POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE DE LA VILLE DE RIMOUSKI

1. POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLEDE LA VILLE DE RIMOUSKI PAR Me MARC DOUCET, GREFFIER Octobre 2011

2. CONTENU DE LA PRÉSENTATION I- Dispositions générales; II- Encadrement du processus contractuel; III- Encadrement post-contractuel; IV- Dispositions finales.

3. I- Dispositions générales • 1. Objectif de la politique; • 2. Application; • 3. Portée de la politique.

4. 1. Objectif de la politique Promouvoir la transparence de l’octroi des contrats municipaux dans le respect des règles relatives à l’adjudication de tels contrats. (Projets de loi 76 et 102)

5. Instauration demesures visant à : - Assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres d’un comité de sélection relativement à une demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission;

6. Instauration demesures visant à : - Favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; - Assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté sous l’égide de cette loi;

7. Instauration demesures visant à : -Prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption; - Prévenir les situations de conflit d’intérêt;

8. Instauration demesures visant à : - Prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumission et de la gestion du contrat qui en résulte; - Encadrer la prise de toute décision qui a pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

9. 2. Application - Tout contrat d’achat de biens ou services ou de vente (de gré à gré et par appels d’offres sur invitation ou public) - Responsable : le directeur général - Contrôle : le maire

10. 3. Portée de la politique À l’égard de : - la Ville; - les mandataires, adjudicataires et consultants; - les soumissionnaires; - les citoyens.

11. Portée à l’égard de la Ville La politique lie le conseil municipal, ses membres, les dirigeants et employés de la Ville.

12. Portée à l’égard du mandataire ou consultant - Tenu de respecter la politique dans l’exercice du mandat confié par la Ville; - Obligation de signer un engagement de confidentialité.

13. Portée à l’égard des soumissionnaires La politique s’applique à tout document d’appel d’offres auquel les soumissionnaires doivent obligatoirement se conformer.

14. Portée à l’égard des citoyens Peuvent soumettre au responsable de la gestion des plaintes (directeur général) toutes situations préoccupantes de contravention à la politique dont ils ont connaissance.

15. 4. Processuspré-appel d’offres et précontractuel 5. Processus d’appel d’offres II- Encadrement du processus contractuel

16. A) Transparence lors de l’octroi d’un contrat 4. Processus pré-appel d’offres et précontractuel - Normes d’éthique applicables : • Assurer la transparence dans le traitement des dossiers contractuels;

17. - Normes d’éthique applicables : • Faire en sorte d’appliquer la présente politique dans le meilleur intérêt de la Ville et de ses citoyens; • Assurer un traitement équitable à tous les fournisseurs;

18. - Normes d’éthique applicables : • Éviter tout conflit d’intérêts ou toute situation qui pourrait entraîner des avantages personnels; • Prévenir toute situation de favoritisme, de malversation, d’abus de confiance, d’apparence de conflit d’intérêt ou autres formes d’inconduite;

19. - Normes d’éthique applicables : • N’accepter, ne recevoir ou ne solliciter en aucun cas, pour quiconque y compris lui-même, des gratifications, des avantages, des dons ou autres marques d’hospitalité, quelle que soit sa valeur en échange d’une décision qu’il doit prendre, qui est susceptible d’influer sur son indépendance de jugement ou risquant de compromettre son intégrité. La présente règle ne s’applique pas dans le cas qui relève des règles de bienséance, de la courtoisie, du protocole ou de l’hospitalité et qui est d’une valeur raisonnable dans les circonstances.

20. -Normes d’éthique applicables : • Prévenir l’utilisation inappropriée des ressources de la Ville; • Ne pas divulguer, avant l’ouverture des soumissions, et ce, en conformité avec les exigences de la loi, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l’identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumission ou d’undocument auquel elle renvoie;

21. - Mise en concurrence des soumissionnaires • Lors de l’octroi du contrat de 1 000 $ à 24 999 $, demande d’offres d’au moins deux (2) fournisseurs, locaux si possible, ou d’un seul avec justification écrite.

22. B) Transparence lors de la préparation d’un appel d’offres - Obligation de confidentialité des mandataires et consultants chargés de rédiger des documents ou d’assister la Ville dans le cadre de l’appel d’offres (signature de l’engagement de confidentialité)

23. B) Transparence lors de la préparation d’un appel d’offres Interdiction de fractionnement de contrat sauf pour motifs de saine administration consignés à la recommandation du gestionnaire

24. Contrat de 100 000 $ et plus : Système électronique d’appel d’offres (SEAO) Transparence lors de la préparation d’un appel d’offres Mise à la disposition des documents d’appel d’offres Contrat de 25 000 $ à 100 000 $ : Vente par le responsable des approvision-nements et de l’opération de l’aéroport

25. 5. Processus d’appel d’offres

26. A) Comité de sélection pour l’analyse des offres pour services professionnels 1. Délégation au directeur général du pouvoir de nommer les membres du comité à partir de la liste d’éligibilité des gestionnaires municipaux.

27. A) Comité de sélection pour l’analyse des offres pour services professionnels 2. Désignation par le directeur général du greffier ou de l’assistante greffière à titre de secrétaire du comité de sélection et des trois membres du comité.

