Dopisy fyzických osob právnickým osobám

1. Dopisy fyzických osob právnickým osobám

2. Úvod • každý člověk občas potřebuje písemně komunikovat s úřadem nebo s podnikatelským subjektem • musí podat žádost o rozvázání pracovního poměru nebo žádá slevu na daních apod. • také si může objednávat nějaké zboží, reklamovat apod.

3. Postup • takový dopis píšeme na čistý list formátu A4 bez předtisku odvolacích údajů • úprava je podobná jako u obchodních dopisů • i na tyto písemnosti se vztahují ustanovení ČSN 01 6910

4. OKRAJE • nejprve zjistíme, zda jsou v počítači přednastavené okraje 2,5 cm od krajů dopisního papíru • obvykle tomu tak je, pokud ne, musíme nastavení změnit • JAK NASTAVIT OKRAJE?

5. OKRAJE • klikneme na Soubor-Vzhled stránky a ve stejnojmenném okně zvolíme kartu Okraje

6. ŘÁDKOVÁNÍ • v dopisech používáme jednoduché řádkování (pokud je dopis velmi krátký, můžeme použít řádkování 1,5) • klikneme na Formát-Odstavec

7. MEZIODSTAVCOVÉ MEZERY • mezi odstavci necháváme jeden volný řádek – nastavíme meziodstavcovou mezeru 12 b.

8. Jak budeme dopis psát? • v levém horním rohu uvedeme od levé svislice jméno a adresu odesilatele • uvádíme i PSČ (případně můžeme uvést i další kontakty – tel., e-mail)

9. Jak budeme dopis psát? • pod adresou odesilatele vynecháme meziodstavcovou mezeru o velikosti 3 – 4 řádků, tj. 36 – 48 b.

10. Jak budeme dopis psát? • chceme-li dopis poslat doporučeně, uvedeme slovo Doporučeně na samostatný volný řádek nad adresu adresáta a vynecháme za ním 1 volný řádek (mezeru o velikosti 12 b.)

11. Jak budeme dopis psát? • od levé svislice uvedeme název a adresu adresáta • pokud bychom neuvedli PSČ, není to chyba, uvedeme je na obálce

12. Jak budeme dopis psát? • pod adresou vynecháme meziodstavcovou mezeru o velikosti 24 bodů

13. Jak budeme dopis psát? • k pravé svislici zarovnáme místo a datum odeslání • datum píšeme vzestupně • měsíc vyjádříme slovem

14. Jak budeme dopis psát? • za posledním odvolacím údajem následuje mezera 24 bodů

15. Jak budeme dopis psát? • uvedeme heslovité vyjádření obsahu dopisu (věci) • to zvýrazníme buď tučným písmem, nebo podtržením

16. Jak budeme dopis psát? • poté vynecháme meziodstavcovou mezeru o velikosti 24 bodů

17. Jak budeme dopis psát? • napíšeme oslovení

18. Jak budeme dopis psát? • po oslovení následuje meziodstavcová mezera 12 bodů

19. Jak budeme dopis psát? • dále následuje text dopisu

20. TEXT DOPISU • text dopisu ČLENÍME VŽDY DO ODSTAVCŮ • meziodstavcová mezera o velikosti 12 bodů

21. TEXT DOPISU • text zarovnáváme: • od levé svislice • nebo jeho první řádek odrážíme

22. TEXT DOPISU • Jak odsadíme první řádek v odstavcích? • Formát (panel nástrojů) • Odstavec • Odsazení • Speciální (První řádek) • O kolik:

23. TEXT DOPISU • pravý okraj můžeme: • zarovnat do bloku • nebo jej nechat nezarovnaný

24. TEXT DOPISU • Jak nastavíme zarovnání textu? • Formát (panel nástrojů) • Odstavec • Obecné • Zarovnání:

25. TEXT DOPISU • Jak nastavíme zarovnání textu?

26. TEXT DOPISU • dopis stylizujeme nejčastěji v 1. osobě jednotného čísla

27. TEXT DOPISU • NEZAPOMENEME NA POZDRAV NA ZÁVĚR DOPISU

28. TEXT DOPISU • za pozdravem nastavíme mezeru dostatečně velkou, aby se do ní vešel vlastnoruční podpis (36 – 48 b.) • JMÉNO A PŘÍJMENÍ ODESÍLATELE POD VLASTNORUČNÍ PODPIS JIŽ NEVYPISUJEME!!!

29. TEXT DOPISU • pokud uvádíme přílohy, umístíme je za poslední řádek textu dopisu (vlastnoruční podpis) po vynechání 2 až 4 volných řádků (24 – 48 b.)

30. Žádost • k nejfrekventovanějším dopisům fyzických osob osobám právnickým patří žádost • se žádostí se může ovšem obrátit i instituce na občana, jinou instituci, úřad či podnikatelský subjekt

31. Žádost • v některých případech je třeba přesně rozlišit žádost od jiných druhů písemností • žádáme-li o zaslání katalogu, nejde o žádost, ale o poptávku • žádost o zajištění rezervace v hotelu je správně objednávka • žádáme-li o zařazení do konkurzu, jedná se o přihlášku

32. Žádost • co se týče stylizace, musí být stručná, jasná a neosobní • neuškodí trocha zdvořilosti • vhodná stylizace může napomoci kladnému vyřízení • pokud má žadatel přesnou představu o odpovědi na svou žádost, může použít návodné formulace, tj. navržení řešení – např. žádám o vystavení ..., o povolení ...

33. Žádost • žádost je nutno přesně formulovat • řádně zdůvodnit • uvést všechny potřebné přesné údaje (adresy, čísla telefonů, bankovní spojení, technické parametry) • lze ji doplnit přílohami, které mohou napomoci jejímu přijetí (např. kopie úředních dokladů)

34. Žádost • ve zdůvodnění žádosti není vhodné příliš „hrát na city“ • nevhodně formulovaná žádost může adresáta spíše odratit

35. Stížnost • stížnosti adresují FOy většinou úřadům a institucím, jejich adresátem může být i jiná FO (např. soused) • stylizujeme slušně a zdvořile • musíme ji řádně zdůvodnit, všechny údaje uvést přesně a přiložit potřebné doklady nebo jejich fotokopie • je třeba přesně rozlišovat mezi stížností a reklamací

36. Přihláška • přihlašovat se můžeme na nejrůznější akce – na zájezdy, ke zkouškám, do kurzů apod. • přihlašujeme se většinou na základě nějaké nabídky, inzerátu nebo katalogu • obvykle rozlišujeme dvě skupiny přihlášek

37. Přihláška • první je přihláška na předtištěném formuláři, jehož kolonky vyplníme, podepíšeme a odešleme • druhá možnost je vyplnění formuláře na webu • třetí možnost je napsání individuálního dopisu

38. Přihláška • do přihlášky je nutné uvést všechny požadované údaje, bez nich by mohla být přihláška neplatná • nemají zde místo žádné nadbytečné údaje, které organizátory nezajímají • formulace musejí být přesné a věcné

39. Odpověď na inzerát • odpověď musí vycházet z původního znění inzerátu • na inzerát můžeme odpovídat také e-mailem nebo telefonicky