ง่าย • เร็ว • สะดวก • ประหยัด • (ไม่)เป็นทางการ • มีหลักฐานอ้างอิง ฯลฯ

4. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเวลารับ-ส่งอีเมลข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเวลารับ-ส่งอีเมล ขึ้นต้น เนื้อหา** คำลงท้าย ชื่อ/หน่วยงานผู้ส่ง

5. 10 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเวลารับ-ส่งอีเมล • อีเมลแอดเดรสและชื่อไม่น่าเชื่อถือ / ส่งผิดคน • ส่งถึงคนเป็นล้าน / cc ไปทั่ว / cc คนที่ไม่เกี่ยวข้อง / จะฟ้องคนอื่นไปเพื่อ (?) • ไม่ใส่ชื่อเรื่อง / ชื่อเรื่องไม่ชัดเจน / สับสนระหว่างอีเมลกับ SMS • ไม่ขึ้นต้น ไม่ทักทาย • เนื้อหาไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน ไม่เหมาะสม – คนอ่านไม่เข้าใจ / เข้าใจผิด • ภาษาไม่ถูกต้อง น้ำเสียงไม่เหมาะสม – เสียภาพลักษณ์ คนอ่านไม่พอใจ • รูปแบบไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการเกินไป / หน้าตาเหมือนเมลขยะ • ไม่ลงท้าย / ไม่ระบุชื่อผู้ส่ง • แนบเอกสารผิด / ตั้งชื่อเอกสารแนบไม่ชัดเจน / แนบแต่ไฟล์อย่างเดียว • อ่านแล้วไม่ตอบ / reply all ตลอดทั้งที่ไม่จำเป็น / คิดว่าอีเมลเป็น “ความลับ”

6. 1. ปัญหา e-mail address gap.mahidol.edu

7. ตัวอย่าง e-mail address แบบต่างๆ • patthanin_w@hotmail.com • lol_aom_lol@hotmail.com • eyayahoho@hotmail.com • ohandcock@hotmail.com • kick_kik@hotmail.com • puch_naka@hotmail.com • patpee@windowslive.com • oranuch-1978@hotmail.com

8. ตัวอย่างชื่ออีเมลที่ดีและไม่ดีตัวอย่างชื่ออีเมลที่ดีและไม่ดี

9. 2. To | Cc: | Bcc: ใช้อย่างไร? To: ถึงคนที่ต้องการให้ทราบ/ทำ/ตอบ CC: ถึงคนที่อยากให้ทราบ (เฉยๆ) Bcc: ถึงคนที่อยากให้ทราบด้วย (แบบลับๆ)

10. ตัวอย่างการใช้ To และ Cc ที่ถูกต้อง

11. 3. หัวข้อนั้นสำคัญไฉน? • (ไม่มีชื่อเรื่อง) หรือ (No Subject) • ยาวเกินไป-สั้นเกินไป • ใช้หัวข้ออีเมลแบบเดิมซ้ำๆ • อ่านแล้วเข้าใจผิด / ไม่รู้เรื่องรู้เรื่อง รู้(คร่าวๆ)ว่าอีเมลเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร รู้(อย่างย่อๆ)ว่าผู้ส่งจะให้ทำอะไร สามารถอ้างอิงหรือสืบค้นได้ง่าย • บอกทุกอย่างในหัวข้ออีเมลหมดแล้ว (ไม่ใช่ SMS นะ) • ใช้ภาษาผิดๆ หรือเป็นกันเองเกินไป • ถูกกรองไปลงกล่อง “เมลขยะ” เช่นฟรี!!! “แบ่งชำระ 0%”