28. Comité de sélection pour l’analyse des offres pour services professionnels 3. Aucun lien hiérarchique entre les membres du comité. 4. Au moins un des membres du comité doit avoir des connaissances dans le domaine visé par l’appel d’offres.

29. Comité de sélection pour l’analyse des offres pour services professionnels 5. Rôle et responsabilité du secrétaire du comité : - Procède à l’ouverture des offres aux heures et date stipulées dans l’appel d’offres;  -Statue sur la conformité des offres reçues;

30. Rôle et responsabilité du secrétaire du comité: -Constitue le dossier d’analyse des offres et le transmet au comité de sélection pour l’évaluation des offres; - Préside et agit à titre de secrétaire, pour animer les travaux du comité de sélection lors de la rencontre préliminaire et lors de la réunion d’évaluation;

31. Rôle et responsabilité du secrétaire du comité : - Rédige la fiche de cheminement de recommandation à soumettre au directeur général pour acceptation par résolution du conseil municipal.

32. 6. Déclaration solennelle des membres du comité : - Engagement à juger les offres des soumissionnaires, sans partialité, faveur ou considération;

33. 6. Déclaration solennelle des membres du comité : - Attestation qu’ils ne possèdent aucun intérêt pécuniaire ou lien d’affaires avec les soumissionnaires; - Affirmation qu’ils ne divulgueront en aucun cas leur mandat et garderont le secret de leurs délibérations.

34. 7. Processus d’évaluation : - Évaluation individuelle de chaque soumission sans en connaitre le prix et sans les comparer; - Attribution à la soumission, eu égard à chaque critère de pondération, d’un nombre de points;

35. 7. Processus d’évaluation : -Travail à l’atteinte du consensus en comité; - Signature de l’évaluation par les membres du comité.

36. B) Rôles et responsabilités des employés et dirigeants municipaux Confidentialité et discrétion Obligation de faire preuve de discrétion absolue avant et après tout processus d’appel d’offres et de conserver la confidentialité des informations à leur connaissance.

37. Confidentialité et discrétion Obligation de s’abstenir en tout temps de divulguer le nom des soumissionnaires potentiels ou avérés tant que les soumissions n’ont pas été ouvertes.

38. Loyauté Obligation de s’abstenir en tout temps de se servir de sa fonction afin de favoriser l’octroi d’un contrat en faveur d’un soumissionnaire en particulier.

39. 3. Dénonciation obligatoire d’une situation de collusion, truquage, trafic d’influence, intimidation ou corruption Tout membre du conseil, dirigeant municipal ou employé de la Ville qui a connaissance ou auquel l’on porte à son attention une pratique suspecte ou une telle situation doit obligatoirement le dénoncer au directeur général.

40. - Obligation des dirigeants et des employés municipaux de remplir une déclaration d’intérêt; 4. Déclaration d’intérêt - Engagement de discrétion absolue et de confidentialité;

41. - Engagement de ne pas divulguer le nom des soumissionnaires avant l’ouverture des soumissions; 4. Déclaration d’intérêt - Engagement de ne pas favoriser un fournisseur ou soumissionnaire, notamment lors de la rédaction des documents d’appels d’offres;

42. - Déclaration d’absence de conflit d’intérêt; - Déclaration et description du conflit d’intérêt potentiel. 4. Déclaration d’intérêt

43. Obligations des soumissionnaires 1. Déclaration d’absence de collusion et de tentative d’influence auprès d’un comité de sélection. - absence d’entente avec un concurrent relativement aux prix, à la décision de présenter ou non une soumission ou de présenter une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

44. Obligations des soumissionnaires 2. Déclaration relative aux communications d’influence auprès de la municipalité. • Déclaration d’intérêt. - liens familiaux, financiers ou autres susceptible de créer un conflit d’intérêts direct ou indirect avec les membres du conseil, les dirigeants ou employés de la Ville.

45. C) Obligations des soumissionnaires 5. Inscription obligatoire au registre des lobbyistes. 4. Déclaration devant témoin.

46. C) Obligations des soumissionnaires 6. Avantages à un employé, dirigeant, membre du conseil, comité de sélection Il est strictement interdit à un soumissionnaire d’effectuer des offres, dons, paiements, cadeaux, rémunérations ou tout autre avantage à un employé, dirigeant, membre du conseil ou du comité de sélection.

47. C) Obligations des soumissionnaires 7. Obligation de produire avec sa soumission la déclaration du soumissionnaire sous peine de rejet automatique de sa soumission.

48. D) Transmission d’information aux soumissionnaires Nomination d’un responsable de l’information aux soumissionnaires Pour chaque appel d’offres, un responsable des informations adminis-tratives et techniques à fournir aux soumissionnaires est nommé.

49. D) Transmission d’information aux soumissionnaires 2. Le responsable de l’information aux soumissionnaires émet les addendas au besoin.

50. D) Transmission d’information aux soumissionnaires 3. Visite de chantier - autorisée par le directeur général sur recommandation du directeur du service génie-travaux publics. - visite sur une base individuelle.