Personeelsplan Agentschap Wegen en Verkeer

1. PersoneelsplanAgentschap Wegen en Verkeer Workshop tijdsregistratie

2. Een personeelsplan –Waarom? • Doelstelling: Bepalen huidige en toekomstige personeelsbehoefte van AWV • Waarom? • Een personeelsplan kan helpen om oa. Volgende vragen te beantwoorden: • Welke taken voeren we uit? En zijn dat de juiste? • Wat is de huidige werklast? • Wie is op welke taak betrokken? • Wat is de verwachte toekomstige werklast? • Hoe verdelen taken zich over functies? • ….

3. Een personeelsplan? – Hoe? Objectieve parameters Buikgevoel? Ervaring? Dit proces laat toe om op een structurele en onderbouwde manier de huidige en toekomstige personeelsbehoeften te bepalen.

4. De nodige stappen • AS IS inventaris • Wie doet iets? (personeelsbestand & functies) • Wat doen we allemaal? (Processen) • Wie besteedt hoeveel tijd waaraan? (tijdsregistratie) • Wat stuurt de werklast? (Werklastindicatoren) • TO BE situatie • Wat zullen we doen in de toekomst (normprocessen) • Hoeveel tijd gaan we daaraan besteden? (normtijden) • Wie zal daar tijd aan besteden? (normfuncties) • Personeelsberekening • Opstellen personeelsplan • Valideren • Verschil TO BE en AS IS • Cyclus van bijsturing

5. Tijdsregistratie • Wat is een tijdsregistratie en wat is het doel? • Wat houdt de tijdsregistratie in? • Hoe wordt de tijdsregistratie opgevolgd? • Wat wordt met de tijdsregistratie gedaan?

6. Tijdsregistratie - WAT • Wat is het? • Rondvraag bij alle werknemers van het Agentschap Wegen en Verkeer naar de procentuele tijdsbesteding de activiteiten die ze uitvoeren • Hiervoor werd initieel een lijst van alle activiteiten opgesteld die gebeuren binnen het Agentschap Wegen en Verkeer. • Alle medewerkers dienen hierop hun procentuele tijdsbesteding in te vullen. • Waarom? • Inschatting maken van de huidige tijd die besteed wordt aan de verschillende taken binnen het Agentschap Wegen en Verkeer • Vormt de basis voor het opstellen van het personeelsplan (PEP)

7. Tijdsregistratie – HOE? • Ieder personeelslid krijgt via email een link toegestuurd. Via deze kan de tijdsregistratie online ingevuld worden. • ! Een aantal functies die minder gemakkelijk toegang hebben tot een PC, zullen de tijdregistratie op papier invullen • Deze link geeft een voorbeeld: Input Werklastmeting AWV - Demo • De tijdsregistratie bestaat uit 3 onderdelen: • Check van een aantal personeelsgegevens • arbeidsregime, niveau, processen die door de medewerker worden uitgevoerd,… • Invullen tijdsregistratie • Specifiek luik • Generiek luik 3. Bijkomende vragen

8. Tijdsregistratie – HOE? • SPECIFIEK LUIK: • Elke medewerker ziet een lijst van activiteiten per proces • Er wordt gevraagd om aan te geven hoeveel tijd (uitgedrukt in percent) men spendeert aan elk van deze activiteiten • Leidraad:

9. Tijdsregistratie – HOE? • GENERIEK LUIK: • Eigen administratie • Leiding geven • Opnemen specifieke rollen • Vorming, training en opleidingen • Buitenlandse zendingen • Intern overleg • Beantwoorden parlementaire vragen, kabinetsnota’s, klachten en meldingen • Winderdienst en permanente wachtdienst • Opgelet: de totale som van de ingevulde tijdsinschattingen moet gelijk zijn aan 100%, ongeacht het arbeidsregime! • Om structurele overuren in kaart te brengen worden bijkomende vragen gesteld

10. Tijdsregistratie – HOE? • ADDITIONELE VRAGEN • Open vragen, facultatief • Om oa. tegemoet te komen aan de kritiek dat de tijdsbesteding in het totaal maximum 100% kan bedragen. • Vragen: • Neem je taken over van anderen (langdurig zieken vanaf 3 maand, personeelsleden die deeltijds werken, …)? • In geval van overwerk: voor welke taken heb je nu te weinig tijd? • Welke taken zou je willen opnemen maar kan je niet doen omwille van tijdsgebrek? • Zijn er belangrijke wijzigingen te verwachten voor de processen die gerelateerd zijn aan jouw functie? Vb. afbouw huidig proces, uitbouw nieuw proces? • Welke mogelijke verbeteringen zie je zelf in de processen waarmee je te maken hebt?

11. Tijdsregistratie - aandachtspunten • Moeten alle medewerkers dit doen? ► Ja, het invullen van de tijdsregistratie is voor alle medewerkers verplicht • Hoe zullen medewerkers zonder pc dit doen? ► Voor bv de wegenarbeiders zullen papieren exemplaren ter beschikking worden gesteld • Een aantal personeelsleden werden reeds bevraagd in het kader van het PEP infrastructuurwerken, moeten zij deze oefening opnieuw doen? ► Personeelsleden die reeds bevraagd werden in het kader van infrastructuurwerken zullen nu opnieuw bevraagd worden gezien het generieke luik (en evt andere taken dan infrastructuurwerken) toen niet werd opgenomen. • Wat met personeelsleden die taken uitvoeren van verschillende procesblokken (bv HR taken en financiële taken). ► Voor hen wordt een aangepaste vragenlijst opgesteld door het combineren van verschillende procesblokken. Hier is een belangrijke taak voor de personeels-verantwoordelijken weggelegd. Zij moeten vooraf in een matrix per personeelslid aanduiden welke procesblok/procesblokken in de bevraging van de betrokken persoon dient/dienen opgenomen te worden.

12. Tijdsregistratie – opvolging en communicatie • Doel: eind maart alle tijdsregistraties ontvangen hebben • Op de muurkrant wordt wekelijks de stand van zaken (hoeveel % van de medewerkers heeft de tijdsregistratie al ingevuld) per afdeling gecommuniceerd: 0% 100% Staf/PCO 81% EVT 48% TAW Oost-Vl 90% TAW Vl-Br 32% TAW Antw 52% …

13. Tijdsregistratie – opvolging en communicatie • Communicatie: • Voor de ganse organisatie • E-zine/mailing: Informeren over lopende traject en komende tijdsregisratie • Muurkrant: Per afdeling update van stand van zaken (% ingevulde tijdsregistraties -> Afdeling die eerst 100% haalt wint een mooie prijs • Per afdeling en district • Informatiesessie voor leidinggevenden en districtschefs (Wat en hoe van tijdsregistratie) • Zij vertalen de informatie door naar hun medewerkers • Personeelsverantwoordelijke leidt informatiesessie voor leidinggevenden en districtschefs • Gedurende de tijdsregistratie: • Personeelsverantwoordelijke = eerste aanspreekpunt

14. Tijdsregistratie – Wat gebeurt met de resultaten? • Berekening PEP AS IS • Berekening aantal nodige personeelsleden indien de werking van AWV ongewijzigd blijft • Van AS IS naar TO BE & zoeken naar efficiëntiewinsten • Op basis van werklastanalyse komen tot verbetervoorstellen • Bepaalde voorstellen kunnen snel in verbeteringen omgezet worden • Andere zullen meer diepgaande aanpak vereisen • Opgeleverde PEP-model is voldoende dynamisch om de impact van (later) doorgevoerde verbeteringen op te nemen in het model.

15. Vragen?