12. ตัวอย่างหัวข้ออีเมลที่ดีและไม่ดีตัวอย่างหัวข้ออีเมลที่ดีและไม่ดี

13. ตัวอย่างหัวข้ออีเมลที่ดีและไม่ดีตัวอย่างหัวข้ออีเมลที่ดีและไม่ดี

14. หัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพ • กรณีรู้วัตถุประสงค์ชัดเจน ควรขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น ส่ง ขอให้ แจ้ง ขออนุมัติ ขอเชิญ ชี้แจง ขอหารือ ตอบข้อหารือ ฯลฯ • กรณีเป็นเรื่องกว้างๆ หรือมีหลายประเด็น อาจขึ้นต้นด้วยคำนาม เช่น การจัดทำแผนกลยุทธ์คณะศิลปศาสตร์ • เป็นวลีหรือประโยคสั้นๆ ไม่ควรเป็นคำคำเดียว เช่น KM • ชัดเจน ตรงประเด็น ตรงกับเนื้อหาในอีเมล โดยเฉพาะสรุป • ไม่ซ้ำกับเรื่องอื่นๆ เช่น ตั้งชื่อว่า “ขอเชิญประชุม” • สุภาพ เหมาะสม คิดถึงจิตใจ-รักษาน้ำใจผู้รับ*

15. 4. ไม่ขึ้นต้น ไม่ทักทาย • แบบเป็นทางการ เรียน ตำแหน่ง กราบเรียน + ตำแหน่งวิชาการ/คุณ +ชื่อ+ตำแหน่งบริหาร ชื่อกลุ่ม/สังกัด* • แบบไม่เป็นทางการ (เรียน + (คำนำหน้า/คำเรียก)สวัสดีค่ะ/ครับ) ชื่อจริง/ชื่อเล่น

16. 5. เนื้อหา...ถูกต้อง ครบถ้วน เหมาะสม • จะให้ใคร(บ้าง) • ทำอะไร • ทำที่ไหน เมื่อไร • ทำอย่างไร (อธิบายย่อๆ) • ทำไมต้องทำ • (เขาเป็นใคร เราเป็นใคร) เรามีหน้าที่บอก(ให้เขาทำ)หรือไม่ • มีวิธีการอื่นที่จะบอกเขาได้ดีกว่าอีเมลหรือไม่

17. ตัวอย่างการสร้างเนื้อหาอีเมลตัวอย่างการสร้างเนื้อหาอีเมล

18. ชวนคิด! มาลองเขียนอีเมลกัน สถานการณ์: วันนี้มีอบรมเขียนอีเมลตอน 13.30 น. เราอยากจะไปเข้าร่วมอบรม แต่ยังไม่ได้ขออนุญาตหัวหน้าเขียนอีเมลไปขออนุญาตจะดีมั้ยนะ?

19. 6.1 ภาษาถูกต้อง สะกดถูก ไวยากรณ์ถูก ระดับภาษาถูก

20. สะกดผิดแบบไหน...ไม่รอด • สะกดชื่อ-นามสกุลผิด • เขียนตำแหน่งวิชาการ/ตำแหน่งบริหารผิด • เขียนชื่อหน่วยงาน/องค์กรผิดเช่น คระศิลปะศาสตร์ หมาวิทยาลัย • คำอื่นๆ ที่มักเขียนผิด เช่น อีเมลอินเทอร์เน็ตอนุญาตสังเกต เป็น เห็น จริง รังเกียจ นะคะ ขอบคุณค่ะ • ระวัง! Ctrl+Cและ Ctrl+V ทำพิษ

21. ไวยากรณ์ผิด...อะไรยังไง?ไวยากรณ์ผิด...อะไรยังไง? • โรคชอบเขียนให้ยาก “...ฝ่ายเลขานุการจัดการประชุม ขอส่งเชิญประชุม คณะกรรมกรประจำคณะศิลปศาสตร์ ครั้งที่ 10/2556 ในวันอังคารที่ 22 ตุลาคม 2556 เวลา 9.00 น. ณ ห้อง VIP โดยในส่วนของการส่งไฟล์เอกสารประกอบการประชุมนั้นได้ถูกแนบมาด้วยแล้วใน E-mail ก่อนหน้านี้ หากเอกสารได้ไปถึงท่านเรียบร้อยแล้วกรุณาแจ้งกับฝ่ายเลขาธิการด้วย...”

