Bokføringsloven

1. Bokføringsloven Temadager 2011

2. Bokføringsloven Tema: • Pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner • Kontrollspor • Elektronisk tilgjengelighet • Dokumentasjon • Av regnskapssystemet • Av balansen – noen eksempler • Krav til innholdet i dokumentasjon av bokførte opplysninger – noen eksempler • Kilder Temadager 2011

3. Bokføringsloven Formålet: • Å etablere grunnlag for å produsere årsregnskapet og annen historisk regnskapsrapportering som følger av lov eller forskrift, ……. • Å muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende transaksjoner og grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering Temadager 2011

4. Bokføringsloven Pliktig regnskapsrapportering, def.: Årsregnskap og annen rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt, og med forhåndsdefinert innhold. Temadager 2011

5. Bokføringsloven Pliktig regnskapsrapportering: • Årsregnskap og årsberetning • Innberetning av merverdiavgift og momskompensasjonskrav • Innberetning av skattetrekk og arbeidsgiveravgift • Lønnsinnberetning og kontrolloppstilling • KOSTRA-rapportering Temadager 2011

6. Bokføringsloven Spesifikasjoner • Er en fellesbetegnelse på de sammenstillinger og gjengivelser som kreves av bokførte opplysninger • en spesifikasjon er en systematisk sammenstilling av bokførte opplysninger. Systematikken varierer etter hvordan opplysningene ønskes spesifisert. • Sendes ikke til eksterne parter • Tidligere benevnt ”bøker” Temadager 2011

7. Bokføringsloven • Bokføringsspesifikasjon (bilagsjournal, posteringsjournal) • Kontospesifikasjon (hovedbok) • Kundespesifikasjon (reskontro) • Leverandørspesifikasjon (reskontro) • Spesifikasjon av merverdiavgift og momskompensasjon • Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser Temadager 2011

8. Bokføringsloven Spesifikasjonene skal utarbeides for hver periode med pliktig regnskapsrapportering: • Hver 2-mndlige termin (mva/aga) for: • Posteringsjournal • Kontospesifikasjon • Kundespesifikasjon og leverandørspesifikasjon • Lønns- og mva-spesifikasjoner • 3 mnd termin: KOSTRA-rapp Temadager 2011

9. Bokføringsloven Spesifikasjoner: • Loven angir hvilke spesifikasjoner som kreves • Forskriften gir detaljregler om innholdet, bl.a. krav om dokumentasjonsdato: • Fakturadato (både for inn- og utg.) – har konsekvenser for kravet om momskompensasjon • Faktura utstedt i januar for varer/tjenester levert i desember: Fakturaen bokføres i regnskapssystemet i januar, men må ut fra anordningsprinsippet hensyntas (periodiseres) i desember. Temadager 2011

10. Bokføringsloven Kontrollspor. Krav i loven om et toveis kontrollspor: • Mellom dokumentasjon av bokførte opplysninger og de bokførte opplysningene • Mellom de bokførte opplysningene og pliktig regnskapsrapportering • og mellom balansen og dokumentasjon av balansen Høringsutkast (HU) til norsk bokføringsstandard (NBS)om kontrollsporet. Temadager 2011

11. Bokføringsloven Kontrollspor • Identifisering av dokumentasjon av bokførte opplysninger: • Fortløpende nr • Egne nr serier – spesielt når dok av bokførte opplysning delvis finnes elektronisk og på papir • Ikke adgang for flere bokføringspliktige å dele serier med identifikasjonskoder Temadager 2011

12. Bokføringsloven Dokumentasjon av kontrollsporet (skal utarbeides hvis nødvendig, jf høringsutkast): • Kan for eksempel være en oversikt over pliktig regnskapsrapportering og hvordan kontrollsporet kan følges fra postene i rapporteringen, via bokførte opplysninger til dokumentasjonen. • En oversikt over type transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fra bokførte opplysninger til underliggende dokumentasjon og etterfølgende rapportering. Temadager 2011

13. Bokføringsloven Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år (HU NBS): • Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt • Tilgjengelighet i regnskapssystemet, • Tilgjengelighet gjennom sikkerhetskopi eller • Tilgjengelighet fra datavarehus eller lignende • Ved skifte av regnskapssystem eller regnskapsfører: • Behold en versjon av regnskapssystemet • Overfør til nytt system • Overfør til andre former for databaser Temadager 2011

