EGO Genel Müdürlüğü Eğitim Semineri

1. EGO Genel Müdürlüğü Eğitim Semineri Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Barış AKAR Maliye Bakanlığı Muhasebat Kontrolörü Ankara,2008

2. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Giderin çeşidine göre aranacak gerçekleştirme belgelerinin şekil ve türleri;  Merkezî yönetim kapsamındaki kamu idareleri için Maliye Bakanlığınca,  Mahallî idareler için İçişleri Bakanlığınca, çıkarılacak Yönetmeliklerle belirlenir.

3. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Giderin Çeşidine Göre Aranacak Gerçekleştirme Belgelerinin Şekil ve Türleri Hakkında Yönetmelik ( 5018 S.K. 33.m. 5.Fıkra Gereği ) Merkezî Yönetim Kapsamındaki Kamu İdareleri İçin Maliye Bakanlığınca Mahallî İdareler İçin İçişleri Bakanlığınca Sosyal Güvenlik Kurumları İçin de Bağlı veya İlgili Oldukları Bakanlıklar Tarafından, Kamu borç yönetimine ilişkinolanlardaHazineMüsteşarlığının uygungörüşü alınır Maliye Bakanlığının Uygun Görüşü Alınarak Çıkarılır

4. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği31.12.2005 Tarihli ve 3.Mükerrer 26040 Sayılı, MahalliİdarelerHarcamaBelgeleriYönetmeliği15.08.2007 Tarihli ve 26614 Sayılı, Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

5. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Yönetmeliğin Amacı Harcamaya konu mali işlemlerin  Gerçekleştirilmesi ve  Muhasebeleştirilmesi kapsamında Ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgelerin neler olduğunu ve Bu Yönetmelikte düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirlemektir.

6. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Kamu gideri nedir? Kamu Gideri, 5018 sayılı Kanunda (3.md/h) kamu gideri aşağıdaki unsurları taşıyacak biçimde tanımlanmıştır;  Kanunlarına Dayanılarak Yaptırılan İş, Alınan Mal Ve Hizmet Bedelleri,  Sosyal Güvenlik Katkı Payları,  İç ve Dış Borç Faizleri,  Borçlanma Genel Giderleri,  Borçlanma Araçlarının Iskontolu Satışından Doğan Farklar,  Ekonomik, Mali Ve Sosyal Transferler,  Verilen Bağış ve Yardımlar,  Diğer Giderleri,

7. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Mali işlem nedir, nasıl muhasebeleştirilir? Bir ekonomik değerin yaratılması, başka bir şekle dönüştürülmesi, mübadeleye konu edilmesi, el değiştirmesi veya yok olması mali işlem olarak kabul edilir.  Bütün mali işlemler muhasebe yetkililerince muhasebeleştirilir. Her muhasebe kaydının bir belgeye dayandırılması zorunludur. Muhasebeleştirme işlemleri idarelerin tabi olduğu muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen muhasebeleştirme belgeleri ile yapılır. Muhasebeleştirme işlemi, mali işlemin tamamlanmasını takiben geciktirilmeden en geç izleyen iş gününde yapılır (İstisna: mahsup dönemi sonuna kadar muhasebeleştirilebilme).

8. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Yönetmeliğin Kapsamı Mahalli İdarelerin; • İlgili mevzuatları çerçevesinde yapacakları harcamalarında ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunların şekil ve türlerini kapsar. Mahalli İdareler? Belediyeler, İl Özel İdareleri,  Bağlı idareler (Su ve kanalizasyon, otobüs, ulaştırma vb)  Mahalli idare birlikleri

9. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Yönetmeliğin Dayanağı Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 33 üncü maddesi ile Mahalli İdare Birlikleri Kanununun 18 inci maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

10. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Bir Giderin Yapılabilmesinin Şartları Nelerdir? 5018 Sayılı Kanunun 33 üncü maddesine göre, bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için;  İş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının,  Gerçekleştirildiğinin,  Görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması  Gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmesi gerekir.

11. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Giderin Gerçekleşme Aşamaları Nelerdir?