22. ไวยากรณ์ผิด...อะไรยังไง?ไวยากรณ์ผิด...อะไรยังไง? • โรคคำเชื่อมอักเสบ เนื่องด้วยคณะศิลปศาสตร์โดยหน่วยจัดการความรู้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงานแผนพัฒนาคุณภาพได้จัดการอบรมเขียนอีเมลซึ่งเป็นการจัดการความรู้ภายในคณะรูปแบบหนึ่งเพื่อให้บุคลากรในคณะซึ่งมุ่งที่จะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน ซึ่งนอกจากจะทำให้บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถที่เป็นที่ยอมรับได้แบ่งปันความรู้ให้แก่บุคลากรในคณะซึ่งมีปัญหาในการใช้อีเมลในการติดต่องานแล้ว ยังทำให้เกิดวัฒนธรรมการเรียนรู้ขึ้นในคณะอันจะทำให้คณะสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ด้วย

23. ระดับภาษา...สำคัญกว่าที่คิดระดับภาษา...สำคัญกว่าที่คิด • ราชาศัพท์ • ระดับพิธีการ - ทางการ – กึ่งทางการ – กันเอง – สนทนา • คำสรรพนาม ข้าพเจ้า ผม ดิฉัน หนู พี่ ชื่อเล่น • คำลงท้าย ครับ คะ/ค่ะ จ๊ะ/จ้า นะ นะยะ มั้ย แหละ • คำศัพท์เฉพาะ เช่น เนื่องด้วย/ตามที่ อนุเคราะห์ อนึ่ง หนังสือราชการเรียน กราบเรียน นำเรียน • คำศัพท์ทั่วไป เช่น 10 โมง, ห้อง VIP, น้ำท่วม-อุทกภัย • คำศัพท์สแลง เช่น จุงเบย ชิมิ เมพ ฮาฟว์ บ่องตง อุ๊ตะ อัลไล ฝุดๆ โอ ฟิน เป๊ะเฟ่อ หรา... อะ ปะ ช่ะ

24. แทนตัวเองด้วยชื่อจริงแทนตัวเองด้วยชื่อจริง เวลา fwdไม่ควรปล่อยให้มีข้อความเดิมติดมา ตัวอย่างข้อบกพร่องในการใช้ภาษา

25. 6.2 น้ำเสียงเหมาะสม • ไปกินข้าว • ไปกินข้าวเดี๋ยวนี้ • ไปกินข้าวซะ • ไปกินข้าวสิ • เมื่อไหร่จะไปกินข้าว • ทำไมไม่ไปกินข้าว • ไปกินข้าวเถอะ • ไปกินข้าวได้แล้ว • กินข้าวมั้ย • กินข้าวมั้ยยะ • จะกินข้าวมั้ยเนี่ย • นี่จะกินข้าวหรือเปล่า • เธอต้องกินข้าว • เธอควรจะกินข้าว • ได้โปรดกินข้าวเถอะนะ • ต้องให้จุดธูปมั้ย

26. น้ำเสียงในอีเมล • คุณ ก ตอนนี้ผมกำลังประชุมอยู่ ไม่ได้เอาไฟล์นำเสนอแผนกลยุทธ์ติดมาด้วย คุณส่งมาให้ผมเดี๋ยวนี้เลยนะ • ก ตอนนี้พี่มาประชุมอยู่ที่ OP แต่ลืมเอาไฟล์แผนกลยุทธ์มาด้วย พอดีจะต้องนำเสนอในอีก 10 นาทีนี้ ก ช่วยส่งเมลมาให้พี่ทีได้มั้ยคะ • เรียน อาจารย์ ก ที่เคารพ...ตามที่อาจารย์ได้มอบหมายให้หนูมาประชุมกับกองแผนฯ ในวันนี้ พอดีทางกองแผนฯ เพิ่งแจ้งว่าจะต้องให้นำเสนอเรื่องแผนกลยุทธ์ด้วยแต่หนูไม่ได้ขอ save ไฟล์มาจากอาจารย์ หนูลองโทรหาพี่ อ แล้วแต่ติดต่อไม่ได้ และจะต้องนำเสนอในอีกประมาณ 10 นาทีนี้แล้ว จึงอยากจะขอความกรุณาอาจารย์ช่วยส่งไฟล์แผนกลยุทธ์มาให้หนูทางอีเมล xx@mahidol.ac.thตอนนี้ได้เลยมั้ยคะ ขอบพระคุณอาจารย์มากๆ ค่ะ