14. Bokføringsloven 3 hovedtyper dokumentasjon: • ”Dokumentasjon av bokførte opplysninger som viser opplysningenes berettigelse…..” • ”Dokumentasjon av regnskapssystemet som beskriver oppbyggingen og hvordan pliktig regnskapsrapportering produseres………” • ”Dokumentasjon av balansen som bekrefter fullstendighet, nøyaktighet og realitet ….” Temadager 2011

15. Bokføringsloven Dokumentasjon av regnskapssystemet: • Hvis nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger: • Systembeskrivelse av hvordan opplysningene behandles i systemet • Koder som benyttes for å identifisere forskjellige egenskaper ved transaksjonene • Faste data som rentesatser, fordelingsnøkler m.v. • Dokumentasjon i flere formater – hva er grunnlaget for bokføringen (originaldokumentet) Temadager 2011

16. Bokføringsloven Dokumentasjon av balansen: • Det skal foreligge dokumentasjon av alle balanseposter, med mindre de er ubetydelige • Hva er ubetydelig? • Hvem avgjør hva som er ubetydelig? • Konkrete krav i forskriften til dokumentasjon av varelager, likvider, lånegjeld, finansielle instrumenter og avsetninger/nedskrivninger • Denne dokumentasjonen er som hovedregel ikke grunnlag for bokføring Temadager 2010

17. Bokføringsloven Dokumentasjon av øvrige balanseposter: • Bør underbygge at posten eksisterer, er fullstendig og riktig verdsatt • Dokumentasjon innhentet fra eksterne parter der det er hensiktsmessig, ansees som pålitelig • Avstemminger mellom regnskap og del-/ undersystemer, og mellom regnskap og annen rapportering, gir god informasjon – forutsatt at evtavvik er forklart og dokumentert. Temadager 2011

18. Bokføringsloven Temadager 2011

19. Bokføringsloven Dokumentasjon av bokførte opplysninger: • Dokumentasjonen skal inneholde tilstrekkelig informasjon til å vise berettigelsen til de bokførte opplysningene • Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse • Ingen direkte krav til elektroniske formater, men dokumentasjonen skal være i et ikke redigerbart format Temadager 2011

20. Bokføringsloven Dokumentasjon salg: • Skal dateres den dagen det utstedes • Skal inneholde en beskrivelse av ”ytelsens art og omfang” - mottaker skal kunne se hva som er levert og hvor mye • Tidspunkt og sted for levering • Kontantsalg: • Hovedregel: kassaapparat • Unntak hvis den ordinære driften ikke er avgiftspliktig, og omsetningen er under 3G (237 000): • Innbundet bok eller gjenpart av daterte, forhåndsnr salgsbilag • Daglig kasseoppgjør et krav Temadager 2011

21. Bokføringsloven Dokumentasjon kjøp: • I prinsippet det samme som salgsdokumentasjonen • Kjøper har et selvstendig ansvar for at dokumentasjonen av kjøpet tilfredsstiller bokføringslovens krav. • Konsekvenser av mangler ved dokumentasjonen ? Temadager 2011

22. Bokføringsloven Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter: • Skal vise hvem som har reist, formålet med reisen og hvilket arrangement • Underskrevet reiseregning vedlagt kvitteringer og originalbilag og dok av elektroniske billetter • Hvis flere dokumenter (for eksempel faktura fra reisebyrå og reiseregning): • Formålet må framgå av alle dokumentene eller gjensidig henvisning mellom bilagene Temadager 2011

23. Bokføringsloven Dokumentasjon av bevertningsutgifter: • Formålet med bevertningen • Hvem utgiftene omfatter: • Navn på de som deltok • Kan henvise til annen dokumentasjon, for eksempel protokoll fra møte i formannskapet 29.11.2011 • Blir da en del av kjøpsdokumentasjonen – krav til oppbevaring Temadager 2011

24. Bokføringsloven Kilder: • Bokføringsloven og forskriften • Uttalelser om god bokføringsskikk • Høringsutkast til bokføringsstandarder • Sjekklista vår (henviser til kilder) • Bokføringsloven utgitt av DnR. Er ajour august 2011 (www.revisorforeningen.no) • Artikkel i Kommunerevisoren nr 6 2011 av Gunn-Tove Moen (www.nkrf.no) Temadager 2011