12. Mahalli İdareler KAPSAMINDA GİDERLERİN GERÇEKLEŞTİRME SÜRECİNE İLİŞKİN AKIŞ ŞEMASI Ön Ödeme Yapılması Halinde Düzenlenen Muhasebe İşlem Fişi Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde Belirlenen Ekli Belgeleri İhtiva Edecek Şekilde Muhasebe Yetkilisine gönderilir Mali Hizmetler Birimi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Esas ve Usullere İlişkin Yönetmelik Gereği Ön Mali Kontrole Tabi Tutulması Gereken Mali Karar ve İşlemlerin Ön Mali Kontrolü Yapılır. Giderin Gerçekleştirme Aşamaları Ödeneği Olan İş İçin Harcama Talimatı Verilmesi(4734 sayılı Kanuna Göre Yapılan Alımlarda Onay Belgesi, Diğer Alımlarda Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde Öngörülen Harcama Talimatı İlgili Hak Sahibine Ödeme Yapılmak Üzere Ödeme Emrinin İmzalan-ması Giderin hak sahibine ödenmesi Alımla ilgili her türlü işlemi; mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamak Alıma Konu Mal veya Hizmetin idarece, muayene ve teslime ilişkin mevzuat düzenlemeleri doğrultusunda teslim alınması. Ödeme Emrinin, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Eki Belgeleri İhtiva Edecek Şekilde Düzenlenmesi Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlileri ve Harcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlileri Gerçekleştirme Görevlileri Harcama Yetkilisi Muhasebe Yetkilisi Görevliler

13. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Harcama talimatı maaş, elektrik vs gideri gibi sürekli giderler için verilmemektedir. Harcama talimatında; 1.Hizmet gerekçesi 2. İşin konusu 3.Tutarı ve süresi 4. Kullanılabilir ödeneği 5. Gerçekleştirme usulü 6. Gerçekleştirmeyle görevli olanlar yer alır. Kamu İhale Kanununa tabi alımlarda; İhale Onay Belgesi veya Onay Belgesi, Harcama talimatı yerine geçer. HARCAMA YETKİLİSİNİN HARCAMA TALİMATI VERMESİ

14. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen kanıtlayıcı belgeler gerçekleşme belgeleridir. Harcama yetkilileri, yardımcılar veya hiyerarşik olarak kendisin en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini “Ödeme Emri Belgesi”ni düzenlemekle görevlendirir. Gider Gerçekleştirme Görevlilerinden biri tarafından Ödeme Emri Belgesine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülür ve imzalanır. GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİLERİ TARAFINDAN İŞİN YAPTIRILMASI, MAL VEYA HİZMETİN ALINMASI VE GERÇEKLEŞME BELGELERİNİN HAZIRLANMASI İŞİN, MAL VEYA HİZMETİN BELİRLENMİŞ USUL VE ESASLARA UYGUN OLARAK ALINDIĞININ VEYA GERÇEKLEŞTİRİLDİĞİNİN GÖREVLENDİRİLMİŞ KİŞİ VEYA KOMİSYONLARCA ONAYLANMASI VE GERÇEKLEŞTİRME BELGELERİNİN DÜZENLENMESİ MALİ HİZMETLER BİRİMİ TARAFINDAN YAPILAN ÖN MALİ KONTROL

15. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Gerçekleştirme görevlisinin onayından sonra harcama yetkilisince “Ödeyiniz” şerhiyle birlikte imzalanır ve bu aşamada gider tahakkuk etmiş olur. HARCAMA YETKİLİSİNİN ÖDEME EMRİ BELGESİNİ ONAYLAMASI

16. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Muhasebe Yetkilileri ; 1- Yetkililerin imzası, 2-Belgelerin tamam olması, 3- Maddi hata, 4- Hak sahibinin kimliği konularında inceleme yaparlar. (5018/ 61.md) Bu inceleme 4 iş günü içinde sonuçlandırılır ve 1 iş günü içinde tespit edilen eksikliğin giderilmesi istenir.Eksiklik yoksa ödeme yapılır ve muhasebeleştirilme işlemi gerçekleştirilir. MUHASEBE YETKİLİSİNİN ÖDEME EMRİ BELGESİNİ ONAYLAMASI, GİDERİN ÖDENMESİ VE MUHASEBELEŞTİRİLMESİ

17. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Ödeme Belgesi;  İdarelerce, bütçeden yapılacak kesin ödemeler için düzenlenen Ödeme Emri Belgesini;  Ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise Muhasebe İşlem Fişini, ifade eder.

18. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği ÖDEME BELGESİ ÖDEME EMRİ MUHASEBE İŞLEM FİŞİ Ön Ödeme Suretiyle Yapılacak Ödemeler Bütçeden Yapılacak Kesin Ödemeler Mahalli İdareler Muhasebe Yönetmeliği Eki 32 Örnek Numaralı Belge Mahalli İdareler Muhasebe Yönetmeliği Eki 33 Örnek Numaralı Belge

19. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Ödeme Belgeleri kaç nüsha düzenlenir? Ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir!  İlk iki nüshası, kanıtlayıcı belgelerle birlikte muhasebe birimine verilir.  İlk nüsha ve eki kanıtlayıcı belgeler Sayıştay’a gönderilir.  İkinci nüsha Muhasebe Biriminde,  Üçüncü nüsha Harcama Birimlerinde saklanır.

20. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Harcama Belgelerinin Önemi?  Harcama Belgelerinin önemi; kamu harcamalarının bir belgeye dayanma zorunluluğundan kaynaklanmaktadır. Bu husus; Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 15. Maddesinde, “Bütün Muhasebeleştirme İşlemlerinin Kanıtlayıcı Belgelere Dayandırılması Zorunludur. Kanıtlayıcı Belgeler, Muhasebeleştirme Belgesinin Hazırlanmasını Gerektiren ve İlgili Mevzuatında Belirtilen Belgelerden Oluşur.” Mahalli İdareler Muhasebe Yönetmeliği, 461. Maddesinde, “Her Muhasebe Kaydının Bir Belgeye Dayanması ve Mali Sonuç Doğuran Bütün İşlemlerin Muhasebe Kayıtlarında Gösterilmesi Zorunludur.”

21. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Ödeme Belgesi Eki Belgelerin Nitelikleri?  Ödeme Belgesinin Birinci Nüshasına, Kanıtlayıcı Belgelerin Aslı veya Yasal Bir Sebeple Aslı Temin Edilemeyenlerin Onaylı Suretleri Bağlanır.  Fatura ve Taşınır İşlem Fişinin Asıllarının Bağlanması Esastır.  Ancak, Kaybolma, Yırtılma, Yanma gibi Mücbir Sebeplerle Aslının Temin Edilemediği Hallerde, Fatura ve/veya Taşınır İşlem Fişinin Onaylı Örnekleri Bağlanmak Suretiyle Ödeme Yapılabilir.  Onaylı Suretlerin, Onaylayan İlgili Birim Yetkilisinin Adı, Soyadı, Unvanı, İmzası ve Resmi Mühür ile Onay Tarihini Taşıması Gerekir.

22. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği FATURA/TAŞINIR İŞLEM FİŞİNİNASLININ TEMİN EDİLEMEDİĞİ DURUMLAR Kamu İdarelerince Düzenlenen Faturalar/Taşınır İşlem Fişi Özel Kişilerce Düzenlenen Faturalar Tutarı 27.000.-YTL’yi Geçmeyen Faturalar * Tutarı 27.000.-YTL’yi Aşan Faturalar * Düzenleyen İdarelerde Bulunan Dip Koçanındaki Nüshasına Uygun Olarak Suretleri Çıkarılır Ve İlgili Kamu İdarelerinin Yetkili-lerince Onaylanır. Harcama Birimine İbraz Edilen Dipkoçanındaki Nüshasına Uygun Olarak Suretleri Çıkarılır Ve Harcama Yetkilisince Veya Harcama Yetkilisinin Belirleyeceği Görevli Tarafından Onaylanır. Ayrıca, Dipkoçanının Arkasına Suretinin Çıkarıldığına İlişkin Şerh Düşülerek Onaylanır. Noterce Onaylanan Suretleri Ödeme Belgesine Bağlanır. * MGM- Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliğ

23. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Taşınır İşlem Fişinin Ödeme Belgesine Bağlanmayacağı Durumlar Hangileridir? Taşınır işlem fişi, aşağıda belirtilen taşınır mal alımlarında ödeme belgesine bağlanmaz: Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri madde alımları, Makine, cihaz, taşıt ve iş makinelerinin servislerde yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz ve yağ alımları,  Dergi ve gazete gibi süreli yayın alımları. Ancak, bunlardan ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan bakım-onarım yedek parçaları ile likit gaz, akaryakıt ve yağlar için taşınır işlem fişi aranır.

24. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği SORU: Ön Ödemede Muhasebe İşlem Fişine Hangi Kanıtlayıcı BelgelerBağlanır?  Avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde;  Harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi,  Gereken hallerde kredi izin yazısı;  Mevzuatları gereği yüklenicilere verilecek avanslarda;  Harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi,  Avans teminatına ilişkin alındının onaylı örneği,

25. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Kanıtlayıcı belgeler nelerdir? Kanıtlayıcı belge; kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgeler ile harcamanın çeşidine göre Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerdir.

26. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Harcama Talimatı Nedir, Türleri Nelerdir? 5018 sayılı Kanunun 32 nci maddesi hükmüne göre kamu idarelerince bütçeden bir giderin yapılabilmesi harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. HARCAMA TALİMATI İHALE ONAY BELGESİ Harcama talimatla-rında hizmetgerekçe-si, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, bütçe tertibi ile gerçekleştirme usulü ve gerçekleştir-meyle görevliolanla-ra ilişkin bilgiler yer alır. İhale Usulüyle Yapılacak Alımlarda, Kamu İhale Mevzuatında Standart Form Olarak Belirlenen İhale Onay Belgelerini Kamu İhale Mevzuatına Tabi Olmayan Bir Giderin, İdare Adına Ödenebilmesi İçin, Harcama Yetkilisinin İmzasını Taşıyan Belge Doğrudan Temin Suretiyle Veya Kamu İhale Mevzuatında Belirtilen İstisnai Alımlarda İse İçeren, Harcama Yetkilisinin İmzasını Taşıyan Belgeyi, Çeşitli Bilgileri Harcama Talimatındaki Bilgiler

27. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Harcama Talimatı Nedir, Türleri Nelerdir? Bütçeden Yapılacak Bir Giderin Ödenmesinde Gider Çeşidine Ve Alım Şekline Göre Yönetmeliğin İlgili Maddelerinde Belirtildiği Şekilde Harcama Talimatı, İhale Onay Belgesi Ya Da Onay Belgesinden Yalnızca Birinin Düzenlenmesi Yeterlidir. İhale Onay Belgesi Onay Belgesi Harcama Talimatı Kamu ihale mevzuatı gereğince ihale usulleri uygulanmak suretiyle yapılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde ilgili uygulama yönetmelik-lerinin ekinde standart form olarak belirlenen belge Kamu ihale mevzuatı gereğince doğrudan temin usulüyle yapıla-cak veya 4734 sayılı Kanununun 3. madde-sinde bu Kanuna tabi olmadığı belirtilen işlerde kullanılan belge İlgili Mevzuata Göre Ödenmesi Gereken Görevden Uzaklaştırılmış Olanların Açıkta Kaldıkları Sürelere Ait Aylıkları, Kıdem Tazminatı, Huzur Ücreti, Konferans Ücreti İle Diğer İkramiye Ve Teşvik Primleri Ve Benzeri Ödemelerde kullanılan belge

28. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: İhale Onay Belgesinde Hangi Hususlar Yer Alır ?  4734 sayılı Kanun eki standart formları yer alan ihale onay belgesinde; İşin,  nev’i,  niteliği,  varsa proje numarası,  miktarı,  gereken hallerde yaklaşık maliyeti,  kullanılabilir ödeneği,  tertibi,  alımda uygulanacak ihale usulü, belirtilir.

29. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: İhale Onay Belgesi İle Birlikte Ödeme Belgesine Bağlanacak Belgeler Nelerdir? Sınai, teknolojik, malî ve benzeri zorunluluklar nedeniyle yaklaşık maliyetin tespit edilemediği haller dışında, yaklaşık maliyet hesap cetveli veya yaklaşık bedelin tespitine ilişkin belgeler de ihale onay belgesi veya onay belgesi ile birlikte ödeme belgesine bağlanacaktır.

30. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Harcama Talimatına Konu Ödemeler Nelerdir? İlgili mevzuata göre ödenmesi gereken Görevden uzaklaştırılmış olanların açıkta kaldıkları sürelere ait aylıkları, Kıdem tazminatı, Huzur ücreti, Konferans ücreti, Benzeri ödemeler harcama talimatı ile ödeme belgesine bağlanır.

31. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Harcama Talimatı Olmaksızın Yapılabilecek Ödemeler Nelerdir? Mevzuatı gereğince yabancı dil tazminatı, 657 sayılı Kanun gereğince devlet memurlarına verilecek ödüller, kurs ve toplantılara katılma giderleri, siyasi partilere yapılacak ödemeler gibi MYHBY gösterilengiderlerin ödenmesinde “başbakan”, “ilgili bakan”, “üst yönetici”, “atamaya yetkili amir” ve benzeri yetkililerden alınan onay veya yazılar harcama talimatında belirtilmesi gereken bilgilere yer verilerek düzenlendiğinden söz konusu ödemelerin yapılmasında ayrıca harcama talimatı aranmaz.

32. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Ödeme belgesine bağlanmadan ödenebilecek gider var mıdır? 5018 sayılı Kanunun 33 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında “Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayılır. Bu fıkranın uygulanmasına ilişkin esas ve usuller Maliye Bakanlığınca belirlenir” hükümlerine, MYHBY’nin 4 üncü maddesinin dördüncü fıkrasında “Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayıldığından, ödeme belgesine ayrıca bu verileri kanıtlayan belge bağlanmaz.” düzenlemelerine, yer verilmiştir. Kanun ve Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, ödemeleri Bakanlığımız Muhasebat Genel Müdürlüğüne bağlı muhasebe birimlerince yapılan harcama birimlerinde istihdam edilen memurların aylıklarının say2000i sisteminde oluşturulan merkezi veri tabanındaki bilgilerden yararlanmak suretiyle ödenmesiMuhasebat Genel Müdürlüğünce düzenlenen usul ve esaslara uyulacaktır.

33. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Fatura nedir, neyi ifade eder? İş, mal veya hizmet alımlarında, işin, malın veya hizmetin özelliğine veya alımın yapıldığı yere göre düzenlenmesi gereken belgelerden; Faturayı, Fatura yerine geçen belgelerden serbest meslek makbuzu, gider pusulası, müstahsil makbuzu, giriş ve yolcu taşıma biletleri ile Uluslararası Hava Taşıyıcıları Birliği üyesi şirketlerce düzenlenen elektronik yolcu biletlerini, Kanunen yukarıdaki belgeleri düzenlemek zorunda olmayanlardan alınan MİHBY eki 1 örnek numaralı Harcama Pusulasını, Kamu kurum ve kuruluşlarınca düzenlenen ve 5018 sayılı Kanununun 61 inci maddesi uyarınca düzenlenen MYMÇUEHY 14. maddesinde belirlenen asgari bilgileri taşıyan alındıyı, Yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen yetkililerce onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri, ifade eder.

34. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Fatura… Fatura ve fatura yerine geçen belgeler ile düzenlenme şekilleri, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 229-237 nci maddelerinde açıklanmıştır. Söz konusu maddeler gereğince fatura yerine geçen belgeler olarak kabul edilen belgelerden perakende satış vesikası ile ödeme kaydedici cihazlara (yazar kasa) ait satış fişinde mal veya hizmeti alan ya da mal veya hizmetin teslim edildiği kişi veya idarenin adına ilişkin bilgilere yer verilmediğinden, Yönetmeliğin 3 üncü maddesinde yapılan fatura tanımında söz konusu belgeler sayılmamıştır. Ancak, Personelin bağlı bulunduğu kurumca tayin edilen bir personel veya ailesi ya da yakınları tarafından kaldırılan cenazeye ilişkin giderler ile Belediye hudutları dışında taksi ile yapılan seyahat giderleri ve Yabancı konuk ve heyetlerin ağırlanması için görevlendirilen personel veya mihmandarlar tarafından yapılan temsil ve ağırlama giderlerinin ödenmesinde perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişi fatura yerine kabul edilebilecektir.

35. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Fatura… Akaryakıt istasyonlarından yapılan akaryakıt alımlarında, Bakanlığımız Gelir İdaresi Başkanlığının 7/9/2006 tarihli ve 26282 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 68 Seri No'lu Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanunla İlgili Genel Tebliğindeki açıklamalar çerçevesinde akaryakıt pompalarına bağlı ödeme kaydedici cihazlar kullanılarak verilen fişler “fatura yerine geçen belge” olarak kabul edilecektir. Ancak, aynı Tebliğde yapılan açıklamalara göre fatura düzenlenmesi gereken hallerde “fatura”nın aranması zorunludur. Diğer taraftan, yurtdışından veya yurtdışında yapılan alım bedellerinin ödenmesinde, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen fatura veya benzeri belgelerin, birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen misyon şefi, ataşe, eğitim müşavirliği, ihtisas birimi yöneticisi ve benzeri yetkililerce onaylanmış tercümeleri ile birlikte ödeme belgesi ekine bağlanması gerekir. Ancak, kamu idarelerinin yurtdışı teşkilatının bulunduğu ülkenin mevzuatı gereğince asılları vergi iadesinde kullanılan faturalara ilişkin giderlerin ödenmesinde, ilgili dış temsilciliğin veya yurtdışı teşkilatının yetkilisi tarafından onaylanan fatura örneklerine göre işlem yapılması uygun görülmüştür. Alım şekli veya tutarı ne olursa olsun, düzenlenen faturanın ihale komisyonu veya mevzuatları gereğince bu maksatla görevlendirilmiş kurullarca onaylanması gerekmez.

36. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Taahhüt Dosyası Kamu ihale mevzuatına göre hazırlanan ihale işlem dosyasında, ihale sürecinde düzenlenen tüm belgeler bulunur. Taahhüt dosyasında ise yalnızca ödeme belgesine bağlanması öngörülen belgelere yer verilmiştir. Bu nedenle, ilgili mevzuatına göre istenen belgelerden Yönetmelikte ve bu Tebliğde sayılmayanlar ödeme belgesine bağlanmayacak, iç ve dış denetim sırasında ilgililere ibraz edilmek üzere harcama birimlerinde muhafaza edilecektir. Yönetmeliğin 5 inci maddesi ve diğer ilgili maddeleri gereğince, taahhüt dosyasında bulunması öngörülen belgeler ile taahhüt dosyasında bulunması gerekli görülen diğer belgeler aşağıda belirtilmiştir. İhale usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde, İhale onay belgesi, İhale komisyonu kararı, Sözleşme, İlanın yapıldığına ilişkin tutanak, Kesin teminatın alındığına ilişkin alındının örneği, Damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya tahsil edildiğine ilişkin harcama birimince onaylı yazı, Yapım işlerinde, sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın yüklenicisine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge, Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi, Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay, Başbakanlığın veya Bakanların iznine tabi alımlarda izin yazısı, Malî hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tabi olan hallerde, uygun görüş verildiğine yahut verilmediğine ilişkin görüş yazısı.

37. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Taahhüt Dosyası Taahhüt dosyası, ödemeden önce veya ilk hakedişle birlikte biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki nüsha (taahhüt olunan işin bedeli bir defada tahakkuk ettirildiği takdirde bir nüsha) olarak muhasebe yetkilisine verilir. Taahhüt dosyasının asıl nüshası, ödeme belgesinin Sayıştaya gönderilecek nüshasına bağlanır. Ancak, mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, Yönetmeliğin ilgili maddesinde (47 ve 49. Maddeler-4734 sayılı Kanununun 3. ve 22/d maddesine göre yapılan alımlar) sayılan ödemelerde ödeme belgesine taahhüt dosyası dışındaki belgeler bağlanır. Taahhüt dosyasının onaylı sureti ise, bir defadan fazla tahakkuk ettirilen hakediş ödemelerinin kontrolü için muhasebe biriminde saklanır.

38. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Uluslar arası Antlaşmalar Gereğince Sağlanacak Dış Finansmanla Yaptırılacak Mal ve Hizmet Alımlarında Düzenlenecek Taahhüt Dosyasına Eklenecek Belgeler Nelerdir? Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (c) bendine göre uluslararası anlaşmalar gereğince sağlanan dış finansman ile yaptırılacak olan ve finansman anlaşmasında farklı ihale usul ve esaslarının uygulanacağı belirtilen mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin giderlerin ödenmesinde, gider türleri itibarıyla Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerin ödeme belgesine bağlanması esastır. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenmiş olanların idarelerince onaylı Türkçe tercümeleri fatura aslı ile birlikte ödeme belgesine bağlanır, diğer belgelerin asılları ise iç ve dış denetim sırasında ilgililere ibraz edilmek üzere harcama birimlerince saklanır. Sağlanan dış finansmanla yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin olarak düzenlenen taahhüt dosyasına onay belgesi yerine harcama talimatı ile birlikte; Hazine Müsteşarlığının görüşü, Şartnameler (teknik şartname hariç), İlanın yapıldığına ilişkin tutanak, Kredi anlaşmasında öngörülmüş ise kreditör onay belgesi, Kesin teminata ilişkin alındının onaylı örneği, Damga vergisi alındısı, Ayrıca, kullanılan dış finansmanın bütçeleştirildiğine ilişkin 11/07/2002 tarihli ve 24812 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Dış Proje Kredileri Dış Borç Kaydı, Bütçeleştirilmesi ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenlenen bildirim formları, bağlanır.

39. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Doğrudan Temin Suretiyle Yapılacak Alımlarda Ödeme Belgesine Eklenecek Belgeler Nelerdir? 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendi dışındaki bentlerine göre doğrudan temin usulüyle yapılan alımlarda; Yönetmelikte belirtilen bilgileri içerecek şekilde düzenlenmiş ve harcama yetkilisi tarafından imzalanmış onay belgesi, Komisyon kurulmuş ise komisyon kararı, komisyon kurulmadan yapılan alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı; 22 nci maddenin a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlarda ise kamu ihale mevzuatında bu alımlara ilişkin olarak düzenlenmesi öngörülen standart form,  Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme,  Fatura,  Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge,  Mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişi, ödeme belgesine bağlanır.