27. ประเภทของน้ำเสียงที่พบบ่อยประเภทของน้ำเสียงที่พบบ่อย • แจ้งเพื่อทราบ(เฉยๆ) • อธิบาย แนะนำ สั่งสอน • ขอร้อง อ้อนวอน ง้อ อ่อนข้อ • ยกย่อง ขอบคุณ • เห็นใจ ห่วงใย • ขอให้ทำ สั่ง ทวง • เตือน ตักเตือน ตำหนิ ขู่ ข่ม • เชิญ เชิญชวน ชักชวน โน้มน้าว • ล้อเลียน เสียดสี ประชดประชัน

28. ตัวอย่างที่ 1 เรื่อง ขอเชิญประชุมคณะกรรมการประจำคณะฯ ครั้งที่ 9/2556 เรียน  คณะกรรมการประจำคณะฯ และผู้เข้าร่วมประชุมฝ่ายเลขานุการจัดการประชุม ขอส่งหนังสือเชิญประชุม และเอกสารประกอบการประชุมคณะกรรมการประจำคณะฯ ครั้งที่ 10/2556 ในวันอังคารที่ 22 ตุลาคม 2556 เวลา 9.00 น. ณ ห้องบรรยาย SC2-LA-230 ชั้น 2 คณะศิลปศาสตร์  ตามไฟล์เอกสารที่แนบมาพร้อมนี้

29. ตัวอย่างที่ 2 เรื่อง แจ้งงดติดต่อราชการหน่วยกิจการนักศึกษาและกิจกรรมพิเศษ ในวันอังคารที่ 29 ตุลาคม 2556‏ เรียน  คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่ คณะศิลปศาสตร์ทุกท่าน เนื่องจากเจ้าหน้าที่งานกิจการนักศึกษาต้องเข้าร่วมอบรม ในวันอังคารที่ 29 ตุลาคม 2556 จึงทำให้ไม่มีเจ้าหน้าที่ที่อยู่ประจำการ  ดังนั้นหน่วยกิจการนักศึกษาและกิจกรรมพิเศษจึงขอแจ้งงดการติดต่อราชการในวันดังกล่าว

30. ตัวอย่างที่ 3.1

31. ตัวอย่างที่ 3.2

32. ตัวอย่างที่ 4 อ.เมย์ครับ นี่อี๊ดนะครับ อาจารย์ครับเมื่อไหร่อาจารย์จะส่งแบบฟอร์มเรื่อง CSR มาให้ผมซะที กองแผนฯ โทรมาทวงผมอีกแล้ว ถ้าจะอาจารย์จะส่งช้าขนาดนี้ผมว่าส่งไม่ส่งก็คงไม่ต่างกันหรอกครับ เหอะๆ ยังไงขอภายในวันนี้ก่อนสี่โมงนะครับ ส่งแล้วโทรบอกผมด้วยเพราะผมไม่ได้อยู่หน้าคอมตลอด อย่าเลทนะครับเพราะผมต้องเอารถไปซ่อมแถวจุฬาฯ เดี๋ยวรถติดครับ อี๊ดสุดหล่อ

33. ตัวอย่างที่ 5 กราบเรียน ท่านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพและสื่อสารองค์กรคณะศิลปศาสตร์ที่เคารพรักเป็นอย่างสูงยิ่ง อี๊ดเองนะครับ ผมทราบดีครับว่าช่วงนี้อาจารย์งานยุ่งมาก แต่ผมมีความจำเป็นที่จะต้องขอความกรุณารบกวนเวลาของอาจารย์สักเล็กน้อย ไม่ทราบว่าอาจารย์จะพอสละเวลาอันมีค่าของอาจารย์ช่วยกรอกแบบฟอร์มเรื่อง CSR ของกองแผนฯ ที่ผมได้เคยนำเรียนอาจารย์ไปเมื่อครั้งก่อนได้บ้างหรือไม่ครับ พอดีว่าทางกองแผนฯ ได้โทรมาสอบถาม ซึ่งผมก็ได้เรียนไปแล้วว่าอาจารย์มีภาระ แต่...

34. ตัวอย่างที่ 6 เรื่อง แจ้งเตือนบุคลากรทุกท่านเข้าร่วมฟังการบรรยาย เรียน  คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่ คณะศิลปศาสตร์ทุกท่าน เนื่องด้วย คณะศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล ได้จัดโครงการบรรยายพิเศษเรื่อง ...ในวันพุธที่ 24 กรกฎาคม 2556 เวลา 13.30-16.30 น. ณ ห้องบรรยาย SC1-LA-133 ชั้น 1 อาคารที่ทำการชั่วคราว คณะศิลปศาสตร์ ...จึงเรียนมาเพื่อโปรดเข้าร่วมฟังการบรรยายในวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าวโดยพร้อมเพรียงกัน

35. ขอให้ทำหรือสั่ง? • จึงเรียนมาเพื่อทราบและดำเนินการต่อไปด้วย • จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและดำเนินการต่อไปด้วย • จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและดำเนินการต่อไปด้วย จะขอบคุณยิ่ง • จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาดำเนินการต่อไปด้วย จักเป็นพระคุณยิ่ง • จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาดำเนินการต่อไปตามแต่จะเห็นสมควรจักเป็นพระคุณยิ่ง

36. ทวงอย่างไรให้ “เนียน” ธนาคารขออำนวยความสะดวกให้ท่านโดยส่งข้อมูลบัตรเครดิต SCB ลงท้ายด้วย xxx ยอด xx,xxx.xxขั้นต่ำ 1x,xxx.xx ครบกำหนด 30/09 ชำระได้ที่สาขาเพียงแจ้งหมายเลขบัตร ขออภัยหากท่านชำระแล้ว

37. การเลือกใช้น้ำเสียง • เราเป็นใคร • เขาเป็นใคร • เราต้องการอะไรจากอีเมลฉบับนี้ • เราต้องการให้เขารู้อะไร คิดอะไร ทำอะไร • มีวิธีอื่นที่ดีกว่าหรือไม่

38. ชวนคิด! มาลองเขียนอีเมลกัน สถานการณ์: อาจารย์ทุกคนจะต้องส่งเกรดภายในวันที่ 18 ตุลาคม แต่ตอนนี้เลยกำหนดแล้ว จะเขียนอีเมลไปทวงเกรดจากอาจารย์ โดยกำหนดเส้นตายด้วยว่าต้องส่งไม่เกินวันนี้(21 ต.ค.) เพราะคณะจะประชุมเกรดวันพรุ่งนี้ (22 ต.ค.)

39. มารยาทที่สำคัญอื่นๆ • รูปแบบไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการเกินไป / หน้าตาเหมือนเมลขยะ • ไม่ลงท้าย / ไม่ระบุชื่อผู้ส่ง • การแนบเอกสาร อย่าลืมแนบ / แนบให้ถูก / อย่าแนบแต่เอกสาร ระบุด้วยว่ามีเอกสารแนบ ตั้งชื่อเอกสารแนบให้สื่อความหมาย(ดีๆ) • จะ reply หรือ reply all ดี?

40. เคล็ดลับ! เทคนิค 5 นาที เมื่อเขียนอีเมลเสร็จแล้ว กด save draft ไว้ก่อนแล้วไปทำอย่างอื่น จากนั้นอีก 5 นาทีกลับมาอ่านทบทวน เนื้อหา และ ภาษา ในอีเมลอีกครั้ง แล้วดูว่าถ้าเราเป็นคนอ่าน จะอ่าน รู้เรื่องไหม อ่านแล้ว รู้สึกอย่างไร เมื่อแน่ใจแล้วจึงกดส่ง

41. อีเมลที่เหมาะสำหรับ mobile devices

42. ตัวอย่างเพิ่มเติม