40. KAMU İHALE KANUNU 22/D DOĞRUDAN TEMİN USULU İLE YAPILACAK ALIMLAR İhale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada yaklaşık maliyet araştırması yapılır. Yaklaşık maliyet öğrenilerek bir cetvel hazırlanır ve onay belgesi ile birlikte ihale yetkilisinin onayına sunulur. ONAY BELGESİ DÜZENLENİR A FİRMASI TEKLİFİ B FİRMASI TEKLİFİ C FİRMASI TEKLİFİ PİYASA FİYAT ARAŞTIRMA TUTANAĞI DÜZENLENEREK EN UYGUN TEKLİF VEREN FİRMADAN ALIM YAPILIR

41. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Doğrudan Temin Suretiyle Yapılacak Alımlarda Özel Durumlar Nelerdir? 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendi dışındaki bentlerine göre doğrudan temin usulüyle yurtdışından tüketim malı, malzeme, demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarında ilave olarak;  Dövizin bankaca yurt dışına transfer edildiğine ilişkin belge, Taşıma senedi (konşimento),  Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme,  Fatura,  Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge,  Mal ve malzeme alımlarında, taşınır işlem fişi, Yurtdışından yapılan satınalmalarda ödenen vergilerin idarece geri alınması halinde, fatura aslı yerine onaylı örneği aranır.

42. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Alımı bir merkezden yapılan ancak alım yapılan merkez dışındaki birimlere teslim edilen mal ve malzemeler için, birimlerin teslim aldıklarına ilişkin belgelere dayanılarak alımı yapan merkezce düzenlenen taşınır işlem fişi ödeme belgesine bağlanır. Tercüme ücreti ödemeleri ile elektrik, su, doğalgaz ve ulaştırma, haberleşme giderlerinin ödenmesinde muayene ve kabul işleminin yapıldığına ilişkin belge aranmaz. Yurtdışından yaptırılacak taşıma işlerine ait giderlerin ödenmesinde, birinci fıkrada belirtilen belgelere ilaveten; Taşıma senedinin (konşimento) aslı, Bilgisayar sistemi bulunmayan idarelerce yürütülen işlemlerde teslim kağıdının (ordino) onaylı bir örneği, ödeme belgesine bağlanır. Bilgisayar sistemi bulunan idarelerde taşıma senedinin alıcı nüshasının aslı teslim kağıdı hükmündedir.

43. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru:Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Nedir? Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı  Doğrudan Temin Usulüyle İhale Komisyonu Kurulmadan Yapılacak Alımlar İçin,  Alımı Yapmakla Görevlendirilen Kişi Veya Kişilerce Yapılan,  Piyasa Fiyat Araştırması Sonucunda Alınan Teklifleri, Uygun Görülen Fiyat ile Yükleniciyi Gösteren,  Söz Konusu Kişi veya Kişilerce İmzalanan,  Bu Yönetmelik Eki 3 Örnek Numaralı Tutanağı, ifade eder. *Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağının kişi veya firmalardan alınan fiyat tekliflerine ilişkin sütunlarında alınacak malın miktarı, birim fiyatı ve toplam fiyatı da gösterilir.

44. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru:Kamu İhale Mevzuatına Göre Yapılacak Alımlarda Aranacak Diğer Belgeler Nelerdir? Kamu ihale mevzuatına göre yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım işleri bedellerinin ödenmesindeaşağıda belirtilen belgeler de ödeme belgesine bağlanır. Söz konusu belgelerin onaylı birer nüshaları muhasebe biriminde saklanan taahhüt dosyalarına eklenmek üzere ayrıca alınır. Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi, Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay, Kesin kabul farklarının ödenmesinde kesin hesap belgeleri, Sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın yüklenicisine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve ek kesin teminata ilişkin belge. İlgili mevzuatında vize veya uygun görüş alınmasının belirtildiği hallerde, duruma göre vize yazısı veya cetveller ile uygun görüş yazıları, Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen alımların ödenmesinde, uygun görülmediğine ilişkin görüş yazısının, İlk ödemeye ait ödeme belgesine bağlanır.

45. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Hakediş Raporu İhale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde aşağıda belirtilen hakediş raporları düzenlenir. Aşağıdaki Raporlar, Yapım Veya Hizmet İşlerinde Yükleniciye Ödenecek Ara ve Kesin Hakediş Tutarının Hesaplanmasına Esas Olan Belgelerdir. Yapım veya Hizmet Türüne Göre İlgili Sayfaları ve Gerekli Görülen Diğer Belgeler Düzenlenerek Yüklenici ve Yapı Denetim Elemanlarınca İmzalanır, Yetkili Makamca Onaylanır. Yapım İşleri Hakediş Raporu Örnek - 4 Hizmet İşleri Hakediş Raporu Örnek - 5

46. GERÇEK KİŞİLERDE TÜZEL KİŞİLERDE Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru: Ödeme Kimlere Yapılır? Alacaklıya Vekiline Kanuni Temsilcilere Velisine Varislere Bunların Tayin Ettikleri Vekillere Vasisine Mutemedine Kayyım tayinini gerektiren durumlarda kayyıma Temlik sahibine Temlik sahibine

47. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru:Ödeme Kimlere Yapılır? Vekillere Yapılacak Ödemelerde  Vekilin Alacaklı Adına Tahsile Yetkili Olduğuna İlişkin Noterce Düzenlenmiş Vekaletname Aslı veya Bunun Noterce Onaylanmış Örneği,  Velilere Yapılacak Ödemelerde  Veli Ve Çocukların Nüfus Cüzdanlarının Onaylı Suretleri,  Mahkemece Tayin Edilmiş Velilere Yapılacak Ödemelerde Mahkeme İlamı,  Vasilere Yapılacak Ödemelerde  Vasi Tayinine İlişkin Mahkeme İlamı,  Varislere Yapılacak Ödemelerde  Veraset İlamı, Vekaletname/İlam Kayıt Defterine Kaydedilerek, Muhasebe Biriminde Açılacak Dosyada Saklanır.Azletme Yazıları da Bu Defterin Açıklama Bölümüne Kaydedilir.

48. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru:Ödeme Kimlere Yapılır? Resmi kurum ve kuruluşların alacaklarının tahsili için görevlendirilenlere alındı karşılığı yapılacak ödemelerde,  Dairesince verilmiş, ilgilinin tatbiki imzasını içeren yetki belgesi. Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde,  Noterce onaylanmış alacak temliknamesi.  Mahalli İdare personelinin aylık, ücret ve düzenli olarak yapılan benzeri alacaklarının, harcama yetkililerince yazılı olarak görevlendirilen mutemetlere ödenmesinde Mutemet Görevlendirme Yazısı (Örnek : 6). Mahalli İdare personelinin yolluk, tedavi gideri ve benzeri münferit alacakları ile kamu personeli olmayan kişilerin hizmetleri karşılığı gerçekleşen yolluk, ders ücreti, huzur ücreti, konferans ücreti ve benzeri alacaklarının mutemetlerine ödenmesinde,  Her ödemeyle ilgili Şahsi Mutemet Dilekçesi (Örnek: 7). Kimliğinin saklı kalmasını isteyen muhbirlere mutemetleri aracılığıyla yapılacak ödemelerde, ilgili dairenin görevlendirme yazısı. Alacakların hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılması suretiyle ödenmesinde, Alacaklının harcama birimince onaylanmış yazılı talebi (Hak sahipleri tarafından düzenlenen fatura üzerinde alacaklının banka hesap numarasının yer alması halinde ayrıca yazılı talepleri aranmaz.).

49. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği Soru:Kimlere Ödeme Yapılır? 1136 sayılı Avukatlık Kanununun 56 ncı maddesi hükmü gereğince avukatlar belgeleri onaylama yetkisine sahip olduklarından, bunlara vekaletname ile yapılacak ödemelerde, noterce düzenlenmiş vekaletnamelerin avukat tarafından onaylanmış örnekleri kabul edilecektir. Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge, bunların tayin ettikleri vekile yapılacak ödemelerde ise sadece noterce düzenlenmiş vekaletname aranacaktır. Noterlerce düzenlenen imza sirkülerinde aynı zamanda ilgili kişi veya kişilerin tüzel kişiliği “temsil ve ilzam”a yetkili olduklarının belirtilmiş olması halinde, bu kişi veya kişilere yapılacak ödemelerde ayrıca, tahsile yetkili olduğuna dair belge istenilmesine gerek bulunmamaktadır.

50. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği HARCAMA TÜRLERİNE GÖRE ÖDEME EMRİNE BAĞLANACAK KANITLAYICI BELGELER